1.0 OBJETIVO: Describir la metodología para la organización y realización de Concursos Internos y Externos. 2.0 ALCANCE: El alcance de este procedimiento incluye las actividades para ocupar las vacantes que sean sometidas a concurso en la Comisión. 3.0 DISPOSICIONES: 3.1 Se da cumplimiento a lo establecido en el Artículos 6, 7, 8 y 16 del Manual de Políticas y Procedimientos para la Administración del (MPPAP) y Artículos 3, 4, 5 y 6 del Reglamento Interno de Trabajo. 3.2 La responsabilidad de gestionar, planificar y coordinar los procesos de reclutamiento y selección es del Departamento de de la Comisión. 3.3 El costo de los procesos de Reclutamiento y Selección es asumido por el Departamento de, debiendo éste realizar anualmente su presupuesto de gastos en Reclutamiento y Selección, en función de la planificación anual de vacantes a cubrir. 3.4 Las vacantes se producen en la medida que se cree un nuevo puesto, se produzca un egreso o se concrete un movimiento interno u otro caso que lo amerite. 3.5 Se da prioridad al reclutamiento interno para cubrir una vacante de posición regular con el objeto de brindar igualdad de oportunidades y opciones concretas de movilidad y desarrollo profesional al personal de la empresa; sin embargo el departamento de recursos humanos o área solicitante podrán recomendar contratar de manera expedita a personal Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 1 de 12
de los concursos anteriores siempre y cuando el candidato a seleccionar haya obtenido un puntaje mayor a 75% en adelante. 3.6 Se considera una posición regular aquella que cumple con los siguientes requisitos: a. Se encuentra contemplada en la Estructura Organizacional y la Estructura de Posiciones y Salarios de la Comisión. b. Cuenta con presupuesto disponible para el año fiscal vigente. c. Tiene una Descripción de Funciones y Perfil de Puesto aprobado. 3.7 Pueden participar en Concursos Internos, los funcionarios nombrados en condición de Eventual, Tiempo Definido, Servicios Profesionales y de Contratación Regular, siempre y cuando cuenten con seis (6) meses o más de laborar en la Comisión, ya sea de manera ininterrumpida o interrumpida y que sus evaluaciones muestren resultados de Satisfactorio a Sobresaliente sobre el desempeño de sus funciones. 3.8 Pueden participar en Concursos Externos los funcionarios en contrataciones a Prueba, Eventuales, Tiempo Definido y Servicios Profesionales que hayan laborado por un periodo inferior a los seis meses. 3.9 Cuando se trate de Contrataciones Definidas se puede optar por la selección directa del funcionario sin concurso, siempre y cuando se trate de un ex funcionario que haya laborado satisfactoriamente para COPEG en el área que se necesite u otras personas que estén inscritas en la base de datos y cuenten con acreditamiento de experiencia y de educación calificada para el puesto vacante. 3.10 El tiempo para reclutamiento y selección es variable, sin embargo pueden estimarse cuatro (4) semanas para concursos internos y seis (6) semanas para concursos externos. Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 2 de 12
Atendiendo al hecho que los días necesarios para cubrir una plaza es esencialmente variable y debido a las particularidades que puede traer cada cargo solicitado, es necesario acordar con el área solicitante el plazo estimado para concluir el proceso. 3.11 Cuando sea necesario para mayor efectividad en el reclutamiento de candidatos, a discreción del Departamento de se publican anuncios de vacantes simultáneamente en medios de comunicación internos y externos. 3.12 La Comisión confía en la veracidad de la información contenida en la solicitud del empleado, así como en la veracidad de otra información presentada durante del proceso de selección y contratación. Cualquier representación fraudulenta, falsificación y omisión de material con respecto a esta información, podrá resultar en que COPEG excluya al aplicante de ser considerado para empleo, y, en caso de que hubiese sido contratado, dependiendo de la gravedad, en la terminación justificada del contrato de trabajo. 3.13 La responsabilidad de gestionar, planificar y coordinar los procesos de reclutamiento y selección será del Departamento de de la Comisión. 3.14 Las contrataciones definidas están supeditadas a disposición de presupuesto. 4.0 PROCEDIMIENTO: CONCURSOS INTERNOS 4.1 Es responsabilidad del Departamento en el cual se produce una vacante solicitar el reclutamiento y selección a sus de Área, mediante formulario de Solicitud de Contratación Regular dirigida al Departamento de. y Jefes de Área Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 3 de 12
4.2 Se publica el Concurso Interno a través de los medios de comunicación formales que utiliza la Comisión (correo electrónico, murales, etc.), por un período de cinco (5) días hábiles. Durante este período, se reciben las postulaciones en el Departamento de vía correo electrónico o personalmente. 4.3 Los postulantes deben proporcionar toda la información y documentación requerida por el Departamento de. 4.4 Transcurrido el período de cinco (5) días hábiles, se retira de los murales el anuncio de Concurso Interno y se verifica si hay postulantes. En caso de haber postulantes se procede a revisar su historial laboral, experiencia profesional, formación académica y resultados de evaluaciones de desempeño. Si no hay postulantes al Concurso Interno el Departamento de procede a declarar el concurso desierto, informa a los solicitantes e inicia proceso de concurso externo. 4.5 Los resultados de la revisión de candidatos son presentados a los solicitantes. Se preseleccionan aquellos postulantes que hayan obtenido 75% como mínimo de calificación. A aquellos postulantes que no hayan sido preseleccionados, se les comunica a la brevedad que han sido excluidos del proceso por no cumplir con los requisitos. 4.6 Todos los preseleccionados son entrevistados por el jefe inmediato y los del Área o los funcionarios que estos designen. Coordinador de Postulantes Coordinador de Coordinador de y Jefes de Área Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 4 de 12
De ninguna forma es permitido que un solo funcionario realice los procesos de entrevista; cada contraparte de Panamá y Estados Unidos de América, debe designar sus representantes. 4.7 Las entrevistas realizadas se ponderan por cada evaluador y los resultados de estas entrevistas se presentan en un informe final del concurso. 4.8 Es de preferencia la selección del candidato mejor calificado. No obstante, los de Área se reservan el derecho de recomendar, dentro de los tres mejores calificados, al funcionario que a juicio de ellos es más adaptable al puesto de trabajo, justificándolo mediante una nota, aunque no se trate del más ponderado. 4.9 Una vez el área solicitante, entregue el informe del concurso con las firmas autorizando la selección del candidato, el procede a pasar los documentos al. 4.10 El confecciona los documentos (resuelto o contrato) y los pasa a la Jefatura de para su revisión. 4.11 La Jefatura de procede a entregar al para que la misma entregue los documentos (Resuelto o contratos más el informe de selección) a la Dirección Administrativa y luego a la Dirección General. Jefe y Coordinador de de Área Coordinador de / / Administrativos /Generales Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 5 de 12
4.12 Los Generales pueden aprobar y autorizar la contratación del candidato recomendado o al de mayor puntuación; pudiendo inclusive convocar a una entrevista a los tres candidatos mejor calificados para su decisión final. 4.13 Una vez recibido los documentos (Resuelto o contratos más el informe de selección) de la Dirección General, el procede a comunicar a la brevedad el resultado aprobado por la Dirección General a los solicitantes y participantes del concurso. 4.14 El pasa el resuelto o contrato para compromiso presupuestario 4.15 Una vez recibido el resuelto o contrato con el sello de presupuesto, el procede a la formalización y aceptación de la contratación. 4.16 Luego de que el seleccionado firme el resuelto o contrato, se procede a comunicar a la brevedad a todo el personal. 4.17 Se coordina la fecha de ingreso del postulante al área solicitante. Esta fecha no debe exceder quince (15) días, desde la comunicación a todos los involucrados en el proceso. Generales Dirección General/ Coordinador de Finanzas/Jefe de 4.18 Se procede a la distribución del documento. Analista de Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 6 de 12
CONCURSOS EXTERNOS 4.19 Es responsabilidad del Departamento en el cual se produce una vacante solicitar el reclutamiento y selección a sus de Área, mediante formulario Solicitud de Contratación Regular dirigida al Departamento de. 4.20 Se publica el Concurso Externo a través de los medios de comunicación formales que utiliza la Comisión (prensa, bolsas de empleo, base de datos etc.). 4.21 Sobre los postulantes que respondan al anuncio se procede a revisar su historial laboral, experiencia profesional, formación académica y referencias laborales. 4.22 Los postulantes deben proporcionar toda la información y documentación requerida por el Departamento de. 4.23 Los resultados de la revisión de candidatos son presentados a los solicitantes. Se preseleccionan aquellos postulantes que hayan obtenido 75% como mínimo de calificación. 4.24 Todos los preseleccionados son entrevistados por el jefe inmediato y los del Área o los funcionarios que estos designen. De ninguna forma es permitido que un solo funcionario realice los procesos de entrevista; cada contraparte de Panamá y Estados Unidos de América, debe designar sus representantes. y Jefes de Área Jefe/ Postulantes y Jefes de Área Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 7 de 12
4.25 Las entrevistas realizadas se ponderan por cada evaluador y los resultados de estas entrevistas se presentan en un informe final del concurso. 4.26 Es de preferencia la selección del candidato mejor calificado. No obstante, los de Área se reservan el derecho de recomendar, dentro de los tres mejores calificados, al funcionario que a juicio de ellos es más adaptable al puesto de trabajo, justificándolo mediante una nota, aunque no se trate del más ponderado. 4.27 Una vez el área solicitante, entregue el informe del concurso con las firmas autorizando la selección del candidato, el procede a pasar los documentos al. 4.28 El confecciona los documentos (resuelto o contrato) y los pasa a la Jefatura de para su revisión. 4.29 La Jefatura de procede a entregar al para que la misma entregue los documentos (Resuelto o contratos más el informe de selección) a la Dirección Administrativa y luego a la Dirección General. 4.30 Los Generales pueden aprobar y autorizar la contratación del candidato recomendado o al de mayor puntuación; pudiendo inclusive convocar a una entrevista a los tres candidatos mejor calificados para su decisión final. Jefe y de Área / / Administrativos/ Generales Generales Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 8 de 12
4.31 Una vez recibido los documentos (Resuelto o contratos más el informe de selección) de la Dirección General, el procede a comunicar a la brevedad el resultado aprobado por la Dirección General a los solicitantes y participantes del concurso. 4.32 El pasa el resuelto o contrato para compromiso presupuestario 4.33 Una vez recibido el resuelto o contrato con el sello de presupuesto, el procede a la formalización y aceptación de la contratación. 4.34 Luego de que el seleccionado firme el resuelto o contrato, se procede a comunicar a la brevedad a todo el personal. 4.35 Se procede a coordinar la fecha de ingreso del postulante al área solicitante. Dirección General/ Finanzas/Jefe de 4.36 Se procede a la distribución del documento. Analista de CONTRATACION DEFINIDA 4.37 Será responsabilidad del Departamento en el cual se produce una necesidad de contratación definida informar y solicitar el reclutamiento y selección a la Dirección del Área, mediante formulario Solicitud de Contratación Definida, la cual incluye el cálculo del presupuesto proyectado. 4.38 Los de Área a la cual corresponde la posición, aprueban la solicitud y la remiten a Dirección General para su aprobación. Jefes de Área de Área Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 9 de 12
4.39 La solicitud es aprobada o rechazada por Generales y devuelta a de Área. 4.40 Si la solicitud es aprobada por Generales está es remitida al Departamento de para verificación con finanzas de refrendo presupuestario y luego el inicio del proceso de reclutamiento y selección de candidatos. 4.41 Se realiza la búsqueda de candidatos en base de datos del Departamento de y se programan las entrevistas con el solicitante. 4.42 Las entrevistas realizadas se ponderan por cada evaluador y los resultados de estas entrevistas se presentan en un informe final del concurso. 4.43 Una vez el área solicitante, entregue el informe del concurso con las firmas autorizando la selección del candidato, el procede a pasar los documentos al. 4.44 El confecciona los documentos (resuelto o contrato) y los pasa a la Jefatura de para su revisión. 4.45 La Jefatura de procede a entregar al para que la misma entregue los documentos (Resuelto o contratos más el informe de selección) a la Dirección Administrativa y luego a la Dirección General. Generales de Área/ Gestión/Analista de Jefe y / / Administrativos/ Generales Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 10 de 12
4.46 Los Generales pueden aprobar y autorizar la contratación del candidato recomendado o al de mayor puntuación; pudiendo inclusive convocar a una entrevista a los tres candidatos mejor calificados para su decisión final. 4.47 Una vez recibido los documentos (Resuelto o contratos más el informe de selección) de la Dirección General, el procede a comunicar a la brevedad el resultado aprobado por la Dirección General a los solicitantes y participantes del concurso. 4.48 El pasa el resuelto o contrato para compromiso presupuestario 4.49 Una vez recibido el resuelto o contrato con el sello de presupuesto, el procede a la formalización y aceptación de la contratación. 4.50 Luego de que el seleccionado firme el resuelto o contrato, se procede a comunicar a la brevedad a todo el personal. 4.51 Se procede a coordinar la fecha de ingreso del postulante al área solicitante. Generales Dirección General/ Finanzas/ 4.52 Se procede a la distribución del documento. Analista de 5.0 DEFINICIONES No aplica 6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Solicitud de Empleo Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 11 de 12
Solicitud de Contratación Definida Solicitud de Contratación Regular Formato de Entrevista Mandos Medios Formato de Entrevista Operativo Evaluación de candidatos e Informe para la Selección de Mandos Medios Evaluación de candidatos e Informe para la Selección de Operativo 7.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES FECHA MODIFICACIONES 19/12/2011 Este procedimiento anula los siguientes: PA-CP-01, 03, 04 y PA- RHU-03, 04, 07, 32 17/02/2012 Se modifica el nombre del procedimiento al siguiente: Reclutamiento y Selección de 05/03/2013 Se modifica todo el procedimiento Código: PA-RHU-06 Revisión: 03 Aprobado por: Administrativos Página 12 de 12