INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 1 de 7 INSTRUCTIVO NÚMERO I-AC-SC-010 V. 3.0 TÍTULO: POR MEDIO DEL CUAL SE DEFINE EL PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE INSCRIPCIONES SOBRE OPERACIONES ESPECIALES REFERENCIA: DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA INSCRIPCIÓN DE OPERACIONES SOBRE ACCIONES O BONOS CONVERTIBLES EN ACCIONES REALIZADAS POR FUERA DE BOLSA DE CONFORMIDAD CON LA CIRCULAR EXTERNA 07 DEL 24 DE AGOSTO DE 1998 EXPEDIDA POR LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES HOY SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. REMITENTE: VICEPRESIDENCIA JURÍDICA APROBADOR: PRESIDENCIA DESTINATARIOS: DEPOSITANTES DIRECTOS, EMISORES Y ADMINISTRADORES DE EMISIONES DEL MERCADO DE VALORES VIGENCIA: INDEFINIDA INSTRUCTIVOS QUE DEROGA: I-AC-SC-010 V. 2.0 FECHA DE EXPEDICIÓN: 14 DE ABRIL DE 2015 El presente instructivo establece el procedimiento para atender los actos o hechos jurídicos contemplados en la Circular Externa N 7 del 24 de agosto de 1998, expedida por la Superintendencia de Valores, hoy Superintendencia Financiera de Colombia, cuando sea Deceval, en virtud del ejercicio de la administración de los libros de accionistas de los emisores que lo hayan contratado, la entidad encargada de aprobar o rechazar operaciones especiales sobre acciones o bonos convertibles en acciones realizadas por fuera de bolsa. De acuerdo con las disposiciones legales vigentes, son aplicables a las operaciones especiales, además de la norma en comento, la Ley 964 de 2005, el Decreto 2555 de 2010, la Carta Circular 94 de 2011 de la Superintendencia Financiera y las demás normas aplicables a cada acto o hecho jurídico que soporta la transferencia de la propiedad de estos valores. Deceval S.A. realizará la anotación en cuenta, conforme con los principios contenidos en el artículo 2.14.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010, y especialmente, de acuerdo con el principio de rogación en virtud del cual, para la realización de cada registro se requerirá solicitud previa del titular del valor o derecho registrado o de la entidad
INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 2 de 7 competente y autorizada para tal fin. Por lo tanto, no procederán registros a voluntad o iniciativa propia del Depósito Centralizado de Valores, salvo casos reglamentarios previamente establecidos. Teniendo en cuenta dicho principio y en consideración de que Deceval asume la responsabilidad ante el emisor del análisis jurídico de las operaciones, en todos los documentos soporte deberá constar la cantidad de acciones en números enteros (en virtud de lo dispuesto en el artículo 378 del Código de Comercio) y el emisor, el cual deberá coincidir con el registro que para los efectos realicen los depositantes directos. De conformidad con la circular externa, son dos las clases de actos o hechos jurídicos así: I. CLASES DE ACTOS O HECHOS JURÍDICOS 1. Actos o hechos jurídicos que no requieren información previa a la Superintendencia Financiera para su inscripción en el libro de registro de accionistas: A. Donaciones. B. Sucesiones. C. Órdenes judiciales. D. Fusiones. E. Escisiones. F. Cesión de activos y pasivos. G. Liquidación de sociedades conyugales o comerciales. H. Daciones en pago, aportes en especie, negocios fiduciarios y transacción cuando representen el 2% o menos de las acciones en circulación. 2. Actos o hechos jurídicos que requieren información previa a la Superintendencia Financiera de Colombia para su inscripción en el libro de registro de accionistas A. Daciones en pago, aportes en especie, negocios fiduciarios, cuando representen más del 2% de las acciones en circulación. B. Compraventas entre un mismo beneficiario real, conforme se establece en el artículo 6.15.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010. II. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL REGISTRO EN EL LIBRO DE TENEDORES 1. Aspectos relevantes a tener en consideración, aplicables a todas las operaciones contenidas en la Circular 7 de 1998: 1. Las escrituras públicas, los certificados de existencia y representación legal de las sociedades, los registros civiles y las sentencias judiciales se pueden presentar en copia auténtica o autenticada, o, en caso de que se presenten en copia simple, la persona que los allegue deberá adjuntar la manifestación de que se trata de copia que corresponde íntegramente con el original y que se exime de responsabilidad a Deceval en caso de que no sea cierto y se ocasionen perjuicios a terceros. 2. Para todas las operaciones especiales se deberá adjuntar copia simple de los documentos de identidad de los intervinientes, es decir copias de las cédulas de ciudadanía para los mayores de edad, y copias de los registros civiles de los menores de edad, quienes de conformidad con el artículo 62 del Código Civil deberán ser representados en dichos actos por sus padres, de manera conjunta. 3. Para todas las operaciones en las que se encuentren involucradas personas jurídicas, se deberán adjuntar los certificados de existencia y representación legal de las mismas, expedidos dentro de los treinta (30) días anteriores a la presentación ante Deceval, de la documentación requerida para la aprobación de las mismas. Así mismo, se deberá adjuntar copia de los documentos de identidad del representante legal de la sociedad involucrada en la operación.
INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 3 de 7 4. Los poderes generales que se adjunten para la aprobación de las operaciones especiales, deberán tener el sello de no haber sido revocados dentro de los treinta (30) días anteriores a la presentación ante Deceval, de la documentación requerida para la aprobación de las mismas. En caso de que el poder haya sido conferido en el extranjero, deberán tener el sello de vigencia de no haber sido revocado dentro de los tres (3) meses anteriores a la presentación en Deceval. 5. Los poderes especiales que se adjunten para la aprobación de las operaciones especiales, deberán establecer en primer lugar para qué clase de operación se otorgan, la cantidad de acciones involucradas,, el emisor y el adjudicatario de las mismas. Adicionalmente deberán tener el sello de reconocimiento de firma de ambas partes y ser otorgados dentro de los treinta (30) días anteriores a la presentación ante Deceval, de la documentación requerida para la aprobación de las operaciones. 6. En los negocios jurídicos en los que intervenga una persona como contratante y en representación de su contraparte, de conformidad con lo establecido en el artículo 839 del Código de Comercio, se deberá adjuntar la autorización expresa del representado, que para el caso de las personas naturales será el poder especial y para las personas jurídicas la copia auténtica del acta del máximo órgano social, mediante la cual se apruebe la operación. 7. Respecto de los documentos que prueban el estado civil de las personas, se tendrán en cuenta: Copia autentica, autenticada o simple (con la manifestación que se trata de una copia idéntica a la original y que se exime a Deceval en caso de faltar a la verdad) del registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción. Partidas eclesiásticas de bautismo, matrimonio y defunción, emitidas por Curas Párrocos siempre y cuando el acto o hecho relacionado con el estado civil haya ocurrido con anterioridad al 15 de junio de 1938. Copia de la partida o folio correspondiente al registro civil, o certificados emitidos con base en los mismos, expedidos por autoridad competente (notarios o registradores municipales o en su defecto alcalde municipal) en los términos del Decreto 1260 de 1970. 2. Documentación requerida para la aprobación de cada una de las operaciones contenidas en la Circular No. 7 de 1998: 2.1 Donaciones: Documento auténtico en que conste la manifestación de voluntad de donar realizada por el donante y la aceptación del donatario a la oferta de aquel, el emisor y el número de acciones en números enteros que son objeto de la donación. Si la donación supera los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales deberá haber insinuación judicial o notarial, que es el procedimiento por medio del cual, el juez o el notario autoriza, mediante escritura pública o sentencia judicial, las donaciones cuyo valor exceda la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal. 2.2. Sucesiones A. Copia de la sentencia proferida por juez de la república o de la escritura pública en la cual conste la partición, adjudicación y la identificación de las acciones, esto es: emisor y número de acciones en números enteros B. En virtud de lo dispuesto por el artículo 78 de la Ley 964 de 2005, en concordancia con lo establecido en el numeral 7 del artículo 127 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, para la entrega directa en virtud de la sucesión, se deberá adjuntar el Formato F 322, suscrito por todos los herederos, con el reconocimiento de firma ante notario de cada uno de ellos, o la declaración extrajuicio de todos los herederos, en la cual se incluyan absolutamente todas las declaraciones que se encuentran en el mencionado formato. En uno y otro caso, en el documento se deberá establecer la cantidad de acciones y el emisor, que se adjudican a cada uno de los herederos.
INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 4 de 7 Adicionalmente se deberá adjuntar el registro civil de defunción, y los registros civiles con los cuales se acredite el parentesco con el causante. En caso de que se trate de uniones maritales de hecho, se deberá adjuntar la sentencia o escritura pública mediante la cual se decrete la existencia de la unión marital de hecho, o dos declaraciones extrajuicio de terceros en las que se establezca que al momento de la muerte, el causante convivía con su compañero o compañera permanente, suscrita por personas diferentes de los compañeros. 2.3 Órdenes judiciales o administrativas: Copia de la providencia judicial, resolución u acto de carácter administrativo que ordena el traspaso de los valores en los cuales conste la adjudicación y la identificación de las acciones. Esto es: emisor, número de acciones en números enteros, adjudicatario y valor asignado a cada una de las acciones. 2.4 Eventos corporativos (fusiones escisiones y cesiones de activos y pasivos): A. Para el caso de fusiones y escisiones, copia de la escritura pública contentiva de la reforma estatutaria o documento privado en caso de tratarse de una SAS, en el que se identifique el emisor, número de acciones y el adjudicatario de las mismas., En caso de que dicha información no se encuentre dentro de la escritura pública de fusión o escisión, se requerirá, además de esta, extracto de las notas de los estados financieros de la sociedad en donde conste el número de acciones y el emisor, certificados por el revisor fiscal o representante legal de la sociedad. En los casos de cesiones de activos y pasivos, los documentos contentivos de la cesión en los cuales conste la cantidad de acciones y el emisor, objeto de la operación y las autorizaciones legales que sean del caso. B. Certificado de la Cámara de Comercio donde conste el registro de la reforma. 2.5 Eventos corporativos realizados en el exterior por sociedades extranjeras (fusiones escisiones y cesiones de activos y pasivos): Para el caso de estos eventos corporativos, se requiere documento que en el país de origen corresponda a una reforma estatutaria o que su equivalente cumpla con la formalidad que la legislación colombiana exige para el cambio de titularidad, a fin de que el representante legal de la sociedad receptora de la inversión proceda con los trámites tendientes a la modificación de la composición del capital social en el registro mercantil. Para la legalización o apostille, se deberá tener en cuenta el procedimiento descrito en la Resolución 4300 de 2012, por la cual se adopta el procedimiento para apostillar o legalizar documentos. Adicionalmente, para los casos en los que las sociedades extranjeras desarrollen su objeto social en Colombia, se deberá anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por una Cámara de Comercio de Colombia, en las condiciones que se señalan al inicio de este documento. 2.6 Traspaso en virtud de liquidación de sociedades conyugales: Copia de la sentencia judicial o de la escritura pública otorgada ante notario en los cuales conste el trabajo de partición y adjudicación y la identificación de las acciones. Esto es: emisor, número de acciones en números enteros, adjudicatario. 2.7 Traspaso en virtud de liquidación de sociedades comerciales: Copia auténtica de la escritura pública o acta de la reunión del máximo órgano social en la cual se haya aprobado la cuenta final de liquidación en los términos del artículo 247 del Código de Comercio, en el cual se establezca la cantidad y el emisor de las acciones a restituir., acompañado del certificado de la cámara de comercio que acredita su registro.
INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 5 de 7 2.8 Traspaso en virtud de una dación en pago cuando representen el 2% o menos de las acciones en circulación: Se deberá acreditar con la copia auténtica del contrato de dación en pago, el cual debe contener la cantidad de acciones en números enteros y el emisor, y, adicionalmente, la preexistencia de la respectiva obligación, la cual debe haber nacido por lo menos con un año de anticipación y debe encontrarse vencida a la fecha de la presentación de la solicitud, conforme a lo preceptuado en el artículo 6.15.2.1.2 literal f del Decreto 2555 de 2010. Dicha preexistencia se podrá atestiguar mediante certificación del revisor fiscal o de un contador público o a través de declaración otorgada bajo la gravedad de juramento con fines exclusivamente probatorios, en las cuales conste la fecha de vencimiento de la obligación y su cuantía, diferenciando claramente el monto que se adeuda por concepto de capital y por concepto de intereses. 2.9. Traspaso en virtud de una dación en pago cuando representen más del 2% de las acciones en circulación: Cuando el traspaso supere el 2% de las acciones en circulación, además de los documentos señalados en el numeral II.2.8 del presente instructivo, deberá adjuntarse la autorización que para los efectos expida la Superintendencia Financiera de Colombia. 2.10 Traspaso en virtud de aportes en especie a sociedades comerciales, cuando representen el 2% o menos de las acciones en circulación: Se deberá acreditar con copia auténtica del acta del órgano social competente o de la escritura pública de constitución o reforma donde conste el avalúo respectivo, el número de acciones en números enteros objeto de transferencia y el emisor de las mismas. 2.11 Traspaso en virtud de aportes en especie a sociedades comerciales, cuando representen más del 2% o menos de las acciones en circulación: Cuando el traspaso supere el 2% de las acciones en circulación, además de los documentos señalados en el numeral II.2.10 del presente instructivo, deberá adjuntarse la autorización que para los efectos expida la Superintendencia Financiera de Colombia. 2.12 Traspaso en virtud de negocios fiduciarios cuando representen el 2% o menos de las acciones en circulación: Se deberá gestionar con la copia del contrato de fiducia mercantil o del encargo fiduciario (según corresponda) en el cual se identifiquen claramente el titular de las acciones a transferir, la cantidad y el emisor. Acompañado del certificado de existencia y representación de legal de la sociedad fiduciaria, expedido por la Superintendencia Financiera En cuanto traspasos por restitución al fideicomitente, certificación expedida por el revisor fiscal de la sociedad fiduciaria en la cual conste el número y beneficiario de las acciones objeto de la transacción. 2.13. Traspaso en virtud de negocios fiduciarios cuando representen más del 2% de las acciones en circulación: Cuando el traspaso supere el 2% de las acciones en circulación, además de los documentos señalados en el numeral.2.12 del presente instructivo, deberá adjuntarse la autorización que para los efectos expida la Superintendencia Financiera de Colombia. 2.14 Traspaso en virtud de transacción: Se deberá acreditar con la copia autentica del contrato de transacción en el cual se indique emisor, número de acciones y el adjudicatario de las mismas, así como la manifestación de la voluntad de las partes de dirimir una actual o futura discrepancia relacionada con la titularidad de las acciones objeto de transferencia y la reciprocidad de concesiones que se hacen con tal fin.
INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 6 de 7 2.14 Traspaso por compraventa entre un mismo beneficiario real: Deberá acreditarse con la respectiva copia autentica del contrato de compraventa entre el vendedor, en el cual conste la cantidad de acciones y el emisor. Adicionalmente de acuerdo con el artículo 6.15.1.1.3, los traspasos de acciones u otra modalidad de capital con derecho a voto entre personas que constituyen un mismo beneficiario real deberán ser informados a la Superintendencia Financiera de Colombia en lo relativo a la transacción que se proyecta efectuar y acreditar ante dicha entidad que las personas entre quienes se va a realizar el traspaso constituyen un mismo beneficiario real, por lo tanto, se deberá remitir el documento por medio del cualla Superintendencia Financiera, acredita el cumplimiento de tal requisito. 2.15 Traspaso en virtud de un aporte en especie a cartera colectiva: Los aportes de personas naturales a Carteras Colectivas, no se encuentran reguladas en la Circular 7 de 1998, tal como lo ha expresado la Superintendencia Financiera de Colombia, por lo que éstas operaciones no son objeto de análisis por parte de la Vicepresidencia Jurídica de Deceval. Para el trámite de dichas operaciones se requiere el registro de la operación, con la comunicación que envía el Administrador de la Cartera. Los requisitos para realizar dichos aportes serán establecidos en el respectivo reglamento de la Cartera Colectiva y validados por el depositante. De todas formas, conforme al concepto de la Superintendencia para la transferencia de las acciones en virtud de un aporte en especie el reglamento deberá atender los siguientes requisitos: Que se Acredite la calidad de accionista aportante. Que se Acredite que las acciones no se encuentran sujetas al derecho de preferencia. Si las acciones están gravadas con prenda, se debe allegar la respectiva autorización del acreedor. La solicitud de inscripción en el libro de accionistas, que deberá detallar el precio al cual se reciben las acciones, el número de acciones aportar, el número de unidades de participación de la cartera que recibe el aportante y su valor. Constancia del recibo de la copia del prospecto de inversión por parte del aportante. Aceptación del aporte por parte de la sociedad administradora de la cartera colectiva. 2.16 Terminación mancomunidad cuentas alternativas creadas con la conjunción O : Deberá remitirse al depósito autorización suscrita por cualquiera de los titulares de la cuenta (con reconocimiento de firmas ante notario público) en la que se manifieste expresamente la razón por la cual se pretende terminar la mancomunidad y se contemple que el otorgante (s) exime (n) a Deceval de eventuales reclamaciones. Tal autorización deberá contar con plena identificación de la cuenta a la cual habrán de transferirse los valores y deberá ser acompañada de una copia de la cédula de ciudadanía del otorgante (s). III. PROCEDIMIENTO 1. Una vez registrada la operación por parte del Depositante Directo, Deceval S.A tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de radicación de los documentos para informar sobre la aprobación o rechazo de la misma. Para todos los casos que presenten poca claridad o duda, Deceval S.A. quedará facultado para rechazar la operación y solicitará la información adicional que considere pertinente. En este caso, se devolverán todos los documentos al depositante directo, quien deberá radicarlos nuevamente con el cumplimiento de la totalidad de la información requerida para el registro. Esta comunicación se dirigirá al Depositante Directo dentro de las veinticuatro horas siguientes al rechazo de la operación. Será responsabilidad del Depositante Directo allegar la información necesaria para aprobar la operación. 2. Recibida la documentación idónea Deceval S.A. procederá a realizar el registro en el libro de accionistas.
INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-010 V 3.0 Página 7 de 7 Verificada la inscripción, dentro de las veinticuatro horas siguientes a este evento, Deceval S.A. remitirá la información necesaria al emisor para que este envíe a la Superintendencia Financiera, el anexo de la Circular 7 de 1998 debidamente diligenciado. IV. GUÍAS PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES ESPECIALES Con la finalidad de ayudar al registro de operaciones especiales, DECEVAL S.A., ha generado unos formatos que sirven de guía para la documentación que debe ser aportada en relación con las operaciones especiales de donación, traspaso en virtud de una sucesión sin juicio de sucesión, y la compraventa entre un mismo beneficiario real. Estas guías se encuentran publicadas en la página Web de Deceval, y se identifican de la siguiente forma: F-ME-GQ-323 FORMATO TRASPASO DE ACCIONES A TÍTULO DE DONACIÓN F-ME-GQ-322 FORMATO TRASPASO POR SUCESIÓN DEL DOMINIO DE LAS ACCIONES F-ME-GQ-348 FORMATO COMPRAVENTA ENTRE UN MISMO BENEFICIARIO REAL PERSONA NATURAL O PERSONA JURIDICA Listado de documentación requerida para la aprobación de operaciones especiales. La implementación de estas medidas pretende ser una guía, sin que por ello deban causarse traumatismos en el curso normal de las operaciones que se habían iniciado con anterioridad. Este instructivo comenzará a observarse a partir de la fecha. Cordialmente, JORGE HERNÁN JARAMILLO OSSA REPRESENTANTE LEGAL