Páginas: 1 de 21 HOSPITAL DR. MAURICIO HEYERMANN TORRES Índice Sección Página Introducción 02 Objetivos 04 Alcances 04 Dirigido a 05 Responsabilidades 05 Definiciones 07 Etapas del proceso 09 Evaluación 16 Socialización 17 Actualizaciones 17 Anexos 18 Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Alejandra Oñate Oviedo Psicólogo Organizacional. Departamento de Recursos Humanos. Ing. Felipe Pérez Díaz. Jefe Departamento de RR.HH. Eu. Claudia Navarro Soto Encargada Oficina de Calidad y Seguridad local. Dirección Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres Angol 1
Páginas: 2 de 21 I. INTRODUCCIÓN La implementación de las políticas de modernización del Estado y de Gestión de las Personas en la Administración Pública, ha significado que los Hospitales y Servicios Públicos asuman nuevos desafíos respecto a nuestros funcionarios(as). Desde la perspectiva del ciclo de vida laboral de las personas, la incorporación de un funcionario público implica asumir nuevas funciones y pasa a formar parte de los procesos iniciales que deben ser abordados por nuestra organización. Es por ello que los procesos de inducción corresponde a un conjunto de políticas y prácticas orientadas principalmente a recibir, insertar y adaptar adecuadamente a las personas que ingresan a la administración, pero también, para aquellas que estando insertas en el sistema, asumen nuevos cargos o funciones en una institución determinada (Orientaciones para el diseño e Implementación de Programas de Inducción en los Servicios de Administración Civil del Estado, DNSC, 2007). La incorporación además demanda la aplicación de un programa de Orientación necesario para el aprendizaje de los objetivos y funciones a cumplir en su cargo, niveles de exigencia de las tareas, normativas existentes, contexto sociopolítico institucional, integración al equipo de trabajo y facilitar la adaptación a la cultura organizacional hospitalaria. Un riesgo presente en esta fase de incorporación, está dada por no administrar adecuadamente estos procesos (Inducción y Orientación) de incorporación del nuevo funcionario. Si no se explicitan claramente las expectativas de desempeño de los nuevos funcionarios(as), ni se articulan acciones que faciliten la apropiación de las tareas, funciones de cada cargo y elementos básicos de calidad y seguridad del paciente no se internalizaran normas y valores 2
Páginas: 3 de 21 institucionales que pueden afectar directa o indirectamente a las prestaciones entregadas a nuestros usuarios. Es por todo lo anterior, la existencia de un proceso de orientación en complemento de la inducción, formando parte de una gestión estratégica de las personas en el Hospital de Angol, cuya adecuada planificación, implementación y aplicación permite, entre otros aspectos, aminorar los riesgos e impactos de un proceso no considerado como organización y contribuir positivamente en la adaptación y desempeño de las personas a las mismas. POLÍTICA DEL Todo el recurso humano que ingrese a la organización se le realizara ambos procesos, con el objetivo de proporcionar la información obteniendo la identificación con la institución; de tal forma que su incorporación cubra todos los aspectos de un adecuado ajuste a su nuevo puesto de trabajo. 3
Páginas: 4 de 21 II. OBJETIVOS 2.1 Objetivo General Asegurar que el personal que ingresa a nuestra institución adquiera conocimientos generales del establecimiento y específicos de la unidad y cargo a desempeñar, con énfasis en materias que afectan la seguridad de los pacientes. 2.2 Objetivos Específicos - Asegurar al funcionario un proceso de socialización que le permita conocer y comprender los valores, normas y creencias de la cultura organizacional. - Preparar al funcionario que ingresa a la institución para brindar la atención al usuario externo con calidad y seguridad. - Preparar al funcionario para la respuesta ante eventos críticos que pongan en riesgo al usuario interno y externo ante una emergencia o desastre. - Promover la integración e incorporación a equipos de trabajo, y por ende disminuir el nivel de estrés del funcionario sobre sus funciones que le corresponden. - Fomentar el sentido de pertenencia de los funcionarios de nuestra organización y a su puesto de trabajo, promoviendo su bienestar y compromiso. - Lograr que el Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres, cuente con equipos de trabajo altamente motivados, de alto rendimiento en el área de gestión, alcanzando efectividad en todos sus procesos. - Estandarizar el proceso de orientación en las diferentes áreas de nuestro establecimiento. III. ALCANCE Los procesos de inducción y orientación serán aplicados a todos los nuevos funcionarios que ingresen al Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres de Angol. 4
Páginas: 5 de 21 IV. DIRIGIDO A Se estipula que estos dos procesos se encuentran dirigidos a todos los funcionarios regidos por la ley 15.076 (médicos, odontólogos y químicos) y 19.664 (médicos especialistas), y a los funcionarios de la ley 18.834 (profesionales, técnicos, administrativos y auxiliares). V. RESPONSABILIDADES - Aplicar y mantener el Programa de Inducción a todos los funcionarios que ingresan a la institución. DEPARTAMENTO - Supervisar cumplimiento de este protocolo. DE RR.HH - Evaluar cumplimiento de estos Programas. - Elaborar, implementar y evaluar planes de mejora. - Aplicar y supervisar cumplimiento de este protocolo. ENCARGADA UNIDAD - Elaborar y coordinar programa de inducción y orientación con los CICLO DE VIDA coordinadores y/o supervisores de cada Servicio en el desarrollo LABORAL de ambos procesos. - Participar en programa de inducción entregando contenidos SUBDIRECCIÓN sobre: Lineamientos Ministeriales, compromiso financiero, ADMINISTRATIVA Acreditación Hospitalaria, Hospital Autogestionados en red. UNIDAD DE AUDITORÍA - Participar sobre lineamientos legales en Estatuto Administrativo. SUBDIRECCIÓN GESTIÓN DEL - Capacitar en programa de inducción entregando contenidos sobre código sanitario Art. 113. CUIDADO - Socializar y difundir conductos regulares. ENFERMERA/ CALIDAD - Socializar atención según normas técnicas atingentes al tema. Y SEGURIDAD DEL - Socializar atención según normas éticas. PACIENTE - Capacitar sobre Gestión de calidad (actividades, medición, 5
Páginas: 6 de 21 ENFERMERA INFECCIONES ASOCIADAS A LA ATENCIÓN DE SALUD ENCARGADO (A) DE BIENESTAR UNIDAD SALUD DEL PERSONAL UNIDAD PREVENCIÓN DE RIESGOS JEFATURAS Y COORDINACIONES DE ÁREAS indicadores actuales, desafíos). - Promover el desempeño de las funciones de cada estamento bajo estándares de calidad. - Capacitar a los funcionarios en relación a temas de prevención de IAAS. - Socializar normativas ministeriales atingentes al tema. - Dar a conocer objetivos de la unidad. - Capacitar en la utilización de los beneficios (médicos, subsidios, ayudas estudiantiles, créditos sociales, etc.). - Dar a conocer objetivos de la Unidad. - Informar Cartera de Productos: Examen Médico Ingreso Adm. Pública, EMPA: Examen Médico Preventivo del Adulto, Vacunación: Vacuna Hepatitis B y Vacuna Anti-influenza, Examen POE: personal expuesto a riesgo laboral, entre otros. - Socializar objetivos de la Unidad. - Capacitar a los funcionarios en relación a temas de Prevención de Riesgos. - Aplicar proceso de orientación. - Adaptar programa general de orientación a temas específicos atingentes al área. - Elaborar programa de orientación específico para su área y cargos. - Evaluar cumplimiento del programa. - Participar en elaboración, implementación y evaluación de planes de mejora. 6
Páginas: 7 de 21 VI. DEFINICIONES DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN PROGRAMA DE INDUCCIÓN corresponde a un plan de actividades el cual facilita la incorporación y adaptación del recurso humano a su nuevo cargo, el que permitirá la adecuada incorporación tanto a la organización como a su equipo de trabajo, permitiendo clarificar las expectativas de rendimiento y aumentar las probabilidades de un desempeño exitoso del talento en el corto y mediano plazo. Definición Inducción: conjunto de políticas y prácticas orientadas principalmente a recibir, insertar y adaptar adecuadamente a las personas que ingresan a la administración pública, pero también, para aquellas que estando en la administración pública, asumen nuevos cargos o funciones en una institución determinada 1 Lo anterior se traduce en la búsqueda de los mecanismos que contribuyan al desarrollo y aprovechamiento del potencial del funcionario, para esto se cuenta con el programa de inducción, con el objeto de comunicar a los nuevos funcionarios sobre las actividades que desarrolla el Hospital Dr. Mauricio Heyermann T., beneficios que presta, derechos y deberes, con el fin de lograr la identificación del funcionario a nuestra organización, la seguridad y calidad en los procesos asistenciales. PROGRAMA DE ORIENTACIÓN, tiene por finalidad integrar al nuevo personal o a aquel que ha sido trasladado, ascendido o cambiado de funciones en una organización. Este proceso que forma parte del ciclo de vida laboral, tiene como objetivo proporcionar toda la información referida a los aspectos técnicos y 1 7
Páginas: 8 de 21 administrativos, insertar al funcionario en el equipo de trabajo, orientarlo en las labores específicas del cargo y también facilitarle la adaptación a la cultura de la institución. La ORIENTACIÓN cumple sus objetivos en la medida que acelera la socialización del personal nuevo y logra que ellos efectúen contribuciones positivas a la organización, el cual facilite el proceso de incorporación, al puesto de trabajo como a la institución, disminuyendo la ansiedad provocada por el cambio de trabajo y/o función. Este mecanismo además va a permitir clarificar expectativas y facilitar la identificación del funcionario con el establecimiento, contribuyendo así a su motivación, sentido de pertenencia y al logro de niveles de rendimientos satisfactorio en un tiempo razonable. Este proceso pretende ser integrador, pertinente, oportuno, continuo y con cobertura a todos los funcionarios que ingresan a nuestra organización como Hospital Auto-gestionado y de alta complejidad. 8
Páginas: 9 de 21 VII. PROCESOS DE INDUCCIÓN Y ORIENTACIÓN INDUCCIÓN El primer acercamiento del funcionario al momento de ingresar a la organización, es realizado en oficina de personal, donde se hace entrega previa firma de: Estatuto Administrativo correspondiente al Estamento que rige a los funcionarios de la Ley 18.834. Manual de Infecciones Intrahospitalarias (IAAS) (digitalizado en CD). Organigrama Institucional del Hospital. Protocolo y/o Flujograma de Manejo corto punzante o de accidente y. Mapa de Instalaciones (vía de evacuación, uso de extintores) Protocolo de vigilancia eventos adversos. Posterior a esto se realiza en un periodo de 6 meses una jornada de Bienvenida a los nuevos funcionarios parte de nuestra política Institucional, siendo su finalidad proporcionar información General del Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres, su Historia, misión, visión, valores, objetivos y lineamientos estratégicos institucionales, logrando que éste se integre y se sienta participe de los intereses y objetivos de esta misma 2. Desde esta perspectiva, la Inducción de un funcionario constituye un proceso estratégico institucional, y sus propósitos principales son: i. SOCIALIZAR, entendiendo este proceso, por el cual el funcionario empieza a conocer e integrarse con las personas que forman parte de la Organización, y particularmente con su equipo de trabajo. 2 Programa Inducción Aspectos Generales. Pág. 18 9
Páginas: 10 de 21 - Presentar al funcionario que ingresa en las diferentes áreas del Hospital. - Dar a conocer las funciones y expectativas de desempeño del nuevo funcionario(a). - Apoyar la integración del funcionario al grupo humano con quienes trabajara. ii. ORIENTAR, entenderemos este proceso, a través del cual, se apoya al funcionario para que empiece a comprender y aceptar los valores, normas y convicciones que se postulan en la cultura Hospitalaria y su contexto de calidad y seguridad. - Apoyar al funcionario(a) a conocer la Institución y su contexto. - Difundir contenidos sobre Misión, Visión y Cultura Hospitalaria. iii. ENTRENAR, entenderemos el proceso, el cual permite facilitar el aprendizaje inicial del funcionario en las funciones propias, y como ellas se vinculan con las funciones de su equipo, con la misión y objetivos institucionales. - Capacitar en herramientas básicas relacionadas con el manejo de emergencias y desastres. iv. ALINEAR CON RESPECTO AL ROL, por alinear, entenderemos el proceso de vinculación del desempeño esperado del funcionario, con las definiciones y productos estratégicos de la institución, y sus propias expectativas al respecto. - Socializar el estatuto administrativo y la importancia del conducto regular. - Facilitar la apropiación e internalización del conjunto de funciones, conductas y responsabilidades que asume. 10
Páginas: 11 de 21 v. FIDELIZAR, por fidelizar, entenderemos al proceso de fortalecimiento de la identificación del funcionario con la función pública en general y con su servicio en particular, la generación y profundización de compromiso individual con sus funciones. Se busca, con esto, que el funcionario incorpore los valores y la cultura institucional en sus prácticas cotidianas. - Incentivar el compromiso del nuevo funcionario(a) con sus funciones y el Hospital. - Generar sentimiento de pertenencia del funcionario con su equipo de trabajo y lineamiento estratégicos con objetivos de la organización. En virtud de lo anterior, la calidad de la inducción, es para recibir a los funcionarios, facilitarles su ingreso a la organización o a un nuevo equipo de trabajo y el entorno organizacional, como también para transmitirles principios, pautas de conducta funcionaria y las expectativas que tiene su jefatura y la institución a su desarrollo en la organización. 11
Páginas: 12 de 21 ORIENTACIÓN La etapa de orientación es una aproximación a la organización se inicia con un recorrido por las diferentes dependencias de la organización para presentar al funcionario nuevo las diferentes áreas de trabajo con sus respectivos jefes, realizando un acercamiento con sus pares, y educación en las funciones específicas al cargo a desempeñar. PROPÓSITO Entregar las herramientas básicas para facilitar un proceso de acompañamiento, socialización y seguimiento de la inserción laboral del funcionario, orientado a generar sentido de pertenencia de la persona con su equipo de trabajo y la institución. OBJETIVOS Conocer su unidad de trabajo. Apoyar al nuevo funcionario en el conocimiento de su cargo. Dar a conocer las funciones y expectativas de desempeño del funcionario/a. Colaborar con la integración de la persona al grupo con quienes trabajará. Apoyar el aprendizaje de las funciones y la gestión de éstos respecto del cargo que asume. Dar a conocer las responsabilidades que asume. Incentivar el compromiso con sus funciones, la unidad y la institución. 12
Páginas: 13 de 21 ETAPAS DE LA ORIENTACIÓN 1. PRESENTACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD El jefe directo guía al nuevo funcionario al momento de su ingreso a todas las subunidades y lo presenta a los diferentes encargados de cada Unidad y los funcionarios que trabajan en ella. También en esta etapa le informa de las funciones básicas que se realizan en cada sub-unidad. 2. FUNCIONES A REALIZAR En esta etapa el encargado de la Unidad donde se va a desempeñar el funcionario, deberá orientar al funcionario sobre las funciones generales de cada sub-unidad y además lo orienta en forma directa sobre sus funciones encomendadas. 3. EVALUACIÓN DEL PROCESO En el transcurso del proceso el funcionario será periódicamente supervisado según criterio de jefe de área, quien aplicará pauta de cotejo y constancia de realización de orientación en un plazo de 3 meses desde que se inicia proceso. 13
Páginas: 14 de 21 RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA UNIDAD 1. Dar la bienvenida y presentar al nuevo funcionario en todas las sub-unidades del servicio al que corresponde. 2. Entregar información completa sobre su cargo, lugar físico, su dependencia jerárquica, las funciones generales, con especial énfasis en aquellas funciones criticas, dar a conocer las funciones del equipo de trabajo, de su trabajo, de su unidad, y cómo se relacionan con sus propias actividades y si corresponde los subalternos que serán de su dependencia. 3. Indicar los aspectos más importantes de las funciones de su Unidad, su ámbito de acción, tipo de usuario que atiende y la relevancia de entregar un servicio de calidad al cliente. 4. Hacer entrega física del puesto de trabajo, disponer que se entregue el inventario de equipos si corresponde, material de oficina y otros elementos facilitadores del desempeño de su cargo. 5. Señalar la ubicación de otras dependencias y lugares relevante tales como: unidades relacionadas, baño, casino, vestuario, etc. 6. Presentarle la persona que lo apoyará en sus primeros días de trabajo. 7. Aplicación de pauta de cotejo de realización de orientación 14
Páginas: 15 de 21 PROCEDIMIENTO DE ORIENTACIÓN 1.- Presentación General: - Bienvenida y acompañamiento del funcionario en la presentación de todos los integrantes de la Unidad. - Presentación de la Unidad: - Misión Institucional. - Visión Institucional.. - Objetivo general y específicos de su cargo (Perfil de Cargo) - Organización. - Línea de Dependencia Jerárquica. - Canales de comunicación y formalidades. - Planta física. - Equipamiento. - Recursos humanos. - Horario de trabajo. - Funciones y actividades. - Organización del trabajo. - Aspectos específicos de la Seguridad del paciente (según funciones) - Normas y protocolos. - Procedimientos específicos. 15
Páginas: 16 de 21 VIII. EVALUACIÓN DEL PROCESO El propósito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de inducción y orientación, de manera de realizar una retroalimentación y planes de mejora. El proceso de evaluación tendrá dos etapas de apreciación, la cual se realizara por intermedio de una Pauta de Cotejo (ver anexo I.) a todos los funcionarios que ingresen a la organización, con el objetivo de analizar cada uno de los indicadores y el nivel de cumplimiento de los procesos realizado por el Encargado de la Unidad de Ciclo de vida funcionaria y las jefaturas. 3 Nombre de indicador Indicador Cumplimiento de programa de inducción a funcionarios que ingresan a la institución en el último semestre. Nº total de funcionarios que se aplica Proceso de inducción en semestre X 100 Nº Total de funcionarios ingresados durante el semestre Tipo de Indicador Proceso Umbral 85% Umbrales SIS-Q Optimo: 70-100% Aceptable: 50-69% Critico: 0-49% Fuente Registro asistencia de la jornada Información Periodicidad Responsable de indicador Observador Externo Semestral Departamento de RRHH. SDA. OCSP 3 Encuesta Check List. Pág. 19 16
Páginas: 17 de 21 IX. PLAN DE SOCIALIZACIÓN JORNADA DE BIENVENIDA A NUEVOS FUNCIONARIOS Durante las jornadas de bienvenida a funcionarios nuevos, se realizará capacitación respecto a las diferentes temáticas de la organización, dando a conocer los objetivos institucionales, misión, visión y las diferentes áreas de trabajo con sus respectivos Jefes de Servicio. DIFUSIÓN Y CAPACITACIÓN Se hará una reunión con los Encargados/as de las Unidades Clínicas, Unidad de Apoyo y Especialidades, para la difusión de este Programas con el propósito de unificar criterios de aplicación y fomentar el compromiso de los equipos para lograr el cumplimiento en el uso de ambos procesos además se incluirá en plataforma de SIS-Q. Esta capacitación estará a cargo de las jefaturas y encargados de cada Unidad coordinados por Encargada de la Unidad Ciclo de Vida Laboral. X. ACTUALIZACIONES DEL PROGRAMA La vigencia del presente programa corresponderá al periodo de 5 años con revisión a los 3 años, y será responsable de evaluar su utilidad, beneficios y aplicabilidad es la Unidad de ciclo de vida laboral perteneciente al Departamento de RR.HH, considerando las metodologías empleadas, contenidos, medios de implementación, evaluación y prácticas que surjan a partir de la experiencia al interior de la organización. Para ese efecto, las modificaciones propuestas deberán ser registradas en el formulario de registro de modificaciones y remitidas a la oficina de Calidad para revisión y publicación. 17
Páginas: 18 de 21 ANEXOS 18
Páginas: 19 de 21 PAUTA DE COTEJO Y CONSTANCIA DE REALIZACIÓN DE INDUCCIÓN Nombre Funcionario: Área: Fecha Ingreso al Hospital: / / Fecha de término de Inducción: / / Verificadores (se entregan contenidos relacionados con) Misión, visión y valores del Hospital Dr. Mauricio Heyermann Torres. Lineamientos Ministeriales, compromiso financiero, Acreditación Hospitalaria, Hospital Auto-gestionados en red. Código sanitario Art. 113. Normas éticas en la Atención al Paciente. si/no Normas de Calidad y Seguridad del Paciente. Normas de Infecciones Asociadas a la Atención en Salud (IAAS). Servicio de Bienestar: Beneficios médicos, subsidios, ayudas estudiantiles, créditos sociales. Salud del Personal: Examen Médico ingreso Adm. Pública, EMPA: Examen Médico Preventivo del Adulto, Vacunación: Vacuna Hepatitis B y Vacuna Anti-influenza, Examen POE, entre otros. Oficina de Informaciones de Reclamos y Sugerencias: Atención al usuario, deberes y derechos del paciente (OIRS). Manejo y Uso de Extintores. Gestión de Calidad (actividades, medición, indicadores actuales, desafíos). Centros de Costo y Responsabilidad. Lineamientos de Probidad Administrativa FIRMA FUNCIONARIO NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO QUE SE APLICA PROGRAMA QUE APLICA PROGRAMA 19
Páginas: 20 de 21 PAUTA DE COTEJO Y CONSTANCIA DE REALIZACIÓN DE ORIENTACIÓN Nombre Funcionario: Área: Fecha Ingreso a la Unidad: / / Fecha de término de orientación en el puesto: / / Verificadores Tuvo una primera entrevista con el Jefe de la Unidad si/no Se presenta el funcionario formalmente al personal de la Unidad. Lo ubicaron físicamente en su área de trabajo Recibió una descripción y orientación especifica para el desempeño de sus funciones. Se entregan contenidos relacionados con Organigrama Institucional. Descripción de funciones por escrito y explicación de la misma. Lineamientos legales del Estatuto administrativo (derechos, obligaciones y responsabilidades). Se entrega información de Infecciones Asociadas a la Atención en Salud. Toma de conocimiento de acceso a SIS-Q Recibió información en relación a la atención al usuario, deberes y derechos del paciente. Toma de conocimiento de derechos y deberes del paciente. Toma de conocimiento bajo firma del protocolo manejo accidentes laborales. Toma de conocimiento bajo firma del manual de procedimientos del área. FIRMA FUNCIONARIO QUE SE APLICA PROGRAMA NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO QUE APLICA PROGRAMA 20
Páginas: 21 de 21 ANEXO N V: REGISTRO ASISTENCIA A JORNADA DE INDUCCIÓN NOMBRE FECHA FIRMA ANEXO N VI: FORMULARIO REGISTRO DE MODIFICACIONES MODIFICACIONES FECHA 21