Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-1 7. METODOLOGÍA DE GESTIÓN SOCIAL EN LA ETAPA DE ESTUDIOS Y DISEÑOS En las actividades de gestión social en esta nueva etapa, se continuará trabajando con la comunidad ubicada en el área de influencia del proyecto, líderes comunitarios y organizaciones sociales, sensibilizándolos acerca de los beneficios del proyecto, de tal manera que se minimicen problemáticas asociadas a la generación de falsas expectativas, desinformación o desconocimiento del alcance real del proyecto, propiciando la participación activa de la comunidad. (Ver Anexo Nº 5 Cronograma Gestión Social). De acuerdo con los lineamientos de gestión social establecidos por el IDU, las actividades de gestión social por desarrollar en esta fase son: 1. Programa de divulgación del proyecto 2. Programa de información 3. Programa de atención al ciudadano 4. Programa de sostenibilidad 7.1 PROGRAMA DE DIVULGACIÓN DEL PROYECTO Este programa es de vital importancia dado que define los procedimientos y modos de convocar a la comunidad para garantizar su efectiva participación. Los objetivos principales se orientan a informar a propietarios de predios residenciales y comerciales, a líderes comunales, organizaciones sociales, veedurías e instituciones ubicadas en el área de influencia del proyecto. Mediante la elaboración y distribución de piezas comunicativas con el fin de invitar o convocar a la comunidad en general a las reuniones organizadas por la Consultoría.
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-2 Volante de inicio Se distribuirá a la comunidad 1.000 volantes de inicio, los cuales contendrán el objeto del contrato, alcances del proyecto, mecanismos de atención al ciudadano y la información que la Consultoría, la Interventoría y/o el IDU considere pertinente. Los volantes se distribuirán a los residentes, comerciantes y a la población en general del área de influencia directa de los proyectos H 113 y H114, a las entidades públicas y privadas relacionadas con el área de influencia del proyecto y a los actores sociales identificados por la Consultoría. Para constatar su entrega se diligenciará el formato F-GS-02 Anexo Nº 6 (Control de Entrega de Volantes). Volante informativo a la comunidad Se distribuirán volantes informativos a la comunidad en general y aquellos Actores sociales e Instituciones de relevancia en cada una de las localidades donde se ubican las obras del proyecto, estos volantes informativos incluirán el objeto del contrato, mecanismos de atención al ciudadano y la información pertinente para convocar a la comunidad para que participen en la reunión de inicio, convocatoria que se realizará cinco (5) días previos a la realización de la reunión. Para constatar la entrega del volante informativo se diligenciará el formato F-GS-02. Ver anexo Nº 7 (Control de Entrega de Comunicados). Actas de rampas de acceso vehicular El levantamiento de las Actas de rampa de acceso vehicular se realizará a través de visitas domiciliarias a los predios de la población que permanece, registrando y verificando el cumplimiento de los criterios del diseño de rampa, estos son: 1. Se harán actas de rampas solo en predios que cuenten con puerta y puerta garaje, este último con uso activo permanente de vehículos, siempre y cuando este no sea de carácter comercial. 2. Se harán actas de rampas en aquellos predios cuando los accesos son continuos y se dispone del espacio suficiente para el ingreso vehicular.
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-3 3. Se harán actas de rampas sobre lotes no edificados, cuando el propietario del mismo presente licencia de construcción vigente, donde acredite la presencia de garaje vehicular. 4. Se harán actas de rampas sobre predios que tengan doble entrada por calle y carrera, sin embargo se aclarara al propietario que se dejará un solo ingreso. 5. Se harán actas de rampas sobre predios comerciales que acrediten ingreso exclusivo para cargue y descargue de materias primas. Ver anexo No. 8 Comunicado de levantamiento de acta y anexo No. 9 Acta de Rampas Puntos satélites de información Los puntos satélites definidos por la Consultoría servirán como medio de información y difusión a la comunidad de la información relacionada con los estudios y diseños del proyecto, esto a través de afiches y volantes que contendrán dicha información. Se instalarán para las obras de vías en la localidad de Fontibón 2 ó 5 puntos satélites, esto según la necesidad del proyecto y distribuidos en la zona de influencia. Para constatar la creación y control de los Puntos satélites se diligenciará el formato F-GS-07 Anexo Nº 10 (Control de Puntos satélites). Estos se ubicaron así:
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-4 Tabla No. 7-1: Ubicación Puntos Satélites proyectos Grupo H Nº Localidad Proyecto Nombre Punto Satélite Barrio Dirección Teléfono Propietario 1 Ángel Valbuena Fontibón HB CL 19 #128-35 2987452 RAÚL GUZMÁN H-113 Avenida EL TAM 2 Brisas Aldea Fontibón KR 129A # 22C 29 Cabinas telefónicas HB alooo? 3 Camitel El Refugio CL 23B # 122A 17 4183295 FERNANDO GUERRERO 5476210 CARLOS DUEÑAS 4 5 6 Fontibón H-114 Avenida Luís Carlos Galán Sarmiento Restaurante la Esperanza El Refugio AC 24 # 118 03 4184696 LUÍS ANTONIO FLOREZ SIERRA Papelería la Mona Las Flores KR 109 Nº 23f - 43 5430547 EDGAR MUÑOZ Multiservicios San José Fontibón KR 100 Nº 24-31 2678745 EMILIO QUIJANO 7 Panadería el Rosal La Cofradía AC 24 Nº 97-03 4212764 ANDRÉS ALVARADO
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-5 Afiches informativos Se diseñarán y distribuirán 250 afiches informativos para la comunidad ubicada en las áreas de los proyectos H113 y H114 con información acerca de la etapa de Estudios y Diseños del proyecto, estos incluirán información sobre los mecanismos de atención a las inquietudes de la comunidad. Los afiches se ubicarán en los puntos satélites de información definidos por la Consultoría, igualmente serán distribuidos en los equipamientos colectivos y en los conjuntos residenciales definidos por la misma. Convocatorias Para las reuniones con la comunidad se convocará a la misma por medio de volantes de convocatoria, con cinco días de antelación a la celebración de las reuniones, invitación que abarca a la comunidad en general y a los actores sociales de la misma. La convocatoria del área de influencia del proyecto se realizará predio a predio, u otros medios como correo electrónico y teléfono soportando estas convocatorias. Para constatar la entrega del volante informativo se diligenciará el formato F-GS-02 Anexo Nº 7 (Control de Entrega de Comunicados). 7.2 PROGRAMA DE INFORMACIÓN La Consultoría buscará mantener informada a la comunidad en general y en especial a la ubicada en el área de influencia directa del proyecto, a través de la realización de reuniones informativas de tres tipos: de inicio, específicas y de finalización. Reuniones de Inicio La reunión de inicio tendrá como fin informar a la comunidad el inicio de los estudios y diseños de las obras, los alcances del proyecto y las actividades a desarrollarse, esta reunión se llevará a cabo en los 15 (quince) días siguientes a la firma del inicio de la etapa de Estudios y diseños. La presentación a realizarse en esta reunión incluirá el marco normativo para el proyecto de valorización, el alcance del contrato, la presentación de los profesionales del IDU, Interventoría y Consultoría involucrados en el proyecto, una descripción general del proyecto y de las obras a ejecutarse,
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-6 igualmente, se informará a la comunidad de las actividades desarrolladas por el área de gestión social en la etapa anterior de factibilidad y de las nuevas a ejecutarse. Además, se presentarán las características técnicas del proyecto y la necesidad de este estudio para la ciudad en el marco del Plan de Ordenamiento Territorial, la localización del proyecto, costos, los criterios para rampas de acceso vehicular, mencionados anteriormente, asimismo se informará sobre la creación de comités CREA, las actividades iniciales que se realizarán en el trabajo de campo, los registros topográficos, los tiempos, los plazos las condiciones, como también las medidas de seguridad para evitar los conflictos y tensiones con la comunidad. Se realizarán dos (2) reuniones de inicio para los proyectos de las vías H- 113 y H-114. Para el desarrollo de estas reuniones se diligenciarán las siguientes herramientas: Anexo Nº 11 F-GS-04 (Planilla de asistencia), Anexo Nº 11 F-GS-04 (Inscripción Comités CREA) y Anexo Nº 13 Formato Recolección inquietudes ciudadanas. Reuniones informativas específicas Estas reuniones se realizarán con la población ubicada en el área aferente al proyecto y con la población cuyos predios serán requeridos para la construcción de la obra, cuyo objetivo es divulgar el proyecto y retroalimentar a los sectores ubicados en el área aferente al mismo y que posiblemente sean afectados en sus condiciones sociales por los procesos de construcción. Reuniones extraordinarias La Consultoría adelantará estas reuniones cuando así lo solicite la comunidad involucrada en las obras a realizarse, o cuando por orden de la interventoría o IDU deban realizarse dichas reuniones. Se llevarán a cabo en lugares significativos para la comunidad, establecidos previamente por la Consultoría, facilitando los elementos básicos requeridos para la finalidad de dicha reunión. Reunión de finalización
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-7 La Consultoría adelantará esta reunión antes de concluir el contrato, su finalidad será la presentación de los resultados de los diseños, se elaborará un material visual (registro fotográfico actual y fotomontaje del diseño), el énfasis de esta reunión se realizará en las modificaciones que el proyecto supone desde el punto de vista de la operación del corredor y cómo se afectará la movilidad tanto para la población residente y comerciante, así como para los peatones en general. Se realizará el mismo número de reuniones planteadas en el inicio de la etapa, para el desarrollo de estas reuniones se diligenciarán las siguientes herramientas: Anexo Nº 11 F-GS-04 (Planilla de asistencia), Anexo Nº 13 Formato Recolección inquietudes ciudadanas. 7.3 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO La comunidad dará a conocer sus inquietudes, sugerencias y/o solicitudes en los diferentes medios que la Consultoría ha dispuesto para este fin, entre los cuales se encuentra la Línea telefónica de Atención al ciudadano 6233310 ext. 104 en el horario de martes a viernes de 8:30 a.m. a 12:30 del mediodía con un total de 16 horas semanales y el correo electrónico de la Consultoría valorizacióngrupoh@gmail.com; igualmente, serán acogidas las atenciones ciudadanas por el medio escrito y personal, en este último se dispondrá en las instalaciones de la consultoría un espacio para la atención a la comunidad. Estas atenciones ciudadanas serán recogidas por el personal del área de gestión social en un formato IDU de atención al ciudadano, registrando el tipo de solicitud, el trámite y/o la respuesta brindada por la consultoría, cuando estas atenciones no sean atendidas directamente por la misma, se realizarán las gestiones necesarias para que sean atendidas por quien compete, dejando constancia de lo anterior. Igualmente, se realizará Atención a las Veedurías en cumplimiento de la ley 850 de 2003, la cual menciona se suministrará la información necesaria en el marco de las facultades legales. Anexo Nº 14 (Formato F-GS09-Atención al ciudadano). En la atención a ciudadanos se incluye la atención a veeduría, la cual se realizaría de la siguiente manera:
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-8 Atención a Veedurías Se hará suministrando la información que las veedurías ciudadanas requieran de conformidad a las facultades legales a ellas conferidas, siempre y cuando la petición realizada cuente con: a. Solicitud formal radicada ante el punto crea, Interventoría o en su defecto al IDU. b. Que la petición de información cuente con el visto bueno de la interventoría. c. Sólo se suministrará información por escrito o vía e-mail. No se distribuirá información magnética de ningún tipo hasta tanto el proyecto no haya concluido. 7.4 PROGRAMA DE SOSTENIBILIDAD Comités CREA Estos comités se crearán en las reuniones de inicio que la Consultoría realizará con la comunidad, en la cual se invitará a los asistentes en general, en específico a quienes deseen conformar estos comités a inscribirse y conocer el propósito, funciones y criterios para conformarlos, dándoles a conocer lo siguiente: Los comités CREA estarán integrados por ciudadanos y ciudadanas, líderes, comerciantes, residentes entre otros, ubicados en el área de influencia del proyecto, se definirán como mínimo dos (2) comités CREA, los cuales incluirán la población del área de influencia y tendrán como criterio la cercanía de los proyectos. El propósito principal de estos comités es divulgar la información sobre los proyectos a la comunidad, definiéndose además como funciones el ejercer control ciudadano para el buen desarrollo del proyecto, identificar y recoger las manifestaciones de la comunidad en lo concerniente al proyecto, e identificar y promover alternativas de solución. Se definen como requisitos para conformar los comités CREA el poseer negocio o industria en el sector, ser residente en el área de influencia del corredor, desempeñar un cargo en el que ejerza servicios a la comunidad, encontrarse comprometidos con el comité y con el desarrollo del proyecto.
Versión 5 Julio 16 de 2008 pág. 7-9 La Consultoría adelantará las gestiones para la realización y programación de estas reuniones, requiriéndose como mínimo dos (2) encuentros, estos se llevaran acabo en lugares significativos para la comunidad y/o en las instalaciones de la misma consultoría, facilitando los elementos requeridos para la finalidad de dicha reunión.