Itop Management Consulting El valor de la innovación 12 vitaminas imprescindibles para una empresa saludable - Vitamina 4: Una contabilidad ágil, sencilla y eficaz 1. Simplificar los asientos contables 2. Planificar la codificación de las cuentas 3. Utilización de los centros de coste 4. Ventajas de manejar los proyectos 5. Presupuestos económicos 6. Análisis desvíos respecto al presupuesto 7. Ratios y cuadros de mando 8. Análisis financiero empresa 9. Ahorro costes 10. Explote la información de contabilidad para la toma de decisiones Itop Management Consulting 2011
Vitamina 4: Una contabilidad ágil, sencilla y eficaz Podemos lograr tener una contabilidad que trabaje para nosotros? Estamos en medio de una crisis económica que obliga a las empresas a tener un total control sobre su rentabilidad, es decir, tenemos que tener información inmediata y fiable de nuestras ventas, márgenes comerciales, costes directos e indirectos para finalmente llegar a un benefició o pérdida. La contabilidad es el instrumento que nos permite ordenar de una manera adecuada los diferentes flujos económicos que se producen en cualquier tipo de empresa, desde los inicios como podría ser la constitución de una sociedad y se reflejaría por un lado la entrada del capital en la tesorería de la empresa y los diferentes gastos de constitución, y a partir de ese momento todas las operaciones que se realizan, como podrían ser compra de artículos para almacenar y vender, la facturación, el cobro a los clientes de las facturas generadas, la contabilización de las diferentes partidas de gastos, etc. En resumen, ordena y clasifica todas las transacciones que afectan a la empresa. La importancia de la Contabilidad Es evidente que si definimos a la contabilidad como la herramienta La Contabilidad que nos permite ordenar y clasificar todas las transacciones sirve para algo más económicas de la empresa para que refleje su situación patrimonial que cumplir la y la cuenta de resultados de explotación, y por otro lado también normativa. existe la obligación legal de llevar la contabilidad de acuerdo a unas normas dictadas por la Administración, entendemos el motivo de la gran importancia que tiene para cualquier tipo de actividad económica. En un pasado, no demasiado lejano, teníamos el concepto que la contabilidad era un mal necesario, obligatorio, y no teníamos demasiado buen concepto de los contables: estaban en un cuarto, separado del resto del personal haciendo unos trabajos que nadie entendía del todo. Lo importante era el departamento comercial, vender la máxima cantidad posible, muchas veces sin tener clara dicha rentabilidad. Página2
Esto no era así en todos los casos. Había empresas más evolucionadas, sobre todo filiales de multinacionales, que sí daban la importancia necesaria a su departamento de contabilidad, incluso utilizando contabilidad de costes en la década de los setenta. Las empresas locales, de una forma gradual, fueron copiando los sistemas de trabajo de estas multinacionales. Se dieron cuenta de la ventaja de tener una contabilidad que no solo sirviera para cumplir una normativa y servir de base para las declaraciones de impuestos, sino que también les proporcionaba una información necesaria para tener un control de sus ingresos y gastos. Además, podían compararlos con un presupuesto previo, y analizando los posibles desvíos que se producían entre las previsiones y el cierre mensual, hablar de un cierre mensual. El paso siguiente, fue el de la contabilidad analítica, que llegó gracias a la utilización de los nuevos sistemas informáticos. Podemos acordarnos de los ordenadores Philips 330 y posteriormente del IBM AS/400 como ejemplos. El personal informático en plantilla de las empresas, o subcontratados, realizaban los programas de gestión. En algunos casos se trabajaba con varios programas, uno de facturación que volcaba los datos en el de contabilidad y, en otros casos, podíamos hablar de un programa de gestión integral, es decir un ERP, donde la mayoría de los procesos empresariales estaban soportado por un mismo programa. Este pequeño repaso del concepto y la evolución de la contabilidad en las empresas y su relación con la tecnología, nos da pie a enumerar las 10 recomendaciones, relativas a buenas prácticas o requisitos que tendría que cumplir nuestro sistema de gestión, lograr una contabilidad ágil, sencilla y eficaz: 1. Simplificar los asientos contables 2. Planificar la codificación de las cuentas 3. Utilización de los centros de coste 4. Ventajas de manejar los proyectos 5. Presupuestos económicos 6. Análisis desvíos respecto al presupuesto 7. Ratios y cuadros de mando 8. Análisis financiero empresa 9. Ahorro costes 10. Explote la información de contabilidad para la toma de decisiones Página3
10 pautas fundamentales para lograr una contabilidad ágil, sencilla y eficaz 1. Simplificación de asientos contables La imputación de asientos debe ser lo más sencilla posible, tanto manual, búsqueda de cuenta por código y título, como automatizada, que por su periodicidad ya tendríamos que tener creados (alquileres, suministros ). Nuestro sistema de gestión debería permitirnos poder importar asientos desde fuentes externas, como podría ser que el asesor laboral nos envía un fichero Excel con los datos de costes de personal, salarios, seguros sociales, descuentos en nómina y que de una forma automática convertimos a asientos contables. 2. Planificar la codificación de cuentas A partir de seleccionar el plan de contabilidad que nos corresponde, debemos poder crear las cuentas necesarias de desarrollo que necesitamos de una manera automática. 3. Utilización de centros de coste Con el objetivo de poder imputar los costes/ingresos por departamentos/áreas nuestro sistema de gestión debe posibilitar la creación de los diferentes centros de coste. Una clasificación habitual es por los diferentes departamentos de la empresa, por ejemplo, producción, comercial y administración. Al imputar los costes de salarios, cta. 640000 seleccionamos cada centro de coste en su caso, con lo que tendríamos la información de los costes salariales por total empresa y por departamento. Si utilizamos dicho criterio de imputación en todos los ingresos y gastos, sabremos los costes por departamento. La utilización de contabilidad de costes permite un análisis pormenorizado de cada área o departamento de la empresa. Página4
4. Ventajas de manejar los proyectos Como herramienta adicional a la hora de imputar los ingresos/gastos, la gestión de proyectos nos ayuda a llevar una contabilidad analítica en base a otros criterios de selección diferentes de lo que podrían ser los centros de coste. Un ejemplo sencillo sería controlar los gastos de una campaña de publicidad montada para captar un tipo de cliente determinado. Nos gastamos 30.000,00 euros en promocionar nuestros servicios de transporte a los supermercados. Para imputar el coste tendríamos que utilizar la cuenta contable, el centro de coste y el proyecto. De esta manera podemos llevar un control de lo invertido en publicidad y dentro de ella lo que hemos gastado en dicha campaña. Si hubiese otros gastos relacionados, como podría ser la contratación de una persona, haríamos lo mismo, logrando tener la información del total y por conceptos de lo invertido. 5. Presupuestos económicos Al tener la posibilidad de llevar los ingresos y gastos por centros de coste, podemos preparar de una forma sencilla los presupuestos mensuales y anuales de nuestra empresa, a nivel de departamentos/áreas y de total empresa. De igual manera con los proyectos previstos en el año. La disponibilidad de presupuestos permite establecer de antemano una previsión sobre el funcionamiento de la empresa, que luego puede compararse con la realidad. 6. Análisis de desvíos respecto a presupuestos Una vez tengamos cerrados los presupuestos procederemos a compararlos con los cierres mensuales que se vayan produciendo y analizando los desvíos. Queremos una herramienta que nos permita la trazabilidad de la información, es decir, si observamos un desvío en los gastos de material de oficina solo con pinchar con el ratón el importe nos lleva al detalle de los gastos con sus referencias de archivo por si queremos ver físicamente la factura de compra. Página5
7. Ratios y cuadros de mando Con la información existente en la base de datos se debe poder elaborar los ratios que necesitemos de una forma automática, de igual manera con el cuadro de mando que queramos montar. La utilización de ratios y cuadros de mando facilita la supervisión y la toma de decisiones de una manera ágil y eficaz 8. Análisis financiero empresa Teniendo los ratios financieros adecuados y un cuadro de mando financiero los análisis se simplifican, podemos abandonar las diferentes hojas de Excel a las que estamos acostumbrados. 9. Ahorro de costes Todos los puntos anteriores se traducen, entre otras cosas, en ahorro de horas de trabajo, tanto en la parte administrativa de imputación de asientos contables, como en la de su análisis, en resumen se ahorra coste de personal. 10. Toma de decisiones Si contamos con una herramienta que de una manera ágil, sencilla y eficaz nos muestra la evolución de nuestra empresa con el detalle que queremos, podremos tomar las decisiones necesarias para optimizar nuestra gestión. Podríamos actuar sobre un exceso de costes en un departamento determinado, o en la reducción de margen en un grupo de artículos. La información es fundamental, y la contabilidad con la tecnología adecuada nos puede dar dicha información en tiempo real. Página6
Si nuestro nivel de análisis es más exigente entraríamos en el mundo del Business Intelligence (BI). Este tipo de tecnología nos permite fácilmente simular situaciones en la empresa. Se podría, por ejemplo, ver el efecto que sobre la cuenta de resultados podría generar un incremento de las ventas de un grupo determinado de artículos un 15%, sabiendo que el margen medio es del 35% s/ventas y con un incremento de coste del 10% de electricidad, un 5% del personal de ventas y un 8% de gastos de transporte. El resultado lo conoceríamos en segundos, lo mismo con cualquier otra variable que quisiéramos valorar antes de tomar una decisión. Si desea más información, consúltenos sin ningún compromiso. Denos su opinión aportando un comentario pulsando aquí! 12 vitaminas imprescindibles para una empresa saludable Una contabilidad ágil, sencilla y eficaz. Página7
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