1. Objeto Asegurar la actividad de retenciones realizadas en el momento de adquisición de un bien o servicio prestado a la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana. 2. Alcance Aplica para todas las retenciones efectuadas en el momento de adquisición de un bien o servicio prestado a la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana como resultado de la ejecución de un recurso. 3. Políticas, normas, lineamientos Facturas deben ser originales a nombre de la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana con Nit. 899.999.025-3. Las facturas no deben presentar tachones ni enmendaduras. La fecha de expedición de la factura debe ser coherente con la fecha de la actividad para lo cual se pidió el anticipo. Cuando el vendedor no está obligado a emitir facturas ni generar documento, debe realizarse documento equivalente institucional. Las facturas que soportan los gastos deben cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN Art. 617 Estatuto Tributario: Estar denominada expresamente como Factura de Venta. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Debe existir en la factura un código de resolución por parte de la DIAN que autoriza al proveedor a expedir sus facturas, la fecha contemplada en este registro no podrá exceder los dos (2) años, a excepción que presenten la habilitación de numeración de la cual se debe solicitar copia. Todas las facturas de bienes o servicios que SI cumplen con los requisitos para practicar retenciones deben descontarse en el momento de realizar el pago al proveedor 4. Glosario Número de Identificación Tributaria (NIT): Es el número que asigna la Dirección General de Impuestos y Aduanas es para identificar a las personas jurídicas, extranjeros y menores de edad. Registro Único Tributario (RUT): Inscripción ante la DIAN para que sea asignada la identificación tributaria, asigna responsabilidades tributarias y presenta la información general del inscrito Impuesto: Es un tributo obligatorio que no tiene ninguna contraprestación directa; busca siempre un beneficio general como es el caso de la educación, la salud, la defensa de los pueblos, etc. Impuesto sobre la renta: Impuesto directo que grava fundamentalmente todo ingreso que sea susceptible de producir un incremento en el patrimonio de la persona en el período gravable de un año calendario. Por ser un impuesto personal, grava la capacidad contributiva de la persona. Impuesto al valor agregado (IVA): En general, las ventas se gravan por el sistema de impuesto contra impuesto permitiéndole al responsable descontar, de los impuestos causados por la enajenación de bienes gravados, el impuesto pagado por las adquisiciones de bienes y servicios. Recae sobre las ventas e importación de bienes muebles corporales no excluidos que no formen parte del activo fijo; los servicios expresamente gravados y, excepcionalmente los activos fijos en el caso de los intermediarios que venden habitualmente, a nombre y por cuenta de terceros, vehículos y activos fijos, y cuando se vendan aerodinos.
Impuesto de Industria y Comercio (ICA): Es un gravamen de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá, en forma ocasional o permanente, con o sin establecimiento Declarante: Personas que por ley tienen la obligación de presentar declaración del impuesto a la renta y complementarios, ya que cumple con los requisitos establecidos por la ley tanto de patrimonio como de ingresos. Agente retenedor: Las personas encargadas de practicar la retención y la norma señala expresamente quiénes son estos agentes. Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retención, y que además, el concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención. Autorretención: Es la retención en la fuente que realiza la misma persona jurídica que recibe el pago o abono en cuenta. La figura de la autorretención consiste en que el agente retenedor se abstiene de practicar la retención para que sea el mismo sujeto pasivo de la retención quien se la practique, en su calidad de autorretenedor, según los conceptos y tarifas que correspondan al pago o abono en cuenta. Gran Contribuyente: Persona o entidad, catalogada como tal por el Director de la DIAN mediante resolución. Para la correcta administración, recaudo y control de los impuestos nacionales, el Director de Impuestos es, mediante resolución, establecerá los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban pertenecer a las Administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes. Régimen Común: Grupo de responsables de IVA que son personas jurídicas y las naturales que no cumplen los requisitos de Régimen simplificado. Régimen Simplificado: Grupo de responsables de IVA que son personas naturales que cumplen los requisitos determinados por la DIAN. Retención en la fuente a título de renta: Mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de renta y sus complementarios, establecido por el Gobierno con el fin de facilitar, acelerar, y asegurar su recaudo, en el mismo período gravable.
Retención en la fuente a título de IVA: Sistema cuyo objeto es facilitar, acelerar y asegurar el recaudo del impuesto sobre las ventas; deberá practicarse cuando se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero. Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc. Documento equivalente: Documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no obligados a facturar. El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla. 5. Descripción del Instructivo. 5.1. ASPECTOS GENERALES PARA PRACTICAR RETENCIONES EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS: El solicitante del anticipo o encargado de la compra es el responsable de efectuar la retención a nombre de la Institución. Para realizar las retenciones correspondientes a las compras de bienes y servicios, por favor tenga en cuenta e informe al proveedor lo siguiente: Agente retenedor: Sociedad de la Cruz Roja Colombiana NIT 899.999.025-3 Tipo de régimen común Entidad sin Ánimo de Lucro No contribuyentes de ICA por acuerdo No. 16 del año 1999 Para evitar inconvenientes en caso de viaje, por favor recuerde llevar: Copia del RUT de la Institución Documento equivalente institucional Recibos de transporte institucionales
Tabla de retenciones (anexo 1 tabla 2) 5.2. ENTIDADES A LAS QUE SI Ó NO SE LES DEBE PRATICAR RETENCIONES. La Cruz Roja Colombiana por ser agente retenedor de renta, cuando realizan compras o se adquiere un servicio debe tener en cuenta a que categoría pertenece el proveedor según la siguiente tabla y cuando aplicar o no las retenciones de impuestos: TABLA 1. Tipo Proveedor Entidad Estatal Gran Contribuyente, Autorretenedor Responsables del Régimen Común, Autoretenedor Gran Contribuyente, No autorretenedor, Régimen Común Responsables del Régimen Común, No Autoretenedor Responsables del Régimen Simplificado Acción a seguir No se retiene impuestos No se retiene impuestos No Se retiene impuestos Se retiene. Solo Retención en la Fuente Se retiene: Solo Retención en la Fuente Se retiene: Retención en la fuente Industria y Comercio ICA Para practicar las retenciones tome como base el valor de la compra antes del IVA. Recuerde que es necesario que la factura DISCRIMINE el valor de IVA en su cuerpo. Si el solicitante realiza una compra y el valor antes de IVA (subtotal) es igual o superior a los que se mencionan en la tabla de retenciones (documento anexo 1 tabla 2) practique las retenciones de impuestos correspondientes. Tenga en cuenta si la persona es declarante de renta o no, para determinar el valor a retener de acuerdo a la tabla. Si la compra antes de IVA es menor a los valores en la tabla de retenciones (documento anexo 1 tabla 2) NO practique los impuestos, usted debe cancelar el valor total facturado. A continuación se relaciona de forma específica por cada categoría
5.2.1. Compra a una persona Natural (inscrito en el Régimen Simplificado de IVA) Si realiza una compra de un bien a una persona natural inscrita en el régimen simplificado tenga en cuenta lo siguiente: Soporte la compra con la factura o en su defecto un documento equivalente. (Recuerde que las personas naturales del régimen simplificado no están obligadas a expedir factura de venta), para el diligenciamiento del documento solicite al proveedor nombre y número de cédula, dirección y teléfono, registre el documento a nombre de la Institución. Aclarar: y si lo hacen, deben cumplir con todos los requisitos de la facturación ( art 617 ET) Recuerde solicitar el RUT y confirmar si es declarante o no de renta Practique los retenciones de impuestos correspondientes: o Retención en la fuente o Retención ICA Industria y Comercio. En los casos que no sea posible obtener copia del RUT o de la Identificación de la persona, se debe dejar soportado en el documento equivalente la justificación, siempre y cuando estén completos los datos del proveedor. 5.2.2. Compra a una persona inscrita en el régimen común Si usted realiza una compra a una persona inscrita en el régimen común, debe solicitar la expedición de factura de venta a nombre la Sociedad de la Cruz Roja Colombiana con Nit 899.999.025-3 tenga en cuenta lo siguiente: Soporte la compra con una factura de venta ORIGINAL, recuerde que las personas jurídicas Y NATURALES DEL REGIMEN COMUN, están obligadas a expedir factura de venta. Factura de Venta Copia del RUT Practique las retenciones de los impuestos correspondientes: Retención en la fuente, Rete ICA Industria y Comercio de acuerdo a la tabla 1. 5.3. LAS RETENCIONES QUE SE PRACTICAN SON:
Retención en la Fuente La base gravable para efectuar Retención en la Fuente se debe consultar en la tabla 2. Anexo 1. Los valores retenidos deben ser consignado en la tesorería de la Dirección, especificando el tipo de retención y el valor. Industria y Comercio (ICA) Por ser un impuesto distrital únicamente se retiene cuando se efectúen compras en el Distrito Capital de Bogotá. La clasificación del proveedor y los valores los encontrará en tabla 3 ubicada en el anexo 1 de éste documento.
6. Anexos. 1. TABLA 2 TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE UVT 2014 $27.485 Conceptos Base UVT Base pesos Tarifas Compras generales (declarantes) 27 742 2,5% Compras generales (no declarantes) 27 742 3,5% Compras de combustibles derivados del petróleo 0 100% 0,1% Servicios generales (declarantes) 4 110 4% Servicios generales (no declarantes) 4 110 6% Servicios de transporte de carga 4 110 1% Servicios de transporte nacional de pasajeros por vía terrestre (declarantes) 27 742 2,5% Servicios de transporte nacional de pasajeros por vía terrestre (no declarantes) 27 742 3,5% Servicios de transporte nacional de pasajeros por vía aérea o marítima 4 110 1% Servicios prestados por empresas de servicios temporales (sobre AIU) 4 110 1% Servicios prestados por empresas de vigilancia y aseo (sobre AIU) 4 110 2% Servicios de hoteles y restaurantes (declarantes) 4 110 2,5% Servicios de hoteles y restaurantes (no declarantes) 4 110 3,5% Arrendamiento de bienes muebles 0 100% 4% Arrendamiento de bienes inmuebles (declarantes) 27 742 2,5% Arrendamiento de bienes inmuebles (no declarantes) 27 742 3,5% Otros ingresos tributarios (declarantes) 27 742 2,5% Otros ingresos tributarios (no declarantes) 27 742 3,5% Pagos o abonos en cuenta gravables realizados a personas naturales clasificadas en la categoría tributaria de empleado 95 2.611.000 Art. 383 ET Pagos o abonos en cuenta gravables realizados a personas naturales clasificadas en la categoría tributaria de empleado 128,96 (tarifa mínima) 3.544.000 Art. 384 ET Honorarios y comisiones (personas jurídicas) 0 100% 11% Honorarios y comisiones personas naturales que suscriban contrato o cuya sumatoria de los pagos o abonos en cuenta 0 superen las 3.300 UVT 100% 11% Honorarios y comisiones (no declarantes) 0 100% 10%
2. TABLA 3 Actividad Agrupación Verificar en la factura en los casos de Bogotá Industrial 101 4.14 102 6.9 103 11.04 104 8 Comercial 201 4.14 202 6.9 203 13.8 204 11.04 Servicios 301 4.14 302 6.9 303 13.8 304 9.66 305 7 Tarifa por mil