SISTEMA DE PLANIFICACION INSTITUCIONAL Cuáles son sus antecedentes? Consultando los archivos de hace 10 años atrás de las Unidades Tecnológicas de Santander, se puede dar cuenta que los procesos de planificación concebidos como un sistema institucional son muy recientes. Antes de 1996, se habían dedicado esfuerzos por parte de algunos docentes de la Institución para estructurar el Plan de Desarrollo de las UTS, el cual no logró un avance significativo por los frecuentes cambios e inestabilidad en los periodos rectorales. Durante el periodo 1996 1999 se manejó una estructura primaria, básicamente caracterizada, por la definición de un plan de acción de la Rectoría y un informe de gestión sobre ese plan que en la mayoría de los casos se producía para información del Consejo Directivo. El horizonte de planeación estaba vislumbrado al año 2000 y así se reflejaba en la visión y misión institucional, concentrando los esfuerzos del accionar institucional al desarrollo de los procesos académicos de los cinco programas que funcionaban en la entidad, soportados con una estructura fundamentalmente dependiente del ente departamental y con una dinámica de desarrollo congelada en el tiempo desde 1990. Desde 1999 se da comienzo a otra parte de la historia, principalmente, porque las áreas directivas inician un liderazgo organizacional para cambiar la orientación que llevaba la Institución hacia el abismo que le sacaría del mapa educativo en Santander. En efecto, se generan procesos de planeación bien fundamentados para redireccionar el quehacer de las UTS y es en este periodo de 1999 2000 cuando la Institución retoma el análisis de la visión, misión y todo lo que comprende su identidad, dando como resultado, la apropiación del Plan de Desarrollo 2000-2010 Un horizonte de Progreso para una Institución de Avanzada que sigue siendo vigente como marco general del crecimiento de la Entidad y que fue el sustento para que las decisiones de gobierno se replantearan desistiendo de las medidas para eliminar a las Unidades Tecnológicas de Santander. El proceso de planificación ha continuado su desarrollo a medida que va aprendiendo de su propia experiencia y madurando muchos aspectos que le han permitido hoy contar con un sistema consistente y adaptado a la cultura institucional, que es considerado como una fortaleza dentro del modelo de gestión de la Entidad y que esta en permanente mejora. 1
Cómo se concibe el Sistema? Las Unidades Tecnológicas de Santander ha definido su Sistema de Planificación Institucional articulando los procesos de planeación, seguimiento, control y evaluación de la gestión de cada uno de los procesos para el logro de los propósitos institucionales. Desde esta óptica, se ha definido el sistema como un mecanismo que opera el proceso de Planeación Institucional 1, considerándolo como el eje fundamental en el direccionamiento de la Institución. Teniendo en cuenta que el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos e implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones de la Institución. La Institución adopta formalmente el Sistema de Planificación Institucional, como modelo para planear sistemática y metodológicamente su desarrollo integral, proyectando su identidad y su quehacer a corto, mediano y largo plazo, como entidad educativa con liderazgo, moderna, siendo consecuente con sus metas intrínsecas de excelencia y a la vez acorde a las demandas educativas del País. Qué es el Sistema de Planificación Institucional? Es el Sistema Institucional de planeación, seguimiento y control de gestión mediante el cual, los niveles organizacionales definen el accionar de la Institución en lo académico, administrativo y financiero a partir de los componentes estratégicos, diagnosticando cada proceso y definiendo la plataforma de desarrollo y crecimiento de las Unidades Tecnológicas de Santander. El Sistema de Planificación Institucional se caracteriza por la integralidad de los conceptos de planeación, seguimiento, control y evaluación, dado que, sus variables principales se articulan en el desarrollo de los procesos. El Sistema cuenta con instrumentos para que cada proceso desde su competencia participe en la construcción del planteamiento estratégico de la Institución. Cuando se hace referencia a los componentes estratégicos, se está señalando la visión, misión, política de calidad, principios, propósitos y fundamentos institucionales planeados desde el proyecto Educativo Institucional. Las Unidades Tecnológicas de Santander le han denominado a este sistema: SIPLA. 1 La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca que se adapte a ellos. 2
El SIPLA es una aplicación sistemática diseñada por las UTS, que opera a nivel institucional para desarrollar los procesos de planeación, seguimiento y control de la gestión de la Institución, en cada uno de los niveles de la planeación y en cada momento de su operación. El SIPLA es una herramienta que le evidencia a la Institución el cumplimiento de sus objetivos, la optimización de sus recursos, orientación de su rumbo, unidad de criterios y esfuerzos de su equipo de trabajo, la toma de decisiones oportuna, la comunicación y la productividad de su talento humano. Cómo opera el SIPLA? El Sistema opera en tres fases: La planeación, el seguimiento y la evaluación. Estas fases se desarrollan de manera sistemática y metodológica, de acuerdo al proceso que abarque y al periodo de tiempo que comprenda, para identificarlos se dividirá el sistema en los niveles estratégicos, táctico y operacional: Estratégico: Define los lineamientos generales de la planeación, se realiza con los directivos del área académica, administrativa y financiera para establecer los planes generales de mediano y largo plazo y abarca a toda la Institución. Su propósito consiste en determinar el rumbo de la Institución, así como la obtención, el uso y la disposición de los medios necesarios para alcanzar la visión y la misión institucional. Táctico o funcional: Se refiere a los planes más específicos de corto plazo que se derivan de los planes estratégicos, elaborados por cada uno de los responsables de los procesos que dan cumplimiento a la gestión institucional. Operacional: Son de corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo a la planeación táctica, se realiza con los niveles administrativos y operativos que forman parte de los procesos del nivel táctico. Su función consiste en la formulación de los cronogramas de actividades y la asignación de las labores específicas que deben ejecutar los últimos niveles de la estructura organizacional. Cómo desarrollan las UTS, el proceso de Planeación Institucional? El proceso de Planeación Institucional se desarrolla de manera cíclica como se muestra en el siguiente cuadro, inicia con el análisis situacional de la Entidad, se realiza con el nivel estratégico y se concluye con la formulación del plan estratégico. Este proceso se repite anualmente para retroalimentar la gestión institucional y evaluar el nivel de acercamiento a los objetivos institucionales. 3
PLANEACIÓN DE NIVEL ESTRATÈGICO DIAGNOSTICO ANALISIS DEL ENTORNO PLANTEAMIENTO EVALUACION IMPLEMENTACION PLAN DE DESARROLLO Para el desarrollo de este proceso, el nivel estratégico analiza todos los aspectos que inciden en el crecimiento y desarrollo de la Institución, diagnostica los factores que influyen positiva o negativamente en el entorno institucional y define el camino a seguir. De este proceso, se definen para las Unidades Tecnológicas de Santander: la visión, misión, los objetivos, estrategias, las políticas, los programas y los proyectos. El conjunto de estos conceptos se denomina Planteamiento Estratégico, ya que, orienta con total claridad que somos, para dónde vamos, qué hacemos, cómo, cuando, quien y hasta donde llegaremos. El nivel directivo diagnóstica estratégicamente el quehacer institucional. Este proceso se desarrolla a través de reuniones con el equipo directivo y se evalúa con los diferentes planteamientos y lineamientos que ha establecido la Institución. En esta fase del proceso, se organiza el accionar institucional por factores claves de éxito que a su vez se agrupan en los programas de desarrollo, como son: el Desarrollo de la Misión Institucional, Desarrollo de talento Humano, Desarrollo Humano y del Bienestar Institucional y Desarrollo Administrativo y Financiero. De los programas de desarrollo se desprenden los proyectos de nivel estratégico que forman parte del Plan Institucional de corto plazo. En la formulación de los planes generales, la Institución establece las políticas de crecimiento y asigna los recursos según sus programas estratégicos de gestión. Los planes que se estructuran en este nivel son de mediano y largo plazo, como son el PEI, el Plan de Desarrollo 2000 2010, PEDI 2006-2011 y los Planes de Desarrollo Estratégicos a tres y cuatro años para las áreas académicas, administrativas y financieras de la Entidad. 4
PLANEACION DE NIVEL TACTICO En el nivel táctico también se realiza este análisis y diagnóstico, aunque no abarca a toda la Institución, sólo al proceso para la cual se está planeando, teniendo en cuenta la orientación estratégica que se ha definido institucionalmente. Articulado al diagnostico y al planteamiento estratégico institucional, se definen los objetivos, estrategias y políticas en cada proceso, la estructura de su plan, desarrollando los programas del nivel estratégico que le corresponde de acuerdo al nivel de responsabilidad, competencias y gestión sobre los proyectos que permitirán la ejecución del plan formulado. A este nivel se desarrolla la gestión del Banco de Proyectos de Inversión. Este proceso tiene por objetivo planificar, direccionar, organizar y evaluar técnicamente la formulación de los proyectos de inversión para la actualización y mejoramiento de la infraestructura física y tecnológica de la Institución. Cada área gestora debe estructurar un proyecto para que se le asignen los recursos que desde el nivel estratégico, se han definido en los diferentes programas de desarrollo institucional. En este nivel, el proceso de planeación es más específico y se evidencia en la formulación de los planes anualizados de los procesos misionales y de apoyo a la gestión. A este mismo nivel se estructuran los planes de compras y de inversiones para la Institución porque se reúnen los requerimientos institucionales, se priorizan de acuerdo a los lineamientos y directrices del nivel estratégico y se distribuyen los recursos expresados en presupuestos que dan cuenta del rumbo que lleva la Institución. Los procesos se apoyan de cronogramas de nivel táctico para organizar las actividades en el tiempo que les permitan dar cumplimiento a las metas propuestas en sus planes de acción. PLANEACION DE NIVEL OPERACIONAL En el último nivel el proceso es menos complejo y más práctico. Los niveles administrativos y operativos en cada proceso se integran en uno solo llamado Operacional, también trabajan metodológicamente su propio diagnóstico, centrado en la labor que cada persona realiza en la Institución, desde su puesto de trabajo y acompañado por las orientaciones del nivel táctico. Cada persona elabora un cronograma de las actividades que va a desarrollar en un periodo máximo de seis meses. 5
El responsable de cada proceso supervisa el cronograma de nivel operacional de las personas a su cargo en la medida que lo va ejecutando y le reprograma las actividades que por alguna razón no logró realizar en el periodo que tenía planeado. Estos cronogramas son herramientas de organización en cada proceso. Es preciso anotar que el ciclo se cierra con la formulación en cada uno de los planes, de los mecanismos de medición y evaluación para articularlo al proceso de seguimiento. El proceso de planeación institucional, gráficamente es: DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO TACTICO DIAGNOSTICO OPERACIONAL PLANTEAMIENTO PLANTEAMIENTO Visión, misión, objetivos, estrategias y políticas Políticas Programas Presupuestos Proyectos Medición y evaluación Asignación de recursos FORMULAN LOS PLANES A LARGO Y MEDIANO PLAZO PLANES POR PROCESOS De Cronogramas de Trabajo NIVEL NIVEL TACTICO NIVEL OPERACIONAL La Institución realiza el análisis de riesgos a nivel institucional y por procesos. Para ello, se ha elaborado el Plan Institucional de Manejo de Riesgos, en el cual se establece el proceder para elaborar los mapas de riesgos, su valoración, toma de acciones preventivas, planes de contingencia, seguimiento y evaluación de los riesgos que pueden afectar el funcionamiento de la Institución. Cómo se desarrolla el proceso de Seguimiento y Control en las UTS? Teniendo en cuenta que, en el proceso anterior se han definido los mecanismos de medición y evaluación en los planes de cada proceso, que son las metas, responsables e indicadores de gestión; la Oficina de Planeación realiza el proceso de seguimiento a los planes de acción por proceso, lo cual se planifica trimestralmente en un cronograma anual. 6
El objetivo de este proceso es asegurar el cumplimiento del accionar estratégico de las Unidades Tecnológicas de Santander y de la satisfacción de las necesidades del usuario, para ello, realiza una función de acompañamiento y apalancamiento a los procesos que cumplen metas en la gestión institucional, con el fin de detectar obstáculos o prever retrasos en la ejecución de las actividades que puedan entorpecer el desarrollo normal de los proyectos, así la alta dirección toma decisiones de manera oportuna y efectiva llevando un control sobre el funcionamiento general de la Institución. El proceso de seguimiento y control documenta las acciones en un instrumento denominado Registro de seguimiento y control de gestión, el cual se diligencia con el responsable del proceso para identificar qué actividades del plan de acción se cumplieron, cuales están en riesgo de incumplirse o cuales son objeto de una corrección para que en el proceso de evaluación se logre un éxito en la gestión realizada. En este proceso se realiza el seguimiento a los proyectos de inversión, para ello, se sigue un cronograma en el cual se va verificando el cumplimiento de todas las fases que componen la ejecución del proyecto hasta su terminación, se acompaña de evidencias fotográficas del uso de los bienes adquiridos. El proceso de seguimiento y control, visto gráficamente es así: PLANTEAMIENTO PLANES TACTICOS CRONOGRAMA PLANES S VISITA INFORME DE DE SEGUIMIENTO FORMULACION DE LOS PLANES DE DESARROLLO INFORMES INFORMES RESULTADOS DEFINICIÓN DE METAS E INDICADORES DECISIONES RETROALIMENTACION DIRECTIVAS DIRECTIVAS INSTITUCIONALES Y EL COMITE DE PLANEACIÓN É PROCESOS Y OFICINA DE PLANEACIÓN PROCESOS Y SU EQUIPO DE TRABAJO NIVEL NIVEL TACTICO NIVEL OPERACIONAL 7
Posteriormente, se generan los informes de gestión por PROCESO, de consolidar estos informes de nivel táctico se genera el informe institucional de gestión. Con estos informes se retroalimenta el proceso de seguimiento y control, articulando los resultados del nivel estratégico, el táctico hasta el operacional para que se evidencie una dinámica institucional que garantice el desarrollo de los planes formulados. Cómo se desarrolla la evaluación de la gestión en las UTS? La Institución estructura un Plan Indicativo Anual, en el cual se identifican para cada proceso, los proyectos, metas e indicadores para medir el logro de los objetivos, asignándoles un valor que determina su nivel de incidencia en el cumplimiento de la gestión institucional. De acuerdo a un cronograma se realiza la evaluación de la gestión, para ello, se solicita un informe de gestión a cada responsable de proceso, en el cual registran las actividades realizadas y el avance de las metas programadas. La Oficina de Planeación verifica la información reportada por cada proceso y confronta las actividades realizadas según el seguimiento realizado, con esta información efectúa la medición de las metas y registra el resultado de los indicadores en el SIPLA. Del conjunto de informes de gestión por proceso se elabora el informe de nivel estratégico y el avance de las metas con respecto al planeamiento general. Se traduce este avance a un cuadro de indicadores de gestión (semáforos) en términos cuantitativos, que le permite a las áreas de decisión y autoridad realizar un ágil análisis de los resultados de la gestión en cualquier periodo. Esta información se desagrega a cada área estratégica para medir el aporte real de su gestión en el cumplimiento del plan institucional. Todos los resultados de la gestión se retroalimentan en cada uno de los niveles de planeación para realizar el análisis de causas, si llegan a presentarse incumplimientos, en este caso se realizan planes de mejoramiento con los responsables. En el SIPLA se identifican los indicadores de cada subprograma, las metas a cumplir para cada periodo a evaluar y la distribución de los recursos que desde el nivel estratégico se ha determinado para el desarrollo y cumplimiento de los diferentes programas del Plan de Desarrollo Institucional. Esta es la matriz resumen del Sistema SIPLA que nos muestra cómo está planeada la gestión institucional y la información necesaria para realizar el proceso de seguimiento y evaluación de metas a través de los indicadores debidamente formulados en cada compromiso institucional. 8
El proceso de evaluación, visto gráficamente es así: INFORMES DE NIVEL INFORMES DE GESTIÓN CRONOGRAMA AVANCE HACIA LAS METAS EVALUACION CUALITATIVA Y CUANTITATIVA PLAN INDICATIVO INDICADORES SIPLA INDICADORES DE GESTIÓN SISTEMA DE MEDICIÓN DECISIONES RETROALIMENTACION DIRECTIVAS INSTITUCIONALES Y EL COMITE INSTITUCIONAL RESPONSABLES DE CADA PROCESO JEFE DEL AREA Y SU EQUIPO DE TRABAJO NIVEL NIVEL TACTICO NIVEL OPERACIONAL El sistema de seguimiento cuenta con unas matrices de medición y evaluación que se han denominado GESTION las cuales se alimentan de la información de las áreas estratégicas y generan información sobre el comportamiento de los semáforos que indican si las metas se están cumpliendo o no con respecto a lo programado. Cómo se articula el SIPLA al Sistema Integrado de Gestión- SIG? El Sistema Integrado de Gestión que adopta la Institución, desarrolla la función institucional asegurando el cumplimiento de los requisitos de calidad, la mejora continua de los procesos y la eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de sus fines. Este Sistema está conformado por mecanismos de regulación que permiten identificar el nivel de satisfacción de nuestros usuarios, contribuye a la calidad, al ejercicio del Control Interno, al mejoramiento y sostenibilidad institucional. El SIPLA es una herramienta de información que alimenta el SIG a nivel estratégico, con la planeación de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo Institucional, los resultados del plan indicativo, evaluaciones de gestión institucional y por procesos. De esta información se desprende el análisis de riesgos, planes de mejoramiento, análisis de datos, medición de resultados y acciones de mejora. 9
El contexto de la educación superior en Colombia y en el mundo, exigen del direccionamiento estratégico institucional, el reto de seguir siendo una institución tecnológica líder en la formación de tecnólogos y profesionales; razón por la cual, se deben orientar las acciones en sintonía con los cambios, ajustes y transformaciones que sean necesarias asumir y adoptar en el corto, mediano y largo plazo para la consolidación del modelo de desarrollo de la institución. En el Plan de Desarrollo Institucional 2000-2010, la institución orienta sus esfuerzos hacia la consolidación de sus campos de acción académica y al crecimiento de una infraestructura acorde a los requerimientos del desarrollo institucional, respondiendo a las necesidades de educación de nuestra sociedad y convirtiéndose en un factor de equidad y de formación de personas competentes para generar soluciones a los problemas de la región y del país. El Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 es complementario de la NTC GP 1000:2009 y unidos constituyen el Sistema Integrado de Gestión, que buscan la materialización de los principios de la función pública en las instituciones del Estado. Con el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión SIG se asegura que las acciones institucionales cumplan con la satisfacción de las necesidades de los usuarios y ciudadanía que requieren de su presencia y atención, buscan en todo momento racionalizar la utilización de los recursos con un claro enfoque sobre el impacto positivo a los ciudadanos y al aporte y beneficio social. Las Unidades Tecnológicas de Santander como entidad pública dan cumplimiento a la norma técnica de calidad para las entidades públicas y al modelo Estándar de control interno. A este proceso están articulados los programas académicos que desarrollan un modelo de autoevaluación y autorregulación, el cual se apoya en un plan de mejora donde se establecen las acciones, metas y responsables atendiendo las debilidades encontradas de un diagnóstico interno, al cual se le aplica toda la metodología del sistema de planificación institucional. Visto gráficamente, este proceso se presenta así: 10