INSTRUCCIÓN PRELIMINAR Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la ESE CLINICA, las cuales se contienen en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007, y demás expedidas sobre la materia. Además, deberá analizar con detenimiento los términos de referencia, y especificaciones, y en especial todos los aspectos que puedan influir en su oferta. 1.- OBJETO Tiene por objeto la presente invitación, Contratar el licenciamiento de Software de acuerdo a las siguientes cantidades y características técnicas: ITEM LICENCIAS MICROSOFT CANTIDAD SISTEMAS OPERATIVOS MS WINDOWS 7 PRO 1 Windows Pro 7 SNGL OLP NL Legalización Getgenuine - sin medios 40 2 Office Estándar 2010 OLP NL GOV 5 SISTEMAS APLICATIVOS SERVER 3 SQL Server Estándar 2008R2 OLP NL GOV 1 4 Windows Server Estándar 2008R2 OLP NL GOV 2 5 Windows Server CAL 2008 SNGL OLP NL GOV UsrCAL 40 6 SQLCAL 2008R2 OLP NL GOV User CAL 2 2. ALCANCE DEL OBJETO En cumplimiento del objeto contractual el proponente favorecido deberá garantizar que los productos que entrega son originales y en caso de no ser productor, debe garantizar que cuenta con autorización del fabricante para distribuir sus productos. En atención a lo anterior se hace necesario que el Proponente interesado sea fabricante o un distribuidor autorizado de productos Microsoft Corporation, en calidad de Certify Parner o Gold Certify Parner, con mínimo un año de actividad como distribuidor autorizado; por lo cual se solicitará anexar a la propuesta el documento expedido por Microsoft que certifique dicha condición y la fecha de iniciación de la misma. 3.- RÉGIMEN LEGAL El marco general que rige este proceso de selección y la contratación resultante, está señalado por la Constitución Política, en lo que hace relación a los principios de la función administrativa del Estado, articulo 209, la ley 100 de 1993, el Acuerdo 664 de 1995, Acuerdo 003 de 1996 Estatutos Internos de la empresa y el Acuerdo 008 de diciembre de 2008 que aprobó el Reglamento de Contratación de la entidad, en armonía con el numeral 6º del artículo 195 de la citada ley 100 de 1993, que establece el régimen de derecho privado. Para el efecto de la contratación que se pretende, se han realizado los estudios Previos de conveniencia y oportunidad con base en los requerimientos, condiciones y especificaciones de los servicios cuyas necesidades se buscan satisfacer.
El proceso de selección y el contrato que se llegare a suscribir se regirán por las siguientes normas. Principios de la Constitución Política de Colombia. Ley 100 de 1993, artículo 195 numeral 6. Normas aplicables del Código de Comercio y Código Civil. Las demás normas aplicables para la naturaleza del objeto a contratar. Ley 80 de 1993 en cuanto a las cláusulas excepcionales. Acuerdo 008 de 2008 Manual de Contratacion de la ESE Clinica. 4. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD CONTRATANTE: a) Prestarle debida colaboración, suministrándole la información y documentación, necesaria al CONTRATISTA sobre los aspectos que se requieran para el desarrollo del objeto contractual. b) Velar por el estricto cumplimiento de las obligaciones pactadas. c) Exigir a EL CONTRATISTA, a través del interventor del contrato, la ejecución idónea y oportuna, para lo cual deberá realizar estricta vigilancia y control del cumplimiento del contrato, velar por que el contratista cumpla el objeto del contrato a cabalidad. d) Cancelar el valor del contrato conforme lo dispuesto en el contrato respectivo. 5. REQUISITOS DEL PROPONENTE. El contratista podrá ser una persona con capacidad para obligarse, Natural o Jurídica, Nacional y/o Extranjera, pública o privada, que acredite su existencia y representación legal, cuyo objeto social y actividad comprenda el objeto del contrato que resulte de este proceso de contratación, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente pertinente, que sea fabricante o cuente con las autorizaciones pertinentes para distribuir los productos del fabricante. 6. FORMA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA Y DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑARLA. La propuesta deberá ser presentada en la sede de la ESE Clínica de Maternidad Rafael Calvo, hasta la fecha límite establecida en el cronograma del proceso, en sobre cerrado en original y copia debidamente marcados y debe contener los siguientes documentos: 6.1.- Carta de presentación de la propuesta. (ANEXO 1) En esta carta el proponente dejará constancia de que ha revisado cuidadosamente los términos de referencia de la INVITACIÓN y ha tomado nota de las características, actividades y condiciones que pueden afectar su ejecución. En el evento de no firmarse la propuesta o de ser firmada por persona distinta a la invitada, la ESE CLINICA, dará por entendido que no existe voluntad de participación y procederá al rechazo de la propuesta. 6.2.- Certificado de Existencia y Representación Legal.
Si el proponente es una persona jurídica, deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. El certificado deberá contener la siguiente información: Una fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días anteriores a la fecha de cierre del plazo de entrega de propuestas. 6.3.- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o persona natural 6.4.- Copia del RUT de la Sociedad 6.5.- Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y su representante legal, vigentes. 6.6.- Boletín de Responsables fiscales de la Contraloría General de la República donde se constate que la sociedad y el representante legal no se encuentran reportados en el boletín de responsables fiscales, vigente. 6.7.- Balance Financiero con corte a 31 de diciembre de 2011 6.8.- Certificado de aportes seguridad social integral y parafiscales.(anexo 2) Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar estar a paz y salvo con el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal. 6.9.- Carta De Autorización: En caso de ser distribuidos carta de autorización expedida por el fabricante donde se constate que tiene autorización del mismo para distribuir sus productos como mínimo con un año de antelación a la fecha de cierre de recepción de propuestas. 7.- CONDICIONES COMERCIALES. El proponente deberá especificar el valor total de la propuesta, la forma de pago, descuentos comerciales y financieros, tiempo de entrega de los productos y vigencia de la oferta. 8.- PROPUESTA ECONOMICA - CONTENIDO Y OBLIGACIONES: La propuesta deberá cobijar los siguientes parámetros: Propuesta económica con especificación de los siguientes bienes: ITEM LICENCIAS MICROSOFT CANT. VALOR UNIT VALOR TOTAL 1 2 SISTEMAS OPERATIVOS MS WINDOWS 7 PRO Windows Pro 7 SNGL OLP NL Legalización Getgenuine - sin medios 40 Office Estándar 2010 OLP NL GOV 5 SISTEMAS APLICATIVOS
SERVER 3 SQL Server Estándar 2008R2 OLP NL GOV 1 4 Windows Server Estándar 2008R2 OLP NL GOV 2 5 Windows Server CAL 2008 SNGL OLP NL GOV UsrCAL 40 6 SQLCAL 2008R2 OLP NL GOV User CAL 2 SUBTOTAL IVA Y OTROS IMPUESTOS VALOR TOTAL PROPUESTA El ofertante debe anexar el presente cuadro completamente diligenciado, sin modificar su estructura y orden de los productos, en los productos que no oferte debe diligenciar en ceros, no debe ocultar, insertar, ni eliminar filas. 9. CRITERIOS DE SELECCIÓN La ESE Clínica dividirá la evaluación de las propuestas solicitadas, en dos fases: PRIMERA FASE: VERIFICACIÓN en la que se revisarán los aspectos jurídicos y financieros del ofertante así: Se establece de conformidad con el Balance General y el Estado de resultados con corte a 31 de diciembre de 2011 Para verificar este factor el proponente debe anexar: Balance General y Estado de resultados como mínimo con corte a31 de diciembre de 2011, suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal, si lo hubiere y Declaración de Renta 2011. A. Para verificar la liquidez del proponente se aplicará la siguiente fórmula: Razón Corriente = Activo Corriente / Pasivo Corriente La liquidez deberá ser mínimo del 1.0 En el caso de Consorcios o Uniones temporales, se tendrá en cuenta los valores sumados de sus integrantes, de acuerdo con el porcentaje de participación de cada uno de ellos. B. Para verificar la capacidad de endeudamiento se aplicará la siguiente fórmula: Índice de endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) x 100 El índice de endeudamiento deberá ser menor o igual al 80%. En el caso de Consorcios o Uniones temporales, se tendrá en cuenta los valores sumados de sus integrantes de acuerdo con el porcentaje de participación de cada uno de ellos. SEGUNDA FASE: EVALUACIÓN de los aspectos económicos de la propuesta, se escogerá la propuesta con menor valor. Una vez agotado el anterior procedimiento, los resultados del mismo se pondrán a disposición del Comité de Compra de Bienes o Servicios, para la selección de la oferta que cumpla con todas las condiciones y requisitos señalados en los presentes términos y sea la más favorable para la Entidad. 10. PRESUPUESTO OFICIAL Y FINANCIACION.
La ejecución del contrato será financiado con recursos propios de la ESE CLINICA DE MATERNIDAD RAFAEL CALVO C. y estará respaldado por el Certificado de Disponibilidad presupuestal por valor de TREINTA Y TRES MILLONES DE PESOS M/L ($33.000.000,oo), expedido por el área de Presupuesto y el cual hace parte integrante de esta Invitación. 11. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES. Serán por cuenta del contratista, todos los impuestos, gastos, erogaciones y derechos que se deriven del contrato a realizar. Es entendido que la ESE CLINICA, no está obligado a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier otro documento destinado a que el contratista obtenga exención del pago de impuestos o derechos a su cargo y derivados del contrato. Al preparar su oferta el proponente deberá tener en cuenta todos los costos directos e indirectos y gastos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato. 12.DURACION: El término de duración del contrato a celebrar será de UN (1) MES, contados a partir del perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de legalización del mismo. 13. FORMA DE PAGO: La ESE Clínica, pagará al Contratista el valor del contrato, de la siguiente manera: Un primer pago una vez se encuentre legalizado el contrato y el 50% restante, dentro de los diez (10) días siguientes a la entrega efectiva de las licencias y la presentación de la factura de cobro, para ambos pagos se requiere previa certificación por parte del Interventor designado por la ESE Clínica y la acreditación del cumplimiento de las obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, establecidas en la Ley 789 de 2002. 14. SUPERVISION Y COORDINACION. La supervisión y coordinación del presente contrato será ejercida por la Subgerencia Administrativa de La ESE Clínica de Maternidad Rafael Calvo C. 15. LUGAR DE CUMPLIMIENTO. EL sitio para la entrega de las licencias objeto de esta invitación es la sede de la ESE Clínica de Maternidad Rafael Calvo C., ubicada en el Barrio Alcibia Sector María Auxiliadora de la ciudad de Cartagena de Indias. 16. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN En consideración a la especialidad de los servicios a contratar y por la naturaleza de los productos integrantes del mismo, y de las obligaciones contractuales, se hace necesario la exigencia al contratista de afianzar el cumplimiento del objeto contractual así: El cumplimiento general de obligaciones adquiridas por el contrato, en cuantía equivalente al 20% del valor del contrato y con una vigencia igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.
Buen manejo y correcta inversión del anticipo en cuantía equivalente al 100% del valor del anticipo y con vigencia igual a la del contrato. 17. PROCESO CONTRACTUAL A APLICAR: En cumplimiento del Acuerdo 008 de 2008 mediante el cual se aprobó el Reglamento de Contratación de la ESE Clínica de Maternidad Rafael Calvo C. y por la naturaleza del objeto contractual se realizara una invitación pública a través de la página web de la Entidad. 18.- CRONOGRAMA DEL PROCESO Publicación términos pagina Web Consulta Términos Solicitud Aclaración términos Respuesta aclaración términos de Entrega, cierre de recepción de propuestas Evaluación Publicación evaluación Adjudicación Celebración contrato Atentamente, de 16 de abril de 2012 www.maternidadrafaelcalvo.gov.co De 16 de abril a 19 de abril de 2012 Hasta 20 de abril de 2012 a las 11:00 a.m. Hasta 22 de abril de 2012 Hasta el 23 de abril de 2012 Hora: 3:00 p.m. De 24 A 25 de abril de 2012. 26 de abril de de 2012 27 de abril de 2012 30 de abril de 2012 Instalaciones de la ESE CLÍNICA. O a través de la página web www.maternidadrafaelcalvo.gov.co Por escrito a la gerencia y/o, subadministrativa@maternidadrafaelcalvo.gov.co Por escrito, a los correos o direcciones que se anoten para tal fin. Ese Clínica de Maternidad Rafael Calvo, barrio Alcibia sector María Auxiliadora. Gerencia Subgerencia Administrativa, Científica, Asesores jurídicos www.maternidadrafaelcalvo.gov.co Gerencia ESE Clínica de Maternidad www.maternidadrafaelcalvo.gov.co Gerencia ESE Clínica de Maternidad Gerencia Clínica De Maternidad Rafael Calvo C NELFY FUENTES MANJARREZ Subgerente Administrativo
ANEXO 1 CARTA DE PRESESNTACION DE LA PROPUESTA Ciudad, de de 2012 Señores: ESE CLINICA DE MATERNIDAD RAFAEL CALVO C. Cartagena de Indias. Referencia: INVITACIÓN ----------------------- El(los) suscrito(s) ------------------------------------- de acuerdo con las condiciones que se estipulan en los documentos de la Invitación, hacemos la siguiente oferta de carácter irrevocable, y nos comprometemos a suscribir el contrato correspondiente, en caso que LA ESE CLINICA DE MATERNIDAD RAFAEL CALVO C., me (nos) lo adjudique. Declaramos así mismo que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete a (los) aquí firmantes. Que ninguna entidad o persona distinta del (los) firmantes tiene interés comercial en esta oferta ni en el contrato que de ella se derive. Que conocemos la información general y especial y demás documentos de los términos de referencia y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. Que hemos recibido y conocemos las siguientes adendas (si las hubo) y aceptamos su contenido. Adenda No. de fecha... Que nos comprometemos a cumplir los plazos del contrato de conformidad con lo señalado en los Términos de Referencia. Que si somos adjudicatarios, nos comprometemos a suscribir el contrato y realizar todos los trámites necesarios para su perfeccionamiento y legalización, en los plazos señalados en los términos de referencia. Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la ley y la constitución y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. Que el valor de la propuesta, expresado en pesos colombianos asciende a la suma de.($.), M/L. y que en este valor están incluidos todos los
costos, impuestos, honorarios, utilidades, salarios y prestaciones sociales relativos a la prestación de los procesos y los cuales asumimos en su totalidad. Nombre o Razón social del OFERENTE Nombre del representante Legal Nit o Cédula de Ciudadanía No. Dirección: Teléfono: Fax: Correo electrónico (Para envió de requerimientos de la Entidad): Ciudad: Firma del Representante Legal. Nombre
ANEXO No. 2 CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002. identificado con cédula de ciudadanía no..expedida en.. actuando en mi calidad de.identificada con Nit. No..( en adelante la empresa ) manifiesto bajo gravedad de juramento que la empresa ha cumplido durante los 6 meses anteriores a la fecha de entrega de la presente certificación, con lo pagos al sistema de seguridad social y salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, por lo que declaro que se encuentra a paz y salvo con la empresas Promotoras de Salud EPS Fondos de Pensiones administradoras de Riesgos Profesionales ARP Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y SENA. Firma.. Identificación No En calidad de Ciudad y fecha Nota: la presente certificación debe ser firmada por el representante legal de la empresa o por el revisor fiscal en caso de que la empresa tenga ese cargo. En caso que la empresa tenga menos de seis meses de ser creada, deberá certificar el cumplimiento a partir de la fecha de su constitución.