UF0035: Operaciones de caja en la venta TEMA 1. Caja y Terminal Punto de Venta TEMA 2. Procedimientos de cobro y pago de las operaciones de venta OBJETIVOS - Aplicar los procedimientos de registro y cobro de las operaciones de venta manejando los equipos y técnicas adecuadas - Diferenciar las características de distintos sistemas y medios de pago en distintos tipos de operaciones de ventas
tema 1 1. CAJA Y EQUIPOS UTILIZADOS EN EL COBRO Y PAGO DE OPERACIONES DE VENTA Las operaciones de venta en establecimientos comerciales han sido desarrolladas a lo largo de la historia a través de la incorporación de nuevas tecnologías, estrategias de publicidad y mejoras en los servicios a los clientes. En este capítulo nos vamos a centrar en los equipos utilizados para el cobro de los artículos que el cliente desea adquirir en un establecimiento comercial así como las funciones y características de cada uno de ellos. Además, se desarrollarán los elementos que componen el sistema de pago como la codificación, los aparatos de cobro y los lenguajes comerciales. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta Sistemas tradicionales Elementos y características del TPV Apertura y cierre del TPV Scanner y lectura de la información del producto Otras funciones auxiliares del TPV Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (Sistema EDI u otros) Descuentos, promociones, vales en el TPV Utilización del TPV (Terminal punto de venta) OBJETIVOS: - Conocer los equipos disponibles para la venta y cobro de los artículos en los puntos de venta - Dotar al alumno de los conocimientos básicos sobre el lenguaje comercial y su utilidad en el comercio actual así como, conocer las bases de la codificación 8
8 - Estudiar las características y funcionamiento de los principales instrumentos como caja registradora, datáfono y TPV En cuanto a los equipos tradicionales para el cobro de las operaciones de venta, podemos destacar en primer lugar la caja registradora en entre otros. Estos mecanismos son equipos basados en un software que permite registrar las operaciones de venta a través de códigos de barras, lecturas de escáner y otros elementos; y que facilitan la tarea de los vendedores así como la contabilidad y gestión comercial. Las empresas que venden y comercializan productos y servicios deben contar con sistemas de cobro que faciliten las tareas diarias relacionadas con el mismo. Es importante tener en cuenta el funcionamiento y las características de las cajas y equipos que son utilizados en el pago de las operaciones de venta. Los equipos más utilizados en el cobro y pago de las operaciones de venta son: - Cajas registradoras - Sistemas offline - Sistemas online - Terminales de punto de venta (TPV) - Datáfono - Terminales pesadas 1.1 Funcionamiento El funcionamiento de los equipos y sistemas de cobro de operaciones comerciales difiere dependiendo del sistema que se emplee. En cualquier caso, los empresarios y vendedores reciben una formación por parte del proveedor y generalmente su uso está estandarizado. El funcionamiento de las máquinas es sencillo, seguro y permiten agilizar las compras evitando largas colas en los establecimientos comerciales. Suponen un gran avance para los procesos de compra y una gran ventaja y comodidad para el cliente. pg. 14 Tema 1 / Caja y Terminal Punto de Venta
editorialcep } Los equipos de cobro suelen disponer de un sistema de seguridad para evitar errores y hurtos. Por ejemplo, como veremos, la caja registradora sólo se abre tras registrar una operación de venta o con una llave en poder de los encargados. A continuación resumimos el funcionamiento de cada uno de los equipos de cobro que hemos mencionado anteriormente: - Caja registradora: el funcionamiento de la caja registradora es muy sencillo. Es un aparato diseñado para almacenar el efectivo y tickets de las ventas que se realizan. Está formada por una parte de suma e impresión de tickets así como un depósito para albergar monedas y billetes de manera clasificada. Este depósito para efectivo tan sólo se abre tras una venta a no ser que se utilice una llave especial. Al mismo tiempo la apertura del cajón emite un sonido de aviso. Son las principales características de la caja para evitar los hurtos. - Terminales de punto de venta: la tarea principal del terminal de punto de venta es la gestión comercial en el punto de venta. Este apartado está compuesto por un software capaz de realizar todo tipo de operaciones relativas a la venta. Su funcionamiento es sencillo ya que por medio del programa informático que tiene instalado, se puede visualizar en la pantalla los artículos que están disponibles. - Sistemas online: los sistemas de cobro online son aquellos sistemas que permiten al comprador realizar pagos sin necesidades de contacto personal como las tarjetas de crédito o los cheques electrónicos. - Sistemas offline: es una forma de pago que no se efectúa durante la compra. Los principales sistemas offline de cobro son contra reembolso, giro postal o telegráfico, depósito a cuenta corriente, cheque tradicional y pagos telefónicos. - Datáfono: es un apartado que permite el pago con tarjeta de crédito o débito a través del móvil o el TPV. El funcionamiento de este sistema se basa en la lectura de la banda magnética (o chip) de la tarjeta cuando ésta es introducida en el datáfono, realizando una llamada a un número correspondiente a ese servicio. Una vez se establece dicha llamada, el terminal marca el número del servidor del banco y transmite los datos de la tarjeta necesarios para la transacción, recibiendo después la confirmación de la operación que se ha llevado a cabo. - Terminales pesadas: son las que se encuentran en una ubicación fija dentro del comercio. Pueden tener asociadas otras máquinas como visor de pantalla, cajón de monedas, impresora de tickets, etc. 1.2 Características Las principales características comunes a todos los equipos disponibles para el cobro de las operaciones de venta son: - Facilidad en el uso de los sistemas tanto para comerciantes como para clientes. UF0035 / Operaciones de caja en la venta pg. 15
TOME NOTA Las cajas registradoras están configuradas para realizar todo tipo de operaciones en el momento de los cobros y para que, al final del día, se pueda realizar el cierre de caja, que se puede grabar en la memoria del mismo. - Agilidad en las transacciones. - Mejoran la calidad del servicio al cliente ya que se facilita el pago. - Facilitan la gestión y recuento del stock. - Control sobre las existencias. - Permite identificar hurtos. Además, estos sistemas están dotados de sistemas de memoria que almacenan los datos y realizar un control exacto del cobro diario. La mayoría de los sistemas de cobro emiten una gran cantidad de recibos por hora, son de alto rendimiento y demandan bajos costos de mantenimiento. 2. SISTEMAS TRADICIONALES Los sistemas de cobro en los establecimientos comerciales por excelencia son la caja registradora y el datáfono, tanto por su utilidad y funcionalidad como por su popularidad en todas las tiendas. En este apartado vamos a estudiar con más detenimiento ambos. 2.1 Caja registradora Se conoce como caja registradora aquel equipo electrónico o mecánico cuya función consiste en el cálculo y registro de las transacciones comerciales efectuadas en un establecimiento comercial. La caja está formada por una parte que calcula, otra que imprime un recibo o factura para el cliente y otra parte de almacenaje del efectivo, tanto billetes como monedas clasificados. Las cajas registradoras no sólo registran la operación comercial, imprimen un recibo y almacenan el dinero; sino que son capaces hoy en día de contabilizar las existencias, la facturación y otras actividades de almacenaje y gestión de ventas. La creación de la primera caja registradora se remonta al año 1989, cuando James Ritty generó un instrumento como pg. 16 Tema 1 / Caja y Terminal Punto de Venta
editorialcep } solución a los problemas de gestión de cobro existentes en su propio establecimiento comercial. La incorporación de los lectores de escáner, acceso a Internet y tarjetas magnéticas han permitido el desarrollo y mejora de la compraventa en los establecimientos comerciales, abriendo la posibilidad de incorporar servicios propios de una red de cobranzas global. Como hemos mencionado, las cajas registradoras pueden ser mecánicas o eléctricas. En la actualidad, las eléctricas son las más utilizadas. Las partes de las cajas registradoras son: - Unidad central: es la parte de la caja que gestiona el resto de funciones. El funcionamiento es similar al de un ordenador y por ello, dispone de una unidad que maneja el conjunto de operaciones. - Teclado: es un teclado de carácter numérico similar al de un ordenador que sirve para el registro de las cantidades. Sus teclas son de totalización (para el registro de las ventas por familia de productos), las teclas de función (para los tipos de pago como cheque, efectivo, pagarés, etc.). Caja registradora ACTIVIDAD 1 Señale el nombre de las partes de esta caja registradora que señalan los siguientes números. UF0035 / Operaciones de caja en la venta pg. 17
TOME NOTA Hoy en día los datáfonos son inalámbricos permitiendo el pago en cualquier lugar del punto de venta e incluso llevándolos hasta el punto donde se encuentre el cliente, como por ejemplo en la mesa en un restaurante. - Pantalla de video o visor operador: es una pantalla que refleja la transacción y cada registro, de manera que, según se introduzca un número, aparece en la pantalla, asegurando la veracidad y corrección de los datos. - Impresora de tickets: imprime de manera automática un ticket para el cliente y la cinta de control diaria (banda de control). Esta banda de control es donde se registran las operaciones realizadas durante el día. - Impresora de facturas: imprime facturas para los clientes. 2.2 Datáfono El datáfono, según describe la Real Academia Española, es un aparato que, en comercios y otros establecimientos, facilita el pago con tarjetas de crédito a través de la línea telefónica. Las entidades financieras y bancos proporcionan este tipo de dispositivos a los comerciantes para que puedan efectuar el cobro de las compras a sus clientes. Los datáfonos están compuestos por un pequeño teclado, impresora, pantalla, lector de la banda magnética de las tarjetas, un chip y un software para gestionar la operativa de venta, además de un protocolo de comunicaciones. El sistema de cobro se realiza a través de la línea telefónica por la cual se comunican los datos del cliente al banco en cuestión quien se encarga de realizar el cargo en tarjeta. Su utilidad y facilidad en el uso han propiciado el desarrollo y expansión de este tipo de instrumentos que, sin duda, mejoran el servicio al cliente y facilitan las gestiones de cobro tanto para el comerciante como para el cliente que; tiene la seguridad de poder efectuar sus compras sin necesidad de llevar efectivo consigo. No obstante, las aplicaciones y las formas de utilización más complejas necesitan de una formación específica por parte de las entidades financieras, que deben poner a disposición de los vendedores. El procedimiento para el uso del datáfono se refleja en los siguientes pasos que se exponen a continuación: pg. 18 Tema 1 / Caja y Terminal Punto de Venta