PLIEGO TÉCNICO QUE REGIRÁ LA ADJUDICACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DE VIAJES DE umivale 1. OBJETO DEL CONTRATO. El objeto del contrato es la gestión de los servicios de reserva, emisión, adquisición, modificación, anulación y entrega de los títulos de viajes, así como, en su caso, de las reservas de alojamiento tanto en territorio nacional como en el extranjero, que resulten necesarias con motivo de los desplazamientos y estancias que por razones de servicio deba realizar u organizar el personal de umivale. También será objeto del contrato cualquier otro servicio propio del sector que pueda demandarse por parte de umivale como alquiler de vehículos con o sin conductor, organización de reuniones y eventos. 2. ORGANIZACIÓN E INFRAESTRUCTURA. La empresa que resulte adjudicataria se compromete a tener el servicio totalmente operativo en un plazo no superior a quince (15) días desde la adjudicación. La prestación del servicio se realizará desde las instalaciones de la adjudicataria. No obstante lo anterior, la empresa que resulte adjudicataria deberá proveer de los correspondientes títulos de viaje a los trabajadores de umivale, sea cual fuere la ubicación geográfica en la que se encuentren; a éstos efectos umivale indicará a la Empresa Adjudicataria la dirección de correo electrónico al que debe hacer llegar los títulos de viaje referidos. 3. MODALIDADES DEL SERVICIO. La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio contratado en las siguientes modalidades: Gastos de viaje y/o Gastos de alojamiento, y/o Gastos de organización de reuniones y eventos. BILLETES DE TRANSPORTE: La empresa adjudicataria aceptará, tramitará, confirmará y entregará todos los billetes que umivale solicite. Así mismo informará al personal sobre horarios, rutas más idóneas y 1/6
disponibilidad de plazas en los medios de transporte solicitados, gestionando, en cada caso, la aplicación de las tarifas más ventajosas. Una vez aceptada la reserva, la empresa adjudicataria entregará los billetes en los lugares y a quien umivale indique. PLAZAS HOTELERAS: La empresa adjudicataria aceptará, tramitará y confirmará todas las plazas hoteleras que precisen los empleados de umivale en las categorías solicitadas, procurando efectuar estas reservas en los hoteles con tarifas apropiadas a la política de viajes de umivale. Igualmente pondrá a disposición del personal de umivale las tarifas especiales para viajes de negocios", establecidos por las principales cadenas hoteleras y cuantas otras existan en cada momento en el mercado. COCHES DE ALQUILER: Este servicio se efectuará, cuando se requiera, en las mejores condiciones de precio y seguridad. La solicitud de los servicios contratados se realizará por el personal que designe umivale. OTROS SERVICIOS: Organización de congresos, conferencias y seminarios, alquiler de autobuses, los cuales podrán ser aceptados previo presupuesto específico presentado por la agencia de viajes. URGENCIAS. Se considerará una gestión de urgencia de los viajes cuando el mismo se deba efectuar el mismo día de la solicitud o cuando el viaje se deba realizar antes de las 13:00 horas del día siguiente. 4. TARIFAS. La Empresa que resulte adjudicataria se compromete a ofertar las tarifas más ventajosas en cada uno de los viajes realizados por avión, tren, barco, etc., así como los alojamientos en plazas hoteleras en función de fechas, duración, itinerarios, características del pasajero, y otras circunstancias que concurran en dichos viajes. 2/6
Todos los servicios que preste la empresa adjudicataria estarán bonificados con el porcentaje de descuento que figure en su oferta económica. 5. PERSONAL. La entidad que gestione el servicio aportará para la prestación del mismo el personal necesario y con la cualificación técnica adecuada, así como los equipos de transmisión de datos ofimáticos y sistemas informáticos, y conexiones telefónicas a su cargo que resulten necesario. El adjudicatario designará una persona, con dedicación plena, que será la responsable máxima de todo el servicio objeto de esta licitación, la cual se relacionará con el designado por umivale y resolverán, de mutuo acuerdo, las incidencias que puedan surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. El adjudicatario deberá acreditar la cualificación técnica del personal como agente de viajes, con una experiencia de al menos 3 años en tareas como búsqueda y ahorro de alternativas de viajes, así como en utilización de equipos informáticos. El contratista es responsable de la disciplina de su personal, haciéndose solidario de los daños y perjuicios que éste pueda ocasionar en la ejecución del presente contrato. A efectos del control, el contratista facilitará a umivale la relación del personal que destine a estos servicios objeto del presente contrato, evitando, en lo posible, introducir variaciones en el mismo. 6. HORARIO. El horario mínimo de prestación del servicio se realizará de 09:00 a 19:00 horas de lunes a viernes. Fuera de este horario, deberá prestar un servicio de emergencia 24 horas, los 365 días al año, con capacidad de realizar cambios, modificaciones o cancelaciones, y de resolver las posibles incidencias que se produjeran. Se acompañará declaración responsable del licitador aceptando y asumiendo esta condición. umivale, al ser una empresa a nivel nacional, sólo considera festivos los días de ámbito nacional, a estos efectos el resto de festivos (locales, provinciales, autonómicos) no deben 3/6
alterar el servicio requerido en los puntos anteriores 7. FACTURACION. La empresa adjudicataria se compromete a facturar individualmente cada servicio realizado debiendo constar expresamente, en cada una de las facturas, el número de desplazamientos, número de pedido interno de umivale etc., Las comisiones máximas que la empresa adjudicataria podrá aplicar por la emisión de billetes serán las que resulten de su oferta, no pudiendo superar las siguientes: Vuelos: 5 euros Billetes tren: 3 euros La empresa adjudicataria facilitará mensualmente a umivale un informe en soporte informático (Excel) sobre los servicios facturados en el mes anterior a la emisión del informe, en el que se desglosarán los siguientes datos: CIF umivale Nº PETICIÓN DE umivale FECHA DE PETICIÓN IDENTIFICACIÓN O CÓDIGO VIAJERO APELLIDOS Y NOMBRE DEL VIAJERO NIF VIAJERO CENTRO DE COSTE umivale PROGRAMA PRESUPUESTARIO umivale TIPO DE SERVICIO SERVICIO SOLICITADO FECHA DEL SERVICIO Nº DE FACTURA FECHA FACTURA IMPORTE TOTAL CONFORMIDAD / INCIDENCIA El importe bruto resultante de los servicios efectuados, durante el periodo mensual de facturación, deberá ser minorado por el porcentaje de descuento que el contratista haya recogido en su oferta. Este descuento deberá aparecer como una línea independiente e identificable para umivale en la factura. 4/6
8. SEGUROS. Los Licitadores deberán contar con un Seguro en el que se garanticen, como mínimo, las siguientes coberturas con los importes que se indican: Cobertura por muerte. (cualquier medio de transporte, tren, avión, coche alquiler, barco), mínimo 750.000 euros. Cobertura por invalidez permanente y absoluta, mínimo 750.000 euros. Cobertura por retrasos tren/avión, mínimo 450 euros. Seguro de asistencia en viajes: gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y de hospitalización en el extranjero provocados por el accidente, mínimo 15.000 euros. Capital para reemplazo de empleado en caso de fallecimiento, mínimo 30.000 euros. Importe por retraso, anulación de vuelo o pérdida de conexión, mínimo 450 euros. Importe por la demora en la entrega de equipajes, mínimo 300 euros. La agencia de viajes suscribirá un seguro de Responsabilidad Civil por un importe mínimo de 1.000.000 (un millón) de Euros. Dicha póliza deberá cubrir a umivale como beneficiario, por todos los riesgos que puedan derivarse de la ejecución de los servcios, incluyendo la asistencia letrada, representación en juicio en caso de que umivale sea demandada, principal o subsidiariamente, por un perjudicado como consecuencia de dicha ejecución. El ámbito de cobertura de la póliza de Responsabilidad Civil y resto de seguros será mundial. Seguro de equipajes (pérdida, robo, daños ), no inferior a 1200 euros Repatriación del viajero, desde cualquier lugar del mundo, cuando enferme, sufra un accidente o fallezca Asistencia de viaje 24h en España o en destino, no inferior a 300.000 euros por fallecimiento o incapacidad permanente. Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento de un familiar Transporte de restos mortales, excluido el pago de gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria. 5/6
ANEXO I INFORMACION ADICIONAL: De manera estimada, el gasto de locomoción/alojamiento se distribuye del siguiente modo: Locomoción: 70 % del gasto. Alojamiento. 30 % del gasto. Dentro del gasto de locomoción los porcentajes aproximados de gasto son: Vuelos: 70 %. Viajes en tren: 30 %. 6/6