MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA PRESENTACIÓN El propósito del presente reglamento es establecer los lineamientos necesarios respecto a la organización y funcionamiento de la Auditoria Interna de la Municipalidad de San José, de manera que su accionar se oriente y se perciba como un actividad de fiscalización que coadyuve al exilo de la gestión municipal, en aras de cumplir con estándares de legalidad, efectividad y garantía sobre el correcto mando de los fondos municipales, el mismo contiene aspectos tanto de organización como de funcionamiento y a la vez cumple con la disposición de mantener actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna de la Municipalidad de San José promulgado antes de la Ley General de Control Interno. Es un instrumento imprescindible tanto para cumplir con un requisito legal, así como herramienta que define las actividades a desarrollar según la competencia de vigilar la ejecución de los servicios o las obras de gobierno y de los presupuestos, así como de las obras que le asigne el Concejo Municipal, todo ello según lo dispuesto en el Artículo 52 del Código Municipal y la normativa que regula la labor de la Auditoria Interna, según lo artículos 21 y 23 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 y las Directrices Generales relativas al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Auditorias Internas del sector Público, publicadas por la Contraloría General de la Republica, en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236, dei 8 de diciembre de 2006 y legislación conexa. Se emite con carácter vinculante para todos los funcionarios de la Auditoria Interna de la Municipalidad de San José y para los funcionarios que componen la Administración Activa, en lo que razonablemente les sea aplicable. El mismo deberá divulgarse a nivel institucional y mantenerse en el archivo permanente. Está estructurado en Capítulos, el primero referido a las disposiciones generales, el segundo relacionado con la organización de la Auditoria Interna, cuenta con Secciones: Sección A del Auditor Interno y del Subauditor, Sección B De la Estructura de la Auditoria Interna, Sección C Del personal de la Auditoria Interna, Sección D Normas de Trabajo, el tercero referido a las competencias, los deberes, potestades y prohibiciones, con una Sección Única De los servicios de la Auditoria Interna, el cuarto sobre la ejecución de la Auditoria, el quinto relacionado con el trámite de los informes y aceptación de las recomendaciones, el sexto sobre la comunicación de resultados, el sétimo sobre responsabilidad y sanciones y el octavo sobre disposiciones finales de la reglamentación. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDlTORIA INTERNA
DE LA MUNICIPALlDAD DE SAN JOSÉ CAPÍTULO I Disposiciones Generales Artículo 1º El presente reglamento regula las medidas necesarias para la orientación del accionar de la Auditoria Interna, que permitan coadyuvar al éxito de la gestión municipal, en aras de legalidad y efectividad en el manejo de los fondos municipales. Artículo 2º Para electos del presente Reglamento se entiende por: a) Alcalde: El Alcalde Municipalidad de San José b) Auditor Interno: La autoridad máxima de la Auditoria Interna de la Municipalidad de San José. c) Auditoria Interna: La Auditoría Interna de la Municipalidad de San José, que dentro de la organización administrativa de la Corporación Municipal corresponde al Ente, regulado por el artículo 20 de la Ley General de Control Interno. d) Administración: La Administración Activa de la Municipalidad de San José. e) Advertencia: La Auditoria Interna debe advertir a los órganos pasivos que fiscaliza, incluyendo al jerarca, sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento. f) Asesoría: Servicio preventivo que brinda la Auditoria Interna, de aconsejar o dictaminar en materia de su competencia, a petición de parte interesada, según lo dispone el Inciso e) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno y la norma 1.1.3.1. g) Asesoría Legal: Dirección de Asuntos.Jurídicos de la Municipalidad de San José. h) Concejo: El Concejo Municipal de San José. i) Contraloría: Contraloría General de la República. j) Informe de Auditoria: Producto cuya finalidad es comunicar los resultados de los estudios de Auditoria. k) Relaciones de hechos: Informes de auditoria, paralelos o independientes que versan sobre asuntos de los cuales pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, exfuncionarios o terceros de conformidad con el artículo 33 de la Ley General de Control Interno. l) Municipalidad: La Municipalidad de San José. m) Sistema: Sistema de Control Interno, es la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa, para proporcionar seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos institucionales. n) Reglamento: Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna Artículo 3º El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoria Interna y para el resto de la Administración, en lo que legal y razonablemente les sea aplicable. Artículo 4º Corresponde al Auditor Interno, con el apoyo de las unidades internas de la Administración, mantener actualizado este instrumento jurídico, para lo cual comunicará lo pertinente al Concejo, para su aprobación y cumplirá el trámite de remisión ante la Contraloría, para lo que corresponda. CAPÍTULO II De la organización de la Auditoria Interna Articulo 5º La Auditoria Interna, se regula en lo fundamental, por lo dispuesto en la Constitución Política, el Código Municipal, la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la Republica, La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento IIícito en la Función Pública y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público, Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, así como las normas, circulares, políticas y procedimientos aplicables. Artículo 6º La Auditoria Interna es un componente orgánico de la Municipalidad, con dependencia orgánica del Concejo e independencia funcional y de criterio, su fin es validar y mejorar las operaciones municipales, brindar los servicios de asesoría y advertencia a la Administración, contribuyendo a que se alcancen los objetivos de la Municipalidad. Articulo 7 La Auditoria Interna es parte integral y vital del sistema de control interno de la Municipalidad y del sistema de fiscalización superior. Su valor agregado está directamente referido al aporte que haga a la Administración, en los procesos de control, riesgos y dirección institucional en la consecución de lo siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio municipal contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad en la documentación e información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. e) Fiscalizar el cumplimiento, la suficiencia, la validez del sistema. f) Establecer y actualizar la visión, misión y principales políticas y enunciados éticos, que rigen su accionar, todo conforme a la normativa técnica legal aplicable. Artículo 8 La Auditoria Interna cumplirá su competencia respecto a los fondos municipales, que administre tanto la propia Municipalidad, como el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de San José, comisiones de festejos populares, incluyendo fideicomisos y otros de cualquier naturaleza similar, o sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto su origen proceda de transferencias municipales. El Auditor Interno definirá y actualizará según corresponda, cuáles son los entes u órganos públicos y privados sujetos a su competencia. Artículo 9 El Auditor Interno regulará a lo interno de la Auditoria Interna, la materia relacionada sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios con los auditados, el suministro e intercambio de información ante la Contraloría, así como con los entes y órganos de control que conforme a la ley corresponda dentro de su competencia, siempre y cuando no limite su propio accionar. Artículo 10. EI Auditor Interno, velará porque el Concejo Municipal y la Administración, asigne los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoria Interna, pueda cumplir con su gestión. Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoria Interna, una categoría programática, para la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría. Se ejecutará el presupuesto conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo, según lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno. Artículo 11. El Auditor General elaborará anualmente un proyecto de presupuesto debidamente justificado sobre los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros que requiera para el buen desempeño de sus funciones. El cual deberá ser presentado a la Administración, a principios del mes de julio de cada año, para la correspondiente inclusión en el
Presupuesto Ordinario del siguiente año, remisión y aprobación por parte del Concejo. Cualquier variación al mismo, requerirá el criterio del Auditor Interno. Artículo 12. El Auditor Interno establecerá los mecanismos de coordinación necesarios con el Jefe de Control de Presupuesto de la Municipalidad, para que se mantenga un registro separado del monto asignado y aprobado, detallado por objeto del gasto, con el fin de controlar la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados a la Auditoria Interna. Artículo 13. El Auditor Interno establecerá la coordinación para que la Asesoría Legal, brinde el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que se requieran. Así corno la incorporación de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Administración, para que brinden el apoyo requerido por la Auditoria Interna, en la materia de su especialidad, todo conforme lo dispuesto en el artículo 33, inciso e) de la Ley General de Control Interno. Artículo 14. En la Municipalidad de San José existirá una Auditoria Interna y se organizará y funcionará conforme lo establecido en el artículo 23 de la Ley General de Control Interno. SECCIÓN A: Del Auditor Interno y Subauditor Artículo 15. La Auditoria Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, quien deberá cumplir con todos los requisitos que exige la Ley General de Control Interno: El cargo de Auditor corresponde al máximo nivel de fiscalización superior, responsabilidad y autoridad de la Auditoria. Además deberá conocer las disposiciones legales que rige la Administración Pública. El Auditor Interno tendrá como parte de sus deberes, entre otros, los siguientes: a) Definir el proceso de planificación estratégica de la Auditoria Interna, así como los objetivos, sus valores fundamentales y su proyección. Le corresponde la dirección superior y administración de la Auditoria Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de su competencia y en las relaciones con la Administración. b) Establecer procesos de valoración de riesgos, así como de aplicar enfoques sistemáticos, integrales y de mejoramiento continuo, como base para la gestión de la Auditoria Interna, en aras de agregar valor a la gestión institucional. c) Formular los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para mantener y divulgar un manual de políticas de aseguramiento continuo de la calidad y mejora de todos los aspectos de la Auditoria Interna, incluida la aplicación de la normativa y técnica permanente. d) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoria Interna, en especial de la documentación relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito de la Función Pública. e) Presentar un plan de trabajo de conformidad con los lineamientos de la Contraloría General de la República y proponer al jerarca oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de recursos para llevar adelante su plan, incluidas las necesidades administrativas de la Auditoria Interna. f) Supervisar los distintos trabajos que se realizan en la Auditoria y velar porque se cumpla lo establecido en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno.
g) Formular, gestionar y mantener vigente este Reglamento. h) Velar por el orden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección, evaluación, mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios y su divulgación, que le correspondan a la Auditoria Interna. i) Establecer políticas, manuales de metodologías, procedimientos, programas, prácticas o guías de trabajo escritas donde se oriente a los funcionarios de la Auditoria Interna. j) Responder en forma directa por su gestión ante el Concejo y en lo conducente, ante la Contraloría. Presentar al menos, el informe de labores previsto en la Ley General de Control Interno. k) Cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y ser vigilante, de que su personal responda de igual manera. l) Implantar una correcta gestión de verificación y supervisión, con el fin de asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de su dependencia. Propiciar que los esfuerzos relacionados con éste, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la Auditoria Interna, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas establecidas, y de la generación del valor agregado. m) Proponer la creación de plazas y servicios que considere necesarios para cumplir con el Plan Anual de Auditoria y en general para el buen funcionamiento. n) Establecer las ideas rectoras que regirán las actuaciones del personal de la Auditoria Interna. o) Administrar el personal, planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar programas de capacitación, garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las tareas propias. p) Establecer las medidas necesarias para el manejo eficaz de las relaciones y coordinaciones que en el ejercicio de sus competencias procedan con el jerarca, los titulares subordinados y otras instancias internas externas. q) Ejercer todas las funciones que le son propias en la administración del personal tales corno autorizar nombramientos, remociones, ascensos, otorgar licencias con goce y sin goce de salario y demás movimientos de personal, imponer sanciones, todo de acuerdo con el marco jurídico que en la materia rige para la Municipalidad en observancia con lo dispuesto en los artículos 23 y 24 de la Ley General de Control Interno. r) Proponer la estructura organizativa y funcional de la Auditoria interna. Artículo 16. La participación del Auditor Interno, o quien delegue, en las sesiones del órgano colegiado, tiene su sustento legal en su competencia de asesorar al jerarca del cual depende, preceptuado en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, y tras normas complementarias para el resguardo de su independencia. Dicha asistencia se cataloga como una atribución y no como un deber, ya sea por cumplimiento de una obligación legal, o facultativa sea por convocatoria del Concejo Municipal o a solicitud del Auditor Interno cuando estime necesaria su participación para un asunto particular. La participación del Auditor Interno o quien delegue, se dará bajo las siguientes condiciones: 1. Asistencia con voz pero sin voto. 2. Asistir cuando lo estime conveniente para el cabal cumplimiento de sus deberes, o cuando sea convocado por el órgano colegiado. 3. Brindar asesoría únicamente en asuntos de su competencia sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. 4. Pedir y vigilar que su opinión conste en las actas respectivas.
5. Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente. 6. Ni la presencia ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones releva al jerarca de la responsabilidad de respetar el ordenamiento jurídico técnico en lo que acuerde. Y que, no obstante el silencio, ello no impide que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente de manera oportuna, sea de forma verbal en otra sesión, o por escrito. 7. Que la participación permanente del Auditor Interno en las sesiones o reuniones del jerarca no debe ser la regla. salvo que la ley así lo establezca, también debe considerarse que cuando se requiera su participación en dichas sesiones o reuniones, su actuación ha de ser conforme a su responsabilidad de asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General al respecto. Artículo 17. El Auditor Interno deberá formular y mantener actualizado y en uso de la Auditoria, un Manual de Procedimientos de Auditoria, con el objeto de que cuente con un instrumento que defina las características y los procedimientos de Auditoria aplicables a la Municipalidad y a los órganos adscritos o que administren fondos públicos girados por la Municipalidad, según lo dispuesto en la normativa aplicable. Artículo 18. El nombramiento del Auditor Interno y del Subauditor, será por tiempo indefinido, conforme lo establecido en el articulo 52 del Código Municipal y los artículos 24, 30 y 31 de la Ley General de Control Interno, con observancia de los lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos y lo hará el Concejo, lo que será comunicado a la Contraloría. El Auditor dependerá orgánicamente del máximo jerarca y responderá directamente por su gestión ante esa autoridad. El jerarca definirá las regulaciones de tipo administrativo, tales corno la representación a nivel nacional o extranjero, acciones, permisos con o sin goce de sueldo, entre otras. El Auditor Interno y el Subauditor, sólo podrán ser removidos del cargo por justa causa, conforme lo dispuesto en el artículo 52 del Código Municipal, el artículo 31 de la Ley General de Control Interno y el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Artículo 19. El nombramiento del Subauditor Interno, requerirá del criterio del Auditor Interno, previo concurso público, conforme a lo regulado en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno, responderá de su gestión ante este último, o ante el Concejo cuando esté ejerciendo temporalmente el cargo de Auditor Interno. A la vez, apoyar al Auditor Interno, en el descargo de sus funciones y sustituirlo en sus ausencias temporales. Artículo 20. De los requisitos para ocupar el cargo de Auditor Interno y Subauditor. Cumplir durante todo su nombramiento, con los siguientes requisitos: 1) Ser licenciado en Administración de Negocios con énfasis en Contaduría Pública, incorporado al colegio profesional respectivo. 2) Cumplir con los requisitos establecidos en los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos del auditor y subauditor internos, publicados en La Gaceta N 236 del 8 de diciembre de 2006, emitidos por la Contraloría. 3) Conocer las disposiciones legales que rigen el Régimen Municipal y la Administración Publica, y cumplir con los demás requisitos que establece el Manual Descriptivo de Puestos de la Municipalidad de San José. Lo mismo aplica para el cargo del Subauditor interno. 4) Ser idóneo para el puesto correspondiente.
5) Ser un profesional altamente capacitado en materia de auditoria del sector municipal. que cuente con tres años de experiencia en la materia. Artículo 21. La jornada laboral del Auditor Interno y del Subauditor será de tiempo completo, conforme a lo regulado en el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de San José, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 232, de 2 de diciembre de 1997. SECCIÓN B De la Estructura de la Auditoria Interna Artículo 22. La Auditoria Interna, para el cumplimiento de su competencia estará estructurada de la siguiente forma: Un Auditor Interno. Un Subauditor Interno. Un Departamento de Auditoria Interna. Una Sección de Auditoria Financiera Una Sección de Auditoria Operativa. La Auditoria Interna contará con un profesional en derecho. Articulo 23. El Auditor Interno y el Subauditor Interno, cumplirán sus funciones conforme los lineamientos establecidos por el Ente Contralor. Articulo 24. El (la) Jefe (a) del Departamento de Auditoria Interna, le corresponde asesorar en su campo de acción al Auditor Interno. Ejecutar las acciones orientadas a dirigir, programar, supervisar y evaluar las actividades que desarrollan las diferentes secciones a su cargo, en la prestación del servicio interno que ofrecen, apoyando las acciones operativas internas y externas que se realizan para la concreción de lo objetivos institucionales. Artículo 25. Al Jefe de la Sección de Auditoria Financiera, corresponde fiscalizar y evaluar la razonabilidad de los estados financieros e informes presupuestarios de la Institución, a través de los sistemas de control interno, bajo los principios de eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos. Además de efectuar estudios de índole especial, estudios de carácter informático, estudios para la atención e investigación de denuncias y estudios fáctico jurídicos denominados Relaciones de Hechos, considerando el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la Administración. Artículo 26. Al Jefe de la Sección de Auditoria Operativa le corresponde fiscalizar y evaluar el grado de eficiencia y eficacia de la organización a través de controles sobre los procesos administrativos de cada una de las dependencias de la Municipalidad. Además de efectuar estudios de índole especial, estudios de carácter informático, estudios para la atención e investigación de denuncias y estudios fáctico jurídicos denominados Relaciones de Hechos, considerando el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, en el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la administración. SECCIÓN C Del personal de la Auditoria Interna Articulo 27. EI personal de la Auditoria Interna, deberá poseer suficientes conocimientos académicos, técnicos, y experiencia en auditoria, contabilidad, administración, auditoria de sistemas de información y disposiciones legales que rigen el ordenamiento público
municipal, que lo califiquen para ejercer en forma apropiada las funciones a él encomendadas, en lo que razonablemente sea aplicable. Artículo 28. La potestad del Auditor Interno, respecto al personal, entre otras, es: a) Gestionar oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la Auditoria Interna. b) Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoria Interna cumplan con el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales de la propia Auditoria) que les sean aplicables. Articulo 29. El Auditor Interno, debe considerar la característica de idoneidad del personal a efecto de asignar funciones, delegar autoridad, exigir responsabilidad, conforme la Ley General de la Administración Pública, excepto en aquellos casos en que su intervención personal sea obligatoria conforme a los reglamentos y disposiciones legales que emanen de las autoridades competentes. Articulo 30. Los funcionarios de la Auditoria Interna, en el desempeño de sus funciones deben cumplir con las siguientes normas personales y profesionales: a) Actuar en forma analítica, con el fin de que su labor sea instrumento de ayuda y mejoramiento en la organización interna de la Administración, para lograr la aceptación de las recomendaciones que formulen en sus informes y que éstas sean factibles de ponerse en práctica. b) Mantener buenas relaciones humanas con el resto del personal de la Municipalidad, las cuales incluyen un excelente trato verbal, tacto y cortesía, actitud que de ningún modo debe influir en la objetividad de su labor. c) No podrá aceptar, beneficios de cualquier naturaleza, de las personas o unidades administrativas que estén sujetas a su fiscalización, o a terceros relacionados con la Municipalidad y cuyas acciones pueden ser evaluadas por la Auditoria Interna. La infracción de esta prohibición hará al trabajador acreedor de las sanciones que corresponden según la norma aplicable. d) Deberá guardar rigurosa reserva y discreción sobre el contenido de denuncias, mensajes, documentos o cualquier clase de información que. por la índole de sus funciones, sea de su conocimiento. e) En el desempeño de sus funciones y cuando las circunstancias lo ameriten, se identificará con un carné extendido para tal efecto, por la administración. SECCIÓN D Normas de Trabajo Artículo 31. Los funcionarios de la Auditoria, deben tener una actitud imparcial y neutral y evitar conflictos de intereses. No deben integrar grupos de trabajo o comisiones propias de la Administración, de solicitarlo el Jerarca, la participación será exclusiva en funciones de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Artículo 32. De existir un impedimento que comprometa la independencia y objetividad, de hecho o de apariencia, se harán del conocimiento por escrito, del superior inmediato e interesados o partes que correspondan, para que se decida lo pertinente. Artículo 33. Los funcionarios de la Auditoria, deben abstenerse de auditar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la administración, proveedores u otras relaciones. Se presume que hay impedimento de objetividad
si se provee servicios para una actividad en la cual se tuvieron responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles. Artículo 34. Ante el impedimento de asesorar o advertir por responsabilidad en procesos, los funcionarios de la Auditoria Interna, no deben ejecutar su función respecto procesos de los cuales han sido previamente responsables. Artículo 35. Los funcionarios de la Auditoria, deben reunir los conocimientos, las destrezas, aptitudes, la técnica y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. El personal de Auditoria, individualmente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. Artículo 36. El Auditor Interno podrá conformar un equipo interdisciplinario, con el fin de obtener el asesoramiento competente y asistencia técnica debida. Artículo 37. Los funcionarios de la Auditoria Interna, deben tener conocimientos para identificar los indicadores de fraude y corrupción, para actuar según corresponda, pero no es de esperar que tengan conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal, es la detección e investigación del fraude y la corrupción. Artículo 38. Los funcionarios de la Auditoria Interna, deben tener los conocimientos básicos de los riesgos y controles claves, en tecnologías y sistemas de información, así como de las técnicas de auditoria disponibles que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Sin embargo, no se espera que todos esos funcionarios tengan la experiencia de aquel auditor cuya responsabilidad fundamental es la Auditoria de tecnologías y sistemas de información. Artículo 39. Los funcionarios de la Auditoria Interna, deben obtener asesoramiento y ayuda competente, en caso de que carezca de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir apropiadamente con su labor asesora. Artículo 40. Los funcionarios de la Auditoria Interna, harán advertencias a la administración con adecuado fundamento, o bien, deberán obtener asesoramiento y ayuda competente en caso de que carezcan de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para fundamentar las advertencias con propiedad. Articulo 41. Los funcionarios de la Auditoria Interna, deben aplicar el debido cuidado en el cumplimiento de sus deberes, para lo que deberán considerar: EI alcance necesario para conseguir los objetivos del trabajo. La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a tos cuales se aplican procedimientos de Auditoria. La adecuación y eficacia de los procesos de valoración del nesgo, control y dirección. La probabilidad de errores materiales, irregularidades o incumplimientos. El costo beneficio para considerar o desestimar un trabajo. Artículo 42. Al ejercer el debido cuidado profesional. los funcionarios de la Auditoria Interna, deberán considerar la utilización de herramientas de Auditoria asistidas por sistemas de tecnologías de información y otras técnicas de análisis de datos. Artículo 43. Los funcionarios de la Auditoria Interna, deberán estar alerta a los riesgos que pudieran afectar los objetivos, las operaciones o los recursos. Sin embargo, los procedimientos de Auditoria por sí solos, incluso cuando se llevan a cabo con el debido cuidado profesional, no garantizan que todos los riesgos posibles sean identificados. Articulo 44. Los funcionarios de la Auditoria Interna, deberán mantener y perfeccionar sus cualidades y competencias profesionales mediante la participación en programas de educación y capacitación profesional continua, que deberá acreditar ante el colegio profesional cuando se requiera. Artículo 45. Las distintas disciplinas que sustentan el perfil de los funcionarios de la Auditoria Interna, deben concordar con su estructura y con los servicios que presta y con los de la organización. Además deben poseer suficientes conocimientos y experiencia en labores
propias de auditoria, administración, sistemas de tecnología de la información y las disposiciones legales que rigen al ordenamiento público municipal. CAPÍTULO lii Competencias, deberes, potestades y prohibiciones Articulo 46. Compete a la Auditoria Interna, conforme al Artículo 22 de la Ley General de Control Interno, lo siguiente: a) Realizar Auditorias o estudios especiales, cuando corresponda, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fidecomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente Auditorias o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional. b) Verificar el cumplimiento, la solidez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes. c) Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno, incluida la contratación de servicios de apoyo con terceros. Asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en la prestación de los servicios. d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir en lo pertinente, a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento. e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que. a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. f) Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría. Las modificaciones al plan de trabajo, sólo deben ser planteadas por el Auditor Interno en situaciones especiales y comunicará tal situación al Concejo, dentro del ejercicio de su independencia funcional y de criterio. g) Laborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estudio de las recomendaciones de la Auditoria Interna, de la Contraloría y de los despachos de contadores públicos contratados por la Municipalidad; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameritan. h) Las demás competencias que contemplen la normativa legal. reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno. Articulo 47. El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoria Interna, en el ejercicio del cargo de conformidad con el articulo 32 de Ley General de Control Interno, tendrán los siguientes deberes: a) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. b) Colaborar en los estudios que la Contraloría y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas. c) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso responsable.
d) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorias o los estudios especiales de Auditoria, que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la Ley General de Control Interno. e) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso. f) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría. En caso de oposición por parte de la Auditoria Interna, referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. g) Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa. en el ejercicio de sus atribuciones según lo dispone el inciso 23 del artículo 121 de la Constitución Política y el reglamento aplicable. h) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. Artículo 48. El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoria Interna, tendrán, de conformidad con el Articulo 33 de la Ley General de Control Interno, en el ejercicio del cargo, las siguientes potestades: a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con la actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoria Interna. d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Artículo 49 -El Auditor Interno, el Subauditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoria Interna, según lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno, tendrán las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia. b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo. c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo
o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral. d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales, e) Revelar información sobre las auditorias o los estudios especiales de auditoria que se estén realizando sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la Ley, conforme a lo dispuesto en el articulo 6 de la Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. SECCIÓN ÚNICA De los servicios de la Auditoria Interna Articulo 50. Los servicios de fiscalización de la actividad de Auditoria interna conforme a sus competencias se clasifican en los servicios de auditoria los servicios preventivos. La naturaleza de esos servicios debe estar definida en el reglamento de organización y funcionamiento y demás normativa interna de esa unidad; inclusive los servicios que se proporcionan a los demás entes u órganos sujetos a su fiscalización. Todo según el bloque de legalidad aplicable, dentro de los cuales están: a) Los servicios de auditoria son los referidos a los distintos tipos de auditoria, incluidos los estudios especiales de auditoria. b) Los servicios preventivos incluyen la asesoría, advertencia y autorización de libros. c) La Auditoria Interna debe advertir a los órganos pasivos que fiscaliza, incluyendo al jerarca, sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento. d) El Auditor Interno debe asesorar oportunamente al jerarca en materia de su competencia. Sin perjuicio de las asesorías que en esa materia a criterio del Auditor correspondan a otros niveles dle la organización, con el propósito de fortalecer el sistema de control interno institucional. e) La Auditoria Interna fiscalizará periódicamente la efectividad del manejo, autorización y control de libros o registros relevantes necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. CAPITULO IV De la ejecución de la auditoria Artículo 51. Los funcionario de la Auditoria Interna, ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa. Es obligación del Auditor Interno y su personal, determinar las medidas, que propicien la toma formal y oportuna de acciones, ante hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia) la independencia funcional y de criterio de su gestión, incluidos los conflictos de intereses. CAPITULO V Del trámite de los informes y aceptación de las recomendaciones
Artículo 52. El informe es el producto sustantivo por medio del cual la Auditoria Interna, genera valor agregado a la Municipalidad, en cumplimiento de los objetivos y metas establecidas de conformidad con el Plan Anual de Trabajo para la Administración Activa a través del cual se brinda garantía razonable no absoluta a los ciudadanos sobre el manejo de los fondos públicos. Deben contener los objetivos, los alcances, hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del estudio, según la naturaleza de éste y conforme a las normas legales. Para prevenir al Consejo, al Alcalde o titular subordinado, según corresponda, de los deberes en e! trámite de los informes, de los plazos que se deben observar, se debe incorporar un anexo con la trascripción de los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las eventuales responsabilidades en que puedan incurrir en forma injustificada. Las relaciones de hechos, se exceptúan del proceso de comunicación. Para los servicios preventivos el Auditor definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la naturaleza de los estudios o las situaciones que los generan. Artículo 53. La Auditoria Interna, dispondrá de un programa de seguimiento permanente y oportuno, de las recomendaciones emitidas por la Administración, que hayan sido formuladas en sus memorandos e informes de Auditoria, que contenga un enfoque de verificación sobre la efectividad con que se implantaron los resultados de la auditoria, las disposiciones de la Contraloría, para asegurar de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la Administración. A la vez, debe establecer las acciones que procedan en caso de incumplimiento injustificado. El programa deberá incluir los resultados de las Auditorias, evaluaciones realizadas por la Contraloría y los auditores externos. El resultado del programa de seguimiento será comunicado a quien corresponda, anualmente, de acuerdo con el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio, de comunicaciones relacionadas a juicio del Auditor Interno, se deberá remitir copia a la Contraloría. Artículo 54. El Auditor Interno deberá rendir cuentas de su gestión mediante un informe anual sobre la ejecución del plan de trabajo, sobre el estado de las recomendaciones tanto de la Auditoria como de la Contraloría General de la República, de las auditorias externas, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de informes parciales a criterio del Auditor. A la vez, deberá rendir un informe final de gestión de conformidad con los incisos e) y g) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno. CAPITULO VI De la comunicación de resultados Artículo 55. Los informes sobre los servicios de auditoria, versarán sobre diversos asuntos de su competencia y aquellos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros denominados de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones. Los segundos llamados relaciones de hechos, con la recomendación sobre la apertura de un procedimiento administrativo o sobre la denuncia al Ministerio Público, así como, las que se remiten directamente al Ministerio Público y a la Contraloría, según corresponda. Artículo 56. La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de Auditoria, mediante la cual se informa de manera verbal y por escrito los resultados obtenidos. Artículo 57. Los hallazgos y las debilidades de control interno obtenidos en el transcurso de la auditoria o estudio especial, deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de
obtener de los auditados, sus puntos de vista, comentarios que lleven a realizar la acción correctiva que proceda. Se exceptúan los casos de Auditoria de carácter reservado, en la que sus resultados no deberán publicitarse o cuando se obtenga información confidencial, casos en los cuales podrán hacerse en forma parcial. La comunicación oral de resultados debe ser dispuesta por el Auditor Interno, en coordinación con el ejecutor del estudio, de previo a la comunicación escrita del mismo, excepto en los casos de estudios especiales que generen una relación de hecho y los que la normativa defina. Artículo 58. Los hallazgos, las debilidades de control interno, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la Auditoria Interna deberán cornunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. En la comunicación oficial de resultados, deberá observarse las disposiciones contenidas en los Artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes. El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para la comunicación. Artículo 59. La comunicación de resultados parciales, se podrá hacer por escrito durante el desarrollo de la Auditoria o estudio especial de auditoria, mediante memorando u oficio o informe parcial al finalizar la labor de campo por medio del informe final cuando el caso lo amerite. Artículo 60. En cuanto a los requisitos, parte, revisión y remisión de los informes se aplicara principalmente lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno lo dispuesto en el Manual de Normas de Control Interno y el Manual de Procedimientos de la Auditoria Interna. Artículo 61. La comunicación de los servicios preventivos, se hará conforme lo disponga el Auditor Interno, quien definirá su contenido y la estructura de la misma, en razón de la naturaleza su criterio profesional. CAPITULO VII De la responsabilidad y sanciones Articulo 62. Será responsabilidad del jerarca y del titular subordinado, establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento; lo anterior según lo dispuesto en los Artículos 7 y 10 de la Ley General de Control Interno N 8292 del 31 de julio del 2002, publicada en La Gaceta N 169 del 4 de septiembre del 2002. Artículo 63. El incumplimiento a lo regulado en este Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno, Subauditor y para los funcionarios de la Auditoria Interna, según lo normado en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno. La determinación de las responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas, corresponderá al órgano competente, conforme a las disposiciones internas de la Municipalidad y la Contraloría.
CAPÍTULO VIII Disposiciones finales Artículo 64. El presente reglamento deroga el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoria Interna publicado en el Diario Oficial La Gaceta N 232 del 3 de diciembre de 1996. Artículo 65. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Transitorio. Se mantienen los derechos laborales del Auditor Municipal del Subauditor existentes a la fecha de la promulgación y vigencia de este Reglamento. Acuerdo firme 9, artículo II, de la sesión extraordinaria 45, celebrada por la Corporación Municipal del cantón central de San José, el 11 de febrero del año en curso, que a la letra dice: San José. 2 de septiembre del 2008 Departamento de Comunicación, Teo Dinarte Guzmán. Jefa. 1 vez. (O. C. N 3979). C-355080. (83608).