Página 1 de 14 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DE INDICADORES SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD ÍNDICE 1. OBJETO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 2 4. DEFINICIONES... 2 5. RESPONSABILIDADES... 2 6. DESARROLLO... 3 7. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES... 4 8. ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS... 4 9. RENDICIÓN DE CUENTAS...5 10. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 11. ANEXOS... 9 RESUMEN DE REVISIONES Edición Fecha Apartado Motivo de la modificación ELABORADO POR: Grupos AUDIT REVISADO POR: CPA APROBADO POR: PRESIDENCIA Director de calidad Rectora Presidente FECHA: Febrero 2010 FECHA: Febrero 2010 FECHA: Febrero 2010
Página 2 de 14 1 OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer la forma de recopilar, medir, revisar y mejorar los resultados de los indicadores generados en los procesos del Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGIC) de la (UCAM). 2 ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los procesos del SGIC que generan indicadores. 3 NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre (BOE 30 de octubre), por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades. Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. (LOMLOU) Estatutos Universidad. Manual del SGIC de la UCAM. Programa AUDIT (ANECA). Decreto nº 203/2009, de 26 de junio, por el que se regula la autorización de implantación de las enseñanzas universitarias oficiales establecidas por el Real Decreto 1393/2007 (Región de Murcia) 4 DEFINICIONES Indicador: Un indicador es una medida cuantitativa que puede usarse como guía para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numérica) en la que se mide o evalúa cada uno de los criterios. 5 RESPONSABILIDADES Responsables de procesos: Establecer y medir los indicadores generados en sus procesos así como su seguimiento. De la misma forma, analizar y realizar las propuestas de los Planes de Mejora de los indicadores que les conciernen directamente a ellos así como la puesta en marcha de los mismos. Dirección de Calidad (DIRCA): Recopilar los indicadores generados en el SGIC así como comprobar su correcta medición. Comisión de Calidad del Título (CCT): Analizar la información que les facilita la
Página 3 de 14 Dirección de Calidad y la detección de áreas de mejora. Equipo Directivo (ED): Realizar las propuestas de mejora así como la puesta en marcha de las mismas. Presidencia / Consejo de Gobierno (CG) / Director General: Aprobar las propuestas de mejora referente a los resultados de los indicadores y proponer, si procede, nuevos indicadores. De la misma forma analizaran los indicadores que les conciernen directamente a ellos. Comisión de Planificación y Acreditación (CPA): Revisar las propuestas de mejora elaboradas por los Equipos Directivos o por los responsables de procesos para después elevarlas a Presidencia/Consejo de Gobierno/Director General para su aprobación. 6 DESARROLLO 6.1 Generalidades La en su labor de mejora continua de la formación que imparte, analiza periódicamente de forma sistemática los diferentes resultados obtenidos de los indicadores generados en sus procesos y, a partir de los mismos y siempre que se considere procedente, establece acciones para corregirlos y propuestas para su mejora. 6.2 Establecimiento y Medición de los Indicadores Los responsables de cada proceso serán los encargados de establecer todos los indicadores que consideren necesarios para el buen funcionamiento del proceso (Anexo 1: Listado de indicadores por procesos) y de la misma forma deberán realizar la medición y el seguimiento. En la información relativa a los indicadores (Anexo 2: Ficha de indicador) se señalará la definición de cada uno de ellos, código, directriz AUDIT al que está asociado, fecha de realización, formula para determinarlo, responsable, nivel...etc. La UCAM ha establecido unos niveles de indicadores: NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 Son indicadores estratégicos que conciernen directamente a Presidente/CG y Director General. Son indicadores que interesan directamente a los ED de los Títulos. Son indicadores que competen directamente a los responsables de los procesos. Tabla 1: Niveles de Indicadores Una vez realizada la medición de los indicadores por los responsables de los procesos o aquellas personas en las que deleguen, elaborarán la Memoria de Indicadores (anexo 3) que serán enviadas a la Dirección de Calidad para su recopilación y la comprobación de su correcta medición sin incidir en los resultados.
Página 4 de 14 6.3 Análisis de los Indicadores La Dirección de Calidad una vez recopilados y comprobada la correcta medición de los indicadores de los procesos del SGIC los facilitará a los interesados según el nivel al que pertenezcan (Tabla 1) para proceder a su análisis. - Indicadores de Presidencia/Consejo de Gobierno/Director General: Una vez que la Dirección de Calidad ha comprobado la correcta medición de los indicadores generados en los procesos los elevará a Consejo de Gobierno para que los analicen y elaboren los Planes de Mejora de Indicadores (anexo 4). - Indicadores de Títulos: Una vez que la Dirección de Calidad ha comprobado la correcta medición de los indicadores generados en los procesos los enviará a las CCT para que los analicen y detecten áreas de mejora. El ED elaborará las propuestas del Plan de Mejora de Indicadores (Anexo 4) que las elevará a la CPA para que las revise. Una vez revisadas las propuestas son elevadas a Presidencia/Consejo de Gobierno para su aprobación. La Dirección de Calidad enviará a Presidencia /consejo de Gobierno/Director General una copia de la Memoria de Indicadores realizada por el ED. - Indicadores de Procesos: Una vez que los responsables de los procesos han realizado la correcta medición de los indicadores y las propuestas de los Planes de Mejora (Anexo 4), son enviadas a la Dirección de Calidad para comprobar la correcta medición de los indicadores generados en los procesos. Estos a su vez son enviados a la CPA para su revisión y elevarlos a Presidencia /Consejo de Gobierno/Director General para su aprobación. La Dirección de Calidad enviará a Presidencia /consejo de Gobierno/Director General una copia de la Memoria de Indicadores realizada por los responsables de procesos. 7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES Ver punto 6 de este proceso. 8 ARCHIVO DE REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS Identificación del registro Código del Proceso asociado al registro Tipo soporte y tiempo de archivo Responsable de su custodia Listado de indicadores por procesos PM01 Papel y/o informático 1 año Responsable de proceso Ficha de Indicador PM01 Papel y/o informático 1 año Responsable de proceso
Página 5 de 14 Memoria de Indicadores PM01 Papel y/o informático 1 año Responsable de proceso Plan de Mejora de los resultados de los Indicadores PM01 Papel y/o informático 1 año Responsable de proceso Acta o comunicados referentes al proceso ------ Papel y/o informático 1 año Responsable de proceso 9 RENDICIÓN DE CUENTAS Los responsables de la medición, análisis y mejora de indicadores deberán rendir cuentas a Consejo de Gobierno, Director general y/o Equipos Directivos de los resultados, así como la identificación de las áreas de mejoras que se consideren procedentes para que estos puedan realizar las mejoras oportunas. Por aplicación del proceso PCL11 Información pública los resultados de la revisión que se consideren adecuados serán dados a conocer a todos los grupos de interés por los mecanismos establecidos en dicho proceso.
Página 6 de 14 10 DIAGRAMA DE FLUJO 10.1 Diagrama de Flujo: Indicadores de Consejo de Gobierno y/o Director General
Página 7 de 14 10 DIAGRAMA DE FLUJO 10.2 Diagrama de Flujo: Indicadores de Títulos
Página 8 de 14 10 DIAGRAMA DE FLUJO 10.3 Diagrama de Flujo: Indicadores de Procesos
Página 9 de 14 11 ANEXOS Anexo nº1: Listado de indicadores por procesos Anexo nº2: Ficha de Indicador Anexo nº3: Memoria de Indicadores Anexo nº4: Plan de Mejora de los resultados de los Indicadores
ANEXO 1: LISTADO DE INDICADORES POR PROCESOS Página 10 de 14 Anexo nº1: Listado de indicadores por procesos LISTADO DE INDICADORES POR PROCESOS Proceso asociado: PM01 Código del Indicador Nombre del Indicador Departamento o Título al que está asociado Nivel Directriz AUDIT asociada Periodo de seguimiento (mensual, anual...) Fecha inicio del seguimiento Aprobado por: Firma: Fecha:
ANEXO 2: FICHA DE INDICADOR Página 11 de 14 Anexo nº2: Ficha de Indicador FICHA DE INDICADORES Proceso asociado: PM01 INDICADOR: Indicar el departamento o Título al que está asociado Fecha de realización: Código: Nivel: Directriz AUDIT asociada: DEFINICIÓN OBJETIVO RESPONSABLE PROCESO AL QUE AFECTA Y DIRECTRIZ AUDIT ASOCIADA FÓRMULA DEL CÁLCULO VALOR ESTIMADO FUENTE DE DATOS PERIODICIDAD ANALISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS Nivel 1: Consejo de Gobierno Nivel 2: CCT Nivel 3: Responsable del proceso
ANEXO 3: MEMORIA DE INDICADORES Página 12 de 14 Anexo nº3: Memoria de Indicadores MEMORIA DE INDICADORES 1. Listado de indicadores por procesos 2. Fichas de indicadores 3. Análisis de Indicadores Proceso: Facultad: Título/Servicio: Fecha: DATOS DEL PROCESO
ANEXO 4: PLAN DE MEJORAS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS INDICADORES Página 13 de 14 Anexo nº4: Plan de Mejora de los resultados de los Indicadores PLAN DE MEJORA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS INDICADORES Proceso: Facultad: Título/Servicio: Fecha: DATOS DEL PROCESO
ANEXO 4: PLAN DE MEJORAS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LOS INDICADORES Página 14 de 14 PROCESO: INDICADOR: RESPONSABLE: Directriz AUDIT: Código: Descripción del problema Causas que provocan el problema Objetivo a conseguir Acciones de mejora Tareas a desarrollar Responsable de tareas Fecha de inicio Fecha de finalización Beneficios esperados