Metodología para la Gestión de Proyectos de Tecnologías Informáticas

Universidad Técnica Nacional Dirección de Gestión de Tecnología de Información Metodología para la Gestión de Proyectos de Tecnologías Informáticas Capítulo 1. Normas de Aplicación General. Norma 1.5. Gestión de Proyectos Versión 1.0 Septiembre 2015 1

Tabla de Contenido Digital 1. Introducción 2. Actualización 3. Aprobación 4. Alcance 5. Historial de Actualización 6. Gestión de Proyectos 6.1 Proceso de Inicio del Proyecto 6.1.1 El Acta de inicio del Proyecto 6.2 Proceso de Planificación del Proyecto 6.2.1 Gestión del Alcance 6.2.1.1 Gestión del Alcance Identificación de Requerimientos 6.2.1.2 Gestión del Alcance Identificación de Entregables 6.2.1.3 Gestión del Alcance Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) 6.2.2 Gestión del Tiempo 6.2.3 Gestión del Costo 6.3 Proceso de Ejecución del Proyecto 6.4 Proceso de Monitoreo y Control del Proyecto 6.5 Proceso de Cierre del Proyecto 6.6 Anexos Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 Anexo 10 2 de 26

1. Introducción La metodología para gestión de proyectos de Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) de la Universidad Técnica Nacional, hace referencia a un documento que describe el flujo de trabajo y las herramientas para la gestión de proyectos TICs. Este documento, ha sido desarrollado teniendo como base los estándares para la gestión de proyectos SCRUM y la guía PMBOK del Project Management Institute (PMI). La metodología describe brevemente cada uno de los procesos desarrollados en la gestión según la etapa en la que se encuentre el desarrollo del proyecto, así como a su vez, describe cada una de las herramientas (plantillas), creadas para evidenciar y dar seguimiento a los procesos que se estén empleando. En la sección de Anexos, se pueden observar las plantillas diseñadas para el desarrollo de proyectos en materia tecnológica. Este instrumento, es respuesta a la necesidad identificada en el proceso de la implementación de las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N 2 2007 CO DFOE) de la Contraloría General de la República. En la sección 1.5 de la norma, apela a las instituciones del sector público a realizar una gestión de proyectos que soporte el cumplimiento de los objetivos institucionales, optimizando los recursos dotados por el estado de Costa Rica. 2. Actualización La Metodología para la Gestión de Proyectos de TI estará a cargo del área de Gestión de Proyectos, el documento es preparado y actualizado por la jefatura del área. 3 de 26

3. Aprobación La Metodología para la Gestión de Proyectos de TI de la Universidad Técnica Nacional debe ser aprobada por la Comisión de Institucional de Gestión Informática. La presente versión se aprobó por la Comisión Institucional de Gestión Informática según el Acta No. 09 2015 de la sesión efectuada el día 30 de setiembre del 2015. Acuerdo 03 09 2015. Para las actualizaciones de las diferentes versiones deberá ser aprobada por la Comisión Institucional de Gestión Informática. 4. Alcance El alcance del Plan de Inversión de TI abarca a la UTN en su totalidad. 5. Historial de Actualización Versión Fecha Descripción Autor 0.0A 30/01/2015 Versión Original (primer borrador) Yessenia Calvo Araya 1.0 30/09/2015 Aprobada Versión 1.0 CIGI 6. Gestión de Proyectos El desarrollo de un proyecto incluye una serie de procesos y actividades que coordinadamente logran los objetivos planteados. La dirección de proyectos busca articular todos los elementos así como las acciones que enrumba al proyecto hacia el éxito. 4 de 26

Un elemento clave para la gestión de proyectos es la toma de decisiones en cada uno de sus procesos, la oficina de proyectos, los involucrados e interesados, el equipo de trabajo, tiene como responsabilidad tomar decisiones asertivas que busquen orientar al proyecto en el cumplimiento de los requerimiento. La figura 1, muestra el trayecto que sigue un proyecto en los procesos de inicio, planificación,ejecución, seguimiento y control y cierre. Los proyectos que requieran cambios sustanciales en tiempo y costos, deberán tener un visto bueno de la Comisión Institucional de Gestión Informática (CIGI). Figura 1. Trayecto de un Proyecto 6.1 Proceso de Inicio del Proyecto Durante este proceso se busca la autorización formal para iniciar el proyecto, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos. La plantilla que se utilizará es el Acta del Proyecto (ver Anexo 1). 5 de 26

6.1.1 El Acta de inicio del Proyecto El Acta de inicio del Proyecto se propuso para que contenga información esencial y necesaria del proyecto, el acta es un documento formal con el cual la CIGI se compromete a respaldar el proyecto. La información que se requiere es la siguiente: Fecha: Fecha de elaboración de la primera propuesta. Nombre de Proyecto: nombre con el cual se reconocerá el proyecto, debe tener relación directa con el objetivo general. Fecha de inicio del proyecto/fecha de finalización del proyecto: La fecha de inicio es la misma fecha de elaboración de la primera propuesta, la fecha de fin es la de presentación al consejo institucional correspondiente. Objetivos del proyecto (general y específicos): Todos los objetivos, general y específicos comienzan con un verbo de acción, deben ser frases completas (con sentido) y deben tener un qué? y un para qué? Justificación o propósito del proyecto: Debe indicar cuál es la motivación principal del proyecto. Debe cuidarse que esto NO sea una repetición de los objetivos ya expuestos. Debe incluir cuáles son los beneficios que se obtendrá al dar la solución. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto: con claridad y algún grado de detalle, pues permite una mejor visualización de los resultados que obtendremos al final. Supuestos: Para lograr los productos entregables se cuenta con que se darán ciertas condiciones clave, mismas que si cambian, nos harán replantear el proyecto. Restricciones: Tienen que ver con tiempo disponible de los recursos, acceso a recursos e información, etc. Factores internos/externos: Es valioso determinar y evidenciar antecedentes específicos de la organización o sector de actividad en la materia propia de que trata el proyecto. Incluir cuadros, gráficos, manuales, estándares, directrices, procedimientos, etc. 6 de 26

6.2 Proceso de Planificación del Proyecto Este proceso busca guiar los recursos que se requieran en el proyecto, creando una ruta para poder cumplir con el alcance de los objetivos planteados. El proceso de planificación debe realizarse minuciosamente, ya que de este se desprenden diversos planes que nutren las actividades de las distintas áreas de conocimiento que se requieren para minimizar los riesgos del proyecto. Los planes de las distintas áreas que se deben crear son: el Plan de Alcance, el Plan de Tiempo, el Plan de Costos. Se debe de tener presente que como parte del proceso de monitoreo y control, se deben de revisar los planes que son producto de este proceso para que sean actualizados según las necesidades del proyecto. Es parte de las salidas del proceso de seguimiento y control la actualización de algunos planes, por lo que se requiere que tengan un tratamiento especial son específicamente. 6.2.1 Gestión del Alcance El alcance del proyecto busca que en el desarrollo de los proyectos se tenga claro los requerimientos o lo esencial para que el proyecto concluya con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar lo que se incluye y que no se incluye en el proyecto (PMI, 2013). 6.2.1.1 Gestión del Alcance Identificación de Requerimientos La herramienta de Identificación de Requerimiento pretende analizar, documentar y gestionar los requisitos de los proyectos que se plateen en la institución, ver Anexo 2. Para cada uno de los requisitos se demandan una serie de información que luego servirá para alimentar otras herramientas de la gestión del proyecto. 7 de 26

La plantilla busca registrar: Código: Cada uno de los requerimientos, este dato debe respetar la nomenclatura propuesta por la institución. Requerimiento: Se debe registrar el nombre del requerimiento. El nombre debe ser representativo de las especificaciones técnicas. Especificaciones técnicas: Las especificaciones técnicas deben ser desarrolladas por personas con un amplio conocimiento en el requerimiento que se busca, ya que debe de tener un nivel de detalle para que el proyecto pueda cumplir con sus objetivos. Organización responsable: Se debe especificar si la organización responsable de describir el requerimiento, es un tercero de la institución o si es una unidad o representante interno de la organización, deberá indicarse el nombre del interesado como representante de haber solicitado el requerimiento. Requiere contrato: Esta información expondrá el tipo de gestión que se debe realizar para poder adquirir cada uno de los requerimientos que demanda el proyecto. Fecha de implementación: La fecha que se indica funcionará como un indicador importante en el momento de planificar el tiempo en el cronograma. Otros: Si existiera alguna información importante que comunicar en cuanto a los requerimiento que no se pueda incluir en los campos anteriores, se puede utilizar este campo de la herramienta. 6.2.1.2 Gestión del Alcance Identificación de Entregables La definición del los entregables del proyecto busca desarrollar detalladamente cada uno de los artículos o actividades que componen el proyecto, cuando logramos definir los límites de cada entregable, podemos tener claridad del alcance del proyecto. La planificación del alcance es una etapa clave en el éxito del proyecto 8 de 26

porque nos marca la ruta y los límites para lograr el resultado buscado, para lograrlo es importante tener especificaciones muy claras para cada entregable, el Anexo 3, nos muestra la herramienta que se utilizará para identificar los entregables. La plantilla busca registrar: Código del paquete de trabajo: Respetando la nomenclatura propuesta para el proyecto, se debe crear un paquete de trabajo con los entregables que se requieran para desarrollar el proyecto. Código: Cada uno de los entregables, este dato debe respetar la nomenclatura propuesta por la institución. Entregable: Se debe de registrar el nombre del entregable. El nombre debe ser representativo de las especificaciones técnicas. Especificaciones técnicas: Las especificaciones técnicas deben ser desarrolladas por personas con un amplio conocimiento en el entregable que se está planificando, ya que debe tener un nivel de detalle para que el proyecto pueda cumplir con sus objetivos. Código requerimiento asociado: Se debe asociar cada entregable a alguno de los requerimientos aportado por el cliente. Responsable: Se debe especificar si el involucrado responsable de describir el requerimiento, es un tercero de la institución o si es una unidad o representante interno de la organización. Fecha asignada: La fecha asignada será el punto de inicio para comenzar a trabajar en el entregable, está deberá de registrarse en el cronograma del proyecto. Fecha de entrega: Este dato define el límite del tiempo con el que se contará para trabajar en un entregable. Cantidad: En este campo se registrará la cantidad del entregable que se requiera para cumplir con la especificación dada por el cliente. Unidad de medición: Se debe describir para cada entregable una unidad de medición, según las especificaciones técnicas descritas. 9 de 26

Costo estimado: Antes de registrar un costo estimado, se debe de realizar un estudio de mercado para asegurar que el dato está cerca de la realidad, al momento en que se necesite trabajar en el entregable. 6.2.1.3 Gestión del Alcance Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) La Estructura de Desglose de Trabajo es la representación gráfica de los paquetes de entregables que se requieren desarrollar para cumplir con los objetivos planteados en el proyecto. Este mapa de entregables se distribuye por jerarquías y es alimentado según los registros de la plantilla Identificación de Entregables. En la cumbre del gráfico se coloca el nombre del proyecto, de él se desprende el nombre del paquete de trabajo que está compuesto por las dependencias que lo conforman. En el Anexo 4 se encuentra un ejemplo de la EDT para un proyecto. Para la verificación y el control del alcance se utilizará la herramienta Minutas del Proyecto (esta herramienta se explicará en el proceso de ejecución). La comprobación del cumplimiento del alcance se debe realizar desde que inicia el proyecto, durante el mismo y al finalizar. De existir algún cambio en los entregables se debe registrar en la herramienta Solicitudes de Cambios (esta herramienta se explicará en el proceso de monitoreo y control) y proceder a actualizar la EDT. La acción quedará respaldada como un acuerdo en la minuta que corresponda según el avance del proyecto. 6.2.2 Gestión del Tiempo En el proceso para la gestión del tiempo el director del proyecto debe de guiar al equipo de trabajo a definir los plazos de los entregables y el plazo de finalización de los proyectos. Como parte de la gestión se encuentra la planificación, desarrollo, gestión, ejecución y control del cronograma del proyecto. 10 de 26

Si se aprovechan las lecciones aprendidas el equipo de trabajo va a tener un porcentaje alto que lograr el objetivo trazado. Una buena definición de las actividades, sumados a la habilidad de calcular su duración, dan como resultado mayor posibilidad de tener éxito con la gestión del tiempo. La estabilidad en el cumplimiento de las actividades descritas en el cronograma en conjunto con el seguimiento y control de entregables, hacen que el proyecto aunque se desarrolle con eventualidades, estas sean un factor a favor y no en contra. Para el desarrollo del cronograma se utilizará una herramienta llama Gantter. Se puede encontrar gratuita en Internet y es un recurso funcional para la gestión de proyectos, en el Anexo 5 se encuentra un ejemplo de la plantilla del Cronograma de Trabajo elaborada en Gantter. Para la verificación del cumplimiento del cronograma se utilizará la herramienta Minutas del Proyecto, está evidenciará el seguimiento que se dará a cada entregable durante todo el desarrollo del proyecto. Los cambios para el cronograma se debe solicitar mediante la herramienta Solicitudes de Cambios y luego proceder a actualizar el cronograma, la acción quedará respaldada como un acuerdo de los involucrados directos en la minuta que corresponda según el avance del proyecto. 6.2.3 Gestión del Costo El proceso de la Gestión del Costo del proyecto, busca registrar un presupuesto que soporte cada una de las actividades que se requieren desarrollar. Consiste en realizar una buena estimación de los recursos financieros con que se cuenta para patrocinar el proyecto. La gestión del costo del proyecto debe ser un proceso al que se le asigne el recurso humano según la magnitud del proyecto, si el alcance es reducido una sola persona 11 de 26

puede hacerse responsable del proceso, pero si las herramientas y técnicas para poder realizar una estimación adecuada requiere de una gestión especializada, se recomienda crear un grupo de trabajo para obtener un presupuesto adecuado y real que asegure el éxito del proyecto. Para la planificación de los costos en la institución se creó la planilla que se encuentra en el Anexo 6, la plantilla busca registrar: Código del paquete de trabajo: Respetando la nomenclatura propuesta para el proyecto, se debe crear un paquete de trabajo con los entregables que se requieran para desarrollar el proyecto. Código: Cada uno de los entregables, este dato debe de respetar la nomenclatura propuesta por la institución. Entregable: Se debe de registrar el nombre del entregable. Especificaciones técnicas: Las especificaciones técnicas deben de ser desarrolladas por personas con un amplio conocimiento en el entregable que se está planificando, ya que debe de tener un nivel de detalle para que el proyecto pueda cumplir con sus objetivos. Costos: Este campo registra el valor monetario correspondiente al entregable que se le asocia, el mismo debe de tener previamente un estudio de mercado que asegure que el valor asignado es real. Costo estimado del paquete de trabajo: Es el total del paquete de trabajo, su valor debe ser presentado en la moneda que se estipuló para trabajar el proyecto. Reserva para contingencia: Es el colchón monetario requerido para trabajar con una holgura adecuada el proyecto, se recomienda que sea como mínimo un 5%, sin embargo, esto dependerá del tipo de proyecto que se está gestionando. A medida que se dispone de información más precisa sobre el proyecto, se puede utilizar, reducir o eliminar la reserva para contingencias. Para la verificación y el control de los Costos del Proyecto se utilizará la herramienta Minutas del Proyecto, la comprobación del cumplimiento de lo planificado para los 12 de 26

costo se debe realizar durante la ejecución del proyecto específicamente cuando se están realizando adquisiciones o compras de recursos para el proyecto, de haber algún cambio en los costos estimados se debe llenar una Solicitud de Cambios y luego proceder a actualizar la plantilla, la acción quedará respaldada como un acuerdo en la minuta que corresponda según el avance del proyecto. 6.3 Proceso de Ejecución del Proyecto Este proceso pone en acción los planes diseñados para crear el resultado esperado en el proyecto según todo lo planteado en el proceso de planificación, a fin de cumplir con los objetivos. El Director del proyecto tiene como tarea la coordinación de las personas y los distintos recursos según el plan del proyecto. Como herramienta para fortalecer el proceso de ejecución del proyecto se utilizará la plantilla de Minutas del Proyecto (Anexo 7), está registrará las acciones, negociaciones y acuerdos que se desarrollarán en la ejecución del proyecto. En el proceso de ejecución es el momento donde se distribuye toda la información recolectada a los responsables, se comenzarán a implementar las contrataciones, la administración de los contratos, las adquisiciones y todas las acciones de coordinación para el proceso. El equipo de trabajo inicia una relación directa con cada uno de los recursos asignados en las diferentes tareas para lograr que las actividades del proyecto se realicen exitosamente. Se inicia un proceso constante de mediciones y comparaciones de cada una de las actividades del cronograma y la EDT, para conocer si están dentro de lo planeado o se cuenta con una desviación que pueda retrasar el proyecto. Como parte del proceso se deben de coordinar reuniones periódicas entre el Director del proyecto y el equipo de trabajo, esto facilitará el avance de los entregables y el proceso de comunicación entre todos los interesados del proyecto. 13 de 26

6.4 Proceso de Monitoreo y Control del Proyecto En el proyecto el proceso de Monitoreo y Control va correlacionado a la ejecución. Una vez iniciada la ejecución, este proceso debe rastrear, analizar y dirigir el desempeño y avance del proyecto, a fin de identificar cambios que deba sufrir el plan del proyecto. Una vez que se han encontrado situaciones anómalas o desviaciones en alguna de las actividades del alcance, cronograma o costo es necesario presentarlas mediante la herramienta Solicitudes de Cambios, creada para este fin (ver Anexo 8), para que el equipo de trabajo las analicen y el Director del Proyecto las apruebe o rechace según el análisis realizado a la solicitud. Todas las herramientas guiarán los cambios que deban ser realizados por el equipo de trabajo, de acuerdo con el nivel de severidad de las situaciones encontradas. Cada cambio que sea aprobado para los proyectos deben de generar una actualización a los planes correspondientes. 6.5 Proceso de Cierre del Proyecto En el proceso de cierre del proyecto se registra la recepción de todas las actividades del proyecto, en este se estipula formalmente el final del proyecto. Como evidencia para gestionar el cierre del proyecto, se han creado dos plantillas (ver Anexo 9 y 10). La plantilla del Acta de Recepción, funciona como recepción previa de los entregable, si existiese algo que no está según el plan que se construyó para guiar el alcance del proyecto, se pueden dejar las observaciones de mejora con un plazo de aplicación dentro de lo aceptable, evitando ampliar el cronograma del proyecto, esta mejora queda sujeta a una nueva revisión. 14 de 26

La plantilla busca registrar: Código del paquete de trabajo: Son los paquetes de trabajo que se plantearon en la plantilla de Identificación de Entregables. Código: Cada uno de los entregables, este dato debe ser parte de alguno de los paquetes de trabajo de la plantilla de Identificación de Entregables. Entregable: Se debe de registrar el nombre del entregable. Organización responsable: El responsable de gestionar las especificaciones técnicas de cada entregable. Cantidad/Unidad de medición: En este campo se registrará la cantidad que se utilizó del entregable que se requería para cumplir con lo solicitado. Se debe describir para cada entregable una unidad de medición, según las especificaciones técnicas descritas. Costo al inicio del proyecto: Es el costo estimado en la plantilla de Identificación de Entregables. Costo al final del proyecto: Costo total pagado por cada entregable al final del proyecto. Entregado: Se debe marcar con una X, si la entrega es satisfactoria, si no se entregará o si requiere alguna mejora porque no cumple con las especificaciones solicitadas. Fecha: Se coloca la fecha de recepción cuando se ha completado la entrega satisfactoria del entregable, si el entregable requiere mejoras, se debe indicar la fecha de aplicación de la mejora. Observaciones/Justificación: Este espacio se utilizará para registrar alguna observación o justificación para cada entregable según los acontecimientos en su desarrollo. La plantilla del Acta de cierre, es el documento que evidencia el final del proyecto que se gestionó. Con la herramienta del Acta de inicio se indicó la apertura y respaldo económico del proyecto, el acta de cierre simboliza la acción inversa al proceso de inicio. 15 de 26

La plantilla busca registrar: Fecha: Fecha de elaboración del acta. Nombre de Proyecto: nombre con el cual se reconocerá el proyecto, debe tener relación directa con el objetivo general. Fecha de inicio del proyecto/fecha de finalización del proyecto: La fecha de inicio es la misma fecha de elaboración de la primera propuesta, la fecha de fin es la de presentación al consejo institucional correspondiente, en el campo fecha de finalización, se debe colocar la fecha de la finalidad el proyecto. Objetivos del proyecto (general y específicos): Son los objetivos planteados al inicio del proyecto. Justificación o propósito del proyecto: Debe indicar cuál es la motivación principal del proyecto. Debe cuidarse que esto no sea una repetición de los objetivos ya expuestos. Debe incluir cuáles son los beneficios que se obtendrá al dar la solución. Descripción del proyecto: Se debe describir con claridad y algún grado de detalle, para visualizar de los resultados que se obtuvieron al final. Lecciones aprendidas: Este espacio registra todas las observaciones relevantes en cuanto al proyecto, tendrán una función de advertencia o puntos a tomar en cuenta para futuros proyectos. Anexos: Si existen documentos extras que evidencia alguna situación relevante en los objetivos del proyecto, se deben foliar y registrar en este espacio. 16 de 26

6.6 Anexos Anexo 1 <Nombre del Proyecto> Documento: ACTA DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Específicos: Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados) Descripción del producto o servicio que generará el proyecto Entregables finales del proyecto Supuestos Restricciones Factores Externos e Internos (Cultural, ambiental, gubernamental, etc) Realizado por: Aprobado por: Firma: Firma: 17 de 26

Anexo 2 <Nombre del Proyecto> Documento: REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 CÓDIGO REQUERIMIENTO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Interna/ unidad ejecutora RESPONSABLE REQUIERE CONTRATO Externa SI NO FECHA DE IMPLEMENTACIÓN OTROS 18 de 26

Anexo 3 <Nombre del Proyecto> Documento: ENTREGABLES DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 CÓDIGO PAQUETE DE TRABAJO CÓDIGO ENTREGABLE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CÓDIGO REQUERIMIENTO ASOCIADO RESPONSABLE Interna/ unidad ejecutora Externa FECHA ASIGNADA FECHA DE ENTREGA CANTIDAD UNIDAD DE MEDICIÓN COSTO ESTIMADO 19 de 26

Anexo 4 <Nombre del Proyecto> Documento: EDT DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 20 de 26

Anexo 5 <Nombre del Proyecto> Documento: CRONOGRAMA DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 21 de 26

Anexo 6 <Nombre del Proyecto> Documento: COSTOS DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 CÓDIGO PAQUETE DE TRABAJO CÓDIGO ENTREGABLE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS COSTOS COSTO ESTIMADO DEL PAQUETE DE TRABAJO RESERVA PARA CONTINGENCIA 5% 22 de 26

Anexo 7 <Nombre del Proyecto> Documento: SOLICITUDES DE CAMBIO DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 Descripción Evidencia: Solicitado por: Información del Cambio Prioridad: Alta Media Baja Causa del Cambio Fecha de aplicación del cambio: Descripción Impacto del Cambio Alcance Tiempo Costo Calidad REVISIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO Autorización del Cambio Aprobado Rechazado Motivo de Aprobación/Rechazo Actualización de Planes Responsable Fecha Alcance Tiempo Costo Calidad Interesados a Informar Interesado Responsable Fecha Realizado por: Responsable de Autorización/Rechazo: Firma: Firma: 23 de 26

Anexo 8 <Nombre del Proyecto> Documento: MINUTAS DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 Hora de inicio 0:00 horas Hora de cierre: 0:00 horas Asistentes a la Reunión Cargo Firma Acuerdos Tomados Tareas Pendientes Fecha Entrega Responsable Observaciones: Asuntos Tratados Descripción Elaborado por: Revisado por: 24 de 26

Anexo 9 <Nombre del Proyecto> Documento: ACTA DE ENTREGABLES DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 CÓDIGO PAQUETE DE TRABAJO CÓDIGO ENTREGABLE ORGANIZACIÓN RESPONSABLE Interna/ unidad ejecutora CANTIDAD UNIDAD DE MEDICIÓN COSTO AL INICIO DEL PROYECTO COSTOS AL FINAL DEL PROYECTO ENTREGADO Externa Sí No OBSERVACIÓN / JUSTIFICACIÓN 25 de 26

Anexo 10 <Nombre del Proyecto> Documento: ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO Versión: 1.0 Código: Fecha:XX/ XX / 2015 Fecha de inicio Fecha de finalización Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Específicos Cumplidos: Anexos Lecciones Aprendidas Realizado por: Aprobado por: Firma: Firma: 26 de 26