Informe de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal para el ejercicio 2011

CA C 2 2013.1 Doc 2 Traducción del francés CONSEJO DE ADMINISTRACION Comisión 2 (Finanzas y Administración) Informe de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal para el ejercicio 2011 Nota del Secretario General (Punto 2 del Orden del Día) 1. Asunto Informe de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal para el ejercicio 2011. Referencias/Párrafos Anexo 1 2. Decisiones esperadas Tomar nota del informe del auditor externo de cuentas. Proponer al Consejo de Administración que envíe una nota de agradecimiento al Gobierno de la Confederación Suiza y aprobar el proyecto de nota. Anexo 1 3 y anexo 2 1. En cumplimiento del artículo 128.15 del Reglamento General de la UPU, el Sr. Kurt Grüter, Director del Control Federal de Finanzas y auditor externo de cuentas nombrado por el Gobierno de la Confederación Suiza, procedió al examen de los estados financieros del ejercicio 2011. / 2. Su informe de auditoría fue aprobado por el Congreso en octubre de 2012. Sin embargo, el informe del auditor no pudo ser presentado en esa oportunidad. Por este motivo, el Sr. Grüter presentará él mismo su informe (anexo 1) a la Comisión 2 (Finanzas y Administración). / 3. Para ello, en el anexo 2 del presente documento figura un proyecto de oficio para enviar al Gobierno de la Confederación Suiza. Berna, 27 de febrero de 2013 Bishar A. Hussein Secretario General DFI Agz/Aro 05.03.2013

CA C 2 2013.1 Doc 2.Anexo 1 INFORME DEL AUDITOR EXTERNO UNION POSTAL UNIVERSAL Auditoría de los estados financieros del ejercicio 2011 20.08.2012

Informe del auditor externo UNION POSTAL UNIVERSAL (UPU) El mandato de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal (UPU) debe ser ejercido por un miembro designado personalmente por la instancia superior de control financiero público del país elegido. De acuerdo con esta disposición y según lo establecido en el artículo 128.15, del Reglamento General, el Gobierno de la Confederación Suiza me encomendó, en mi calidad de Director del Control Federal de Finanzas (CDF), la función de auditor externo de las cuentas de la UPU. Mi mandato está definido en el artículo 37 del Reglamento Financiero y en el Mandato Adicional para la Auditoría Externa de las Cuentas, adjunto a dicho Reglamento. Cumplo mi función en forma autónoma e independiente, con el apoyo de colaboradores del CDF. El CDF desempeña las tareas de auditoría externa de la UPU de manera totalmente independiente de su función como órgano supremo de vigilancia financiera de la Confederación Suiza. El CDF cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados con amplia experiencia en materia de auditoría en las organizaciones internacionales. Auditoría de los estados financieros de 2011 Indice Párrafo Síntesis de la auditoría - Reglamentación, normas e información 1-12 Formulación de los estados financieros de acuerdo con las normas IPSAS 13-23 Seguimiento de las recomendaciones 24-34 Auditoría de la ejecución presupuestaria 35-38 Auditoría de los estados financieros de 2011 39-93 Conclusión 94-96 Anexos 1) Dictamen de auditoría 2) Recomendaciones pendientes de las auditorías de control financiero Por mayor información, diríjase a: Sr. Kurt Grüter Directeur du Contrôle fédéral des finances de la Confédération suisse Monbijoustrasse 45 3003 Berne Tel.: +41 (0)31 323 10 01 kurt.grueter@efk.admin.ch o a: Sr. Didier Monnot Responsable de mandats Tel.: +41 (0)31 323 10 48 didier.monnot@efk.admin.ch Berna, 20 de agosto de 2012 No reg. 1.12388.942.00310.02 modi/blal

3 SINTESIS DE LA AUDITORIA En primer lugar, deseo señalar en este informe que, por primera vez en su historia, la UPU ha formulado sus estados financieros de 2011 de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (normas IPSAS). Como señalé en mi informe del 27 de octubre de 2011 sobre la auditoría del balance inicial después de la reformulación en función de las normas IPSAS, estaba seguro de que la UPU iba por el buen camino para obtener la certificación de que cumple con dichas normas. Hoy una declaración de ese tipo ya no es necesaria, pues tengo el honor de confirmar que los estados financieros de 2011 de la organización se ajustan a las normas IPSAS. También deseo recordar que ese pasaje a la aplicación de las normas IPSAS fue un verdadero desafío, tanto para la UPU como para los auditores. En efecto, fue un cambio total de paradigma que requirió numerosas reformulaciones de los rubros financieros. A este respecto, quiero destacar la situación particular de este primer ejercicio. Debimos recurrir con frecuencia a la Dirección de Finanzas para resolver problemas técnicos y dicha Dirección tuvo que trabajar contra reloj para lograr establecer una versión final de los estados financieros de 2011 acorde con la interpretación y la definición de las normas IPSAS. También deseo detenerme en algunos elementos que considero esenciales y que se retoman en forma más detallada en el presente informe. En primer lugar, el resultado final de estas operaciones de ajuste a las normas IPSAS tiene como saldo un descubierto de 74,7 millones de CHF al cierre de los estados financieros de 2011. Ese descubierto se explica en gran parte por la obligación de presentar en el pasivo del balance todos los compromisos en materia de previsión. Desde un punto de vista de analista financiero, esta situación de descubierto que se presenta en este nuevo balance de la UPU es preocupante en comparación con la que se presentaba con las normas UNSAS para los ejercicios 2009 2010, cuando los compromisos a este respecto se mencionaban en un anexo. Sin embargo, desde mi punto de vista de auditor externo considero que, puesto que esos compromisos corresponden a deudas que no son de carácter financiero, la salud financiera de la UPU a corto plazo no se ve afectada. Deseo agregar que, contrariamente a la mayoría de los demás organismos de las Naciones Unidas, la UPU cuenta con su propia Caja de Previsión, lo que la obliga a contabilizar ese compromiso. Por consiguiente, la UPU es quien toma por sí misma las decisiones en cuanto al nivel y al manejo de sus compromisos de previsión, lo que a mi parecer constituye una ventaja para el control de la gestión de su descubierto, que deberá sanear a largo plazo. Por último, considero que la UPU debería extraer enseñanzas de lo ocurrido durante este primer ejercicio a fin de poder trabajar en mejores condiciones para el cierre de 2012. En efecto, estimo que la UPU tendrá que mejorar el proceso de formulación del informe de gestión, introducir un sistema de control interno específico relacionado con el cierre anual de las cuentas y mejorar la documentación de las contabilidades mediante comprobantes complementarios; todo ello para que los estados financieros que se presentan a mis colaboradores y a los Estados miembros evolucionen en cuanto a la calidad. He formulado varias recomendaciones en ese sentido.

4 REGLAMENTACION, NORMAS E INFORMACION Reglamentación financiera y objeto de la auditoría 1. El nuevo período contable 2011 corresponde ahora al año civil y ya no se basa en un ejercicio bienal. Se rige por las disposiciones pertinentes de la Constitución y del Reglamento General (Nairobi 2008), por las instrucciones del Reglamento Financiero y de las Normas de gestión financiera, de organización contable y de control de la Unión, así como por las normas contables IPSAS que se aplican desde el 1º de enero de 2011. 2. Las auditorías se practicaron sobre las cuentas del balance inicial consolidado de la UPU correspondientes a los saldos de los balances de cierre individuales al 31 de diciembre de 2011, de conformidad con las nuevas normas de contabilidad IPSAS. 3. Las cuentas del ejercicio 2011 de la Caja de Previsión de la UPU figuran en un informe de auditoría aparte. 4. Las cuentas del ejercicio 2011 de los tres servicios de traducción (portugués, inglés y árabe) dieron lugar a una auditoría y a una correspondencia separadas, ya que no están consolidadas y se les siguen aplicando las anteriores normas de contabilidad UNSAS. 5. El balance inicial, que fue reformulado de acuerdo con las normas IPSAS, dio lugar a una auditoría específica y a un informe aparte emitido el 27 de octubre de 2011. Normas de auditoría, información y agradecimientos 6. Las verificaciones se efectuaron aplicando las normas internacionales de auditoría (normas ISA) publicadas por la IAASB 1 y respetando el Mandato Adicional que forma parte del Reglamento Financiero de la UPU. 7. Los asuntos de menor importancia fueron aclarados y analizados con los responsables en el transcurso de la auditoría y no figuran en el presente informe. 8. En los casos en que se realizaron verificaciones por muestreo, mis colaboradores seleccionaron las muestras en función de los riesgos o de la importancia relativa de los importes registrados en los rubros examinados. 9. En el examen final del 20 de agosto de 2012, los resultados de la auditoría fueron analizados con los Sres. P.-T. Clivaz, Director de Finanzas, J.-A. Ducrest, Jefe de Contabilidad, O. Dreier, Responsable del Proyecto IPSAS, y con el consultor externo que respaldó el proceso de introducción de las normas IPSAS en la UPU. 10. En el transcurso de los trabajos de auditoría, mis colaboradores se entrevistaron regularmente con los Sres. O. Dreier y J.-A. Ducrest, con otros colaboradores de la Dirección de Finanzas, con colaboradores de otras Direcciones de la organización en función del tema tratado y con el consultor externo que respaldó el proceso de introducción de las normas IPSAS en la UPU. 11. Deseo destacar la buena colaboración y el espíritu de apertura que reinaron durante la realización de esta auditoría. También deseo expresar mi agradecimiento por la amabilidad con que todos los funcionarios de la UPU a quienes recurrimos nos proporcionaron la información y los documentos. 12. De conformidad con el numeral 9 del Mandato Adicional para la Auditoría Externa de las Cuentas, referente a los comentarios del Director General que deben incluirse en el presente informe, durante el examen final del 20 de agosto de 2012 el Director General me confirmó a través de sus colaboradores que sus comentarios me habían sido transmitidos por correo electrónico el 13 de agosto de 2012. Recibí efectivamente los comentarios, que fueron debidamente incluidos en el presente informe. 1 «International Standards on Auditing (ISA)» publicadas por la IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board).

5 FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO CON LAS NORMAS IPSAS Formulación de los estados financieros de acuerdo con las normas IPSAS, un trabajo considerable y complejo 13. Reitero que el pasaje a las normas IPSAS constituye un cambio total de paradigma para cualquier organización o administración pública. A pesar de que la introducción de estas nuevas normas se postergó un año, la extensión y la complejidad del trabajo necesario para proceder a ese cambio condujeron a atrasos en la formulación de los estados financieros en relación con los tiempos inicialmente previstos. 14. Consciente de la complejidad de ese cambio, decidí, preservando el ámbito de mis responsabilidades y mi independencia, seguir desde 2010 la evolución de ese pasaje a las normas IPSAS. En reuniones sobre el estado de los trabajos, insistí en varias oportunidades en la importancia de la calidad de las notas correspondientes a los estados financieros y en la planificación del trabajo correspondiente. La consecuencia de ello fue la contratación de un consultor externo suplementario. 15. La auditoría del balance inicial al 1º de enero de 2011 reformulado de acuerdo con las normas IPSAS, para la que presenté un informe aparte 1, indicó que la UPU iba en buen camino hacia la obtención de la certificación IPSAS, pero que aún era necesario efectuar trabajos importantes. No repetiré aquí el contenido de ese informe. 16. Después de la discusión final del 19 de octubre de 2011 sobre el informe de la auditoría del balance inicial, la Dirección de Finanzas anunció a mis colaboradores que la UPU iba a hacer todo lo posible para transmitir la totalidad de los estados financieros de 2011, incluyendo un modelo de las cuentas de acuerdo con las normas IPSAS, los cinco cuadros necesario y las notas correspondientes, para el momento en que tuvieran que iniciarse los trabajos de auditoría. 17. Sin embargo, a pesar de los esfuerzos realizados por todos los colaboradores de la Dirección Finanzas y por los dos consultores externos, mis colaboradores tuvieron que comenzar sus trabajos con versiones provisorias, incompletas y que aún contenían errores significativos. Además, la UPU no utilizó el índice que le transmitimos para elaborar los archivadores de cierre necesarios para una auditoría final. Durante la auditoría mis colaboradores solicitaron varios ajustes contables significativos, así como varias modificaciones en la presentación de los estados financieros. Esto demuestra que el proceso para garantizar la calidad de la formulación de los estados financieros de la UPU sigue teniendo lagunas y que existen posibilidades de mejorar la calidad de la documentación transmitida para la auditoría. 18. Debido a los plazos impuestos por el Congreso de la UPU en Doha y para poder terminar la auditoría en las fechas inicialmente previstas, tuve que adoptar medidas especiales para reforzar el equipo de revisión. 19. Consciente de que este ejercicio 2011 fue el primero en realizarse aplicando las normas IPSAS, y que es normal que no todo sea perfecto desde el comienzo, invito a la UPU a extraer enseñanzas de lo que ha ocurrido durante este ejercicio a fin de poder trabajar en mejores condiciones para el cierre de 2012 y su auditoría. Consolidación de las diferentes contabilidades efectuada por el sistema al final de la auditoría 20. La consolidación de las contabilidades individuales en los estados financieros presentados en el informe de gestión anual conlleva numerosas complicaciones y 1 Informe Nº 11326 del 27.10.2011 sobre la auditoría del balance inicial de 2011 tras la reformulación en función de las normas IPSAS.

6 excepciones debidas a la particularidad de la organización de la UPU. El sistema pudo hacer la consolidación en forma automática recién el 5 de julio de 2012, en presencia de mis colaboradores. Hasta ese momento, las diferentes versiones de los estados financieros consolidados provenían de una operación efectuada por el consultor externo a partir de cuadros cruzados dinámicos elaborados en Excel mediante extracción de los datos de la contabilidad. La auditoría reveló que ese procedimiento ocasionó algunos errores. Recomendación Nº1 Para el cierre de 2012, recomiendo a la UPU que adopte medidas para que esta consolidación de las cuentas se haga de la manera más automatizada posible. En mi opinión, es importante definir el proceso de consolidación, incluidas la reclasificaciones «extracontables». Además, estas últimas deberían reducirse al mínimo posible. Por consiguiente, habría que actualizar la lista de control existente para tener la certeza de que en el futuro se utilizará una metodología de consolidación correcta, completa y permanente. Comentario del Director General: Tal como indicamos desde el comienzo del proyecto, uno de los objetivos de la modernización de la gestión financiera de la UPU era automatizar al máximo los procesos de producción (especialmente la etapa de consolidación). Para ello, realizamos varias pruebas de consolidación durante los años 2011 y 2012 a fin de efectuar la consolidación en forma automática con ERP. Cierre anual: es necesario mejorar el sistema de control interno específico 21. La formulación de estados financieros de acuerdo con las normas IPSAS requiere un enorme rigor en el tratamiento y la gestión de la información contable. Hay que elaborar un cronograma de las diferentes etapas, redactar directrices de cierre que deberán comunicarse a los diferentes actores y verificar todas la cifras aplicando el principio de los cuatro ojos antes de transmitirlas a los auditores. Estos diferentes principios no fueron seguidos sistemáticamente por el personal al efectuar el cierre de 2011. Recomendación Nº 2 Para el cierre de 2012, recomiendo a la UPU que mejore el proceso de cierre y lo dote de un verdadero sistema de control interno para que los estados financieros que se presentan a mis colaboradores al inicio de la auditoría sean de buena calidad y utilizables y que la documentación presentada como comprobante de los estados financieros sea completa. Comentario del Director General: El mejoramiento de los procesos es un objetivo permanente. Fue con esa finalidad que propusimos y obtuvimos que un cargo de plantilla pasara a formar parte del sistema de control interno (decisión del CA 2011). Manual de contabilidad: una herramienta de trabajo indispensable 22. Como señalé en mi informe sobre el balance inicial, todavía queda un importante trabajo por hacer para que el manual de contabilidad se transforme en una verdadera guía práctica para las personas que trabajan en la Dirección de Finanzas y en los diferentes sectores involucrados. En la versión provisional del manual de contabilidad deberían figurar las explicaciones necesarias con respecto a las decisiones tomadas y deberían describirse todos los esquemas de contabilidad utilizados por la UPU. Lo ideal sería que estuviera ilustrado con ejemplos.

7 Recomendación Nº 3 Invito a la UPU a que haga los esfuerzos necesarios para que, a fines de 2013, este manual de contabilidad esté completo, actualizado y sea definitivo. Ponerlo a disposición de los colaboradores de la UPU y de los auditores será una garantía para mejorar la eficacia y facilitar el trabajo de todos. Comentario del Director General: A fin de poder cumplir con esta recomendación, que compartimos, hemos prolongado el mandato del apoyo externo, con el objeto de satisfacer sus exigencias con respecto a este manual de contabilidad. Es necesario garantizar la transferencia de los conocimientos sobre IPSAS 23. Como se ha podido constatar, recurrir a consultores externos fue una garantía de éxito para lograr la aplicación correcta de las normas IPSAS. La UPU comprendió esto perfectamente y dio respuesta a la recomendación que formulamos al efectuar la auditoría del balance inicial. Recomendación Nº 4 No obstante, me permito señalar que para el ejercicio 2012 habría que adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la transferencia de todo el conocimiento adquirido con respecto a IPSAS, si la intención de la UPU es efectuar en forma autónoma el cierre del próximo ejercicio. Comentario del Director General: Obrando del mismo modo que lo hacemos con todos nuestro consultores, tomaremos las medidas adecuadas para que el cierre se efectúe con la máxima garantía de profesionalidad. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES 24. Las recomendaciones formuladas en mis informes anteriores (de todas las contabilidades, con excepción de los tres servicios de traducción) que fueron puestas en práctica no se vuelven a incluir en el presente documento. Los comentarios siguientes se refieren a aquellas que estaban en curso de cumplimiento o con relación a las cuales las medidas indicadas por la UPU aún no se habían concretado en el momento de la auditoría. Todas las recomendaciones pendientes fueron seguidas con atención y en forma regular por la Oficina Internacional. 25. Además, en el anexo 2 del presente informe se resume la situación actual del seguimiento de las recomendaciones formuladas a raíz de mis auditorías de control financiero. Ese cuadro incluye la recomendación, la toma de posición del Director General y las medidas adoptadas por la Oficina Internacional para efectuar el seguimiento.

8 Verificación de las medidas adoptadas con respecto a la gestión de las publicaciones 26. En lo que respecta a la recomendación 1 referente al comité de publicaciones, en 2011 se adoptaron las siguientes decisiones: introducción de nuevos procedimientos de gestión de las publicaciones y reestructuración del comité de publicaciones. A pesar de ello, esta recomendación sigue vigente y su aplicación se verificará en las próximas auditoría intermedias. Sistema de Control Interno (SCI): una herramienta que se está formalizando 27. Como consecuencia de la consolidación de las contabilidades de la UPU, también se reagruparon las anteriores recomendaciones formuladas en mis informes específicos anteriores. Esto se aplica a las recomendaciones referentes al SCI cuyo texto figura en el informe del FMCS de 2011 2. Esta recomendación está en proceso de aplicación. En efecto, el responsable del CSI, que también ocupa el cargo de gerente de riesgos, asumió sus funciones a comienzos de 2012. En la descripción del cargo se establecen las siguientes funciones: responsable del CSI, supervisor de la producción de informes y coordinador de las actividades relacionadas con el proyecto de contabilidad analítica. Tiene bajo sus órdenes a dos personas: especialista en calidad, encargado principalmente de elaborar y actualizar los procesos (cargo vacante, 100%) y responsable funcional de la aplicación (ocupado, 50%). Gracias a esta supervisión, la dirección de la UPU debería poder estar segura de que se cumplirán los objetivos del SCI. No obstante, considero que todavía queda mucho por hacer en materia de SCI, principalmente en lo que respecta a la formalización de los procedimientos de gestión financiera 3. 28. He sido informado de que varios trabajos fueron planificados en 2012. Se está elaborando un manual sobre el SCI, que tiene por objeto explicar a todos los colaboradores de la UPU la función del sistema y sus objetivos. El responsable del SCI tendría que proceder a la actualización de los riesgos, la descripción de los procesos y la elaboración de un diseño que responda a las recomendaciones formuladas. Por consiguiente seguiré atentamente la evolución de la introducción del SCI en la Oficina Internacional. La actualización de los expedientes de los recursos humanos está casi finalizada 29. Cumpliendo con mi recomendación 4, la Dirección de Recursos Humanos finalizó en junio de 2012 la actualización de los expedientes del personal. La armonización del Estatuto del Personal parece plantear todavía algunos problemas de fondo en lo que respecta a las fuentes presupuestarias. Las decisiones con respecto a una eventual armonización del Estatuto del Personal escapan a las competencias de la Oficina Internacional. Las decisiones de principio son de carácter político. La revisión de los procesos de gestión de todos los fondos voluntarios está en curso 30. A raíz de mi recomendación 5, hasta fines de 2012 se discutirán en forma interna soluciones para responder a los aspectos relacionados con la optimación de la gestión de los fondos voluntarios. 1 2 3 4 5 Recomendación Nº 7 del informe Nº 3017 del 26.06.2003. Recomendación Nº 3/2009 reiterada en el informe Nº 11044 del 06.06.2011. Los numerales 20 a 23 del informe de 2011 sobre los estados financieros del FMCS (11044) siguen siendo válidos, así como los numerales 13 a 16 del informe de 2011 sobre los estados financieros de las contabilidades extrapresupuestarias (11041). Recomendación Nº 6 del informe Nº 7087 del 14.06.2007. Recomendación Nº 1 del informe Nº 11038 del 06.06.2011.

9 La elaboración de un cuadro resumen de las solicitudes pendiente está en proceso 31. En la entrevista mantenida al comienzo de los trabajos, se informó a mis colaboradores que el proyecto IPSAS ha permitido fortalecer los vínculos entre los colaboradores que trabajan en el área de las finanzas. Los auditores y la UPU analizaron juntos los problemas o las dificultades operativas para encontrar soluciones que permitan garantizar la trazabilidad de la información y facilitar la gestión de las solicitudes. Actualmente se están realizando trabajos para elaborar ese cuadro de acuerdo con mi recomendación 1. Debe documentarse el proceso de gestión de los inventarios del mobiliario 32. Dando cumplimiento a mi recomendación 2, se está realizando la descripción de los procesos aplicados a la gestión del inventario del mobiliario, que se inscribe en el marco de la actualización general de los proceso a raíz de la introducción de las normas IPSAS. Sin embargo, a la fecha la documentación todavía no está completa. Todavía no se conocen las conclusiones del Grupo de Proyecto «Reforma de la Unión» 33. Tras el proyecto piloto de 2011, la función de auditoría interna fue tercerizada a la empresa Ernst&Young por un período de seis años (2012 2017) no renovable. Con excepción de la recomendación sobre la composición del comité interno de auditoría, puede considerarse que las demás recomendaciones 3 han sido tenidas en cuenta. En cambio, no se ha adoptado ninguna decisión política en lo que respecta al futuro funcionamiento y a la futura composición del comité de auditoría. Quedan todavía pendientes cinco recomendaciones relacionadas con la auditoría de la gestión de las superficies y de las infraestructuras 34. En lo que respecta a la auditoría en materia de gestión de las superficies y de las infraestructuras efectuada en 2009 4, todavía no se han cumplido las cinco recomendaciones formuladas. No obstante, la UPU me informó que había adoptado algunas medidas y que se estaban planificando otras para más adelante. Por ejemplo, la ejecución del proyecto de gestión electrónica de los documentos está prevista para 2012, mientras que los procesos de gestión de las infraestructuras de la Dirección de Logística están siendo formalizados. AUDITORIA DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA 2011 Ejecución del presupuesto: cifras exactas, conciliaciones y transferencias 35. Puesto que con la aplicación de las normas IPSAS los estados financieros son ahora anuales, el Programa y Presupuesto de la UPU ya no se refiere a un ejercicio bienal, sino anual. Esto fue aprobado por el Consejo de Administración en noviembre de 2010. 36. Por la aplicación de la norma IPSAS 24, los importes presentados en los estados financieros fueron reformulados para que sean comparables con los indicados en el presupuesto. Los gastos y los sueldos se reparten en forma analítica sobre la base del 1 2 3 4 Recomendación Nº 2 del informe Nº 11038 del 06.06.2011. Recomendación Nº 1 del informe Nº 7451 del 05.03.2008. Informe Nº 8267 del 11.03.2008. Informe Nº 9379 del 18.02.2010.

10 ingreso mensual de las horas trabajadas por cada colaborador, cuyo resumen figura en un cuadro llevado por cada Dirección. A continuación, los costos se desglosan a fin de año utilizando una clave de repartición a prorrata del tiempo dedicado a cada rubro presupuestario. A partir de entrevistas y de un control sumario, no se formula ninguna observación. 37. En sus verificaciones de la información contenida en las notas 22 y 23 referentes a los ingresos y los gastos, mis colaboradores controlaron la conciliación de los valores presupuestarios con el cuadro de la nota 21 «Conciliación de estados comparativos de montos presupuestados y montos reales (estado V) y Estado de Resultados Financieros (estado II)». Ello me permite constatar que los datos presupuestarios están conciliados con los importes reales sobre una base comparable de los ingresos y gastos del ejercicio contable 2011. El excedente de gastos para el ejercicio 2011 asciende por lo tanto a 1 636 844 CHF. 38. En lo que respecta a la ejecución presupuestaria en el ámbito de la informática, he constatado varios rebasamientos importantes, así como estimaciones que presentaban márgenes alejados de la práctica. Teniendo en cuenta que se trata de una nueva práctica de formulación del presupuesto, esas constataciones se explican por una falta de experiencia, sobre todo en lo que respecta a la estimación de las amortizaciones. Por consiguiente, el seguimiento presupuestario no fue óptimo en 2011. Según los responsables, esta situación se corregirá en 2012. En cuanto a la ejecución presupuestaria en general, remito a los comentarios de la Oficina Internacional que figuran en el Informe de Gestión Financiera. Los controles realizados por mis colaboradores mostraron que las transferencias presupuestarias entre los rubros se ajustaron a las disposiciones del Reglamento Financiero. AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL EJERCICIO 2011 Los estados financieros de 2011 se presentan por primera vez de acuerdo con las normas IPSAS 39. Los objetos de la auditoría ejecutada por mis colaboradores figuran en los estados financieros de la UPU del año 2011 (versión inglesa). Están constituidos por el estado de la situación financiera (estado financiero I), el estado de resultados financieros (estado financiero II), el estado de variaciones en activos netos (estado financiero III), el cuadro del flujo de caja (estado financiero IV) y la comparación de los importes presupuestados y los importes reales (estado financiero V), así como por un resumen de los principales métodos contables y otras notas explicativas. 40. Como se desprende de los diferentes cuadros y de las notas de los estados financieros, la aplicación de las normas IPSAS por primera vez requirió reformular y proceder a una nueva evaluación de los rubros del balance inicial a fin de respetar dichas normas. El resultado de esas operaciones se salda con un descubierto en el balance de aproximadamente 72,6 millones de CHF al comienzo del ejercicio. Además, las revaluaciones efectuadas durante el ejercicio 2011 llevan el importe del descubierto de la UPU a 74,7 millones de CHF al cierre de los estados financieros del 31 de diciembre de 2011. 41. Desde un punto de vista de analista financiero, esta situación de descubierto que se presenta en este nuevo balance de la UPU es preocupante en comparación con la que se presentaba con las normas UNSAS para los ejercicios 2009 2010, cuando los compromisos a este respecto se mencionaban en un anexo. El descubierto se explica en gran parte por la obligación de presentar en el pasivo del balance todos los compromisos para con el personal, incluidos los de previsión, de conformidad con la norma IPSAS 25.

11 42. Desde mi punto de vista de auditor externo, considero, sin embargo, que puesto que los compromisos corresponden a deudas no financieras, la salud financiera de la UPU a corto plazo no se ve afectada. La aplicación de las normas IPSAS tiene por lo menos el mérito de revelar algo: mostrar abiertamente que los compromisos a largo plazo de la organización son superiores a lo que se podía suponer hace algunos años. Esto debería permitir a la UPU prever, a largo plazo y en forma gradual, un saneamiento financiero, ya que en mi opinión la existencia de un descubierto en el balance constituye siempre un riesgo para una institución. Deseo agregar que, contrariamente a la mayoría de los demás organismos de las Naciones Unidas, la UPU cuenta con su propia Caja de Previsión, lo que la obliga a contabilizar este compromiso. Por lo tanto, la UPU es quien toma por sí misma las decisiones en lo que respecta al nivel y al manejo de sus compromisos de previsión, lo que a mi parecer constituye una ventaja para el control de los futuros saneamientos financieros. 43. A título indicativo, la UPU deberá aplicar nuevas normas IPSAS en el correr de los próximos meses, y deseo señalar a su atención que esas nuevas normas deberán ser tenidas en cuenta ya en 2012. Por ejemplo, la entrada en vigencia el 1º de abril de 2011 de la norma IPSAS 31 sobre los activos intangibles deberá reflejarse en los estados financieros de 2012. Para los fines pertinentes, deseo precisar que la aplicación correcta de esta norma significa que los proyectos informáticos deberán descomponerse en diferentes fases y que podrán ser consideradas como activos únicamente las fases de diseño y realización. 44. Cabe recordar que las normas IPSAS 28 30 sobre los instrumentos financieros entrarán en vigencia el 1º de enero de 2013 y requerirán la preparación de información comparativa con 2012. Este trabajo no debe subestimarse y lo ideal sería que la UPU ya lo hubiera comenzado. Fue necesario efectuar correcciones significativas para cumplir con las normas IPSAS 45. Los diferentes controles realizados por mis colaboradores pusieron en evidencia lagunas en la contabilización y la presentación de los estados financieros de la UPU. Estos problemas se deben esencialmente a la presión del tiempo, a la falta de experiencia en cuanto a la aplicación de las normas IPSAS y a un sistema de control interno que debe ser mejorado mediante la introducción de un proceso de garantía de calidad. Para información, a continuación figura un resumen de las correcciones más importantes efectuadas: a) La utilización de la «Reserva asignaciones PIP Unión» para cubrir los gastos de los proyectos PIP se contabilizó en la cuenta de ingresos «Otras contribuciones». Se solicitó efectuar un asiento de corrección para transferir el importe equivalente directamente a los fondos propios libres, sin pasar por la cuenta de pérdidas y ganancias. Ese asiento modificó el resultado de 2011, pero no los fondos propios al 31 de diciembre de 2011. Esa transferencia directa entre los fondos propios con destino específico y los fondos propios sin destino específico figura en el «Cuadro III (-2 806 087 CHF)». b) Un importe de 671 328 CHF se incluyó en las contribuciones cobradas por anticipado, cuando se trataba de un ajuste de las facturas de 2011. Por lo tanto, ese importe debe figurar como ingreso. c) La provisión para créditos con contraparte era de 228 509 CHF, cuando en realidad debía ser de 345 135 CHF (corrección de -116 626 CHF). d) El cálculo de la provisión por valor razonable debió ser corregido, pues tomaba en cuenta ya el año 2012 (corrección de 150 335 CHF). e) Los intereses sobre las contribuciones atrasadas condonados por el CA a Granada y Nepal ya habían sido incluidos a través de la provisión para países con sanciones. Por consiguiente, una suma de 204 039 CHF debió ser anulada. f) No se hizo ninguna provisión para los intereses sobre las contribuciones atrasadas condonados por el CA (-334 643 CHF).

12 g) Una suma 14 181 259 CHF se presentó en forma equivocada en gastos (en el rubro «Gastos de proyectos») y en ingresos (en el rubro «Contribuciones voluntarias»). Se trata de asientos de ajuste realizados al 1º de enero de 2011. Esos asientos de reformulación para el pasaje a las normas IPSAS no debían mostrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias de 2011, ni en los ingresos ni en los gastos. No obstante, ese asiento no tiene ningún efecto en el resultado de 2011. 46. Esta lista de las correcciones más importantes, a la que se agregan todas las propuestas de modificación de la presentación contable, confirma, en mi opinión, la pertinencia de las tres primeras recomendaciones del presente informe. Necesidad de mejorar la documentación de las cuentas 47. A la luz de las verificaciones realizadas por mis colaboradores, considero que el concepto de comprobante todavía no ha sido suficientemente asimilado por la Dirección de Finanzas. Para las facturas emitidas por la UPU y en lo que respecta a los asientos internos, sólo se imprime y se refrenda un extracto del libro diario, sin adjuntar ningún comprobante. De este modo resulta difícil controlar la contabilización y, por consiguiente, la lógica aplicada. Recomendación Nº 5 Recomiendo a la UPU que mejore la documentación de la contabilidad adjuntando comprobantes complementarios. Comentario del Director General: Naturalmente, tenemos en cuenta, en la medida de lo posible, sus recomendaciones de mejorar la calidad de nuestra contabilidad. Sin embargo, en el caso de su ejemplo y como ya fue explicado por mis colaboradores, no nos será posible mejorar la calidad de la contabilidad sin un aumento importante de la carga de trabajo y de los costos conexos. Dinero en efectivo y equivalentes de tesorería 48. Los saldos al 31 de diciembre de 2011 de las diferentes cuentas de tesorería fueron comparados con los resultantes de los estados entregados por los depositarios. Los importes indicados en el dinero en efectivo (64,4 millones de CHF en total) cumplen con el principio de disponibilidad de los fondos en un plazo de 90 días. 49. En virtud de la norma IPSAS 2, en la nota 3 de los estados financieros figura una indicación con respecto a los fondos líquidos no disponibles. En efecto, más de 28,6 millones de CHF están sujetos a restricciones. Depósito de más de 3 meses e inversiones 50. Los depósitos bancarios de más de 90 días ascienden a 9,1 millones de CHF y están confirmados por diferentes certificaciones. 51. Un importe total de colocaciones de 51,5 millones de CHF figura en el balance como inversiones. Este saldo también está confirmado por diferentes certificaciones bancarias. A raíz de la observación que emití al efectuar la auditoría del balance inicial, esas colocaciones fueron reclasificadas en los activos corrientes. 52. Como se indica en la nota 7, la utilización de 28,6 millones de CHF de esas colocaciones y esos depósitos a plazo fijo que ascienden a 58,3 millones de CHF está sujeta a restricciones.

13 Deudores con y sin contraparte directa 53. Los créditos corrientes (con o sin contraparte directa) representan en valor neto una suma de 37,2 millones de CHF, y los créditos no corrientes (sin contraparte directa) representan 5,5 millones de CHF. Como se señala en el informe del balance inicial, finalmente acepté la regla de contabilización utilizada por la UPU, que aplica los principios siguientes: contabilización de una provisión para los créditos de más de dos años y de la totalidad del crédito para todos los países con sanciones. Para todos los países que tienen un plan de amortización pero que no pagaron sus cuotas anuales en dos oportunidades, la provisión corresponde al importe impago y no a la totalidad de la deuda. Se pidieron algunas correcciones contables y también hice realizar modificaciones a nivel de la presentación para respetar íntegramente los criterios definidos en las normas. 54. La separación entre los créditos con contraparte y sin contraparte es realizada en forma extracontable, a través de cuadros Excel. El hecho de que la UPU no concilie los saldos de los deudores países y privados en la contabilidad general no tiene ninguna influencia, pero convendría revisar la paramétrica de las cuentas de los deudores del FVO para que las categorías de deudores de la contabilidad general concuerden con las de la contabilidad auxiliar de deudores. 55. Las pruebas detalladas efectuadas indicaron que el método de repartición entre «exchange» y «no exchange» todavía no es confiable. A partir de 2012 habrá que tomar medidas para formular una factura por prestación. Además, habrá que revisar los códigos de los diferentes fondos voluntarios para asegurarse de que concuerden con los que figuran en el análisis de los fondos voluntarios efectuados por la UPU. Recomendación Nº 6 Las contribuciones estatutarias deben disociarse de las prestaciones de servicios. Recomiendo que a partir de 2012 la UPU formule una factura por tipo de prestación para facilitar la diferenciación de los créditos en «exchange» y «no exchange». Comentario del Director General: Se está dando cumplimiento a esta recomendación desde el ejercicio 2012, ya que desde enero se formulan facturas separadas. 56. Finalmente, respondiendo a mi pedido, las reglas referentes a las provisiones de los deudores se aclaran en la nota 4 del informe de gestión, pero tendrían que ser incluidas también en el Manual Financiero de la UPU. Existencias 57. Las existencias figuran en el balance por un importe 202 057 CHF. Están constituidas por: etiquetas con códigos de barras, recuerdos de la UPU para la venta, sellos y cupones respuesta internacionales (CRI, papel y holograma). Se verificaron los métodos de evaluación y el contenido de este rubro y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. Otros activos corrientes y no corrientes 58. Los otros activos corrientes ascienden a 3 618 050 CHF e incluyen los activos transitorios, los anticipos de sueldo al personal, los préstamos del Fondo Social, los diferentes anticipos al personal y los anticipos de impuestos. Esta última categoría incluye una provisión de 52 615 CHF, información que figura acertadamente en la nota 6 del informe de gestión. Este rubro fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. 59. Los anticipos (para reembolsar a más de un año) del Fondo Social a su personal figuran en los «Otros activos no corrientes» por un importe de 26 500 CHF, y se consideran conformes a las normas IPSAS.

14 Activos tangibles 60. El rubro que contiene los activos tangibles presenta un saldo de 1 453 739 CHF al cierre del ejercicio. Está dividido en dos tipos: equipamiento informático y demás equipamiento (máquinas, mobiliario, material). La amortización es lineal de acuerdo con los plazos de utilización definidos en la nota 2 del informe de gestión. Los diferentes activos históricos, tales como la colección de sellos no han sido activados de acuerdo con las normas IPSAS. Activos intangibles 61. El importe de este rubro, que asciende a 388 873 CHF, está constituido principalmente por la evaluación (incluida la adquisición) del nuevo software de contabilidad Microsoft Navision. Está presentado de acuerdo con las normas IPSAS. La UPU no identificó ningún leasing vigente al 31 de diciembre de 2011, lo que fue corroborado por los sondeos efectuados por mis colaboradores. 62. Como ya se señaló en la auditoría del balance inicial, el manual de contabilidad de la UPU deberá indicar claramente el método de evaluación del software desarrollado internamente, incluida la evaluación por fase (desarrollo, diseño y realización), así como el tratamiento contable de la valorización de un software (que habrá de activarse) a raíz del desarrollo de nuevas funciones. Terreno y edificio 63. Por aplicación de la norma IPSAS 17, el valor del edificio presentado en el balance asciende a 27 121 580 CHF (incluidos los trabajos en ejecución de renovación de las fachadas, por aproximadamente 5,4 millones de CHF). Los derechos de superficie por la utilización del terreno no han sido evaluados, lo que se ajusta a las normas IPSAS. Como se menciona en la nota 10 del informe de gestión, la donación de la ciudad de Berna de un millón de CHF, amortizada al 31 de diciembre de 2011 por un importe de 448 500 CHF, disminuye el valor del edificio al cierre del ejercicio. 64. Como ya señalé en el informe sobre el balance inicial, el 1º de enero de 2010 el valor del inmueble fue estimado por una empresa especializada en materia inmobiliaria (nota 10 del informe de gestión). El método utilizado es el de enfoque por elemento, cuya duración de vida individual está directamente relacionada con cada uno de ellos. Con la ayuda del informe de esa empresa examinado durante la auditoría del balance inicial, mis colaboradores verificaron las amortizaciones realizadas en 2011. También constaté que fueron aplicadas mis recomendaciones con respecto al extorno de activos fijos correspondientes a la cocina. Este rubro fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. Acreedores 65. El importe de 16 792 407 CHF contabilizado en el rubro «Acreedores» fue justificado al efectuar nuestros controles. Los acreedores de UPU*Clearing no fueron correctamente relacionados con los deudores de UPU*Clearing, como se señala en la nota 4 del informe de gestión. Un importe de 857 367 CHF, correspondiente a haberes a disposición de los Estados miembro (UPU*Clearing), fue reclasificado en los anticipos recibidos. 66. El control por muestreo de los contratos superiores a 50 000 CHF y de varios gastos no indicó ningún problema de delimitación periódica de los gastos en 2011. La Dirección de Finanzas emitió una directiva a este respecto para advertir a todos los colaboradores involucrados. 67. Como se señaló en la auditoría del balance inicial, sería conveniente que la Dirección de Finanzas de la UPU contara con una lista indicando los diferentes contratos vigentes, sobre todo para asegurarse de que tratan en forma integral la delimitación periódica (en especial para los contratos de prestaciones).

15 Beneficios del personal a corto plazo 68. La provisión para las horas extraordinarias y para los días de licencia acumulados asciende a 1 785 429 CHF. Mis colaboradores verificaron la exactitud y la pertinencia de los importes analizando los datos individuales del personal de la UPU. Sobre la base de sus constataciones, considero que los valores de la provisión son exactos. Este rubro fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. Ingresos diferidos 69. Los ingresos diferidos presentan un importe de 49,9 millones de CHF en el pasivo del balance. Como se solicitó al efectuar el balance inicial, fueron claramente presentados separados de los anticipos recibidos y representan fondos de terceros con destino específico. 70. En lo que respecta este rubro, así como el correspondiente a los anticipos recibidos, se constataron varios problemas al efectuar la auditoría, que fueron luego corregidos por la UPU. La Dirección de Finanzas validó el 5 de julio de 2012 un esquema contable que se aplicará a partir de 2012 para la contabilización de los proyectos del Sistema de Control Mundial. No haré aquí una recapitulación de todos los problemas identificados. Puede decirse que este rubro se ajusta a las normas IPSAS. Sin emitir recomendaciones formales, considero sin embargo que podrían introducirse las siguientes mejoras en la presentación de los futuros estados financieros: a) Entre los haberes PIP de los países, la cuenta «Haberes PIP RLA» presenta un saldo deudor de 110 456 CHF, lo que indica un problema de gestión de los fondos disponibles: no habría que comprometer gastos cuando los fondos PIP de un país o de una región son negativos. Por consiguiente, ahora hay que encontrar otro país que esté dispuesto a financiar el déficit en cuestión. b) Como se indica en la nota 13 del informe de gestión, los anticipos para el Sistema de Control Mundial que debe regularizarse (1 485 898 CHF) están presentados descontándolos de los fondos dedicados a los proyectos FMCS en ejecución, al igual que las cuentas de terceros de capitales FMCS. Esta presentación puede justificarse siempre que esos proyectos sean financiados por el FMCS (aprobación de los gastos por el Consejo Fiduciario del FMCS) o por los fondos voluntarios, pero en ningún caso por la Unión. Sobre la base de las constataciones y teniendo en cuenta la situación particular de este primer cierre aplicando las normas IPSAS, puedo admitir esta presentación. Aunque esto había sido señalado en la auditoría del balance inicial, al 1º de enero de 2011, la UPU no corrigió la presentación de esta reserva, que debería ascender no a 2 674 313 CHF, sino a 2 430 618 CHF; la diferencia proviene del ajuste que debe contabilizarse en los fondos propios con destino específico. c) En cuanto a la clasificación de las reservas con destino específico (incluidas en «Fondo Voluntario (condicional)», de 3,36 millones de CHF) dentro de los fondos de terceros con destino específico o en los fondos propios con destino específico, en función de la evolución de los futuros ingresos de los fondos «Compilaciones postales», «CS Africa» y «Sector de la edición», la UPU debería revisar una vez más esas cuentas para validar las decisiones tomadas. d) Además, la reserva con destino específico «CS Certificación», que consiste en realizar auditorías para extender certificaciones con respecto al servicio postal en los países, también está clasificada dentro de los fondos de terceros con destino específico. Los ingresos consisten en facturas emitidas al término de las misiones de auditoría. Esos fondos no deberían ser considerados como fondos de terceros con destino específico, puesto que una vez pagada la factura, el tercero ya no tiene absolutamente ningún control sobre el dinero entregado. Teniendo en cuenta el reducido volumen financiero generado por esta actividad (gastos por 29 323 CHF en 2011 para un saldo al 31.12.11 de 22 979 CHF), no solicito que se modifique la clasificación. No obstante, recomiendo a la UPU

16 analizar una vez más esta presentación y si resulta que los ingresos están constituidos sólo por facturas emitidas al término de las auditorías realizadas, esta reserva deberá reclasificarse como fondos propios con destino específico. Anticipos recibidos 71. Los anticipos recibidos representan un importe de 70,1 millones CHF en el pasivo del balance. Más del 87% son haberes a disposición de los países para proyectos FMCS. Este rubro fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. Fondos de los tres servicios de traducción administrados por la Unión 72. Se debe recordar que los tres servicios de traducción (ST) no están incluidos en el perímetro de consolidación y siguen presentándose de acuerdo con las anteriores normas UNSAS. El importe de 7,4 millones de CHF, presentado en las deudas a corto plazo, representa las tres cuentas corrientes administradas por la Unión con los ST, a saber: 5,3 millones de CHF para el ST árabe, 1,9 millones de CHF para el ST inglés y 190 008 CHF para el ST portugués. El importe de este rubro fue evaluado aplicando el principio de contabilidad de caja. Fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPASAS. Préstamo a corto plazo 73. El préstamo a corto plazo está contabilizado en el balance por un importe de 375 760 CHF. Corresponde a la amortización anual de la deuda contraída con la Confederación en el momento de construirse el edificio. Este rubro fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. Provisiones 74. La provisión para deudores dudosos y la provisión correspondiente a los impuestos de los Estados Unidos de América a recuperar se presentan descontándolas de la cuenta de activo correspondiente. Al 31 de diciembre de 2011, la provisión presentada en el pasivo se refiere principalmente a un litigio jurídico en curso. Se le agregaron 88 000 CHF y asciende ahora a 183 000 CHF al cierre del ejercicio. Este rubro fue verificado y se considera que se ajusta a las normas IPSAS. Beneficios para el personal a largo plazo 75. Respetando las disposiciones de la norma IPSAS 25, la principal reformulación derivada de la aplicación de las normas IPSAS a los estados financieros de la UPU corresponde al compromiso actuarial relativo a las jubilaciones y a diferentes beneficios del personal de la UPU. Aunque no se trata de una reformulación monetaria, esta reformulación tiene consecuencias significativas en la presentación del estado de la fortuna. Este análisis actuarial fue confiado al asesor actuarial de la UPU que determinó, al 31 de diciembre de 2011, los beneficios posteriores al cese acordados al personal de la UPU. 76. Como indica el asesor actuarial en su informe, también deseo señalar que el descubierto de más de 96 millones de CHF de la Caja de Previsión de la UPU según IPSAS no puede servir de base para determinar el importe de la garantía de la Unión mencionado en el artículo 4, literal c, de los estatutos si la Caja de Previsión de la UPU hubiera tenido que ser liquidada en esa fecha. En efecto, puesto que la Caja de Previsión de la UPU es una fundación basada en el derecho suizo, sólo son determinantes para ello sus cuentas formuladas de acuerdo con la norma suiza

17 RPC 26 para las fundaciones de previsión. Al 31 de diciembre de 2011, el valor de esa garantía ascendía a 42,3 millones de CHF según el balance técnico definitivo de la Caja de Previsión de la UPU. 77. Los beneficios del personal a largo plazo, calculados, de acuerdo con la norma IPSAS 25, según el método de los costos unitarios proyectados y presentados en el pasivo del balance por un importe de 125 590 822 CHF, incluyen los compromisos netos para con la Caja de Previsión de la UPU (84,3 millones de CHF), el seguro de salud después del cese en el servicio (34,8 millones de CHF), la provisión por carestía de vida (3,3 millones de CHF), la prima de repatriación, los gastos de mudanza, la provisión para funcionarios elegidos, la provisión para seguro de los cónyuges supérstites y la asignación en caso de fallecimiento. 78. Sobre la base de cálculos individuales, los beneficios correspondientes a las personas activas o jubiladas que trabajan o trabajaron para los tres servicios de traducción se descontaron de los cálculos efectuados por el asesor actuarial, ya que su respectiva contabilidad no está consolidada. 79. Sin emitir recomendaciones formales, mis verificaciones conducen a los siguientes comentarios: a) Para 2011 no se realizó el análisis de sensibilidad de los costos de salud según la norma IPSAS 25, numeral 141, literal o, ni la estimación de la contribución del empleador para 2012 (numeral 141, literal q) y por consiguiente no se mencionaron en la nota 12 del informe de gestión. No pido que se haga para 2011, pero debe hacerse para 2012. b) La elección de las claves de repartición, en especial el 5,28% del «Change in DBO excluding supplements» y del 7,79% del «Amount recognized on Statement of Financial Performance», debería reconsiderarse para el ejercicio 2012. Las claves deberían calcularse en función de la situación al final del año y no en función de las variaciones del ejercicio. c) Para mejorar la transparencia de la información y facilitar la conciliación de las cifras actuariales con la contabilidad, el informe del actuario (incluidos los anexos) debería distinguir claramente en forma detallada las cifras de los cálculos referentes a las contabilidades consolidadas y las cifras de los tres servicios de traducción. d) Para facilitar la verificación de los compromisos de previsión en el futuro, tanto a nivel interno como por parte del auditor externo, sería conveniente elaborar dos archivos diferentes y únicos que agrupen todos los datos que sirvieron para los cálculos del actuario, a saber, la información transmitida al actuario para sus cálculos y la información comunicada por el actuario, resultante de sus cálculos, sin olvidar incluir todos los comprobantes y análisis de la UPU. e) Por último, la UPU debería formalizar por escrito el proceso de preparación, análisis, control y seguridad de la calidad de los datos y documentar las funciones y responsabilidades. 80. En resumen, mis colaboradores examinaron la aplicación de la norma IPSAS 25, la integralidad y exactitud de los datos utilizados por el asesor actuarial para sus cálculos, las hipótesis utilizadas, así como los asientos contabilizados. Teniendo en cuenta las observaciones anteriores, este rubro fue verificado y puede considerarse que se ajusta a las normas, aunque todavía pueden hacerse mejoras a nivel de la transparencia y la presentación de la información. Préstamo a largo plazo 81. Confirmo y acepto que el préstamo a largo plazo se presente en el balance con su valor nominal. Siguiendo mi recomendación, se calculó el valor actualizado del préstamo al 1º de enero y al 31 de diciembre de 2011 y la información se menciona en la nota 14 referente a los préstamos.

18 82. Calculado sobre un 2,25%, el gasto anual de intereses que habría tenido que pagar la UPU si el préstamo se hubiera realizado en las condiciones del mercado asciende a 84 546 CHF. Esa tasa corresponde a la tasa de actualización utilizada por el asesor actuarial para sus cálculos. La diferencia con el valor nominal asciende a 304 365 CHF. Activo neto 83. El activo neto está constituido por los fondos propios con destino específico 1, los fondos propios sin destino específico 2 y las reservas, estas últimas subdivididas en cuatro categorías: Fondo Social, reserva IPSAS, reserva para el edificio y fondos de actividades especiales. Los efectos del pasaje a las normas IPSAS se contabilizaron a través de los fondos propios con destino específico y sin destino específico, cuyos detalles figuran en la nota 18 del informe de gestión. Las cifras presentadas en los estados financieros fueron verificadas y consideradas conformes. La UPU cierra el ejercicio 2011 con un descubierto en el balance que ascienda a casi 74,7 millones de CHF. 84. La implementación de las normas IPSAS en la UPU generó ajustes en el balance inicial de un valor total de más de 100 millones de CHF. Se vieron especialmente afectados los siguientes rubros: valorización del edificio, ajuste de la provisión para deudores dudosos, reconocimiento de las obligaciones del personal (Caja de Previsión y seguro de salud (ASHI) y de las licencias acumuladas, adaptación de los ingresos diferidos y de los anticipos recibidos. La información detallada figura en la nota 20 del informe de gestión. Información sobre las partes vinculadas 85. La nota 19 del informe de gestión presenta, para 2011, un importe de 3 269 135 CHF correspondiente a los sueldos de las once personas que dirigen la UPU. La norma IPSAS 20, numeral 34, literal a, pide expresamente que se distinga entre las personas que están al frente de la organización 3 y los Directores que les están subordinados. En el próximo informe de gestión debe hacerse esta distinción. Gastos e ingresos 86. Los gastos y los ingresos fueron sometidos a verificaciones analíticas y verificaciones por muestreo en función del umbral de materialidad aplicado en la auditoría. También se efectuaron análisis de datos. Los resultados de esos trabajos me permiten tener una razonable seguridad de la exactitud de los gastos y de los ingresos contabilizados en 2011. 87. En la reunión final se acordó que la UPU debería adoptar medidas para regularizar la situación con respecto a los intereses de mora, que tendrían que haber sido reformulados, ya que según las normas IPSAS no pueden ser considerados como un verdadero ingreso, puesto que existe la posibilidad de que sean condonados en el futuro si los países cumplen determinadas condiciones. 88. Para el año 2011, los gastos de personal en general (presupuestarios y extrapresupuestarios), todas las categorías de colaboradores incluidas, ascienden a poco de más de 37 millones de CHF, lo que representa más del 52,2% de los gastos totales de la UPU. Por su parte, las contribuciones de los Estados miembro de la UPU al presupuesto ordinario ascienden a casi 36 millones de CHF (51,8% del total de los ingresos). 1 Accumulated surplus (deficit) other funds et Accumulated surplus (deficit) controlled entities. 2 Accumulated surplus (deficit) Union funds. 3 «Major class» constituida por el Director General y su Vicedirector General.