MUNICIPALIDAD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO AUDI N CONTROL N lj / ANT. : Memo Audi-Control N 03/07 del 07/01/2010. MAT. : Informe Final de Auditoria al Proceso de Inversiones de excedentes de caja. VITACURA, 2: Abit 2010 DE A : DIRECCION DE CONTROL : DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS (S) Sra. Esmeralda Barrera V. Por medio de la presente, remito a Ud., Informe Final de Auditoría efectuada al Proceso de Inversiones de excedentes de Caja realizadas en el año 2009.. Cabe señalar que se dio total cumplimiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y que los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron utilizados como base de Cálculo y de Evaluación para la determinación razonable de cumplimientos esperados, se encuentran en poder de esta Unidad para las consultas pertinentes. Saluda atentamente a Ud., SERGIO BEAUMONT ARAYA DIRECTOR DE CONTROL SBA Distribución: Dirección de A ministración y Finanzas Administración Municipal Tesorería Municipal Unidad de Auditoría Archivo
MUNICIPALIDAD DE VITACURA DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA Mat.: INFORME FINAL SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE INVERSIONES DE EXCEDENTES DE CAJA En cumplimiento al Programa de Auditoria de esta Contraloría y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley 18.695 Art. 29 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades se efectuó una Auditoria al Proceso de Inversiones de excedentes de caja. 1.- OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del proceso de inversiones utilizando información entregada por la Sra. Tesorera Municipal. Se efectuará evaluación de control interno y análisis de los registros y documentos, utilizando la técnica del muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. 2.- ANTECEDENTES GENERALES La Circular N 2 18 del Ministerio de Hacienda de fecha 05.ABR.05 que norma sobre la participación de los servicios e instituciones del sector público en el mercado de capitales, específicamente en los tipos de instrumentos autorizados para invertir (depósitos a plazo en moneda nacional con vencimiento antes de un año, pactos de recompra con bancos en moneda nacional, fondos mutuos en moneda nacional igual o menor a 90 días) el nivel de riesgo de crédito ( AA-fm ) riesgo mercado (M2) y dispone el envío trimestralmente del informe sobre inversiones realizadas a la Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
El Decreto Alcaldicio N 2 10/1546 del 30.JUN.2008, que modifica y aprueba el texto refundido del reglamento sobre operaciones de inversión de excedentes en el mercado de capitales de la Municipalidad de Vitacura. 3.- UNIVERSO DE LA MUESTRA La muestra examinada corresponde a las inversiones N2 7,8,11,12,16 del cuadro de inversiones del año 2009, tramitado con los decretos de pago N 2 838, 839,1174,1175,2598 respectivamente por Fondos Mutuos, las cuales representan el 26.32 % del total de las inversiones. 4.- OBSERVACIONES RESPECTO DE LA MUESTRA EXAMINADA a) La totalidad de la muestra revisada cumple con los documentos administrativos que forman parte del respaldo de la inversión y se componen de acuerdo al siguiente detalle: - Cuadro de cotizaciones: en el cual se reflejan las ofertas de cada una de las Instituciones Bancarias en cuanto al monto a invertir, la tasa, plazo, interés y vencimiento. Este documento cuenta con la autorización mediante la firma del Sr. Administrador Municipal. - Estado de fondos: que muestra el saldo de las cuentas bancarias al día de colocación de la inversión con el disponible en cada una de las cuentas bancarias municipales menos los compromisos de pago conformando así el excedente disponible para realizar la inversión, ambos documentos confeccionados por la Sra. Tesorera Municipal. - Memo de Tesorería Municipal dirigido al Sr. Director de Administración y Finanzas en el cual solicita la confección del decreto de pago para realizar la inversión. - Comprobante contable firmado por la funcionaria a cargo. - Contrato de suscripción de cuotas emitido por la entidad bancaria donde especifica las condiciones y los instrumentos de la inversión.
b) Algunas operaciones no cumplen en su totalidad con las exigencias que establece el reglamento interno sobre "Operaciones de Inversión de excedentes de caja en el Mercado de capitales", normado por la circular N 2 18 del Ministerio de Hacienda del 05.ABRIL.05, En efecto, las operaciones de inversión N 2 7, 8 y 11 no cumplen con la clasificación de riesgo de Crédito ( AA - fm ) riesgo Mercado (M2) del Fondo Mutuo. c) Sobre la colocación y rescate de los fondos invertidos, estos cumplen con lo dispuesto en el reglamento interno. En relación a la Planilla de cotizaciones, se observa que no considera la clasificación de Riesgo de Crédito (AA-fm), riesgo Mercado (M2), requisito fundamental para realizar operaciones de Inversiones por lo que se sugiere incorporarlo en las futuras operaciones. d) El Ministerio de Hacienda autoriza anualmente durante el mes de Abril a las Instituciones a realizar sus inversiones y la Municipalidad de Vitacura, obtuvo su autorización durante el mes de Agosto del año 2009 a través del Ordinario N 2 990 con vigencia hasta el 31 de marzo del 2010. Cabe hacer mención que durante el transcurso de esta Auditoria se envió a la DIPRES, el detalle de las Inversiones realizadas durante el año 2009, que en total suman 19 operaciones, cumpliendo con la documentación requerida a fin de obtener la autorización para ejecutar operaciones de inversión emitida por la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda. 5.- CONCLUSION La revisión efectuada a la muestra aleatoria del proceso de inversiones del año 2009, permitió comprobar que: a) Se cumple razonablemente con los procedimientos establecidos sobre la materia. b) Respecto del Reglamento Interno sobre Operaciones de excedente de mercado de capitales, requiere ser actualizado ya que a modo de ejemplo, en su art. N 2 10 especifica que las instituciones financieras deberán enviar fax de sus cotizaciones, lo que en la práctica no se cumple debido a que las
operaciones se acuerdan informalmente vía telefónica para posteriormente ser formalizadas mediante contrato de Fondos Mutuos. c) El art. N 2 24 del Reglamento establece que las copias de los contratos deberán ser autorizadas por el Secretario Municipal y se pudo constatar que dicho trámite no se ejecuta. d) Se requiere dar estricto cumplimiento a las disposiciones contenidas en la circular N 18 del Ministerio de Hacienda, en cuanto a la calificación de Riesgo del ente contratante y a los porcentajes de inversión que se autorizan para cada operación. Finalmente corresponde que las Unidades involucradas en el proceso de Inversiones de excedentes de caja, implementen las medidas tendientes a solucionar las deficiencias encontradas, cuya efectividad podrá ser comprobada en futuras auditorias. Saluda atentamente a Ud. SERGIO BEAUMONT ARAYA CONTRALOR MUNICIPAL SBA/ M G Distribución Dirección de Administración y Finanzas Tesorería Municipal Unidad de Auditoría Interna Archivo