Portal del Empleado (PAS) Manual de Procedimientos URJC Portal Empleado v.1.02 1
INDICE A Instrucciones generales B. Servicios del Portal del Empleado: 1 Servicios Empleado 1.1. Mi Correo Personal 1.2. Modificación de datos personales 1.3. Modificación de datos bancarios (pendiente) 2 Retribuciones 2.1. Recibos de pago 2.2. Certificados de retenciones e ingresos 2.3. Consulta de abonos y descuentos 3 Gestión del trabajo (control horario) 3.1. Mis marcajes 3.2. Calendario laboral 3.3. Resumen del control horario de mi grupo de trabajo (sólo Responsables) 4 Solicitudes 4.1. Solicitud de permisos y ausencias 4.2. Solicitud de modificación de marcajes 4.3. Solicitud de ayudas de acción social (pendiente) 4.4. Solicitud de cursos de formación (pendiente) 4.5. Solicitud de petición de méritos docentes (pendiente) 5 Seguimiento de las solicitudes 5.1. Consulta de permisos y ausencias 5.2. Gestión de solicitudes de permisos y ausencias (sólo Responsables) 5.3. Consulta del estado de las solicitudes 6 Certificados 6.1. Certificación servicios prestados 6.2. Hojas de servicios (pendiente) 7 Servicios de acceso remoto 7.1. Acceso a recursos electrónicos (VPN) Portal Empleado v.1.02 2
A.- Instrucciones generales. Al Portal del empleado se accede desde http://www.urjc.es Se deberá identificar con su dirección de correo electrónico y su contraseña. Recuerde que no debe ceder su contraseña a terceros. Para obtener validez en los certificados obtenidos, se deberá acudir al servicio correspondiente para que lo firmen y sellen, dándole así la validez necesaria. Esto no se aplica a la nómina o recibo de pago mensual y a la certificación de retenciones e ingresos que ya llevan la firma y el sello. Habrá servicios que sólo lo visualicen los empleados que, por su perfil o categoría, puedan disponer de ellos. Portal Empleado v.1.02 3
B.- Servicios del Portal del Empleado 1.- SERVICIOS EMPLEADO 1.1.- Mi Correo Personal Este servicio abre una nueva ventana del navegador que enlaza con la dirección del correo corporativo de la URJC, webmail.urjc.es, desde donde podrá consultar su cuenta de correo electrónico. Portal Empleado v.1.02 4
1.2.- Modificación de datos personales Permite consultar y solicitar la actualización de los datos personales de los empleados PAS de la URJC. Al entrar en este servicio se muestran los datos actuales y se da la posibilidad de modificar aquellos considerados incorrectos. Esta modificación generará una solicitud de modificación que será recibida y tramitada por RRHH. Si se ha detectado un error en algún campo que no se pueda modificar (por ejemplo, el NIF) deberá dirigirse directamente al Servicio de PAS. En el caso del nombre y los apellidos, será imprescindible una fotocopia del NIF correspondiente en vigor. En el resto de los campo, será suficiente con seleccionar el código correspondiente. Portal Empleado v.1.02 5
Proceso: Introduzca los datos a modificar y pulse Enviar solicitud para tramitar la solicitud de modificación de datos personales. El sistema le pedirá confirmación. Si acepta, se generará la solicitud de cambio en RRHH. Al entrar de nuevo en el servicio se le muestran sus datos actuales y aparecerá una i al lado de aquellos campos en los que se ha solicitado alguna modificación. Si se aproxima el puntero del ratón a la i se muestra el cambio solicitado y que todavía no ha sido efectuado por RRHH. Para realizar el seguimiento del estado de la solicitud o bien anularla, se deberá consultar Consulta del estado de las solicitudes Portal Empleado v.1.02 6
2.- RETRIBUCIONES 2.1.- Mis Recibos de Pago Visualiza el recibo de nómina en función del periodo seleccionado: Proceso: Mes: seleccione el mes en el que desee visualizar el recibo. Año: seleccione el año en el que desee visualizar el recibo. Pulse la opción "Buscar" y la sección Recibos de nómina visualiza el vínculo al recibo que cumpla el periodo definido en el filtro.. Pulse en el vinculo y se muestra el recibo de nómina. Portal Empleado v.1.02 7
2.2.- Certificados de retenciones e ingresos Visualiza el Certificado de retenciones e ingresos a cuenta del impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en función del año seleccionado. Proceso: Año: seleccione en el que desee visualizar el recibo Pulse la opción "Buscar" y en la sección Certificado de retenciones se visualiza el vínculo al certificado que cumpla el criterio del año definido en el filtro. Pulse en el vínculo y se muestra el certificado. Portal Empleado v.1.02 8
2.3. Consulta de Abonos y Descuentos Visualiza el total de conceptos abonados y retenidos en nómina en función del periodo seleccionado: Proceso: Inicio periodo/mes: seleccione el mes de inicio de visualización de conceptos. Inicio periodo/año: seleccione el año de inicio de visualización de conceptos. Fin periodo/mes: seleccione el mes de fin de visualización de conceptos. Fin periodo/año: seleccione el año de inicio de visualización de conceptos. Pulse la opción "Buscar" y en la sección Abonos y descuentos se visualiza la suma de los importes de los conceptos de abono y descuento. Pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con los datos obtenidos en la consulta. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas los datos obtenidos en la consulta. Portal Empleado v.1.02 9
3.- GESTION DEL TRABAJO (Control Horario) 3.1.- Mis Marcajes Visualiza los marcajes consignados en el sistema de Control de Presencia. Por defecto se muestra la información de marcajes desde el día uno del mes en curso hasta el día actual. Las consultas podrán hacerse por un rango de fecha determinado o por mes completo. a.-por rango de fechas, debe introducir: Fecha de inicio: introduzca la fecha de inicio de visualización de los marcajes. Fecha de finalización: introduzca la fecha de fin de visualización de los marcajes. b.-por meses completos, debe introducir: Año: seleccione el año del que desee visualizar los marcajes. Mes: seleccione el mes del que desee visualizar los marcajes. Además del acumulado mensual se obtendrá un acumulado semanal. Pulse la opción "Buscar" y se muestran los marcajes que cumplan las restricciones de fechas seleccionadas. Pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con los marcajes visualizados. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas los marcajes visualizados Portal Empleado v.1.02 10
3.2. Calendario Laboral Este servicio permite a los empleados de la URJC visualizar su calendario laboral para cualquier mes del año en curso en curso A nivel de cada día se muestra información sobre el tipo de jornada y si es festivo o no. Por otro lado, aquellos empleados que sean responsables de un equipo podrán consultar los calendarios laborales de cada una de las personas a su cargo. Proceso: Seleccione el mes (si es responsable, también el nombre) a consultar y pulse Buscar. Pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con el calendario laboral visualizado. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas el calendario laboral visualizado. (Pulsando en las flechas que aparecen a los lados del mes, se puede avanzar o retroceder en el calendario). Portal Empleado v.1.02 11
3.3.-Resumen Control Horario de mi equipo (Responsables) Este servicio permite a los empleados de la Universidad con personal a su cargo obtener un resumen de la información registrada en el sistema de Control de Presencia por cada uno de las personas de su equipo Proceso: Por defecto, se muestra un resumen con los datos relativos al mes en curso. Si se desea un período de tiempo distinto, seleccione Fecha de inicio y Fecha de finalización con ayuda de los calendarios: Fecha de inicio: introduzca la fecha de inicio de visualización de los marcajes de los colaboradores. Fecha de finalización: introduzca la fecha de fin de visualización de los marcajes de los colaboradores. Pulse la opción "Buscar" y se muestran los colaboradores y sus marcajes que cumplan las restricciones de fechas seleccionadas. Pulse la opción "Detalles" para acceder al detalle de los tipos de marcajes realizados por el colaborador. Pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con los colaboradores y los marcajes visualizados. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas los colaboradores y los marcajes visualizados. Portal Empleado v.1.02 12
En el caso de colaboradores que a su vez tengan empleados a su cargo, el nombre del colaborador se muestra en rojo. Pulse en el nombre del colaborador para acceder a las personas a su cargo y a sus marcajes, pudiendo de esta manera, recorrer en cascada el organigrama de la Universidad. Para volver, debe pulsar sobre el nombre del responsable de equipo al que se quiere volver, dentro de la lista desplegada en la parte superior. Portal Empleado v.1.02 13
4.-SOLICITUDES. 4.1. Solicitud de Permisos y Ausencias Este servicio permite a los empleados de la URJC solicitar permisos y ausencias. Una vez realizada la solicitud, se genera un aviso al responsable en forma de correo electrónico, quien deberá pronunciarse, aceptando o denegando dicha solicitud, disponiendo de la posibilidad de introducir las observaciones que considere conveniente. Finalmente, será RRHH quien cargará definitivamente la solicitud en el expediente del empleado. Para hacer el seguimiento de la solicitud, se deberá consultar Consulta del estado de las solicitudes. En la pantalla superior se muestra un cuadro resumen informativo de la disponibilidad de horas/días de las ausencias que se pueden solicitar a través del Portal del Empelado para el ejercicio correspondiente, así como las horas/días pendientes por consumir: Tipo: muestra el nombre de la ausencia. Horas disponibles: en aquellas ausencias definidas por horas se muestra el número total de horas disponibles para el ejercicio. Días disponibles: en aquellas ausencias definidas por días se muestra el número total de días disponibles para el ejercicio. Horas pendientes: en ausencias definidas por horas, muestra el número total de horas pendientes de solicitar para el ejercicio. Portal Empleado v.1.02 14
Días pendientes: en ausencias definidas por días, muestra el número total de días pendientes de solicitar para el ejercicio. Ejercicio: muestra el año a que se atribuye el tipo de ausencia. Las horas/días concedidas se irán descontando en el momento en el que la solicitud sea tramitada por RRHH, grabando los datos en el expediente del solicitante. Proceso: Tipo: seleccione la ausencia o permiso a solicitar del desplegable. Fecha de inicio: introduzca le fecha de inicio de disfrute de la ausencia o permiso. Fecha de finalización: introduzca la fecha de fin de disfrute de la ausencia o permiso. Número de horas: en el caso de permisos por horas, introduzca el número de horas de ausencia. Número de días hábiles: en el caso de permisos por días, introduzca el número de días hábiles de ausencia. Ejercicio: introduzca el año al que atribuir la ausencia o permiso. OBLIGATORIO. Si la ausencia está definida por días hábiles (por ejemplo, días de Libre Disposición), deberá introducir el número exacto de días hábiles. El sistema, en este primea fase de implantación, no puede validar si el número introducido es correcto. Este dato será validado por el responsable y, en su caso, por RRHH, quienes denegarán la solicitud en caso de que se haya introducido de forma incorrecta. Si la ausencia está definida por días naturales, se deberá introducir sólo las fechas de inicio y fin. No se debe rellenar el campo de número de días hábiles. El sistema validará todos los días existentes entre las fechas introducidas. Si la ausencia es de turno fijo (por ejemplo, vacaciones de Navidad o Semana Santa), sólo debe seleccionar el turno elegido. No se deben rellenar las fechas ni los días hábiles, puesto que estos están definidos por defecto. Pulse la opción "Añadir tramo" si desea solicitar dos o más ausencias o permisos de manera simultánea. Portal Empleado v.1.02 15
Pulse la opción "Eliminar" si desea borrar o anular uno de los tramos agregados antes de cursar la solicitud. Pulse la opción "Tramitar" para enviar la solicitud de ausencia o permiso. Una vez tramitado correctamente se mostrará Portal Empleado v.1.02 16
4.2. Solicitud de modificación de marcajes Este servicio permite a los empleados PAS de la URJC la solicitud de cambios en los marcajes que aparecen, así como su introducción en los casos en los que por olvido o cualquier otra razón falte uno o más marcajes en el día seleccionado. Proceso: Para las modificaciones, seleccione solicitar cambio. Para la eliminación de un marcaje, seleccione solicitar baja Para añadir un marcaje nuevo, seleccione altas. Fecha: introduzca la fecha para el proceso de cambio (alta/modificación). En el resumen de los marcajes se visualizan los marcajes existentes para el día seleccionado. Hora: introduzca la hora del nuevo marcaje. Tipo: introduzca el tipo del marcaje, Entrada/Salida. Motivo del cambio de marcaje: especifique el motivo de su solicitud de modificación/alta de nuevo marcaje. Seleccione Alta, Solicitar Cambio o Solicitar baja, según los casos, y si los datos están correctos y quiere proceder a su tramitación. Portal Empleado v.1.02 17
En el caso de solicitar baja, le aparecerá el siguiente mensaje: Seleccione Volver si quiere volver a la pantalla anterior si hacer ningún cambio. Portal Empleado v.1.02 18
5.-SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES 5.1. Consulta de permisos y ausencias Este servicio permite a los empleados PAS de la URJC consultar todas las ausencias registradas en la aplicación de RRHH en un período de tiempo determinado. Por defecto, se muestran las ausencias del mes actual. Adicionalmente, aquellos empleados que sean responsables de un equipo podrán consultar también las ausencias del personal a su cargo, seleccionando por nombre. Proceso: Si desea un período de tiempo distinto al ofrecido por defecto, seleccione: Fecha de inicio: introduzca la fecha de inicio de visualización de permisos y ausencias. Fecha de finalización: introduzca la fecha de fin de visualización permisos y ausencias. Pulse la opción "Buscar" y se muestra el conjunto de ausencias o permisos ya disfrutados que cumplan las condiciones de las fechas seleccionadas. Aparecerá n cuadro con los siguientes datos: Tipo: muestra el nombre de la ausencia disfrutada. Fecha de inicio: muestra la fecha de inicio en la que se disfrutó la ausencia o permiso. Fecha de finalización: nuestra la fecha de fin en la que se disfrutó la ausencia o permiso. Número de horas: en su caso, muestra el número de horas de ausencia disfrutados. Número de días hábiles: muestra el número de días hábiles de ausencia disfrutados. Portal Empleado v.1.02 19
Ejercicio: muestra el año al que corresponde la ausencia o permiso. Para imprimir, pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con el conjunto de ausencias detectadas. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas el conjunto ausencias detectadas. Portal Empleado v.1.02 20
5.2. Gestión de Solicitudes de permisos y ausencias (Responsables) Este servicio permite a los empleados de las URJC con personal a su cargo gestionar las solicitudes de permisos y ausencias que hayan sido realizadas por los colaboradores que tengan a su cargo. El responsable recibirá un correo electrónico en los siguientes casos: Cuando un empleado haya solicitado un permiso o ausencia. Esta solicitud deberá ser gestionada por el responsable. Cuando un empleado haya anulado una solicitud de permiso o ausencia que todavía no había sido gestionada. En este caso, el mensaje es informativo y no necesita ninguna gestión por parte del responsable. Cuando un empleado haya solicitado una anulación de una solicitud de permiso o ausencia que ya haya sido gestionada por RRHH. Esta solicitud deberá ser gestionada por el responsable Cuando un empleado haya solicitado un alta/modificación de marcaje. Esta solicitud deberá ser gestionada por el responsable. Portal Empleado v.1.02 21
Proceso: Deberá acceder al Portal del Empleado pulsando en la dirección indicada en el correo electrónico o accediendo directamente. Aparecerá un listado con todas las solicitudes no tramitadas (Estado: En estudio) Para ver el detalle de la solicitud, pulse Ver detalle. Para aceptar o denegar seleccione lo que corresponda del desplegable. Puede introducir un comentario pulsando en Introducir observación. Este comentario será visible tanto para RRHH como para el empleado solicitante desde la pantalla de Consulta del estado de mis solicitudes Pulse en Tramitar. Se gestión será recibida por RRHH quien procederá a tramitarla. Si desea un período de tiempo distinto al ofrecido por defecto, seleccione, con ayuda de los calendarios: Fecha de inicio: introduzca la fecha de inicio de visualización de las solicitudes de ausencias o marcajes. Fecha de finalización: introduzca la fecha de fin de visualización de las solicitudes de ausencias o marcajes. Tramitadas (Sí, NO): seleccione la detección de solicitudes ya tramitadas (Sí) o las pendientes de tramitar (No). Tipo: seleccione el tipo de solicitud a gestionar entre ausencias o marcajes. Si pulsa la opción "Buscar" y Tramitadas No. Se muestra el conjunto de solicitudes que cumplan las retracciones de fechas seleccionadas: Solicitante: muestra el nombre del colaborador que ha tramitado la solicitud. Faceta: muestra la faceta PAS o PDI del colaborador que ha tramitado la solicitud. Tipo: muestra el tipo de solicitud, marcaje o ausencia. Solicitud/ Modificación: muestra la fecha en la que el colaborador tramitó la solicitud. Detalle: pulse la opción "Ver detalle" y se visualiza el detalle de la solicitud tramitada. Estado: seleccione el estado de la solitud a "aceptada" o "denegada" para su gestión. Observación: pulse la opción "Introducir observación" para escribir un comentario. Si pulsa la opción "Buscar" y Tramitadas Sí. Se muestra el conjunto de solicitudes que cumplan las retracciones de fechas seleccionadas: Solicitante: muestra el nombre del colaborador que ha tramitado la solicitud. Faceta: muestra la faceta PAS o PDI del colaborador que ha tramitado la solicitud. Tipo: muestra el tipo de solicitud, marcaje o ausencia. Solicitud/ Modificación: muestra la fecha en la que el colaborador tramitó la solicitud. Portal Empleado v.1.02 22
Tramitación: muestra la fecha en que el responsable o autorizado tramitó la solicitud del colaborador. Tramitador: muestra el nombre del responsable o autorizado que tramitó la solicitud del colaborador. Ver detalle: pulse la opción "Ver detalle" y se visualiza el detalle de la solicitud tramitada. Estado: muestra el estado en el que el responsable o autorizado tramitó la solicitud. Observación: muestra el comentario introducido por el responsable o autorizado que tramitó la solicitud del colaborador. Validación RRHH: muestra la fecha en la que RRHH tramitó la solicitud. Estado RRHH: muestra el estado en el que RRHH tramitó la solicitud. Pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con el conjunto de solicitudes detectadas. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas el conjunto solicitudes detectadas. Portal Empleado v.1.02 23
5.3.- Consulta del Estado de mis Solicitudes Este servicio permite a los empleados de la Universidad consultar las solicitudes realizadas a través del portal y el estado de las mismas: En estudio, Aceptada o Denegada. Puede consultar todas las solicitudes o restringir por un tipo de solicitud en concreto, eligiéndola del desplegable, o por fechas: Si se trata de permisos y ausencias, las fechas de inicio y fin corresponden a las fechas en las que la ausencia se ejecutará. Si se trata de modificaciones de perfil (modificación de datos personales), las fechas de inicio y fin corresponden a la fecha en la que se cursó la solicitud. Tipo de solicitud seleccione el tipo de solicitud que desee visualizar entre las opciones disponibles. Rango de fechas: Fecha de inicio: introduzca la fecha de inicio de visualización de las solicitudes cursadas. Fecha de finalización: introduzca la fecha de fin de visualización de las solicitudes cursadas. Pulse la opción "Buscar" y en la sección "Solicitudes cursadas" se muestran el conjunto de solicitudes tramitadas que cumplan las retracciones de fechas seleccionadas: Tipo: muestra el tipo de solicitud cursada (ausencia, marcaje, datos bancarios, datos personales, méritos docencia, ayuda social, curso de formación, datos IRPF): Nombre de solicitud: muestra el nombre y tipo de solicitud cursada junto al NIF del empleado. Solicitud/ modificación: muestra la fecha en la que se tramitó la solicitud. Portal Empleado v.1.02 24
Estado: muestra el estado de la solicitud en función de la gestión por parte de RRHH (en estudio, aceptada, denegada). Para ver el detalle, pulse en el nombre de la solicitud cursada. Además del estado, podrá observar el detalle de lo solicitado y el comentario, en su caso, de su responsable. Pulse la opción "Versión imprimible" y se muestra un informe con el conjunto de solicitudes detectadas. Pulse la opción "Versión Excel" y se exporta a herramientas ofimáticas el conjunto de solicitudes detectadas Anulación de solicitudes El tipo de anulación depende del estado en que se encuentre la solicitud. Estado Estudio, implica que RRHH no ha tramitado la solicitud. Pulse la opción Anular. Esta petición implicará: Un aviso a su responsable (sólo para los permisos y ausencias) y la eliminación completa de la solicitud. Esta solicitud no se volverá a detectar en el servicio de Estado de mis solicitudes. Estado Aceptada : implica que RRHH ha tramitado positivamente la solicitud. Pulse se opción Solicitar anulación de solicitud. Esta opción sólo existe para las solicitudes de permisos y ausencias e implicará: Un aviso a su responsable, que deberá pronunciarse. Esta solicitud se detectará en el servicio de Estado de mis solicitudes, con sus estados correspondiente: Estudio, Aceptada o Denegada. Portal Empleado v.1.02 25
6.- CERTIFICADOS 6.1.- Certificación de Servicios Prestados Visualiza el certificado de ejecución de servicios realizados para las Administraciones Públicas a una fecha determinada: Fecha de referencia: introduzca la fecha hasta la que desee visualizar los servicios prestados. Pulse el vínculo "Ver mi certificado de servicios prestados" y se muestra el certificado. Portal Empleado v.1.02 26
7.- SERVICIOS DE ACCESO REMOTO 7.1. Acceso a Recursos Electrónicos (VPN) Este servicio abre una nueva ventana del navegador que enlaza con la dirección del acceso VPN a los recursos informáticos de la URJC. debe disponer de un usuario autorizado para acceder al servicio. Portal Empleado v.1.02 27