INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACION PERIODO DE EVALUACION: MARZO A JUNIO DE 2015 Conforme a lo establecido en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 el jefe de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad. 1. MODULO DE CONTROL PLANEACION Y GESTION Este Modulo está conformado por tres componentes: COMPONENTE TALENTO HUMANO Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales. Al ser un componente del Módulo Control de Planeación y Gestión, la Administración del Riesgo se sirve de la planeación (misión, visión, establecimiento de objetivos, metas, factores críticos de éxito), del campo de aplicación (procesos, proyectos, sistemas de información), del Componente Direccionamiento Estratégico y todos sus elementos
1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos EL Instituto Municipal del Deporte y la Recreación (), con sus respectivos comités continua el seguimiento de forma eficiente y eficaz al manual de ética el cual contiene de manera explícita la misión, visión, objetivos generales y específicos, y los principios éticos, directrices éticas, que enmarcan la gestión institucional y orientan las actuaciones de sus servidores. Durante este período se continuo con la sensibilización del concepto de principio y de los principios de la entidad, se hizo especial énfasis en la excelencia, Autocontrol, cultura del Dialogo, quedando con el compromiso de seguir interiorizando cada uno de ellos. Se publica carteleras alusivas Motivando a nuestros servidores a consultar la ley 1474 de 2011 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano Se seguimiento el plan de bienestar social y se participa activamente de las capacitaciones de la ESAP, Contaduría General de la Nación y eventos de Bienestar social programados por la Alcaldía. Programa de Inducción y Re inducción: la rotación de personal es muy poca, pero cuando se ha presentado se realiza de forma optima 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes y programas y proyecto De acuerdo a los parámetros y fechas establecidas por el DAFP se publicó en la página web del Municipio el PLAN ANTICORRUPCION Se continúa con la Socialización del Plan Decenal 2014-2024 Seguimiento continúa al plan de acción 1.2.2 Modelo de operación por procesos Socialización de mapa de procesos y subprocesos su elaboración fue enfocada hacia el sistema de gestión de calidad. Se realiza seguimiento al Mapa de Riesgos por Procesos
1.2.3 Estructura Organizacional En estructura organizacional el organigrama muestra de forma clara los niveles de cada uno de los cargos, la aprobación y las modificaciones de acuerdo a la ley 1510 de 2013 al manual de funciones y competencias laborales. Nombramiento del encargado del jefe de Control Interno según resolución 053 de mayo 06 de 2014 1.2.4 INDICADORES DE GESTION Seguimiento a los indicadores de gestión cada seis meses resultado en porcentaje 1.2.5 POLITICAS DE OPERACIÓN Se viene realizando el manual de políticas de operación de la entidad, aunque la entidad tiene establecida sus políticas dentro del Código de Ética y se realiza seguimiento permanente a estas. 1.3 COMPONENTE DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO 1.3.1 POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO 1.3.2 IDENTIFICACION DEL RIESGO 1.3.3 ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO En materia de administración de riesgos, para este periodo se viene realizando autoevaluaciones a las cuales se hizo seguimiento por parte de los Líderes de Proceso, conforme lo establece la política de administración del riesgo de la Entidad. El Mapa de Riesgos se elaboro para dar cumplimiento al proyecto de moralización de la administración pública colombiana y más aun para complementar las herramientas de trabajo del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación. Implementación de estrategias en cada uno de los procesos del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación. Se realiza el seguimiento al manual de procesos y procedimientos por parte de la Alta Dirección Se realizo Mapa de riesgos por procesos, Mapa de riesgos Institucional A los funcionarios se les hace entrega del plan anticorrupción de la Entidad y se les motiva a consultar la ley 1474 del 2011 Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012. Cada
entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción. 2. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO 2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL 2.2 COMPONENTE AUDITORIAS INTERNAS 2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO La secretaria de Control Interno del municipio nos brinda apoyo en los diferentes procesos La cultura del autocontrol se desarrolla en cada uno de los puestos de trabajo. La Autoevaluación de la Gestión se mide por medio de indicadores para la obtención de metas y resultados, además para identificar desviaciones y tomar correctivos. Se han elaborado los informes de gestión del Instituto Municipal del Deporte y la Recreación los cuales se divulgan a la comunidad y en la página institucional del Municipio. Con base en el informe ejecutivo anual de control interno, se toman los elementos y se evalúa en forma independiente. Se creó el plan de auditorías y se encuentra revisión por la jurídica de la entidad. Se pidió apoyo a la oficina de contabilidad para la realización de dos auditorías.
PLANES DE MEJORAMIENTO Los planes de mejoramiento son un conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas. Rendición del plan de Mejoramiento y publicación EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Comunicación externa Como el Plan nacional de desarrollo, Leyes, decretos, Ordenanzas, acuerdos, Sentencias, Conceptos jurídicos, derechos de petición, quejas y reclamos, entre otros, los cuales son utilizados como insumos para nuestro trabajo diario. Información Secundaria Los genera directamente la entidad, como el Plan de Desarrollo, proyectos de Acuerdo, Actos Administrativos, otros), Circulares, oficios, remisiones a otras dependencias, informes de gestión y a los diferentes entes de control, respuestas a requerimientos, Formatos, planillas, Proyectos y programas relacionados con la planeación administrativa y el desarrollo institucional. COMUNICACIÓN INTERNA El Instituto Municipal del Deporte y la Recreación cuenta con diferentes sistemas de información los cuales apoyan el procesamiento de la información producida al interior de la entidad. Los principales sistemas de información con los que cuenta la administración son: Manuales, Tablas de retención documental, manejo organizado de la correspondencia SINAP: Software para el manejo financiero y presupuestal PASIVOCOL: Seguimiento y actualización de los cálculos actuariales del pasivo pensional Prensa, Radio, carteleras y diferentes lugares estratégicos del Municipio
Recomendaciones: Implementación Manual de políticas de operación Logros: Autoevaluaciones a las funciones de los funcionarios Socialización de los manuales Dinamizar la información primaria (producida por fuentes externas) y la secundaria (producida al interior de la entidad) utilizando las herramientas tecnológicas existentes como lo son la red de sistemas, la Página web del Municipio, el correo institucional, a su vez, creando nuevos mecanismos de comunicación que permitan mantener al día en toda la información. Trabajo continúo sobre la implementación del Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI NELLY PATRICIA PIEDRAHITA O. SILVIO GALLEGO RESTREPO DIRECTORA EJECUTIVA Encargado de C.I según Resolución 053 De mayo 06 de 2014 Elaboro C.J.V.B