Proveedores y Acreedores 1.1 Funciones generales. Para acceder a la pantalla general de proveedores/acreedores pulsaremos las teclas Ctrl+P, aunque puede utilizarse el mouse y en el menú seleccionar dentro de Módulos la opción Proveedores, o bien pulsar el botón correspondiente a Proveedores en la barra de botones superior. La pantalla de proveedores muestra el aspecto siguiente: Además, en esta pantalla aparece la siguiente barra de botones : Podemos observar que existe un botón que no es común a otras pantallas, el segundo por la derecha. Este nos presenta una Nota con aclaraciones o notificaciones que tengamos introducidas. Dicho botón se encuadra en rojo cuando tenemos algo escrito en dicha Nota. En la parte inferior de la pantalla aparece la barra de información que nos sirve como ayuda en línea y sobre ella aparece un recordatorio de las funciones de acceso directo. Este recordatorio es dinámico y nos indicará en cada momento las posibilidades existentes según lo que estemos haciendo en ese momento o donde nos encontremos. Tenemos una función denominada F10 RECALCULO FACT. PROV. que recalcula las estadísticas de facturación del proveedor. La función ESCAPE tiende diferentes funciones, dependiendo del momento en que lo utilicemos. Así pues, puede servir tanto para salvar o cancelar la edición de un proveedor, o de
una forma de pago, como para ocultar determinadas ventanas, como por ejemplo la de Históricos o Notas. La función CTRL+K nos muestra la pantalla que contiene el histórico de compras a ese proveedor, aunque también podemos consultarlo pulsando con el mouse en el botón que se encuentra más a la derecha en la barra de botones. Este Histórico es, por defecto, del año de trabajo de la aplicación y de la tienda actual, pero puede ser cambiado con la combinación de teclas CTRL+E. 1.2 Búsqueda y selección de un proveedor o acreedor La selección de un proveedor/acreedor puede ser realizada de dos modos, pulsando la función F2, descrita en el capítulo 6, o introduciendo el código o nombre completo en la casilla correspondiente. Para introducir rápidamente estos datos podemos pulsar las teclas del cursor arriba y abajo cuando la ventana de selección se presente al empezar a escribir. Así el nombre se introducirá automáticamente en la casilla de edición y evitaremos perder tiempo en la escritura. Una vez seleccionado un proveedor en pantalla, podemos pulsar INTRO para entrar en la ficha para editarla o pulsar las teclas de cursor arriba y abajo para ir presentando las siguientes fichas. Esta misma función de desplazamiento a través de las teclas de cursor la realizan los botones de la barra superior de la pantalla. 1.3 Entrada de nuevos proveedores o acreedores Para entrar un nuevo proveedor/acreedor, basta con introducir el nuevo código en la pantalla de proveedores, cuando esta se encuentra en blanco, y a continuación el resto de los datos. Si no sabemos que código asignar a este nuevo proveedor, solo tenemos que introducir el nombre y el programa se encargará de asignárselo. De todos modos el ideal de codificación, si queremos tener un enlace optimo con la contabilidad, es que, en este caso, comience por 400, así el automatismo asignará a la cuenta contable del proveedor el mismo código que el asignado a este.
Entre los datos que vemos en pantalla se encuentra el de C.CLIENTE, el cual nos sirve de referencia para el proveedor. Es decir, al igual que nosotros asignamos un código al proveedor, este nos asigna a nosotros un código de cliente. El campo GRUPO, nos sirve para seleccionar por grupos a los proveedores tanto en los listados como en las cartas de distribución masiva. Un campo sumamente importante es el de FORMA DE PAGO, pues según sea este, así se generarán en automático las fechas de vencimiento de las facturas recibidas. La selección de la FORMA DE PAGO se realiza mediante una lista, la cual puede ser editada mediante la función F3 EDITAR F. PAGO. Al escribir un código que no existe entra en edición dicha pantalla, y solo tendremos que escribir la forma de pago deseada. Para poder asignar las fechas correctamente es necesario escribir primero los días separados por un punto y a continuación lo que queramos pero sin introducir ningún punto más. Por ejemplo: 60.90 DIAS, significa que se generaran dos vencimientos a los 60 y 90 días de la fecha de la factura. Las casillas DIAS PAGO hacen un redondeo por encima a las fechas de vencimiento calculadas para que se ajusten a esos días. PED.MINIMO es el importe mínimo que debe sumar un pedido antes de enviárselo al proveedor. Al general el pedido, según vayamos introduciendo artículos, irá presentando este valor en diferentes colores, rojo, ámbar o verde, según nos vayamos acercando a este importe. Si estamos utilizando la Contabilidad es importante rellenar las casillas correspondientes a este apartado. Así, deberemos rellenar la CUENTA CONTABLE, CUENTA DE PAGOS, CONTRAPARTIDA y la CUENTA DE NIVEL SUPERIOR. La cuenta de pagos es seleccionable, es decir, al introducir algún carácter en la casilla, se despliega una lista de cuentas. Al dar a Intro en esta casilla escogeremos la que se encuentre en ese momento señalizada en dicha lista. La contrapartida también es seleccionable mediante una lista que se despliega al comenzar a escribir. Así, al dar a Intro seleccionaremos la cuenta que en ese momento se encuentre señalizada en la lista.
Al igual que las dos anteriores la cuenta de nivel superior también se selecciona mediante una lista desplegable. A parte de las cuentas contables existe una casilla que es la de RETENCION. Podemos introducir aquí la S o la N para indicar que este proveedor/acreedor nos hace retención o no. En la casilla DTO PP, introduciremos el descuento por pronto pago que nos hace el proveedor. El botón nos permite enviar directamente un e-mail a la dirección relacionada en el campo @CORREO. El botón nos permite abrir directamente la página web relacionada en el campo HTTP. En la zona inferior de la pantalla de proveedores/acreedores tenemos una serie de datos estadísticos o de control de suma utilidad. En la tabla siguiente podemos observar que se reflejan las cantidades facturadas durante los últimos tres años, así como, las cantidades pendientes de facturar, lo facturado y lo pendiente de pago a un determinado proveedor. 1.4 Importación de tarifas de precios Cuando estemos dentro de la ficha de un proveedor existe una función que nos permite importar las tarifas de precios de dicho proveedor a través de Excel. Esta función se activa con F4:IMPORTAR TARIFAS EXCEL. La pantalla que se nos muestra una vez pulsada esta función se encuentra dividida en tres partes bien diferenciadas. Mostraremos esto a través de un ejemplo. La primera nos da a escoger el fichero a importar. Para ello pulsaremos sobre el botón y se nos presentará un cuadro de diálogo donde seleccionaremos el fichero XLS correspondiente al proveedor activo. Una vez seleccionado se nos presentará una ventana informándonos sobre el proceso de la importación de campos.
La segunda parte de la pantalla nos presenta una relación de columnas con los datos que importaremos. En esta pantalla deberemos seleccionar cada una de las columnas que necesitamos conocer para poder realizar la importación. Así pues en la tercera parte de la pantalla seleccionaremos cada uno de los campos definidos a continuación. Podemos observar que en esta pantalla hemos asociado algunos de nuestros campos con los del proveedor. Para ello solo tenemos que situarnos en la celda que deseemos y pulsar sobre el botón que corresponda. Por ejemplo, si nos situamos en la casilla Código EAN 13 y pulsamos sobre el botón Código de Barras => entonces relacionaremos los dos campos. El campo %Dto Costo nos permite asignar un descuento al costo indicado si existe una columna para ello. En caso de que no haya esta columna o estemos sometidos a otro tipo de descuento, usaremos el campo editable %Dto Todos Articulos para asignarlo. Una vez rellena esta pantalla pulsaremos sobre el botón importar y nos aparecerá la siguiente pantalla, en la cual nos indica el número de líneas analizadas y las importadas hasta el momento. Finalizada esta operación nos aparece ya la lista con los
datos que se van a importar, así como una serie de casillas de verificación con las cuales indicaremos que datos vamos a actualizar. Además en la parte superior de la pantalla nos aparece una lista desplegable de selección con cada una de las tarifas. Escogiendo aquí la tarifa 1, 2 ó 3, cambiará la pantalla de datos, adaptándose a la nueva tarifa. Pulsando sobre el botón Actualizar, cambiaremos la tarifa seleccionada en ese momento con los nuevos precios. En la pantalla de datos podemos cambiar tanto el porcentaje de beneficio sobre el costo como la nueva tarifa, para así actualizarla a nuestro gusto. Como dijimos antes podemos escoger que es lo que queremos actualizar mediante las casillas de verificación. Una vez efectuado el proceso de Actualización es irreversible, por lo que conviene realizar todas las comprobaciones de precio necesarias antes de realizar esta operación.