INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 GOBERNACION DEL CAQUETÀ

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 GOBERNACION DEL CAQUETÀ JEFE DE CONTROL INTERNO, O QUIEN HAGA SUS VECES: YEANI ISABEL MARÍN RAMÍREZ PERIODO EVALUADO: 30 DE ABRIL AL 31 DE AGOSTO DEL 2015 FECHA DE ELABORACIÒN: 01 DE SEPTIEMBRE 2015 En cumplimiento a lo reglado por la Ley 1474 de 2011 Por lo cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública La Gobernación del Caquetá, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, presenta y publica el informe pormenorizado del estado de Control Interno comprendido entre el 1 de mayo al 31 de agosto de 2015, el cual contiene las actualizaciones de la nueva estructura del MECI y los avances de la entidad en el modulo de Planeación y Gestión, el modulo de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, conforme lo establece el decreto 943 del 21 de mayo del Dificultades 1. CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Este módulo agrupa los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, metas y políticas, además del desarrollo de la gestión del talento humano, planes, programas, procesos, indicadores, procedimientos, recursos y administración del riesgo. 1- Desactualización de los Manuales de Funciones y Competencias Laborales. 2- Falta socializar entre los Servidores Públicos de la entidad la Misión y Visión, se encuentra adoptada mediante resolución del 11 de agosto del Carencia del mapa de riesgos de la entidad no permite el buen ejercicio Administrativo. 4- Los expedientes contractuales no se encuentran archivados en una sóla dependencia, lo cual no facilita la consecuencio inmediata de la información. Avances 1- Se encuentran actualizados el código de Ética adoptado mediante Decreto 0275 de marzo 27 de 2015, se publicó en la página web de la entidad, se socializó a los Servidores Públicos los días: 29 de mayo de 2015, día del servidor público, y en la semana del 16 al 22 de junio con jornadas de actividades lúdicas-recreativas, con actores de nuestra región, resaltando actitudes negativas y positivas, que nos permiten reflexionar y que se ven en el diario vivir dentro de los roles de servidores públicos. 2- El Programa Anual de Bienestar y el Plan de Incentivos se actualizó y adoptó con Resolución 0434 del 27 de marzo del 2015, se socializó con el equipo MECI el 14 de mayo del 2015.

2 3- La alta dirección aprobó la Misión, Visión, Mapa de Macro Procesos, Politicas y Objetivos de Calidad, y matriz de procesos de la entidad, según consta en el acta No. 028 del Consejo de Gobierno de fecha 25 de abril de 2015, así mismo, se difundió en las reuniones de socialización del MECI, en cada secretaria y se encuentra publicada en la pagina web. 4- El Plan de Desarrollo Caquetá Gobierno de Oportunidades se han alineado para su seguimiento el Plan Indicativo, Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y Planes de Acción de cada dependencia. Adicionalmente se cuenta con los programas de Salud ocupacional, el Plan Anual de Caja y Plan de Adquisiones. 5- El equipo MECI, realizó con los Servidores Públicos de cada Secretaría el ejercicio de Caracterización de Procesos y Procedimientos, Indicadores de Procesos, concordante con el manual de funciones, se conformó el mapa de macroprocesos el cual fue adoptado mediante resolución del 11 de agosto de 2015, ya se encuentra publicado en página web de la entidad. 6- Se tiene identificados los riesgos: administrativos, laborales y físicos los cuales se encuentran en proceso de aprobación por parte de la alta dirección para su adopción, asi como también se encuentra en proceso de ajuste el Manual de Funciones por parte de la Oficina de Recursos Humanos. 7- Se viene realizando la revisión de los Indicadores de Procesos que nos permitirá hacer el seguimiento a los procesos y procedimiento de la entidad, como tambien a las metas, planes y programas del Plan Desarrollo, con el ánimo de dar cumplimiento al Plan de Desarrollo. 8- Se ha depurado los Planes de Mejoramiento suscritos con las Contralorias Departamental y de la Republica gracias al liderazgo de la gobernadora y en articulación con las contralorías, los responsables de los procesos involucrados y la Oficina de Control Interno-OCI. 2. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento Dificultades 1. Los indicadores de gestión y caracterización de Procesos, se encuentra en proceso de aprobación por la alta dirección. 2. El proceso de contratación pública, viene presentando inconvenientes por falta de estandarizadas las plantillas que se deben utilizar en toda la entidad. Avances 1. OCI realizo el seguimiento y evaluación al Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de manera progresiva ya se fijo en la pagina web de la entidad el primer tramite racionalizado y documentado. 2. La OCI viene realizando seguimiento a cada uno de los hallazgos de los Planes de

3 Mejoramiento: Contraloría Departamentel y General, con el fin de verificar los soportes que dan respuesta a las acciones de mejora propuestos. Se logró hacer equipo de trabajo entre funcionarios de la Contraloria Departamental logrando depurar los hallazgos de auditorias anteriores, quedando tan sólo 36, más los 18 hallazgos de la Auditoria Especial Línea Gestión Contractual de la vigencia 2014, para un total de 54 hallazgos. 3. El día 13 de agosto se realizó Comité de Coordinación de Control Interno, el cual contó con la presencia de la Gobernadora y Secretarios de Despacho, donde se realizó seguimiento a cada uno de los productos que componen el MECI. 4. Se rindió Informe de gestión Tiempo de Oportunidades obras, vías, inversión, cultura, deporte, comunidad, agro, en formato tipo periódico de 16 paginas presentado a la ciudadanía caqueteña por parte de la señora gobernadora en el mes de agosto. 5. Tambien se informa en tiempo real en la pagina web, las actividades y gestiones que realiza la alta dirección con las comunidades en general al igual que por los medios de comunicación de la región como radio, prensa y televisón. 6. La Oficina de Control Interno continua haciendo el seguimiento a las peticiones de los entes de Control, esto ha permitido centralizar y de esta forma dar un parte de tranquilidad a la mandataria en la oportunidad y cumplimiento a los diferentes requerimientos de dichas entidades. 7. Se ha realizado las siguientes auditorias: - Auditoria para atender novedad presentada mediante oficio SH del 21 de julio del 2015 suscrito por la Dra. JULIETA LÓPEZ RENGIFO, sobre el contrato de consultoria No. 340 del 2013 de la Secretaria de Salud Deparamental. - Auditoria al Almacen Departamental del Caquetá y su resultado fue enviada a la Secretaria General con oficio CI/ Auditoria para atender novedad presentada mediante oficio SH del 7 de abril del 2015 suscrito por la Dra. JULIETA LÓPEZ RENGIFO, sobre novedades expuesta en el Departamento Juridico de la Gobernación del Caquetá. - SE esta realizando auditoria a la Secretaria de Educación Departamental y PDA Dificultades 3. EJE TRANSVERSAL, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. 1. Falta por establecer mecanismos y procedimientos formales de recepción de Peticiones, quejas y reclamos, buzón de sugerencias, encuestas de satisfacción, etc. 2. No se cuenta con el escaneo de los documentos más importantes y mantenerlos en un lugar de acceso fácil pero seguro. 3. Se elaboró el listado de mecanismos de atención de sugerencias, quejas y reclamos por parte del equipo MECI, falta aprobarlo la alta dirección y adoptarlo. No se cuenta con Oficina

4 de Atención al Ciudadano. La ventanilla única, no cuenta con: sistemas de información adecuado, enlace virtual para Peticiones, Quejas y Reclamos. Existen buzones de sugerencias instalados en lugares estratégicos pero faltan campañas que motiven al cliente externo a utilizarlos. 4. Falta diseñar una intranet que sirva de fuente de información más completa y confiable para los procesos y dependencias de la entidad. 5. Se debe actualizar la Tabla de Retención Documental a la estructura actual así como el Proceso de Gestión Documental. 6. Falta cultura en la aplicación de las Tablas de Retención Docmuenal por parte de los Servidores Públicos de la administración, además se debe de fortalecer con recurso humano la Oficina de Archivo. Avances 1- Se tienen identificadas como fuente: las solicitudes o peticiones, además de las reuniones con la comunidad o entes que la representan, en distintos escenarios. 2- Los mecanismos existentes son: la página Web, en la cual se publican los actos administrativos, documentos que conforman el MECI, informes, rendiciones de cuentas y en fin documentos propios de cada Secretaría, dando cumplimiento a la Ley de Transparencia y a la Estrategia Gobierno en Línea. 3- Sotfware SICAQUETA en que se publica los contratos de Prestación de Servicios, procedimiento que inicia en la Oficina de RRHH y Bienestar Social con el fin de facilitar el seguimiento y control a Presupuesto, Contabilidad y Tesorería para pago a contratistas.. 4- Se publican las noticias y actividades de interes general que se producen dentro de la entidad en tiempo real al igual que se emiten boletines a los medios de comunicación para su difusión. 7. Uso de los medios de comunicación virtuales con el fin de dar cumplimiento a la directiva presidencia No. 004 de 2012 Cero Papel. 8. Dentro de estos mecanismos se encuentra tambien los memorandos, correos electrónicos y páginas web, falta documentarlo. FORTALEZAS: Estado general del Sistema de Control Interno 1. Sistema de inventarios de bienes muebles e inmuebles de la entidad actualizado en un 70%. 2. Contamos con dos Planes de Mejoramientos suscrito con la Contraloría Departamental del Caquetá y la Contraloría General de la Republica con sus respectivos avances y evidencias.

5 3. La entidad tiene un inventario de 118 trámites de los cuales se migraron 41 tramites a la plataforma SUIT 3.0, contándose con 41 tramites inscritos en el Portal del Estado Colombiano, además se cuenta con la pagina web actualizada, en un 90%. 4. La oficina de Control Interno se ha fortalecido con profesionales en Derecho y Contaduria Publica encargados de llevar a cabo el Plan de Auditorias para el año DEBILIDADES: 5. Debido a que el Instituto de Salud del Caqueta IDESAC- entró en liquidación y se creó la Secretaría de Salud con muy poco personal de planta, continua las dificultades administrativas debido a que la mayoría del personal es contratista lo que no garantiza la continuidad, situación heredada por administraciones pasadas. 6. Se continua con la necesidad de la conformación del equipo multidisciplinario de planta, que facilite el cumplimiento de las competencias propias de las Oficinas de Control Interno conforme a la Ley 87 de 1993, Decreto Reglamentario 1537 de 2001 y demás normas que regulan el Control Interno. 7. Debilidad en la Cultura del Autocontrol y del Mejoramiento Continuo desde los diferentes sitios de trabajo, con el fin de blindar a la entidad de posibles sanciones por errores que podemos evitar desde nuestros puestos de trabajo. 8. Ausencia de mecanismos que permitan medir las cargas de trabajo. 9. Ausencia de mecanismos en el manejo de las PQR. Recomendaciones 1. Encargar a un profesional de las actividades del MECI y de esta forma dar cumplimiento a lo tipificado en el Decreto 943 del 21 de mayo del 2014, se debe convertir en una tarea constante dentro de la entidad, esto con el fin de garantizar la continuidad y fortalecimiento del MECI el cual es de vital importancia y de obligatorio cumplimiento para las entidades territoriales. 2. Conformar el equipo multidisciplinario en la Oficina de Control Interno en atención al Decreto 1537 de 2001 que Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 que garantice una cobertura total a los procesos de la Entidad. 3. Estar atentos a las advertencias de los entes de control. 4. Fortalecer la Oficina de Archivo con la asignación de personal y recursos con el fin de dar cumplimiento a la ley 594 del Fortalecer e incentivar la Cultura de pertenencia, pertinencia y autocontrol para el

6 Mejoramiento Continuo de los Procesos. 6. Implementar un mecanismo que permita un adecuado control de todas las solicitudes que llegan a la entidad y su efectiva atención en el manejo de las PQR. YEANI ISABEL MARÍN RAMÍREZ Jefe de Oficina de Control Interno Coordino y Reviso: YEANI ISABEL MARIN RAMIREZ, Jefe Oficina de Control Interno Proyecto y elaboro: YOLANDA SOLER HERRERA, Profesional Universitario. Oficina de Control Interno D:\CONTROL INTERNO\INFORMES SIA FEB.28\INFORMES 2014\PUROS INFORMES/INFORME CUATRIMESTRA C.I. agosto 2015