Revisó Superintendente Departamento de Seguridad Aprobó Gerente Departamento de Seguridad PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RIESGO 1. OBJETO Establecer la metodología para el Análisis y Evaluación Formal de Riesgo. Figura 1. Proceso de Gestión del Riesgo Pág. 1 de 11
RC R1 R2 R3 Riesgos catastróficos (Múltiples fatalidades) Alto riesgo (una sola fatalidad) Riesgo medio (incapacidad irreversible moderada <30%) Bajo riesgo (incapacidad o tratamiento de primeros auxilios. No se requiere tratamiento médico Figura 2. Proceso de Análisis y Evaluación de Riesgo Pág. 2 de 11
2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todas las áreas de la compañía y en TODOS los proyectos, actividades, productos y servicios ejecutados en Cerrejón, bien sean actividades rutinarias como las no rutinarias, incluyendo la atención de emergencias. Se aplicará y se actualizará cada vez que se presenten cambios significativos en equipos, herramientas, procesos productivos y operativos, legislación, etc. (Figura 2). 3. DEFINICIONES Consultar el Manual de Gestión de Riesgos PRA-SEG-003 4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL La documentación del sistema la forman el Manual de Gestión de Riesgos y 4 procedimientos. La figura 3 muestra la estructura documental del sistema. Figura 3 Estructura documental Pág. 3 de 11
5. CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO a) Un participante que no sea parte de la unidad responsable por el proyecto, actividad o tarea que se está analizando, para poder considerar diferentes puntos de vista. b) Un representante de los procesos externos relacionados con el proyecto. c) 60% de los miembros del grupo de análisis debe estar conformado por empleados que están expuestos a los riesgos bajo análisis. d) Una persona autorizada por Cerrejón, experta en la metodología de análisis y evaluación. La experiencia colectiva del grupo debe asegurar conocimiento amplio de las tareas, procesos y procedimientos, lo mismo que conocimiento del equipo, materiales y otros recursos involucrados en la actividad productiva que está siendo analizada 1. 6. PASOS PARA UN ANÁLISIS FORMAL DE (Ver Figura No. 2) 6.1 DOCUMENTACIÓN PREVIA E INVENTARIO DE El Inventario de Riesgos recoge toda la información y conocimiento acerca de los elementos necesarios para el Análisis y Evaluación de Riesgos (Ver procedimiento PRA-SEG-054 Identificación de Riesgos). 6.2 ANÁLISIS DE RIESGO 6.2.1. REVISIÓN DE CONTROLES EXISTENTES El análisis empieza con el Inventario de Controles asociado con los riesgos definidos para la situación o actividad 1 que está siendo analizada, incluyendo revisión de incidentes que han ocurrido en Cerrejón debido a riesgos similares. 1 Actividad productiva: Ejecutada por una o varias personas. Este término se utiliza para significar cualquier actividad que Cerrejón lleva a cabo para manejar sus negocios, de manera directa o a través de sus contratistas. Estas son actividades tales como proyectos, contratos, órdenes de servicio y en general cualquier actividad industrial o comercial, transporte o Pág. 4 de 11
6.2.2. PÉRDIDAS MÁXIMAS PREVISIBLES (PMP) Y CÁLCULO DEL FACTOR DE SEVERIDAD (FS) Debe establecerse la pérdida máxima previsible para cada evento de riesgo identificado dentro de cada uno de los sistemas claves de Cerrejón: Financiero Salud y Seguridad Ambiente Social y Cultural Reputación Legal Protección Figura 4 Proceso de Evaluación de Riesgos exportación de carbón, operaciones mineras, relación con las comunidades y grupos de interés, etc. Pág. 5 de 11
Se debe determinar la categoría MPP (asumiendo que los Controles de Mitigación fallan o no existen) en base a los niveles de severidad indicados dentro de la Tabla de Severidad (Anexo 1) añadiendo las presunciones para poder asignar el nivel de severidad (Figura 4). Determinar el Factor de Severidad El Factor de Severidad para un evento de riesgo material se calcula asumiendo la efectividad razonable de los controles de mitigación existentes y probados. El Factor de Severidad (FS) se obtiene de la Tabla de Severidad. La columna de la derecha muestra el factor de severidad (FS) desde uno (1) hasta mil (1000). El FS se selecciona al escoger la descripción que mejor se ajusta el nivel esperado (previsible) de daño, lesión, impacto ambiental o pérdida que el evento de riesgo pueda causar. 6.2.3 CALCULAR EL FACTOR DE PROBABILIDAD (FP) El FP se obtiene de las siguientes tablas. La Tabla 1 ha sido definida de acuerdo a las operaciones actuales de Cerrejón. La Tabla 2 se utiliza para analizar los proyectos y contratos. Escoja de esta tabla la descripción que más se asemeje a la probabilidad de ocurrencia del evento. El factor de probabilidad se evalúa asumiendo una efectividad razonable de los controles preventivos existentes y probados. CRITERIO (EN CERREJÓN Y EXPERIENCIA EN LA INDUSTRIA) DESCRIPCIÓN DE INCERTIDUMBRE FACTOR DE PROBABILIDAD Podría incurrir más de una vez por año Muy posible 10 Podría incurrir en el período presupuestal de uno a dos años Probable 3 Podría incurrir en el período de planeación estratégica de cinco años Posible 1 Podría incurrir dentro de un período de cinco a diez años Poco probable 0.3 Podría incurrir en un lapso de 20 a 30 años Raro 0.1 Por una falla del sistema: Esta consecuencia no ha ocurrido en la industria en los últimos 50 años. Por una amenaza natural: El periodo de retorno para un evento de esta magnitud es de una vez en 100 años o mas Muy raro 0.03 Tabla No. 1: Factor de Probabilidad para operaciones actuales Pág. 6 de 11
Factores de probabilidad de Estudio y Entrega de proyecto CRITERIO (EN CERREJÓN Y EN EXPERIENCIA EN LA INDUSTRIA CON ESTUDIOS O PROYECTOS) DESCRIPCIÓN DE INCERTIDUMBRE FACTOR DE PROBABILIDAD Podría esperarse que ocurra más de una vez durante el estudio o entrega del proyecto Podría ocurrir fácilmente y generalmente ha ocurrido en estudios o proyectos similares Muy posible 10 Probable 3 Ocurrió en una minoría de estudios o proyectos similares Posible 1 Se conoce que ocurre, pero muy raramente Poco probable 0.3 No ha ocurrido en estudios o proyectos similares, pero podría Raro 0.1 Concebible, pero únicamente en circunstancias extremas Muy raro 0.03 Tabla No. 2 Factor de Probabilidad para Proyectos 6.3 EVALUACIÓN DE Una vez concluido el análisis de riesgo, el enfoque particular debe ser en aquellos casos de riesgo que tienen alto PMP y VRR. El énfasis debe hacerse en la efectividad del control, la tolerabilidad de riesgo y las acciones adicionales posibles para manejar el riesgo y mitigar las consecuencias. 6.3.1. CALCULAR EL VALOR DE RIESGO RESIDUAL (VRR) El Valor de Riesgo Residual es el resultado de multiplicar el factor de severidad por el factor de probabilidad. (VRR) = Factor de probabilidad x Factor de Severidad Pág. 7 de 11
Figura 5 El VRR calculado se encuentra en la anterior Matriz (Figura 5), que de manera gráfica muestra los niveles de riesgo residual, diferenciados con cuatro diferentes colores. El VRR y su localización dentro de la matriz determina la tolerabilidad. Si el nivel de Severidad es 5 o el Valor de Riesgo Residual es 90, entonces el evento de riesgo se considera un evento de riesgo material. Los eventos de riesgo material requieren un nivel mayor de rigor para permitir el manejo efectivo del riesgo y también presentan diferentes niveles de tolerabilidad para Cerrejón. 6.3.2 Criterio de materialidad (importancia) Figura 6 El criterio de materialidad establece los requisitos mínimos necesarios para manejar los riesgos. Pág. 8 de 11
Específicamente, el criterio de materialidad determina: o Los eventos de riesgo que deben ser reportados a los accionistas o El nivel de gestión de la persona a quien se le ha delegado la aprobación de la tolerancia y aceptación de los riesgos. o Determina las mínimas acciones de análisis y evaluación que se deben tomar de acuerdo a los diferentes niveles de severidad. Figura 6. Criterio de Materialidad 6.3.3. Tolerabilidad de Riesgo La severidad, la tolerabilidad, el riesgo residual y la suficiencia de los controles críticos, son factores determinantes. Por lo tanto cada evento de riesgo debe evaluarse para determinar la máxima perdida previsible y el valor de riesgo residual y para cada control crítico, la calificación de evaluación de control. Si se determina que un riesgo no es tolerable, se puede implementar un plan de mejora de desempeño, después de obtener la aprobación por el nivel adecuado (Figura 6) para continuar con la operación durante un periodo tolerable de corto plazo. Pág. 9 de 11
El plan de mejora debe registrarse, monitorearse y completarse para reducir el riesgo a un nivel tolerable. Cuando un plan de mejora de desempeño no pueda implementarse, todas las operaciones en el área afectada deben ser suspendidas. Cuando un evento de riesgo puede causar interrupciones del negocio más allá del umbral máximo, se debe desarrollar y mantener un plan de continuidad del negocio (PCN). 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Manual de Manejo del Riesgo (PRA-SEG-002) Procedimiento de identificación del riesgo (PRA-SEG-054) Formato de BOW TIE FO-SEG-029 Formatos para auto evaluación de controles FO-SEG-030 Tabla de Severidad Pág. 10 de 11
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ANALISIS FORMAL DE NIVEL DE SEVERIDAD 7 TIPOS DE IMPACTO FINANCIERO SALUD Y SEGURIDAD MEDIO AMBIENTE SOCIAL Y CULTURAL REPUTACIÓN LEGAL PROTECCIÓN > US$2.5 billón > 50 fatalidades. Impacto ambiental Ruptura completa del orden social. Amplia Condena Internacional prolongada (>2 meses) de Adquisición hostil, descontento público de Lesiones muy serias e permanente no previsto profanación de elementos de significado múltiples ONGs y medios. los accionistas resultante en la pérdida del irreversibles a >500 sobre una amplia área. cultural global. Empresa directamente Presidente / CEO / Junta, liquidación, cierre personas. Pérdida permanente de responsable o cómplice de graves y de operaciones en múltiples sitios o sus ecosistema o extinción profundos impactos a largo plazo en accionistas directos o indirectos. de especies. materia de derechos humanos. FACTOR DE SEVERIDAD Ataque terrorista. Impacto catastrófico en infraestructura clave. Secuestro de mas de 20 empleados. 1000 6 US$250 millones > 20 fatalidades. US$2.5 billón Lesiones muy serias e irreversibles a >100 personas. Graves repercusiones imprevistas (> 20 años) en ecosistemas o especies amenazadas. Ruptura del orden social. Graves daños a elementos de importancia cultural global. Infracciones altamente ofensivas al patrimonio cultural. La empresa directamente responsable o cómplice de graves impactos a largo plazo sobre los derechos humanos Condena Internacional de múltiples ONGs y de los medios. Acción directa de BHPB (incluye acción de socios /contratistas) resultante en cuestión de reputación. Protesta violenta (> 100 personas), resultando en lesiones mortales. Pérdida de la licencia para operar, cierre forzado de la operación, investigación antimonopolio o prácticas corruptas extranjeras Ataque terrorista. Impacto catastrófico en infraestructura clave. Secuestro de 10 a 20 empleados. 300 5 US$50 millones US$250 millones 2-20 fatalidades. Impacto no planeado, Exposiciones de corto o largo serio o extenso (<20 plazo que conducen a años) en ecosistema o importantes efectos Especies Amenazadas. irreversibles para la salud humana a > 50 personas. Importantes impactos sociales a largo plazo o continuos temas sociales. Daños a estructuras/ objetos de importancia cultural nacional. Infracciones graves contra el patrimonio cultural. La empresa directamente responsable o cómplice de múltiples impactos graves a los derechos humanos. Grave protesta del público o medios nacionales (cobertura internacional). Campaña perjudicial de ONGs. Reputación de BHP Billiton severamente dañada. Impacto en reputación como resultado de acciones de terceros (donde BHPB es uno de muchos en un grupo). Protesta de gran tamaño (> 100 personas) con graves actos de violencia, múltiples lesiones. Multas y procesos judiciales relacionados con infracciones penales, incluidas penas de cárcel y ser objeto de una comisión investigativa. Ataque terrorista. Impacto catastrófico en infraestructura clave. Secuestro de más de 5 empleados. Toma Guerrillera. 100 4 US$5 millón US$50 millones Una fatalidad. Discapacidad severa e irreversible o deterioro (> 30% del cuerpo) para una o más personas. Impacto importante no planeado (<5 años) en los ecosistemas o especies amenazadas. Daños a estructuras / objetos de importancia cultural nacional. Infracción grave y desprecio del patrimonio cultural. La empresa directamente responsable o cómplice de graves impactos en los derechos humanos. Atención adversa significativa por parte de los medios nacionales/ el público/ ONG. Protesta de 20-100 personas, represión con fuerza, detenciones y lesiones. Reputación de la compañía altamente afectada. Litigios civiles importantes, incluidas acciones de grupo o clase. Ataque terrorista. Cese significativo de la operación por daños en la infraestructura. Secuestro de 3 a 5 empleados. 30 3 US$500,000 US$5 millón Incapacidad moderada irreversible o deterioro (< 30% del cuerpo) para una o más personas. Días perdidos debido a una lesión Impacto moderado no planeado (< 1 año) al ecosistema o especies no amenazadas. Impactos sociales moderados a mediano plazo o frecuentes problemas sociales. Daños moderados a estructuras/ objetos de importancia cultural local. Infracción moderada sobre el patrimonio cultural/ lugares sagrados. Impactos moderados temporales a derechos humanos. Atención por parte de los medios regionales y/o preocupación creciente de la comunidad local. Críticas por parte de la comunidad, ONGs y activistas. Reputación de la compañía afectada negativamente Violación grave de las regulaciones, Carencia de título de exploración válido. Acción criminal. Cese significativo de actividades del negocio. Secuestro de 1 empleado. 10 2 US$50,000 US$500,000 Discapacidad objetiva pero reversible que requiere de tratamiento médico. Impacto menor inesperado (<3 meses) a especies no amenazadas o su hábitat. Impactos sociales menores de mediano plazo sobre un pequeño número de personas. Daños menores reparables o perturbación a la propiedad, las estructuras o elementos. Infracción leve al patrimonio cultural. Impactos menores y temporales a los derechos humanos. Atención adversa y reclamos por parte del público o medios locales. Mayor vigilancia por parte del ente regulador. Reputación de la compañía afectada en un pequeño número de personas Asuntos legales menores, incumplimientos e infracciones a regulación. Acción criminal. Daños moderados en áreas importantes, procesos o equipos. Retención temporal de más de 10 empleados 3 1 < US$50,000 Bajo nivel. Molestias subjetivas o síntomas a corto plazo. Ningún tratamiento médico. Impacto ambiental de bajo nivel inesperado. Impactos sociales bajos. Infracción leve al patrimonio cultural o mínima perturbación a estructuras de patrimonio cultural. Impacto mínimo en los derechos humanos. Preocupación pública restringida a quejas locales. Bajo nivel de interés de los medios de comunicación locales y / o regulador. Asunto legal de bajo nivel. Acción criminal. Retención temporal de menos de 10 empleados 1 Anexo 1. Tabla de Severidad Pág. 11 de 11