Resumen Ejecutivo
I. Nombre y antecedentes de la práctica 1. Anote el nombre de la práctica (tal y como se nombró en la solicitud de registro) SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE ACCESO AL PLANTEL 2. Describa brevemente la situación o estado del proceso que se está mejorando, previo a la implantación de la práctica (máximo 350 palabras). El control y tiempo empleado en el registro de las personas que accesan al plantel se ven afectado en la mayoría de los casos porque estas no presentan una identificación o esta no es confiable y se restringe su acceso. En ocasiones algún extraño pretende entrar a las instalaciones del plantel sin tener relación alguna con los alumnos o el personal, por tanto: La seguridad del alumnado y del personal queda en riesgo. Se destinan recursos materiales durante todo el ciclo escolar para realizar el registro, mismos que se pueden evitar. Se dificulta la ubicación dentro del plantel de la personas que accesan. Se tiene que disponer de mayor número de personal para cubrir las necesidades de control de acceso y en consecuencia se tienen que posponer las actividades que estén realizando. 3. Anote de manera específica el o los grupos de beneficiarios/usuarios que cubre la práctica (población objetivo). Alumnos, personal del plantel en general y padres de familia, que tienen la confianza de saber que al plantel solo ingresa personas identificadas, y que se sabe que área del plantel visitan. 4. Describa la(s) necesidad(es) o problema(s) a los que la práctica está dando respuesta (máximo 1000 palabras). La Escuela Secundaria Técnica No. 68 se encuentra situada en San Bartolo Ameyalco, Delegación Álvaro Obregón, con una población de 1024 alumnos en un solo turno; la ubicación del plantel es en una zona solitaria, donde hasta hace poco tiempo no se contaba con vigilancia. El plantel presenta varias de las problemáticas actuales y factores de riesgo Página 2 de 9
en torno a los centros educativos, tales como: tratar de introducir al plantel droga o venderla a los alumnos en los alrededores. Así mismo, se ha suscitado un caso en donde una persona que no estaba registrada como el padre o tutor trato de sacar del plantel a una alumna, diciendo que era el padre de la menor. En una escuela con esta cantidad de alumnos se presenta un gran número de personas (padres de familia, proveedores de algún bien o servicio, entre otros) que requieren acceso, esto implica un control estricto el cual a su vez conlleva tiempo y recursos materiales (de papelería) para registrarlos. Por otra parte esa forma de registro no siempre es eficiente, ya que existe el riesgo de contar con datos falseados, porque en la mayoría de los casos las personas no presentan una identificación, cuando la presentan, no es confiable y si por esa razón se restringe su acceso se da con la consabida molestia. A lo anterior se suma que las características y distribución de los edificios del plantel, dificultan ubicar a las personas que se encuentran en él. Asimismo, algún extraño ha pretendido entra a las instalaciones del plantel sin tener relación alguna con los alumnos o el personal, con lo cual la seguridad de alumnos y personal está en riesgo; para cubrir el control de acceso y atender esa situación se tenia que disponer de mayor número de personal, mismo que tenia que posponer las actividades que estaba realizando. II. Novedad de la práctica 5. Anote los objetivos que pretende alcanzar la práctica (máximo tres). 1. Disminuir en al menos un 50% el tiempo que se destina al registro e identificación de personas que accesan al plantel durante el ciclo escolar. 2. Cumplir en un 100% con los objetivos del Programa de Escuela Segura. 3. Aumentar la eficacia del sistema de identificación para acceso al plantel al mismo tiempo que se disminuye en 80% los recursos materiales y humanos destinados a esta actividad durante el ciclo escolar. Página 3 de 9
6. Describa las estrategias o acciones emprendidas para alcanzar los objetivos (máximo 2000 palabras). Para atender las necesidades en materia de seguridad en el momento de ingreso al plantel, se establecieron estrategias para implantar como medida de seguridad el uso de una credencial con fotografía digitalizada. Algunas de las acciones emprendidas son: Dotar al plantel en forma previa, con los aparatos y equipos necesarios como cámara fotográfica digital, eliminador de batería. Realizar campañas para Información a los padres de familia y programar su presencia mediante citatorios que señalaban la hora y día en que debían presentarse en la escuela para la toma de la fotografía. De acuerdo al orden establecido en las listas de asistencia de cada grupo, se llevo a cabo la toma de fotografía, apegándose a ese orden, se registro el nombre del padre o tutor. En forma electrónica se archivó la información por carpetas de acuerdo al grado y al grupo. Los grados de 2º. y 3º. iniciaron el proceso el 7 de julio y se logro entregar las credenciales a los 15 días laborables, esto es un mes antes del inicio del siguiente año escolar. A los grupos de primer grado se les tomo la fotografía el 25 de agosto y se les entregó a los 15 días laborables la credencial, apenas iniciado el año escolar. De acuerdo a lo anterior se dotó de identificación en forma gratuita a todos los padres o tutores de más de 1000 alumnos inscritos en el plantel, misma que puede ser utilizada para obtener la información sobre el alumno por cualquier familiar que la porte y a quien el padre se la haya confiado. De igual forma se le dotará de credencial en forma inmediata a cualquier padre o tutor que en el transcurso del ciclo escolar inscriba a su hijo (a). Posteriormente se solicita a quien accede al plantel que porte su credencial en lugar visible para efecto de realizar un seguimiento de las áreas a las que acceda. El seguimiento a lo anterior se logra al controlar y verificar: La utilización de recursos materiales y humanos destinados a esta actividad en forma bimestral. Se apoyan principalmente los objetivos del Programa de Escuela Segura Página 4 de 9
al ofrecer mayor seguridad al alumnado y al personal de la escuela. Se disminuyen los tiempos empleados en el control de acceso de los clientes que asisten a realizar algún trámite y/o gestión al plantel, así como los recursos humanos. Se disminuyen a corto y mediano plazo los recursos materiales invertidos para tal efecto. Se disminuyen errores de identificación garantizando la información al padre o tutor de la situación académica o disciplinaria de su hijo(a) lo que contribuye apegarse a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. 7. Describa aquellos elementos o procesos novedosos que se han adoptado en la operación con la implantación de la práctica y que, según su perspectiva, justificarían la obtención del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión (máximo 500 palabras). Se ofrece mayor calidad de servicio al cliente, al adoptar el uso de la tecnología (fotografía digital) para llevar a cabo un proceso de identificación y control de acceso al plantel que redunde en ofrecer mayor seguridad para el colectivo escolar. III. Efectividad y eficiencia de la práctica 8. Describa los resultados que se han alcanzado con la implantación de la práctica en función de los objetivos que fueron descritos en el punto 5 (máximo 2000 palabras). Si considera necesario, puede anexar al final del documento estadísticas o gráficas para robustecer la descripción de la práctica. Es importante que los anexos estén numerados y se haga referencia a ellos en el texto. De acuerdo a los resultados de las encuestas aplicadas, el 100% de los padres señalan como excelente el uso de la credencial para ellos en lo referente a la seguridad de acceso a las instalaciones de la escuela. Para disfrutar de un ambiente seguro, fue necesario aprovechar lo que ofrece el programa escuela segura, en cuanto a la colaboración oportuna con instituciones públicas y con autoridades civiles que apoyan a la escuela para lograr este objetivo. Actualmente ya existe vigilancia en los alrededores de la escuela También, fue importante analizar las situaciones que se habían presentado anteriormente por la ubicación geográfica del plantel, los Página 5 de 9
factores internos y externos y las características de los estudiantes y de la comunidad educativa para buscar soluciones mas eficientes de gestión. Anexo 1.- Reporte de resultados de clientes ciclo escolar 2008-2009. 9. Describa en qué medida se han alcanzado los objetivos planteados por la práctica y qué se está haciendo para cerrar la brecha. En caso de haber cubierto todos los objetivos al cien por ciento, describa qué mejoras se están planteando o realizando a la práctica (máximo 1000 palabras). En ambos casos incluya como anexo el programa de trabajo correspondiente. Hasta la fecha se cumplieron al 100% los objetivos planteados referentes a la Seguridad y disminución de tiempo de registro en la Institución. Mejoras: Se planea contar de antemano con la información electrónica del registro de padres o tutores, para agilizar el tiempo de trámite posterior de entrega de credenciales en caso de pérdida. 10. Describa la manera en que se ha mejorado el uso de los recursos (humanos, económicos, informáticos o materiales) asignados al proceso en el que se ha implantado la práctica (máximo 500 palabras) Se disminuye en un 100% el uso del tiempo de recursos humanos extras destinados para efectos de control de acceso, dedicando el tiempo de las escasas 66 personas a atender otros aspectos de educación y gestión de un plantel, de mas de 1000 alumnos en un solo turno. 11. Anote las evidencias (verificables) con las que cuenta la práctica para demostrar los resultados alcanzados (archivos, registros, bases de datos, etc). Describa brevemente sus contenidos (máximo 50 palabras por cada una). Registro de acceso al plantel (listas) de personas antes de contar con la credencial y registros actuales de las personas que carecen de credencial. Base de datos que contiene la información personal de los padres o tutores, así como su fotografía. Página 6 de 9
IV. Impacto de la práctica 12. Describa los beneficios que se ofrecen a los usuarios/beneficiarios de la práctica (máximo 350 palabras). Seguridad integral para el alumnado y personal del plantel. Disminución del tiempo de registro, por lo tanto menor tiempo invertido en acceso al plantel por parte de los tutores. Se garantiza el acceso solo al tutor registrado o familiar, actividad para la cual se requiere contar solo con 1 persona (s). Existe mayor certeza de que la consulta de calificaciones y tratar las problemáticas de los alumnos, se realizará con los padres o tutores, siendo menos probable que sean suplantados por otra persona, como anteriormente podía suceder. 13. Describa el impacto que se ha alcanzado en los usuarios/beneficiarios de la práctica, a partir de sus resultados (máximo 350 palabras). De acuerdo a los resultados de las encuestas aplicadas sobre Evaluación de Mejora a la Gestión, la medida aplicada es vista como favorable en relación a: trato del personal, utilidad de la credencial para el ahorro del tiempo, e importancia en la seguridad del colectivo escolar, fue calificada de excelente. El impacto es percibido como haber logrado Proporcionarle una identificación que otorga confiabilidad en la atención de la gestión de trámites que desee realizar en el plantel. V. Promoción de la participación 14. Describa los procesos, mecanismos o la manera en que la práctica está promoviendo la participación ciudadana, administrativa o de la comunidad escolar (máximo 250 palabras) En contribuir eficazmente en el Programa de Escuela Segura al consolidar a la escuela como un espacio seguro y confiable, a través de la participación de padres, maestro y personal en general, así como con la Página 7 de 9
formación de los alumnos en el autocuidado. VI. Sustentabilidad de la práctica 15. Describa las principales acciones que han sido tomadas para institucionalizar la práctica, es decir, para asegurar su permanencia más allá de la administración en turno (máximo 350 palabras). Concientizando al colectivo escolar de la importancia del compromiso y de los beneficios de mantener en uso la credencial, para efectos de garantizar la seguridad en la escuela. 16. Describa cuáles son los principales problemas a los que se enfrentó en el proceso de implantación de la práctica y cómo fueron resueltos (máximo 350 palabras). Errores en cuanto a la impresión de las primeras credenciales lo que se traduce en una aplicación de mayor cantidad de recursos materiales y humanos. Esto se reduce cuando se va tomando práctica para elaborarlas. Página 8 de 9
Certificamos que toda la información contenida en este resumen ejecutivo y sus anexos es verdadera Nombre y firma del Titular de la unidad administrativa, plantel o centro de trabajo que propone la práctica Nombre y firma del responsable de la operación de la práctica propuesta VII. Replicabilidad de la práctica (opcional) 17. Sugiera algunos temas en los cuales podría replicarse la práctica en otros ámbitos o áreas de la Secretaría (máximo 250 palabras). Con la misma finalidad puede aplicarse en cualquier plantel, para el control del acceso de padres y personal que accede con regularidad al mismo. Página 9 de 9