Técnicas de Programación U.D.1.2.- Programas informáticos de uso general: procesadores de texto y bases de datos. Combinar correspondencia proviene del término inglés Mail Merge y consiste en realizar de forma automatizada la escritura de un mismo documento a múltiples destinatarios de forma personalizada. También se puede emplear para otros propósitos como personalizar un formulario, realizar diplomas, etc. En la combinación de correspondencia se utilizan campos para crear múltiples copias. Vamos a dar las explicaciones en base a un ejemplo que consistirá en generar un documento de saludo a los nuevos alumnos del ciclo formativo. 1
1. Fuente de Datos: los datos pueden proceder de una base de Datos, una hoja de cálculo ó una libreta de direcciones. 2. Documento fuente o maestro: se trata de un documento hecho en Writer al que le añadiremos campos. 3. Documentos de destino: se trata de los documentos que se crearán al ejecutar la función de combinación de correspondencia. Para nuestro propósito vamos a llevar a cabo los siguientes pasos: Vamos a crear en nuestra unidad de disco una carpeta llamada Combinar para guardar nuestro trabajo, que realizaremos a partir de los datos de una hoja de cálculo, por lo que entramos en el programa Calc. 2
1. Fuente de Datos: Rellenamos los datos tal y como vemos en la figura. Lo guardamos como tabla de datos en c:\combinar y cerramos la ventana de Hoja de Cálculo. 3
2.Documento fuente o maestro: Creamos un documento similar al de la figura dejando los espacios sombreados para posteriormente insertar campos. Guardamos el archivo con como Bienvenida en c:\combinar. 4
2.Documento fuente o maestro: Debemos registrar nuestra base de datos para lo que vamos a la flechita adjunta al icono que hay debajo del menú Archivo y esogemos Base de datos 5
2.Documento fuente o maestro: Se abre el asistente de bases de datos y como nosotros creamos una tabla tenemos que escoger conectar con una base de datos existente, y en la lista desplegable, seleccionar hoja de cálculo. Si no estamos familiarizados con la bases de datos y tenemos unos cientos de registros, probablemente una hoja de cálculo Calc sea la mejor elección como fuente de datos. Podemos seleccionar Libretas de direcciones, Hojas de Cálculo, archivos de texto y archivos de Microsoft Office. Un archivo de texto creado con bloc de Notas ó Word Pad necesita delimitadores para designar filas y columnas. 6
2.Documento fuente o maestro: Clicando en Examinar localizamos y seleccionamos nuestra hoja de Cálculo. Si tenemos una contraseña por su seguridad, seleccionamos Password required. Clicamos en el botón siguiente para continuar. 7
2.Documento fuente o maestro: Seleccionamos Sí, registrar la base de datos y desactivamos la casilla Abrir la base de datos para editar. Finalmente pulsamos en Finalizar. 8
2.Documento fuente o maestro: Se muestra una ventana donde nos pide el nombre y la ruta para la nueva Base de Datos. Vamos a guardar en nuestra carpeta C:\Combinar con el nombre Datos. Ya hemos creado y registrado la nueva base de datos y está disponible para utilizarla. 9
2.Documento fuente o maestro: Vamos a trabajar con nuestro documento Bienvenida.odt. Seleccionamos el origen de datos para lo que vamos al menú Ver/Fuente de datos ó presionamos la tecla F4, lo que nos abrirá la ventana de fuentes de datos. Expandimos el árbol hasta tener a la vista nuestra hoja de datos. Lo que vamos a hacer seguidamente es incluir los campos correspondientes en los espacios sobreados que hemos marcado anteriormente. 10
2.Documento fuente o maestro: Tenemos dos métodos para insertar estos campos: a) Desde el menú Insertar/Campos/Otros (o combinación de teclas Ctrl+F2), que nos mostrará una ventana como la que vemos. 11
2.Documento fuente o maestro: Con el cursor situado en los lugares oportunos y tras pulsar Insertar la situación será la siguiente. Campos Nombre y Curso de nuestra base de datos 12
2.Documento fuente o maestro: b) Clicando sobre la cabecera de la columna y sin soltar arrastramos hasta la posisión deseada para el campo. Arrastrar y soltar En cualquiera de los casos para finalizar guardamos el documento. Lógicamente el documento maestro necesita la fuente de datos original ó una similar, con los mismos campos para ser útil. Si vamos a utilizar el documento con frecuencia, podemos guardarlo como una plantilla (Archivo/Plantillas/Guardar). 13
2.Documento fuente o maestro: El aspecto final del documento Bienvenida es: 14
3. Documentos de destino: Los documentos destino son aquellos documentos de Writer creados al ejecutar la función de combinar correspondencia. Estos documentos pueden imprimirse o guardarse como archivos. Escogemos la entrada maracada del menú Herramientas. 15
3. Documentos de destino (Pasos a seguir): Especificaremos el documento que se empleará como base para realizar la combinación. Se puede utilizar el documento que actualmente se tenga abierto, crear un documento, comenzar a partir de uno existente o comenzar desde una plantilla. Especificaremos el tipo de documento a combinar, bien sea cartas o correo electrónico. Podemos elegir un origen de datos para las direcciones, agregar direcciones o escribir en una lista de direcciones nueva. Es posible seleccionar la opción de Bloque de direcciones y asignar los campos correspondientes mediante los cuadros de diálogo. Se pueden utilizar los botones de navegación para obtener una vista previa de la información del registro de datos. Especificaremos las propiedades del saludo. Si la base de datos de combinar correspondencia contiene información acerca del género, se pueden especificar saludos diferentes según el género que tenga el destinatario. En Insertar Saludo Personalizado, podemos crear saludos con respecto al género, se selecciona respectivamente el nombre del campo de la base de datos de direcciones que contenga la información correspondiente al género y se le asigna un valor. Si no queremos utilizar un saludo personalizado debemos seleccionar la opción de Saludo General. 16
3. Documentos de destino (Pasos a seguir): Nos permite especificar la posición de los bloques de direcciones y los saludos en los documentos. Indicamos el número de registro de la dirección de un destinatario para obtener una vista previa del documento de combinar correspondencia para el destinatario, en la opción Destinatario. De igual forma, se puede excluir algún destinatario si así se desea. También tenemos la opción de editar el documento directamente sin tener que reiniciar luego el asistente. En este paso editamos el documento de cada destinatario de manera particular, realizando cambios y modificaciones a cada uno de ellos sin necesidad de salir del asistente. Nos permite especificar las opciones de salida de los documentos de combinar correspondencia. Una vez seleccionada la opción deseada, hacemos clic en Finalizar para salir del asistente. 17
3. Documentos de destino: Seleccionamos el documento en el que se basa la correspondencia combinada, activando la opción Usar el documento actual y clicamos en siguiente. 18
3. Documentos de destino: Seleccionamos el tipo de documento que queremos crear, en nuestrocarta y clicamos en siguiente. 19
3. Documentos de destino: En nuestro caso clicamos en siguiente aunque podriamos realizar las tareas descritas con anterioridad. 20
3. Documentos de destino: Si queremos podemos crear un saludo. Si no creamos el saludo el paso 5 no se realizará. 21
3. Documentos de destino: Podemos excluir los destinatarios deseados para los que no se generará el documento combinado o bien Editar el documento maestro. En nuestro caso clicamos en siguiente. 22
3. Documentos de destino: Podemos personalizar los documentos individuales generados en el paso anterior. Una vez terminado este paso hacemos clic en Siguiente. 23
3. Documentos de destino: Ya podemos guardar o imprimir el documento combinado. La primera opción nos permite guardar el documento maestro. 24
3. Documentos de destino: Tenemos tres formas de guardar el documento combinado pulsando Guardar documentos con alguna de las tres opciones siguientes: 1ª: Si seleccionamos Guardar como documento único se archivarán en un solo archivo todas los documentos combinados. 2ª: Si seleccionamos Guardar como documentos únicos se archivarán el numero de correspondencias combinadas en distintos archivos, uno a uno. 3ª: Si seleccionamos Desde Hasta podemos indicar que rango de documentos se guardarán. 25
3. Documentos de destino: Si queremos imprimir los documentos combinados escogemos la opción marcada. 26
3. Documentos de destino: Podemos enviar uno o varios documentos en distintos formatos por correo electrónico. 27
3. Documentos de destino: Si hemos escogido guardar como no debemos olvidarnos de archivar el documento o documentos que se han generado. En la figura vemos uno de los documentos generados. 28
n ó i ac t n se re p a l e d Fin 29