OFICINA SEDE DE LA SECRETARIA EJECUTIVA TRINACIONAL Y UNIDAD TECNICA TRINACIONAL REGLAMENTO Nº 1 UTILIZACION, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE VEHICULOS CAPITULO I FINALIDAD DEL REGLAMENTO El presente reglamento se establece para normar la utilización, mantenimiento y control de los vehículos de la Comisión Trinacional del Plan Trifinio que se encuentren asignados a la Oficina Sede de la Secretaría Ejecutiva Trinacional y a la Unidad Técnica Trinacional, con el fin de facilitar las actividades técnicas y administrativas; así como dar transparencia al uso de los recursos de la Comisión. CAPITULO II ASPECTOS GENERALES Artículo 1.Generales. La Comisión Trinacional del Plan Trifinio dispone, de una flota de vehículos destinada a facilitar el cumplimiento del mandato que le ha sido dado mediante el Tratado. Los vehículos que han sido asignados al servicio de la Oficina Sede de la Secretaría Ejecutiva Trinacional y de la Unidad Técnica Trinacional están bajo responsabilidad del Secretario Ejecutivo Trinacional. Por lo tanto es deber del Secretario Ejecutivo Trinacional normar la utilización, mantenimiento y control de los vehículos propiedad de la Comisión o que están bajo su responsabilidad. Artículo 2. Propiedad de los vehículos. Los vehículos son propiedad de la Comisión, no obstante sean entregados en usufructo a otras instituciones, por lo que las personas que estas instituciones designen como responsables de los mismos, deben cumplir con lo establecido en este reglamento. Artículo 3. Documentos. - Todo vehículo deberá, en todo momento, tener su documentación legal en regla y hacer las renovaciones en las fechas establecidas para cada caso. Artículo 4. Identificación. - Los vehículos deben estar debidamente identificados con el monograma de la Comisión Trinacional del Plan Trifinio, que estará colocado en las puertas delanteras de cada vehículo. Los vehículos tendrán placas MI otorgadas por las Página 1 de 7
autoridades competentes del país donde se realizó la introducción (El Salvador - Guatemala - Honduras). Artículo 5. Venta o Subasta de Vehículos.- Los vehículos podrán ser vendidos o subastados con autorización mediante resolución de la Comisión Trinacional del Plan Trifinio. CAPITULO II USO DE LOS VEHÍCULOS Artículo 6. Finalidad. - Para efectos contables y administrativos, los vehículos se utilizan para actividades técnicas y administrativas locales así como para actividades técnicas y administrativas regionales. Técnicas y Administrativas Locales serán todas aquellas actividades que se realicen dentro del área urbana y rural de su sede de trabajo así como las actividades de los Vicepresidentes con los alcaldes, que irán cargadas a gastos de funcionamiento y Técnicas y Administrativas Regionales serán las que se realicen fuera del área de su sede de trabajo que irán cargadas a gastos operativos de actividades, convenios programas y proyectos en ejecución. Artículo 7. Responsabilidad. Las personas a las que se les asigne cada vehículo serán responsables del mismo. Quienes deberán responsabilizarse por daños menores (Entiéndase daños menores la reparación equivalente al monto del deducible del seguro cuando el reclamo del seguro proceda) además acatar por su cuenta las disposiciones del presente reglamento. Todos los vehículos, que no están asignados y se encuentran estacionados en las diferentes Oficinas de la CTPT son responsabilidad del jefe de la oficina respectiva. Artículo 8. Entrega y Recibo. - Todo vehículo debe contar con un acta de entrega, se anexa formato, donde constan las características, los accesorios, el kilometraje, el estado en que se encuentra, la fecha, y cualquier detalle adicional que se considere necesario. En esta acta aparecerán las firmas de la persona que entrega el vehículo, de la que recibe y la del Secretario(a) Ejecutivo(a). Los vehículos asignados a la Unidad Técnica deben tener además la firma del Gerente y a los vehículos asignados a las Direcciones Ejecutivas Nacionales deben tener además la firma del Director Ejecutivo Nacional. Al momento de una inspección, cualquier diferencia será responsabilidad del usuario. Artículo 9. Horario. - Los vehículos solo pueden ser utilizados en horas de oficina, por lo que deben permanecer en el lugar asignado para su resguardo en horas no laborales, salvo durante la realización de misiones oficiales que requieran desplazamientos fuera de la hora de oficina. Por ningún motivo pueden ser retirados los días no laborables (sábados, Página 2 de 7
domingos, festivos o cuando el empleado se encuentra disfrutando de vacaciones). Las excepciones deberán ser autorizadas por la SET. Artículo 10. Vehículos no asignados. - Los vehículos que no han sido asignados no pueden ser retirados del estacionamiento de la Oficina en la que se encuentran, sin autorización del Jede de la Oficina. Se entiende que el retiro de un vehículo sin autorización del Jefe de la Oficina será considerado como una falta grave. Artículo 11. Asignación de vehículos a otras personas o instituciones. - Los vehículos sólo pueden ser utilizados por empleados de la Comisión. En casos especiales se pueden entregar vehículos a otras instituciones, mediante la celebración de un convenio o contrato firmado por la Secretaría Ejecutiva Trinacional y en el caso de la Direcciones Ejecutivas Nacionales por el Director Ejecutivo Nacional, en estos casos el mantenimiento preventivo y los desperfectos causados por el uso de los mismos deberán ser cubiertos por las instituciones bajo cuya responsabilidad se encuentran los vehículos, lo cual constará en el convenio que para el efecto se establezca. En el caso de los vehículos asignados a las Direcciones Ejecutivas Nacionales el mantenimiento preventivo y los desperfectos causados por el uso de los mismos deberán ser cubiertos con fondos del presupuesto asignado a esa Dirección Ejecutiva. Artículo 11. Licencia. - Toda persona a la que le ha sido asignado un vehículo debe tener licencia de conducir vigente. CAPITULO III COMBUSTIBLES Y MANTENIMIENTO Artículo 12. Combustible.- Para los vehículos asignados a personal de la Secretaría el consumo de combustible debe estar sujeto a los controles establecidos en el Manual de Registro de Recorrido y Control de Combustible. El Manual contempla un formato de control mensual que deberá ser procesado por cada usuario, cuyo registro de avance en el caso de la Unidad Técnica deberá ser enviado todos los lunes a la Gerencia de esa Unidad para su remisión a la Unidad Administrativa Trinacional, por los Técnicos de Área, la Unidad Administrativa Trinacional, personal técnico contratado que tenga vehículo bajo su responsabilidad y para los usuarios de los vehículos asignados en la Oficina Sede. Este formulario mensual contiene la actividad realizada, el kilometraje recorrido, el consumo de combustible y mantenimiento de cada unidad. Página 3 de 7
La Gerencia de la Unidad Técnica deberá presentar un resumen de este formulario cada vez que tramite un pago de combustible. Así mismo estará obligada a presentar la información de respaldo cuando esta sea requerida. En el caso de la Direcciones Ejecutivas Nacionales deberán enviar estos formularios con las liquidaciones trimestrales a la Unidad Administrativa Trinacional. Artículo 13. Mantenimiento.- Debe mantenerse actualizado el formulario de Registro de Recorrido y Control de Combustible con el fin de programar el mantenimiento preventivo de cada vehículo. El mantenimiento preventivo se realizará cada 5,000 kilómetros de recorrido, preferiblemente en la ciudad donde tiene sede el vehículo. El mantenimiento realizado cada 50,000 kilómetros de recorrido, será realizado preferiblemente en San Salvador, por ser la ciudad donde se encuentra la Oficina Sede y se cuenta con talleres especializados. Artículo 14. Reparaciones.- Previo a reparar un vehículo se debe contar con tres cotización para efectos de comparación. Para estimar los costos de reparación, se debe incluir la mano de obra, compra de repuestos, el costo de los repuestos existentes en bodega, materiales y cualquier otro costo como limpieza, trasporte y viáticos por traslado del vehículo. La reparación de los vehículos se considerarán de dos formas distintas: Reparación menor: será aquella que no exceda de US$ 350.00, y que será autorizada por el jefe de la Oficina a la que está asignado el vehículo, mediante visto bueno en memorando recibido del solicitante. Reparación mayor: será aquella que exceda de US$ 350.00, para estas reparaciones mayores se creará un banco de datos de talleres a los cuales se puede enviar a reparar el vehículo para efectos de obtener las tres cotizaciones como mínimo necesarias, esta reparaciones serán canalizadas a través de la Unidad Administrativa Trinacional con la autorización del Secretrio(a) Ejecutivo(a) Trinacional, en el caso de las Direcciones Ejecutivas serán los Directore(a)s Ejecutivo(a)s Nacionales los que autorizarán las respectivas reparaciones. CAPITULO IV SEGURIDAD DE LAS PERSONAS Y LOS VEHICULOS Artículo 15. Seguro de Vehículos. Todos los vehículos deberán estar asegurados contra daños al vehículo, responsabilidad civil, daños a terceros y gastos médicos del conductor y ocupantes del vehículo, en el caso de arreglos pequeños por golpes o choques no se hará uso del seguro, por lo tanto será responsabilidad de la persona a la que ha sido asignado el vehículo la reparación con el afán de reducir costos de pago de seguro. Página 4 de 7
Artículo 16. Resguardo. Los vehículos deberán ser guardados en las oficinas a las cuales han sido asignados. En caso de que las oficinas no ofrezcan las condiciones mínimas de seguridad, los vehículos serán resguardados en otros lugares con la debida autorización del Secretario(a) Ejecutivo(a) Trinacional. Artículo 17. Seguridad. - Los vehículos deben permanecer cerrados y con llave para evitar cualquier substracción. Si la pérdida es en las instalaciones de cualquiera de las Oficinas de la CTPT en horas fuera de oficina, será responsabilidad de la vigilancia. Si la pérdida es en horas de oficina será responsabilidad de la persona a quién se le ha asignado el vehículo. En las oficinas de Area, cada Técnico Encargado deberá responsabilizarse de que los vehículos a su cargo queden a buen resguardo fuera de horas de oficina. CAPITULO V ACCIDENTES Artículo 18. Accidentes. - En el caso de accidentes que afecten a algún vehículo de la Comisión, sin importar el lugar en que se encuentre, debe darse aviso de los hechos ocurridos dentro de las 24 horas siguientes al Secretario(a) Ejecutivo(a) Trinacional, para que se realicen las gestiones pertinentes, determinando las acciones a seguir de acuerdo a la gravedad del accidente. Artículo 19. Informes sobre Accidentes. - El informe de los hechos ocurridos deberá contar, de ser necesario, con el parte de la policía y redactarse sin omitir detalles, enviándolo con carácter urgente durante las siguientes 48 horas, al Secretario(a) Ejecutivo(a) y a la Compañía Aseguradora. En caso de no ser posible o no ser necesario contar con el parte de la policía, deberá justificarse. El informe del responsable del vehículo deberá contener al menos: Nombre completo del conductor Documento de identidad o número de pasaporte Número de Licencia de Conducir, Tipo y Vencimiento Vehículo, marca, tipo, características. Croquis de las calles o carreteras, además la posición de los vehículos en el momento de ocurrido el accidente. Página 5 de 7
CAPITULO VI REPUESTOS Artículo 20. Cambio de repuestos. - Los repuestos y accesorios que hayan sido reemplazados, deberán conservarse en bodega para que el Contador pueda verificar la existencia, autorizar la destrucción definitiva y proceder al descargo definitivo del inventario. esta verificación deberá hacerse en un máximo de dos semanas luego de reparado el vehículo Cualquier faltante de repuestos debe ser reintegrado por el responsable. Artículo 21. Intercambio de Repuestos y Accesorios. - Está terminantemente prohibido intercambiar repuestos y accesorios entre vehículos. Cuando sea necesario intercambiar accesorios, deberá elaborarse un acta donde aparezca la autorización del Secretario(a) Ejecutivo(a) Trinacional. Artículo 22. Bodega de Repuestos. - La Bodega es responsabilidad del Gerente de la Unidad Técnica, por lo que sólo él podrá tener llave de acceso. Toda entrada o retiro de repuestos, documentos, muebles, u otros, deberá estar documentada y autorizada por el Gerente. Todas los originales de los movimientos deben ser remitidos a la Oficina Sede y dejar copia en la Unidad Técnica, en caso de no tener repuestos en existencia deberá solicitar la compra el jefe inmediato de encargado del vehículo a la Unidad Administrativa. CAPITULO VII INFRACCIONES AL REGLAMENTO DE TRANSITO Artículo 24. Consumo alcohol y drogas. - Queda terminantemente prohibido conducir vehículos de la Comisión bajo el efecto de bebidas alcohólicas, narcóticos o drogas enervantes. De comprobarse contravención alguna a esta disposición el responsable quedará suspendido inmediatamente del trabajo, independientemente de otras responsabilidades civiles y penales que tal circunstancia indique. Artículo 25. De las leyes y reglamentos de tránsito. - Todo responsable de vehículo está en la obligación de conocer y respetar las disposiciones de tránsito contenidas en las leyes y reglamentos de los países del Trifinio, El Salvador, Guatemala y Honduras. Artículo 26. De las infracciones de Tránsito. - Las infracciones al régimen de tránsito serán responsabilidad absoluta del conductor del vehículo. Página 6 de 7
CAPITULO VIII INCOMPATIBILIDADES Artículo 27. Incompatibilidades. - Queda terminantemente prohibido que los empleados de la Comisión proporcionen servicios de mantenimiento o cualquier otra relación de carácter comercial en actividades derivadas de este Reglamento CAPITULO IX EXCEPCIONES Artículo 28. Excepciones. - Cualquier excepción a los puntos anteriores, deberá ser autorizado por escrito única y exclusivamente por el Secretario(a) Ejecutivo(a) Trinacional. CAPITULO X APROBACION Artículo 29. Aprobación. De acuerdo al artículo 11, literal i), del Reglamento de Funcionamiento la Secretaría Ejecutiva Trinacional, que asigna, al Secretario(a) Ejecutivo(a) Trinacional, entre otras, las funciones de Aprobar los manuales administrativos, contables y de procedimientos y otros instrumentos técnicos, para facilitar el funcionamiento de la Secretaría Ejecutiva Trinacional y las actividades de la Comisión Trinacional, se procede a aprobar el presente reglamento. Artículo 30. Vigencia. El presente reglamento entra en vigencia a partir del primero de enero del año dos mil tres. Mercedes Llort Secretaria Ejecutiva Trinacional Página 7 de 7