TÉRMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN DE ORGANIZACIONES RURALES PARA PARTICIPAR EN EL PROYECTO: Apoyo a la formalización y fortalecimiento de empresas asociativas rurales del Departamento de Santander 1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO El 30 de diciembre de 2013 se suscribió un convenio de asociación entre la Cámara de Comercio de Bucaramanga y el Departamento de Santander, para la ejecución del Proyecto: Apoyo a la formalización y fortalecimiento de empresas asociativas rurales del Departamento de Santander, el cual permitirá alcanzar la meta de: Apoyar la formalización de 10 empresas asociativas rurales, del Programa El Campo Santandereano un Proyecto de Vida establecido en el Plan de Desarrollo Santander En Serio el gobierno de la gente. Este proyecto tiene por objetivo general fortalecer la capacidad asociativa y empresarial de las organizaciones rurales del departamento de Santander, para mejorar los niveles de sostenibilidad económica y social de los agro-negocios desarrollados en el Departamento. Para lo anterior, se tiene previsto alcanzar los siguientes objetivos específicos: Fortalecer la estructura asociativa y organizacional de las organizaciones rurales que lideran iniciativas productivas en el departamento de Santander a través del mejoramiento de su nivel de empoderamiento social. Transferir a las organizaciones rurales las habilidades gerenciales que mejorarán la capacidad financiera y comercial de sus agro-negocios. 2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA Invitar a organizaciones rurales a participar del proyecto: "Apoyo a la formalización y fortalecimiento de empresas asociativas rurales del Departamento de Santander", las cuales deseen recibir un programa de formación y asistencia empresarial a fin de que puedan fortalecer su capacidad asociativa, empresarial y de agronegocios. 1
3. DESCRIPCIÓN DE LA INTERVENCIÓN La intervención se divide en 2 fases principales que involucran la formalización y el fortalecimiento de las organizaciones rurales. En la fase de formalización se ejecutará el empoderamiento social y dentro de la fase de fortalecimiento se desarrollará la asistencia empresarial y la estrategia de sostenibilidad: 3.1. Empoderamiento social: Se implementará un programa de acompañamiento para fortalecer la estructura asociativa y, de esta manera, mejorar el nivel de empoderamiento social de las organizaciones rurales que lideran iniciativas productivas en el departamento de Santander. Este programa de acompañamiento se ejecutará en el lugar en el cual opera el organización / organización beneficiaria. El empoderamiento social, como proceso multidimensional que incluye a la persona, la familia, el grupo, la comunidad y la organización social, exigirá acciones encaminadas en las siguientes áreas: auto-reconocimiento personal y familiar, fortalecimiento organizacional, y gestión y gerencia social. Esta fase de acompañamiento durará 3 meses y se contratarán 7 profesionales (2 por organizaciones). Esta etapa de acompañamiento se divide de la siguiente manera: 2
3.1.1. Auto-reconocimiento personal: El propósito es acompañar a los beneficiarios de la organización rural para fortalecer su rol alrededor de las siguientes temáticas: visión empresarial y liderazgo. Para el desarrollo de la actividad se realizará un Encuentro en un lugar cercano al domicilio de los organizaciones / organizaciones, que servirá para que los beneficiarios realicen un proceso de autoevaluación. En esta actividad se desarrollará los beneficiarios participarán con sus experiencias y aportarán al debate de tal manera que cada uno de manera individual construya su propio plan de acción, el experto social realizará un seguimiento y retroalimentación a los planes de trabajo individuales que se diseñen para fortalecer la visión empresarial y de liderazgo de los beneficiarios. En esta subfase se realizará el acompañamiento a través de un (1) profesional socio empresarial que dedicará el 20% del trabajo total de la fase de empoderamiento social 3.1.2. Fortalecimiento organizacional A través de sesiones de participación colectiva (grupos focales de 5 15 productores) ejecutadas en un lugar cercano al domicilio de los beneficiarios / organizaciones, se apoyará el desarrollo asociativo de los organizaciones seleccionados. Las actividades propuestas se describen a continuación: Primero, se realizarán dos sesiones liderados por un experto socio-empresarial para analizar valores, principios, y normas de convivencia que deben existir dentro de la organización rural; e, identificar los elementos condiciones para la promoción del capital social, resolución de conflictos y empoderamiento empresarial. En cada sesión de trabajo se elegirá ad hoc un equipo de al menos dos (2) participantes para que con el apoyo del experto socio empresarial elaboren una relatoría, insumo para diseñar el manual de convivencia y el diagnóstico organizacional empresarial. Seguido a lo anterior, y a través de talleres con el grupo total de beneficiarios, bajo la metodología de aprendizaje significativo (inducir a los participantes a la construcción de conocimientos mediante exploración, discusión, negociación y debate), se elaborará un manual de perfiles empresariales de cada beneficiario que les permitirá a los productores reflejar sus capacidades, mejorar sus debilidades y buscar complementariedades que fortalezcan hacia adelante su participación al interior de la organización, como parte de la estrategia de trabajo en equipo. En esta subfase se realizará el acompañamiento a través de un (1) profesional socio empresarial que dedicará el 60% del trabajo total de la fase de empoderamiento social 3.1.3. Gestión y gerencia social A partir de los resultados previos alcanzados (auto-reconocimiento personal y fortalecimiento 3
organizacional), en ésta fase se brindará a asesoría, así: A las organizaciones rurales se les brindará asesoría para la constitución legal de la figura jurídica que los representará. La estrategia propuesta incluye acompañar el proceso de postulación de los miembros del órgano directivo de la organización. Cada postulante recibirá a través de una sesión médico paciente información sobre su rol, alcance, responsabilidades, derechos y deberes. El lugar de la sesión de acompañamiento se acordará entre las partes, preferiblemente en el domicilio de la organización rural. Para las empresas que ya se encuentran constituidas, se realizará acompañamiento a los miembros de su órgano directivo, a través de una sesión médico paciente en la que se fortalecerá su conocimiento sobre el rol que desempeñan, responsabilidades, derechos y deberes. El lugar de la sesión de acompañamiento se acordará entre las partes, preferiblemente en el domicilio de la organización. Como resultado de éste ejercicio, se definirá para el órgano de dirección un plan de acción para su fortalecimiento. En esta subfase se realizará con el acompañamiento de un (1) profesional socio empresarial que dedicará el 20% del trabajo total de la fase de empoderamiento social Se requiere un experto jurídico que dedicará 32 horas de trabajo durante un (1) mes para las organizaciones rurales que se formalizarán 1 3.2. Asistencia empresarial El desarrollo de las actividades de este componente mejorará el nivel empresarial de las organizaciones de productores y su posicionamiento a nivel regional. Esta fase de acompañamiento durará 4 meses y se contratarán 7 profesionales socioempresariales (2 por organizaciones), un experto socioempresarial senior y un experto comercial. Esta etapa de asistencia empresarial durará 4 meses. Para lo anterior, se propone las siguientes actividades: 3.2.1. Modelo de negocios Con la asistencia técnica de un experto empresarial, las empresas beneficiarias deberán crear su propio modelo de negocio, es decir su proyecto organización empresarial donde se identifique su metodología propia para adquirir, servir y retener a los clientes. Para lo cual deberán identificar la propuesta de valor, socios, recursos y actividades claves para el desarrollo del negocio. 1 Con los recursos del convenio firmado entre la Cámara de Comercio de Bucaramanga y la Gobernación de Santander se cubrirá esta asistencia de manera completa. 4
Esta actividad se desarrollará con los líderes de cada organización (el lugar será acordado entre las partes, preferiblemente en el domicilio de la organización), quiénes con la asesoría de un experto en el tema y la aplicación de una encuesta identificarán todas las variables y construirán de manera colectiva su negocio particular. Una vez se tenga la definición del negocio esta será socializado y retroalimentado con los asociados de cada organización 2. En esta subfase se realizará el acompañamiento a través de un (1) profesional socio empresarial para 2 organizaciones rurales, que dedicarán 20% del trabajo total de esta fase y experto socioempresarial senior dedicara el 30% de su tiempo para los 14 organizaciones. 3.2.2. Formación de competencias Seguido a lo anterior, se implementará un programa de formación de competencias, el cual se desarrollará a través de un plan integral de asistencia técnica (talleres grupales para los asociados y formación a los órganos directivos de cada organización). Esta asistencia técnica será liderada por un profesional, y la temática corresponderá al área de intervención identificada como debilidad en la fase de diagnóstico (3.1.2). El lugar será acordado entre las partes, preferiblemente en el domicilio de la organización. La asesoría técnica se focalizará en Gestión Empresarial, a través de metodología de trabajo colaborativo, donde las organizaciones sean protagonistas de su mejoramiento continuo en aspectos como visión empresarial, órganos de gobernabilidad y elaboración manual de operación y puesta en funcionamiento del comité de agro-negocios. En esta subfase se realizará el acompañamiento a través de un (1) profesional socio empresarial para 2 organizaciones rurales, que dedicarán 70% del trabajo total de esta fase y experto socioempresarial senior dedicara el 30% de su tiempo para los 14 organizaciones 3. 3.2.3. Transferencia habilidades Dada la necesidad de mejorar la competitividad de cada una de las organizaciones es necesario realizar un proceso de transferencia de conocimientos. El lugar de ejecución de estas actividades será acordado entre las partes, aunque preferiblemente será en el domicilio de la organización. Las actividades de transferencia que se proponen son: 1. Definición de una estrategia comercial que permita realizar un análisis del mercado, canales de comercialización y determinar el potencial de las organizaciones para acceder a los segmentos del mercado. Esta actividad se realizará a través de un experto comercial que realizará un diagnóstico 2 Con los recursos del convenio firmado entre la Cámara de Comercio de Bucaramanga y la Gobernación de Santander se cubrirá la subfase completa para la definición del modelo de negocio por organización. 3 El consultor socioempresarial senior se buscará un experto que dedique el 60% de su tiempo en el desarrollo de los componentes que se especifican en estos términos de referencia. 5
de cada organización y posteriormente formulará de manera participativa un plan de mercado o comercial. Esto les permitirá a las organizaciones mejorar su inserción al mercado y además fortalece y complementa la definición del negocio. 2. A partir de la identificación de los instrumentos sectoriales disponibles para apoyar organizaciones empresariales rurales, se procederá a realizar la recopilación y revisión de los términos de referencia para elaborar un Manual operativo de acceso, el cual incluirá, entre otros, los siguientes elementos: Objeto y alcance; cobertura geográfica; población beneficiaria; rubros financiables; contrapartida; articulación local; formatos o fichas de presentación; procedimiento y tiempos; y, metodologías de evaluación: criterios. Este manual será entregado y socializado a los órganos directivos de las organizaciones que liderarán los proyectos productivos, a través de talleres realizados en el lugar definido de común acuerdo entre las partes, preferiblemente en el domicilio de la organización. En esta subfase se realizará el acompañamiento a través de un (1) profesional socio empresarial para 2 organizaciones rurales, que dedicarán 10% del trabajo total de esta fase. Adicionalmente se contratará un experto comercial para la elaboración del plan exploratorio comercial de las organizaciones a formalizar y para la elaboración de un plan comercial para las organizaciones formalizadas. 3.3. Diseño e implementación estrategia de sostenibilidad Como complemento a lo anterior, se propone seleccionar a máximo 3 líderes por emprendimiento / organización para desarrollar un programa de formación en formulación y gestión de proyectos, a través de talleres. Una vez formulados los proyectos, se convocará a cada organización a una sesión de sustentación para presentar los proyectos formulados a un panel de expertos, liderados por la Secretaria de Agricultura del Departamento de Santander, con el fin de seleccionar los mejores dos (2) proyectos que recibirán el apoyo del Departamento de Santander en la figura de capital semilla. En esta fase se realizará el acompañamiento a través de un (1) profesional socio empresarial para 2 organizaciones rurales, sumando un total de siete (7) profesionales y un experto senior en formulación de proyectos que realizará el taller para las 14 organizaciones. La ejecución de los proyectos será monitoreada por el Coordinador, quién implementará una estrategia de seguimiento y monitoreo por un período de 3 meses. Asimismo, se propone la entrega a las autoridades locales de cada municipio del Manual técnico del programa de formalización y fortalecimiento empresarial para organizaciones rurales (memorias de 6
capacitación y asistencia técnica), a fin de que la autoridad local pueda implementar ésta iniciativa y, de esta manera, ampliar su cobertura a la totalidad de la población rural del departamento. De acuerdo con lo anterior, como resultado de la intervención (Etapas 1,2 y 3), se alcanzarán las siguientes metas: 14 organizaciones asociativas rurales fortalecidas. 2 organizaciones rurales reciben capital semilla para la implementación de su modelo de negocio. Manual operativo del programa de formalización y fortalecimiento empresarial para organizaciones rurales. Manual técnico del programa de formalización y fortalecimiento empresarial para organizaciones rurales (memorias de capacitación y asistencia técnica) 4 4. QUIÉNES PUEDEN PARTICIPAR Organizaciones rurales quienes recibirán acompañamiento para su fortalecimiento socio empresarial y de agro-negocios. Deben estar compuestas por máximo 30 y mínimo 10 productores (personas naturales) con un perfil productivo similar. Los productores no pueden pertenecer a un mismo núcleo familiar. Estos productores deben cumplir con los criterios de pequeños o medianos productores que se relacionan a continuación. Criterio Pequeño Productor Mediano Productor 1. ACTIVOS TOTALES No superar el valor de: No superar el valor de: $85.477.500 $3.080.000.000 2. UAF (Unidad Agrícola Familiar) Hasta 2 2 a 10 3. Los productores deben generar el 75% de sus ingresos de actividades del sector agropecuario 4. Estar vinculado al sector agropecuario mínimo durante los últimos 3 años. Las organizaciones que deseen participar deben estar ubicadas en la zona rural del Departamento de Santander y hacer parte de las siguientes líneas productivas: Línea Productiva CACAO PALMA DE ACEITE HORTOFRUCTÍCOLA PECUARIOS Características Producción primaria y comercialización de productos a base de cacao Producción primaria y comercialización de productos a base de palma de aceite Producción primaria y comercialización de productos a base de frutas y hortalizas Producción primaria y comercialización de productos de ganadería 4 Estos entregables se podrán realizar si se avanza en la financiación del año 2 proyectado dentro del presupuesto del proyecto entregado por la Cámara de Comercio de Bucaramanga 7
La selección de las organizaciones rurales será guiada por criterios que corresponderán a la realidad empresarial del área rural y a la dinámica económica de la región. De esta manera, se dará prioridad a la vocación productiva de la zona en la cual tiene asiento la organización rural. 5. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.1. REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD 5.1.1. ORGANIZACIÓN RURAL NO FORMALIZADA Se debe diligenciar el Anexo 1. Ficha de postulación formalización de empresas rurales que tiene como guía el Anexo 2. Instructivo de diligenciamiento ficha de postulación formalización de empresas rurales. Se debe diligenciar el Anexo 3. Carta de compromiso firmada por un representante del organización. Se debe diligenciar el Anexo 4. Listado de productores beneficiarias, en el cual se relacionan los datos personales de cada uno de los beneficiarios que hacen parte de la organización y con la respectiva firma de cada productor. Las productores pertenecientes al organización deben ser mayores de edad y ser de nacionalidad Colombiana, para esto se debe anexar fotocopia al 150% por ambas caras de cada una de las cédulas de ciudadanía de las productores beneficiarias. Certificación de existencia de la organización rural emitida por una institución pública reconocida. La organización rural debe estar compuesta por máximo 30 y mínimo 10 productores. Los productores que hacen parte de la organización deben cumplir con los criterios de pequeños o medianos productores descritos en estos términos de referencia. El organización debe estar ubicado en el área rural del Departamento de Santander y debe hacer parte de las líneas productivas descritas en estos términos. Certificación por una entidad pública reconocida que certifique a los productores, en caso de que hubiere, la existencia de población vulnerable, en situación de desplazamiento, víctimas de conflicto armado, afrodescendientes e indígenas. 5.1.2. ORGANIZACIÓN RURAL FORMALIZADA Se debe diligenciar el Anexo 1. Ficha de postulación formalización de empresas rurales que tiene como guía el Anexo 2. Instructivo de diligenciamiento ficha de postulación formalización de empresas rurales. Se debe diligenciar el Anexo 3. Carta de compromiso firmada por un representante del organización. 8
Se debe diligenciar el Anexo 4. Listado de productores beneficiarias, en el cual se relacionan los datos personales de cada uno de los beneficiarios que hacer parte de la organización y con la respectiva firma de cada productor. Las productores pertenecientes al organización deben ser mayores de edad y ser de nacionalidad Colombiana, para esto se debe anexar fotocopia al 150% por ambas caras de cada una de las cédulas de ciudadanía de las productores beneficiarias. Estatutos de la organización. Certificado de Cámara de Comercio. La organización rural debe estar compuesta por máximo 30 y mínimo 10 productores. Los productores que hacen parte de la organización deben cumplir con los criterios de pequeños o medianos productores descritos en estos términos de referencia. El organización debe estar ubicado en el área rural del Departamento de Santander y debe hacer parte de las líneas productivas descritas en estos términos. Certificación por una entidad pública reconocida que certifique a los productores, en caso de que hubiere, la existencia de población vulnerable, en situación de desplazamiento, víctimas de conflicto armado, afrodescendientes e indígenas. 5.2. REQUISITOS TÉCNICOS Las propuestas de las organizaciones que cumplan con los criterios de elegibilidad, serán evaluadas de la siguiente manera: Criterios Criterio de calificación Puntos de calificación Entre 10 y 15 5 A. Número de productores beneficiarios Entre 16 y 25 10 que hacen parte de la organización Entre 26 y 30 15 B. Número de productores certificados Menos del 50% 5 pertenecientes a población vulnerable o Entre 51%-80% 10 proyectos con enfoque de género Más del 81% 15 Beneficiarios dispersos en tres o más veredas no contiguas 0 C. Dispersión de los productores Beneficiarios nucleados en tres o más veredas contiguas 5 Beneficiarios nucleados en una o dos veredas contiguas 10 Ninguna 2 D. Tiempo de experiencia promedio del Menor de 1 año 5 grupo los productores en la actividad Menor a 3 años 8 productiva Superior a 3 años 10 E. Experiencia (años) realizando trabajo Ninguna 0 9
Criterios Criterio de calificación Puntos de calificación como organización rural (capacitaciones, Menor de 1 año 5 proyectos, venta colectiva, gestión conjunta, Menor a 3 años 10 entre otros) Superior a 3 años 20 Deficiente Menos a 5 F. Calidad de la justificación emitida para Regular Entre 6 y 10 participar en el programa de formalización Buena Entre 11 y 15 G. Plantean una idea empresarial de su Nada consistente Menos a 5 organización que sea realizable, viable y Medianamente consistente Entre 6 y 10 consistente con su experiencia productiva. Consistente Entre 11 y 15 TOTAL 100 De acuerdo con los criterios técnicos enunciados anteriormente se seleccionarán los 14 mejores puntajes. 5.3. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS El acta de resultados del proceso de selección se publicará el 26 de Mayo de 2014 en la página WEB de la Cámara de Comercio de Bucaramanga y los medios de comunicación que se dispongan para tal fin. 6. CONSULTAS DEL PROCESO DE CONVOCATORIA Todas las preguntas e inquietudes de los interesados en participar de la convocatoria serán atendidas por medio del correo electrónico omar.casadiego@camaradirecta.com. Teléfono: (7) 6527000 ext. 378. Móvil: 3165751722. El plazo para recibir inquietudes del proceso es del 02 de Abril de 2014 al 19 de Mayo de 2014 antes de las 3:00 pm. 7. PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN La presentación de los documentos de postulación se realizarán como envío en medio físico del Anexo 1. Ficha de postulación formalización de empresas rurales, el Anexo 3. Carta de compromiso y el Anexo 4. Listado de productores beneficiarias. La ficha deberá ser diligenciada según los lineamientos del Anexo 2. Instructivo de diligenciamiento ficha de postulación formalización de empresas rurales. Los documentos deberán llevar un CD que contenga el archivo del Anexo 1 en medio magnético. Los datos de envío son los siguientes: Dirección: Cámara de Comercio de Bucaramanga. Cra. 19 # 36-20 piso 4. Unidad de desarrollo empresarial. 10
Coordinador Técnico: Omar Casadiego (7) 6527000 ext. 378. Email: omar.casadiego@camaradirecta.com. Móvil: 3165751722. Asunto: Se debe enviar en sobre de manila rotulado con los datos de la organización y la referencia del proyecto: Formalización y Fortalecimiento de organizaciones rurales. La recepción de la documentación tiene como fecha límite a las 3:00 p.m. del 20 de Mayo de 2014. 8. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA 1. Publicación invitación pública 01 de Abril de 2014 07 de Abril al 11 de Abril de 2014 (Medios 2. Divulgación de la convocatoria masivos de comunicación y evento de divulgación en cada provincia) 28 de Abril al 02 de Mayo de 2014 (Eventos de 3. Capacitación ficha de postulación capacitación por provincias bajo el instructivo de diligenciamiento de la ficha de inscripción) 4. Cierre de convocatoria y envío de documentación de los requisitos técnicos 20 de Mayo de 2014 hasta las 3:00 p.m. con los lineamientos descritos en el numeral 7. 02 Abril al 19 de Mayo de 2014. Correo electrónico Coordinador Técnico: 5. Solución de inquietudes omar.casadiego@camaradirecta.com. Teléfono: (7) 6527000 ext. 378. Móvil: 3165751722. 6. Evaluación de postulaciones y selección 21 de Mayo al 23 de Mayo de 2014. 26 de Mayo de 2014 página WEB de la Cámara 7. Publicación de resultados (Acta) de Comercio y medios masivos de comunicación 11