Recepción Check-in Pantalla para la entrega de llaves y Check-in del cliente. 1. Llegadas del día En la parte de la izquierda de la pantalla de da un listado con todas las reservas existentes con fecha de llegada el día de hoy. De cada una se da la información siguiente: S: Seleccionar. La primera columna tiene las casillas en blanco y está preparada para marcar todas las reservas a las que se les quiere entregar las llaves a la vez, como si se tratara de una entrega de llaves de grupo. Es importante tener en cuenta que solo se pueden marcar reservas cuya habitación ha sido fijada, en el caso contrario, el programa nos mandará un mensaje advirtiéndolo. N. Res: Número de Reserva que el programa le ha adjudicado de forma automática Age: Agencia o cliente privado Cliente: apellidos y nombre del cliente Viajeros: si existen, el nombre Fecha de salida: la fecha de llegada es la de hoy, y esta columna indica cuándo es la fecha de salida y entre paréntesis el número de días de estancia previstos. H: Número de habitaciones solicitadas en la reserva Adultos: número de adultos de la reserva Niños: número de niños Y hasta 3 veces, se repiten estas columnas, que se corresponden con los tres posibles tipos de habitación que se permite solicitar para una misma reserva: Tipo de habitación: solicitada en este reserva Num: número de habitaciones solicitadas de ese tipo Y en la parte inferior del listado, se mostrará la nota que hay en la reserva correspondiente al cliente seleccionado en el listado con el ratón. Es importante tener esta información antes de la entrega de llaves, puesto que en ocasiones se anotan los gustos o preferencias del cliente. 1.1. Reservas con prepago realizado En el listado de check-in aparecerán marcadas las reservas que tienen prepago de la siguiente manera: Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 1 -
De color verde las que se han cobrado De color rojo las que tienen un importe pendiente De esta forma el usuario en el momento de entregar las llaves sabe en que situación se encuentra una reserva a la que se le exige un prepago y puede decidir si le entrega las llaves o no. 1.2. Ordenar listado Existe la posibilidad de ordenar el listado siguiendo los criterios siguientes: Ordenar por número de Reserva, de menor a mayor, lo que supone verlas en el mismo orden en que se han generado. Ordenar por nombre de cliente, alfabéticamente, desde la A hasta la Z, según su Premier Apellido Segundo Apellido, Nombre Ordenar por Agencia, es decir, agrupa todas las reservas por la agencia o como Privado, de forma que se visualicen de forma agrupada 1.3. Localizar cliente Existe la posibilidad de localizar a un cliente entre todas las reservas listadas En la parte inferior del listado existe una casilla en la que se pueden teclear algunas letras del nombre o apellidos del cliente. No es necesario teclear el nombre completo del cliente, bastará con introducir un grupo de letras que estén contenidas en su nombre. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 2 -
Tras teclearlas y pulsar sobre el botón de Buscar el programa localizará en el listado al primer cliente cuyo nombre contenga las letras introducidas. Es muy útil cuando existen varias llegadas previstas y se presenta un cliente que da su apellido y debemos localizarlo lo más rápidamente posible 1.4. Llegadas días anteriores En algunas ocasiones los clientes llegan en el día siguiente al esperado (porque ya han pasado las 12 de la noche, por ejemplo), pero no se quiere cambiar la fecha de llegada en la reserva puesto que la habitación si que se ha contratado para esa noche. Existe la posibilidad de consultar la lista de llegadas previstas para El día anterior, con lo que nos ofrece las llegadas de hoy y las de ayer Otros anteriores, con lo que nos ofrece, además de las llegadas de hoy, las de los demás días anteriores Sólo las del día anterior, que nos ofrece únicamente las que quedan pendientes de ayer Y entregar las llaves a esos clientes rezagados. Para ello bastará con marcar las casillas correspondientes que están en la parte inferior izquierda de la pantalla. Si no hay ninguna de estas casillas marcadas, nos ofrece únicamente las llegadas previstas de hoy. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 3 -
2. Localizar Habitación Una vez seleccionada una reserva pulsando sobre la línea correspondiente, en la parte derecha de la pantalla hay un desplegable en el que se ofrecen las habitaciones disponibles que existen en ese momento: Si se trata de una reserva con habitación fijada, escribe esta habitación en primer lugar y lo indica. Después, las demás habitaciones disponibles, empezando por las del tipo solicitado en la reserva. Si la reserva tiene una habitación fijada y se desea entregar las llaves de otra habitación, habrá que acudir primero a la Reserva y Liberar habitación. 3. Entregar llaves Una vez localizada la reserva, y seleccionada la habitación a la que se le van a entregar las llaves, basta con pulsar sobre el botón verde grande de Entregar llaves. Al pulsar sobre el botón de Entregar llaves, el programa pregunta: Confirmamos que deseamos entregar la llave a la habitación (num) (tipo) (Orientación) a (nombre de cliente)? y al aceptar, aparece un mensaje de confirmación. Entregadas En caso de tratarse de una reserva de más de una habitación, al final del proceso aparecerá otra ventana que dice: Completar reserva Reserva no alojada Deberemos volver a la pantalla de Check in y tendremos que seleccionar nuevamente la misma reserva y volver a entregar las llaves tantas veces como habitaciones tenga reservadas el mismo usuario. 4. Check-in en grupo Existe la posibilidad de dar salida o entrada en grupo. En el Check-in, para realizar entradas de grupo se debe cumplir una condición: Solo se puede realizar la Entrega de llaves en grupo a clientes que dispongan en la Reserva de una habitación Fijada Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 4 -
En el listado de Llegadas la primera columna a la izquierda sirve para marcar los clientes a los que se les desea dar entrada en grupo. Para seleccionar los clientes a los que se les desea entregar las llaves en grupo, basta con hacer <clic> sobre el cuadrito blanco de la izquierda. Cada vez que se marca uno, el programa controla que se trata de una reserva con habitación fijada. Si no es así, lo avisa con un mensaje, y no permite su marca. Los clientes marcados quedan con la casilla de la primera columna de color rojo. Desde el momento en que se marca el primero, el botón verde que hay en la parte inferior derecha de la pantalla, Entrega de llaves en grupo, se activa. Si se pulsa sobre cualquier otra parte del listado de llegadas, se anula la opción de entrega de llaves en grupo y se desmarcan todos aquellos que estaban marcados hasta ese momento. Una vez finalizada la selección, basta con pulsar sobre el botón de Entrega de llaves en grupo para que el programa realice la operación: Todos los clientes estarán ya alojados en sus habitaciones previamente fijadas. 5. Otras opciones Desde esta misma pantalla se puede acceder, antes de entregar las llaves, a una serie de opciones, representadas por diferentes botones o parametrizadas previamente: 5.1. Campos obligatorios en ficha de cliente Si existen campos obligatorios en la ficha del cliente (ver en el menú de Parametrización, opción Reserva) se realiza un control en el momento de seleccionar la reserva a la que se le van a entregar las llaves. Cuando se van a entregar las llaves al cliente, en esta pantalla de Check-in, aparecerá este cliente con las letras verdes, para recordarnos que hay campos que deben ser introducidos. Cuando se selecciona este cliente para realizar el check-in, el programa vuelve a recordar que existen datos Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 5 -
obligatorios sin completar y accede directamente a la ficha del cliente para que sean introducidos. Una vez realizado, el programa vuelve a la pantalla de check-in y ya permitirá entregar las llaves. De ninguna forma, el programa permitirá entregar las llaves de una reserva cuyos datos obligatorios no se han completado. De esta forma, nos aseguramos que estos campos se completan, y que los resultados obtenidos por la producción, o facturación, u ocupación de estos campos obligatorios son fiables. 5.2. Cargos automáticos y Paquetes En la opción de paremetrización, se puede marcar que los cargos automáticos de la estancia se incluyan justo en el momento de la entrega de llaves, de forma que a partir del instante en el que un cliente a entrado en el hotel, el importe de la estancia y de los cargos añadidos en su reserva (Ver Reserva Botón de cargos ) ya estén incluidos en la cuenta correspondiente. En el momento de realizar el ChecK-in, si el cliente tiene marcada la opción de realizar los cargos automáticos en la entrega de llaves, y además tiene un paquete asignado ocurrirá lo siguiente: Para un cliente privado, se carga en su cuenta la tarifa que le corresponda, con el paquete si lo hubiera definido en dicho contrato, los cargos extras definidos, los paquetes extras definidos para privado. Para un cliente de agencia, se carga en su cuenta como pendiente de transformar un apunte con la tarifa, y si además incluye un paquete tantos apuntes como cargos compongan dicho paquete. Los cargos extras y los paquetes extras, se cargan como apuntes ya transformados, y de igual manera un apunte por cada cargo, incluido el paquete que se cargará desglosado. 5.3. Parte de Viajeros Si se ha realizado correctamente la conexión con el Parte de Viajeros, y está paremetrizado así, en el momento de la entrega de llaves se imprimirá automáticamente el Parte de Viajeros correspondiente. Ver Conexión con Parte de Viajeros 5.4. Botón Lector de documentos Si se tiene instalada la conexión con el lector de documentos, al hacer >clic> sobre este botón se accederá a la pantalla a través de la que se ejecuta la Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 6 -
lectura automática del documento (DNI, Pasaporte o Tarjeta). Ver Conexión con Lector de Documentos 5.5. Botón Welcome Card Para los establecimientos donde se ha parametrizado la impresión de una Welcome Card de forma automática, en el momento de la entrega de llaves el programa imprimirá la tarjeta de bienvenida. Sin embargo, se puede anular la orden de impresión de forma puntual, si marcamos la opción de No imprimir. Pero además, tanto si se ha parametrizado la impresión de forma automática como si no, es posible acceder a una nueva impresión de la tarjeta de bienvenida. Para ello, basta con pulsar sobre el botón de Welcome Card De todas formas, siempre se puede duplicar una Welcome Card, seleccionando al cliente y pulsando el botón verde de Welcome Card. Si en la parametrización general no está marcada la opción, se pueden obtener también las tarjetas, pulsando el botón verde cada vez En función de tipo de tarjeta de bienvenida que se haya predefinido, el programa puede preguntar y solicitar datos antes de cada impresión (por ejemplo, número de plaza de parking, o turno de comida ) o simplemente imprimir la tarjeta sin preguntar nada. Ver Welcome Card Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 7 -
5.6. Botón de Ver Planning Se accede directamente al planning, tal y como se encuentra en ese momento. 5.7. Botón Ver Llaves entregadas Se accede a un listado en el que se relacionan todas las habitaciones a las que hoy se le han entregado las llaves, indicando de cada una de ellas: Número de Reserva Agencia o Privado Cliente Adultos Niños Número de habitación 5.8. Botón Entrega de llaves sin Reserva Previa Se accede a la pantalla desde donde se puede dar entrada y entregar llaves a clientes a los que no se les había hecho una Reserva. Ver en el menú de Recepción la opción de Entrega de llaves sin Reserva. 5.9. Botón de Ver Ficha de reserva Cuando tenemos una reserva seleccionada, pulsando sobre este botón podemos acceder directamente a la ficha de Reserva que le corresponde. 6. Welcome Card o Tarjeta de Bienvenida La Welcome Card es la tarjeta que se va a entregar a los clientes acompañando a las llaves. Costa de dos partes, separadas por un corte en el papel. Al cliente se le entregará la parte superior y en recepción se quedará la parte inferior. Hay distintos tipos de tarjetas de bienvenida, en función de las necesidades de cada establecimiento En general, para todos los tipos, en la parte que se entrega al cliente aparecerán los datos siguientes: Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 8 -
Nombre y apellidos del cliente. Si se trata de un hombre irá encabezado por Sr.D./Mr, y si se trata de una mujer (según la ficha de reserva) por Sra.Dña/Ms. El número de la habitación que va a ocupar El número de personas alojadas en la habitación La fecha de llegada La fecha de salida Precio. Si se trata de un cliente privado se indicará el precio o tarifa asignado por cada noche. En el caso de que exista una segunda o tercera tarifa, también se especifica, indicando a partir de qué día se contabilizan esas otras tarifas. Si se trata de un cliente de agencia, NO aparece la tarifa, se queda ese espacio en blanco. En la última fila aparecerá un texto en donde se indica el Tratamiento (Habitación o Habitación con Desayuno) y que el precio no tiene incluido el IVA (7%) En la parte que se queda Recepción aparecerán los datos siguientes: Nombre y apellidos del cliente El número de la habitación que va a ocupar El número de personas alojadas en la habitación Número de Reserva La fecha de llegada La fecha de salida Precio. Si se trata de un cliente privado se indicará el precio o tarifa asignado por cada noche. En el caso de que exista una segunda o tercera tarifa, también se especifica, indicando a partir de qué día se contabilizan esas otras tarifas. Si se trata de un cliente de agencia, NO aparece la tarifa, se queda ese espacio en blanco Una vez impresa la Welcome Card, debe ser entregada al cliente para que la firme, en la parte inferior que se queda en Recepción. Después, se corta y se entrega al cliente la parte superior, doblada, con las llaves dentro. La parte inferior se queda en recepción para posibles consultas. 6.1. Welcome Card tipo 1: turnos de comedor A partir de ahora, vamos a tratar la welcome card que se imprimirá cuando en la pantalla de Parametrización General se marque: Imprimir Welcome Card tipo 1 Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 9 -
Este tipo nos permite organizar dos turnos de comedor que llamaremos Turno1 y Turno 2 Una vez entregadas las llaves, el programa nos mostrará una pantalla como esta: En color Rojo nos muestra los clientes a los que se leas ha definido el Turno 1, en Verde los que se les ha definido el turno 2 y en Azul los que no tienen definido ningún turno. Bastará con hacer <clic> en Turno 1 o Turno 2, para que se imprima la Welcome Card con el turno correctamente definido. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 10 -
En la parte inferior nos muestra los tratamientos y el primer servicio que tiene definidos la Reserva en cuestión. Observaciones: El programa no pasará por esta pantalla si la reserva no tiene definido ningún servicio de pensión, es decir si el tratamiento es H. El programa no pasará por esta pantalla si a esa reserva ya se le ha definido un turno Cuando el tratamiento es MP, se aplicará Desayuno y Cena a no ser que el primer servicio sea Almuerzo y en ese caso se aplicará desayuno y almuerzo. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 11 -