Programación de es - Carta Gantt. Un proyecto se puede definir como un plan, al que si se le asignan determinados montos de capital, permite la organizar la producción en actividades interrelacionadas, que utiliza determinados recursos, para obtener determinados resultados, en un período de tiempo definido. Es decir, todo proyecto debe establecer los cursos de acción a ser seguidos (es) y los recursos a ser asignados para alcanzar un funcionamiento normal en el tiempo mínimo y dentro de los niveles adecuados de calidad. El grado de éxito que se tenga en alcanzar los objetivos y metas de un proyecto dependerá en medida de la orientación, secuencia, eficiencia y eficacia con que se desarrollan las actividades que lo componen. Supongamos el siguiente ejemplo de un proyecto de construcción de una casa, que a grandes rasgos se compone de las siguientes actividades: 1. Cavado de Cimientos. 2. Llenado de Cimiento. 3. Construcción de Columnas y Vigas. 4. Construcción de Paredes portantes y no portantes. 5. Instalación sanitaria. 6. Contrapiso. 7. Encofrado y Llenado de Losa de Techo. 8. Colocación de Ventanas y Puertas. 9. Revoques. 10. Instalación eléctrica 11. Colocación de Pisos. Si todas estás actividades, se producen en esta secuencia correcta, estaríamos en presencia de una casa segura y de buena calidad, y con ello el éxito del proyecto. Por el contrarío, si nos olvidamos de alguna actividad, como construcción de columnas y vigas, o invertimos la secuencia en que se realizan las actividades, se podrían presentar los siguientes problemas (en orden de importancia): (1) La casa dejaría de ser segura y se destruiría por factores metereológicos (viento) o físicos (movimientos telúricos); (2) Aumentaría el costo de las reparaciones posterior. Con este fin, las Técnicas de Programación de es deben permitir el establecimiento del que, cuando, quién, cómo y con qué se ejecutará, se ejecuta o se ha ejecutado cada una de las actividades propuestas del proyecto, que tiene ciertos objetivos y para cuya realización se cuenta con determinados recursos. Para definir el que es necesario describir todas las actividades a ser cumplidas en la instalación y puesta en marcha del proyecto. Para precisar el cuando, se debe introducir la variable tiempo en el proceso de planificación. Página: 1/11
El cómo requiere establecer una tecnología adecuada al cumplimiento de las tareas. El quién permite establecer el / los responsables de cada una de las actividades planificadas. El con qué supone la necesidad de definir los recursos que se requerirán en el proyecto, discriminados por actividades. El objetivo de las técnicas de programación de actividades, es la obtención de un instrumento, conocido como Diagrama de Gantt, en memoria de su inventor Henry Gantt, popular en toda actividad que implique la planificación del tiempo, entre ellos la gestión de los proyectos. La incorporación de la estudio de las actividades del proyecto durante la etapa de formulación y evaluación se apoya en el convencimiento de que por esta vía se logra disminuir la probabilidad de aparición de problemas (actividades duplicadas, o faltantes) durante la etapa implementación y ejecución, que encuentran su origen en la falta de atención dispensada a las actividades durante la fase de elaboración del proyecto. Sirve también de base para el estudio de los costos del proyecto. Importancia de la Programación de es Proveen de instrumentos para la ejecución y el control a los responsables proyecto. Permite una mejor asignación de los recursos disponibles entre las actividades programadas. Se evitan las incoherencias, duplicaciones y acciones superfluas resultantes de la distinta compresión de lo que hay que hacer por parte de los que participan en el proyecto. Permite programar la necesidad de capital y recursos al establecer la calendarización de las actividades. Las técnicas a que se refiere este apunte (Red de es y Carta Gantt) se aplica en particular a proyectos o conjunto de acciones que no son repetitivos (tienen principio y fin). Red de es - Carta Gantt Objetivo: Establecer un calendario de trabajo que asigne a cada actividad una fecha de comienzo y una de término, a la vez que asegure que los recursos necesarios cada actividad estén disponibles cuando se los necesite. Procedimiento Básico: Página: 2/11
Identificar las actividades del proyecto. Establecer la secuencia de es - Diagramar la red de actividades. Determinar la duración de cada actividad. Elaborar el Diagrama de Gantt. Redefinir los recursos para cada etapa. 1. Identificar las es del Proyecto. Se consideran actividades a las tareas que deben ejecutarse de un proyecto que demanda tiempo y recursos (humanos, materiales y financieros). La identificación de las actividades que componen el proyecto, se materializa en un listado de las tareas, que deben estar perfectamente definidas y expresar con claridad lo que se desea ejecutar. Son ejemplos típicos de tareas: Cavado de Pozos Siembra Desinfección de Almácigos, Compra de materiales de construcción, etc. El mejor procedimiento consiste en definir en primer término las actividades iniciales y finales y posteriormente incluir todas las demás sin preocuparse mayormente de orden en que ellas serán realizadas. Se presenta la disyuntiva, de discernir hasta que punto es conveniente desagregar una tarea. Este punto está dado por el nivel en que realiza la programación. Ejemplo, La preparación del un almacigo, se puede tomar como una sola actividad para la formulación, sin entrar a desagregar en tareas como preparación del suelo, nivelación, desinfección, etc., debido a que se puede conocer su fecha probable de iniciación, y el tiempo que demandará su ejecución total, si se cuenta con los recursos suficientes. En cambio si la programación se realiza para controlar la ejecución de un proyecto, quizás sea conveniente mayor nivel de desagregación dependiendo de la periodicidad en que se realice el control. Se deben incluir también las actividades condicionadas, que son las que solo pueden cumplirse con base a la existencia de determinadas condiciones, o bien en determinadas fechas concretas. Así por ejemplo, la actividad Tratamiento Fitosanitario de un cultivo, solo se ejecuta bajo la hipótesis de aparición de ciertas plagas. Página: 3/11
La actividad, puede representar también etapas de un proyecto que solo necesitan tiempo para su culminación pero sin acción específica, como se está acostumbrado en la producción agropecuaria debido a los factores biológicos del cultivo. Son ejemplo de ellas "Maduración del Grano", "Crecimiento del Cultivo", etc. Para representar las actividades de un proyecto se utilizan rectángulos de cartulina, todos de igual tamaño: : Preparación del Suelo 2. Establecer la Secuencia de es - Diagramar la Red de es. Consiste en el ordenamiento de las actividades en una secuencia, estableciendo que actividad debe realizarse antes de otra, cual va a continuación, y cuales pueden realizarse simultáneamente. Es decir, existen actividades que solamente pueden ser ejecutadas unas a continuación de las otras, y en tal caso reciben la denominación de es en Serie, en cambio otras pueden ser ejecutadas al mismo tiempo y se reconocen como es en paralelo. Por medio de una red de actividades, se puede graficar las relaciones entre las tareas; así, la representación gráfica de las actividades en series sería la siguiente: : Preparación del Almacigo (A) : Nivelación del Almacigo (B) : Desinfección del Almacigo (C) Que indica que la B, solo puede comenzar cuando haya finalizado la A, y C comenzará luego que haya concluido la B. Las tareas en paralelo pueden representarse de la siguiente manera: Página: 4/11
B A C E F D Donde la tarea A, precede a las B, C, D, o lo que es lo mismo, estas últimas no pueden comenzar mientras no haya sido totalmente concluida la tarea A. Las actividades B, C y D son tareas en paralelo, porque pueden ejecutarse en forma simultánea. La iniciación de cualquiera de ellas no interfiere, ni con la iniciación, ni con la ejecución de las restantes. Nótese, que las actividades B, E y D, también pueden ser ejecutadas en forma simultánea, no así las actividades C y E, puesto que esta última solo puede comenzar cuando termine la C. Por último, la actividad F, solo comenzará, cuando hayan terminado las B, E y D. Para llegar al ordenamiento secuencial buscado, resulta útil formular las siguientes preguntas frente a cada actividad: Qué tarea/s debe/n ejecutarse después? Qué tarea/s puede/n desarrollarse simultáneamente? Qué tarea/s debe/n realizarse necesariamente antes?, o Qué tarea/s debe/n terminar para empezar esta actividad? De esta manera, se puede construir la red de actividades, representando las mismas en rectángulos de cartulina e ir estableciendo la secuencia de actividades sobre una mesa. Un método para construir la red de actividades consiste en empezar con una Caja de Inicio del Proyecto y desarrollar la secuencia desde el comienzo del proyecto hacia adelante, formulándose las dos primeras preguntas. Otra manera alternativa, es comenzar con la Caja de Fin del Proyecto y desarrollar la secuencia hacia atrás, respondiendo a las dos últimas preguntas. Esté último método tiene la ventaja de que es una exigente prueba de lógica y constituye la principal ventaja de comenzar por el fin del proyecto. 3. Determinación de la Duración de Cada. Una vez definida la secuencia de actividades de un proyecto, se procede a determinar la duración de cada actividad. Si bien en general, resulta difícil determinar la duración en tiempo que demandará cada Página: 5/11
actividad, sobre todo cuando la duración de una actividad depende, en muchos casos, de los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros), siempre es posible asociar a cada actividad un valor con una cierta probabilidad de cumplimiento. Cuando se desconozca la duración probable de una actividad (como en el caso de proyectos nuevos), es posible desagregar la actividad en sus tareas elementales, y calcular la duración de esas tareas. La duración de la actividad será la suma de las tareas individuales cuando estas se realicen en serie. Por ejemplo, suponga que se desconoce la duración de la actividad Preparación de Suelos, se podría descomponer la actividad en sus labores elementales como Pasada de Arado. Pasada de Rastra etc., calculando a cada una su duración. La suma de la duración de las labores corresponderá a la actividad Preparación del Suelo. Tenga en cuenta, que para la duración de una actividad hay que incluir también los tiempos de espera que se producen entre el cambio de una labor y otra, que en el ejemplo anterior correspondería al tiempo entre la Pasada de Arado, y la Pasada de Rastra, etc. Cuando una actividad, se relaciona con una característica biológica de una determinado cultivo, en la cual hay que esperar un tiempo para que se cumpla un determinado evento, como ejemplo, maduración del grano en Maíz, ese tiempo también debe incorporarse como tiempo de la actividad. En la producción agropecuaria, donde pueden producirse acciones repetitivas, y que dependen de determinadas condiciones, como por ejemplo los tratamientos fitosanitarios, que depende generalmente de la aparición de determinadas plagas, la construcción de la red de actividades, y el cálculo de la duración de las actividades suele ser complicada. En esos casos conviene, no tomar cada acción como una actividad, sino englobar todo este conjunto de acciones bajo una denominación de actividad única, como por Ejemplo: Cuidados Culturales o Manejo del Cultivo. Por supuesto que esto depende, también, del nivel de programación que se considere. Para establecer la duración de una actividad, puede tomarse un solo valor, pero para tener mayor certeza es conveniente estimar tres tiempos de ejecución posible, que corresponden a: Tiempo Optimista (to): Es el tiempo, empleado en efectuar las tareas suponiendo que ocurran en ellas todas las situaciones favorables. Tiempo Normal (tn): Corresponde al tiempo empleado en condiciones normales (ó más frecuente) en realizar la actividad. Tiempo Pesimista (tp): Es el tiempo empleado suponiendo que se den todas las condiciones en forma desfavorable. Con estos tres tiempos, se calcula el tiempo esperado (te) que es el tiempo en que probabilísticamente, se espera que se cumpla la tarea. te = (to + 4 tn + tp ) 6 Página: 6/11
Conocidos los tiempos esperados, y ajustados a valores enteros de las actividades de proyecto, se puede calcular la duración total del proyecto, y los tiempos o momentos (fechas) en que cada actividad debe comenzar. Lo determinamos recorriendo la red de actividades ya diagramada. Para las técnicas de programación de actividades, se calculan cuatro momentos diferentes para cada actividad: 1. Fecha de comienzo temprano (FCTe) 2. Fecha de finalización temprana (FFTe) 3. Fecha de comienzo tardío (FCTa) 4. Fecha de finalización tardía (FFTa) que, para una mejor organización de la red de actividades ya construida, se colocan en los rectángulos de cartulina de las actividades en los siguientes lugares: FCTe FFTe : Preparación del Suelo FCTa FFTa Estas cuatro momentos, pueden ser determinadas en fechas calendario, si se conoce la fecha de inició de la ejecución del proyecto, o determinadas en base a la cantidad de tiempo transcurrido (días, meses, años) desde el inicio del proyecto, si por el contrario aún no se conoce la fecha del mismo. En este caso, se considera que el Inicio del Proyecto corresponde al Día 0 adoptando la convención fin del período Para determinar las FCTe y FFTe, se recorre la red de actividades desde la Caja de Inicio del Proyecto, y se suman los tiempos esperados (o duración esperada) de las actividades que componen cada serie. Las actividades que comienzan en la Caja de Inicio tienen una FCTe de 0, si a este valor le sumamos la duración de la actividad vamos a obtener el tiempo temprano en que cada actividad puede terminar (FFTe), que corresponderá al tiempo de comienzo temprano (FCTe) de de la actividad siguiente en la serie y así sucesivamente hasta llegar a la Caja de Fin de Proyecto determinando también la duración total del proyecto. Para determinar las fechas de comienzo y finalización tardía de la actividad (FCTa y FFTa), se recorre la red de actividades en sentido inverso (desde el Fin del Proyecto hacia el Inicio del Proyecto). En cada actividad se determina primero la FFTa, que es igual a la FCTa de la actividad que le sigue en la serie, y por resta se calcula la FCTa de la actividad. Se continua hasta la Caja de Inicio del Proyecto que debe volver a ser Dia 0. Un ejemplo hipotético esclarece la metodología de cálculo: Página: 7/11
0 3 A Duración: 3 2 5 3 5 C Duración: 2 5 7 Inicio del Proyecto Día: 0 0 2 B Duración: 2 0 2 2 6 D Duración: 4 3 7 7 12 F Duración: 5 7 12 2 7 E Duración: 5 2 7 Fin del Proyecto Día: 12 Explicación: Se determina primero las FCTe y FFTe de cada actividad (cifras superiores de los cuadros). La actividades A y B, por partir del inicio del proyecto (Día 0), ambas tienen FCTe de 0. Al sumar la duración en días (A = 3 y B = 2) se obtienen las FFTa de 3 y 2 respectivamente. La actividad C, tiene como FCTe el día 3 (igual a la FFTe de la actividad A que es anterior en la serie), que al sumar su duración de 2 días se obtiene una FFTe de 5. Se procede de igual manera con las actividades D y E, que tienen el mismo valor en FCTe (por provenir de la misma actividad anterior, la B) que al sumar sus duración en días, se obtienen las FFTe de 6 y 7 respectivamente. Observe que la actividad F, tiene 3 actividades anteriores en la serie (C, D y E de FFTe de 5, 6 y 7 respectivamente), que deben estar finalizadas al comenzar la misma, por ello, su fecha de comienzo temprano corresponde a la mayor fecha de finalización (Día 7), que al sumar su duración se obtiene una FFTe correspondiente al día 12, que corresponde también a la duración total del proyecto, por ser la actividad que finaliza el proyecto. Luego se determinan las FCTa y FFTa de cada actividad (cifras inferiores de los cuadros) procediendo en sentido inverso, desde el final del proyecto y restando los valores correspondientes a la duración del proyecto. El cuadro Fin del Proyecto tiene una fecha de finalización de 13. Por lo tanto la fecha de finalización tardía de su actividad posterior (F) será también de 13. Si se resta su duración se obtiene su FCTa de 7 (12 5 = 7). Se procede de igual manera para obtener las fechas tardías de las actividades. Observe que la actividad B tiene dos actividades posteriores (D y E) con distintas FCTa (2 y 3 respectivamente), en este caso se toma el valor menor como FFTa de la actividad B (a diferencia del cálculo en la fechas tempranas) porque se considera esta actividad debe terminar para que puedan ejecutarse las actividades D y E. Una prueba lógica de todo el proceso lo constituye el cuadro de inicio del proyecto que debe Página: 8/11
quedar nuevamente con un valor de 0. Determinadas las fechas tempranas y tardías de cada actividad se puede construir la siguiente tabla en base a las fechas de comienzo de las actividades: es Duración Fecha de Comienzo Holgura (días) Temprano Tardío (días) Inicio 0 0 0 0 A 3 0 2 2 B 2 0 0 0 C 2 3 5 2 D 4 2 3 1 E 5 2 2 0 F 5 7 7 0 Fin 0 13 13 0 Donde se denomina Holgura, a la diferencia del tiempo entre el comienzo más tardío de una actividad, y el comienzo más temprano, y representa el tiempo en que se puede demorar una actividad, sin que afecte la duración total del proyecto. Se observa, en este ejemplo, que las actividades A, C y D tienen la posibilidad de demoras en el comienzo de la actividad mientras que las actividades B, E y F no presentan esta posibilidad (por tener holgura igual a cero). A estas actividades que no tienen posibilidad de demora, se les denomina es Críticas, y son actividades a las cuales hay que prestarle especial atención, en cuanto a disponibilidad de recursos y tiempo para completar su tarea, porque una demora en su ejecución provoca un atraso en la fecha de finalización del proyecto, generalmente con una aumento en los costos. 4. Elaborar el Diagrama de Gantt Básicamente, el Diagrama de Gantt o Carta Gantt, es un gráfico, en el que las actividades se representan en el eje vertical, y en el eje horizontal se mide el tiempo, en un determinado período de tiempo (días, meses o años) a partir del comienzo de de la ejecución del proyecto, o en fechas calendarias, cuando ya se tiene una fecha de iniciación prevista del proyecto, o se esta ejecutando el mismo. Cada actividad se representa por una barra horizontal, a su nivel correspondiente, que va desde la fecha en que se inicia, hasta la fecha en que termina. Las actividades críticas se representan como barras llenas de color rojo, mientras que las actividades que tienen holgura se representan como barras ralladas o de color negro. Las actividades se ordenan en el eje vertical en el orden en que deben ser realizadas. A veces suele representarse dos barras horizontales por cada actividad, correspondiendo la primera, a la duración de la tarea planificada, y la segunda a la duración de la tarea ejecutada. Página: 9/11
Desde el punto de vista de la ejecución del proyecto, es un importante elemento de control, ya que permite al responsable de la ejecución, conocer en forma rápida, que tareas deben ejecutarse en una determinada fecha. Desde el punto de vista de la, planificación, si al gráfico le agregamos los recursos necesarios para ejecutar cada actividad, y lo comparamos con los disponibles, permite planificar el uso los recursos, ya sea para que estén disponibles cuando se los necesite, o en caso contrario, asignándolos a tareas o actividades que se encuentran en su etapa crítica (como las actividades críticas). Ejemplo del Diagrama de Gantt: es Inicio A B C D E F Fin Días 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 5. Redefinir los Recursos para cada actividad. Con el Diagrama de Gantt, se puede estimar los recursos (humanos, materiales y financieros) necesarios para cada etapa, agregando a continuación del diagrama, los recursos necesarios, para poder compararlos con la disponibilidad de recursos existentes. Por ejemplo: Si tenemos la siguiente necesidad de mano de obra (jornales) estimada para cada una de las actividades: A: B: C: D: E: F: 2 Jornales/ha/día. 4 Jornal/ha/día. 1 Jornal/ha/día. 1 Jornal/ha/día. 1 Jornales/ha/día 4 Jornales/ha/día Se puede estimar la necesidad diaria de mano de obra que necesitamos para llevar a cabo la actividad si los comparamos con los recursos disponibles (por ejemplo 4 personas/días/ha). Página: 10/11
es Inicio A B C D E F Fin Días 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Recursos A. Necesarios Mano de Obra 6 6 4 3 3 2 1 4 4 4 4 4 B. Disponibles Mano de Obra 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Diferencias Mano de Obra -2-2 0 1 1 2 3 0 0 0 0 0 Redistribución (Comenzando A el día 3 y C el 6) A. Necesarios Mano de Obra 4 4 4 4 4 3 3 4 4 4 4 4 Diferencias Mano de Obra 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 Como se puede observar en el cuadro, si solo disponemos de 4 personas para llevar a cabo la actividad, en los 2 primeros días falta mano de obra, mientras que en los días 4 a 7 sobra la mano de obra disponible. Esto se podría solucionar, ya sea contratando mano de obra (2 persona más para los dos primeros días) y ocasionando mayores costos, o bien atrasando las actividades A y C, que sabemos que tiene una holgura de 2 días, por lo que la actividad A podría empezar el día 3 y C el día 6 para solucionar la necesidad de mano de obra sin incurrir en mayores costos. Página: 11/11