GRAÁFICOS DE GESTIÓON (LINEALES, BARRAS Y TARTAS) 1.- INTRODUCCIÓN Este documento introduce los Gráficos de Gestión de uso más común y de mayor utilidad: Gráficos Lineales, Gráficos de Barras y Gráficos de "Tarta". Muestra como cada uno de ellos sirve de vehículo de comunicación para resumir y resaltar la información contenida en un conjunto de datos numéricos. Sirve de guía para identificar el tipo de gráfico más idóneo en cada situación y la forma en que deben construirse para obtener su máximo aprovechamiento. 2.- OBJETIVO Y ALCANCE Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y utilización de los Gráficos de Gestión resaltando las situaciones en que pueden ser utilizados. Es de aplicación a aquellos estudios o situaciones en que es necesario priorizar entre un conjunto de elementos. Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos implicados en la mejora de la calidad. Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión. 3.- RESPONSABILIDADES a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio: - Seguir las reglas que señala el procedimiento para la elección del tipo de gráfico más idóneo y para su correcta construcción. b) Dirección de Calidad: - Asesorar, a los que así lo soliciten, en las bases para la construcción y utilización de los Gráficos de Gestión. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 1
4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS 4.1.- CONCEPTO GENERAL Definición Los gráficos son representaciones visuales de datos cuantitativos. Características principales A continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Síntesis Los gráficos resumen grandes cantidades de datos en poco espacio. Claridad Los gráficos dan información sobre situaciones complejas de forma clara y concisa. 4.2.- GRÁFICOS LINEALES Definición Los Gráficos Lineales conectan puntos que representan pares de datos numéricos pertenecientes a dos variables y muestran como una de las variables (variable dependiente) es función de la otra (variable independiente). Ejemplo: Temperatura en el almacén según la hora del día. Temperatura en ºC Hora del día Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 2
4.3.- GRÁFICOS DE BARRAS Los Gráficos de Barras visualizan la relación entre dos variables, pero, a diferencia de los gráficos lineales, no requieren que una de ellas sea de carácter numérico (variable independiente o de clasificación). Ejemplo: Satisfacción del cliente por ciudades Puntuación Ciudad Los Gráficos de Barras agrupadas o de barras superpuestas visualizan la relación entre una variable (variable dependiente) y dos variables de clasificación. Ejemplo: Personal en la organización de la calidad por funcion Numero de personas Año Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 3
4.4.- GRÁFICOS DE "TARTA" Los Gráficos de "Tarta" visualizan el porcentaje de contribución, a un fenómeno dado, de todos los elementos que lo componen. Ejemplo: Distribución de las ventas por productos 4.5.- VENTAJAS DE CADA TIPO DE DIAGRAMA Cada uno de estos tres tipos tienen particularidades que los hacen especialmente aptos para un tipo de utilización: - Los Gráficos Lineales son utilizados fundamentalmente para mostrar tendencias. - Los Gráficos de Barras se emplean para las comparaciones por categorías. - Los Gráficos de "Tarta" son muy útiles para analizar proporciones. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 4
5.- PROCESO 5.1.- CONSTRUCCIÓN 5.1.1.- Características generales A continuación se comentan las pautas a tener en cuenta antes de construir cualquier tipo de gráfico. a) Integridad del gráfico Un gráfico no debe "mentir" ni distorsionar la realidad. Debe construirse de forma que no favorezca el error en la interpretación y aporte todos los elementos para que esta sea correcta. Ejemplo: El grafico de la izquierda distorsiona la imagen, exagerando el aumento de los costes en 1990... Coste de no calidad Coste de no calidad Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 5
b) Consistencia en la escala Las escalas numéricas deben variar según intervalos constantes. Las escalas de gráficos que deben ser comparados entre sí, deben ser idénticas. (Nota: prestar especial cuidado a las escalas de los gráficos por ordenador). Ejemplo: La escala del eje horizontal es inconsistente y oscurece el fuerte aumento del ritmo de mejora de los años 1989,1990... Porcentaje de las enviadas Piezas defectuosas devueltas por los clientes Año c) Consistencia de símbolos y facilidad de lectura La facilidad de la interpretación o comparación de los gráficos está directamente relacionada con la facilidad de comprender y relacionar los elementos que los componen (sombreados, símbolos, rotulación, etc). d) Simplicidad Sólo deben incluirse en los gráficos elementos que aporten información relevante o ayuden a su interpretación. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 6
5.1.2.- Construcción de Gráficos Lineales Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 7
Paso 1: Comprobar que las variables son aptas para este tipo de gráficos Sólo se pueden utilizar estos gráficos con variables numéricas continuas. Paso 2: Identificar la variable dependiente y la variable independiente La variable dependiente es aquella que se mide o determina una vez fijados los valores de la variable independiente. Ejemplo: En un almacén se midieron las siguientes temperaturas, según la hora del día: En este caso la temperatura es la variable dependiente, porque su valor depende de la hora en la que se mide. Paso 3: Dibujar y rotular los ejes El eje vertical corresponde a la variable dependiente, y el eje horizontal corresponde a la variable independiente. Determinar la escala del eje vertical: - La escala del eje empezará con un valor menor del valor mínimo de la variable dependiente e irá hasta un valor ligeramente superior al valor máximo de la misma. - El número de incrementos a señalar (generalmente entre 3 y 10) se establecerá en función de la facilidad de lectura. El valor de cada uno de los incrementos será constante. - Se utilizarán escalas idénticas para distintos gráficos cuando estos deban ser comparados entre sí posteriormente. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 8
Determinar de igual forma la escala del eje horizontal. - Rotular el nombre de la variable, las unidades de medida y la escala en ambos ejes. - En nuestro ejemplo el valor mínimo de la variable dependiente es 15 y el máximo es 25. - Una escala vertical razonable irá de 0 a 30, con incrementos de 5 grados. - Empezar el eje vertical no a 0 sino, por ejemplo a 10, provocaría en este caso una exageración óptica de la disminución de la temperatura durante la noche. Paso 4: Incluir los datos y dibujar la curva correspondiente Localizar la intersección de las lecturas de los ejes correspondientes, señalarla con un punto o símbolo y unir estos, siguiendo el orden de la variable independiente, con trazos rectilíneos. Paso 5: Rotular el gráfico Rotular, en los casos en que proceda, la curva o curvas representadas y los aspectos del gráfico que deban ser remarcados. Ejemplo: Temperatura en el almacén según la hora del día. Temperatura en ºC Hora del día Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 9
5.1.3.- Construcción de Gráficos de Barras Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 10
Paso 1: Identificar la variable dependiente y la variable independiente o de clasificación La variable dependiente es aquella que se mide o determina una vez fijados los valores o expresiones de la variable o variables de clasificación. Paso 2: Comprobar que las variables son aptas para este tipo de gráficos La variable dependiente debe ser numérica y continua. La variable o variables de clasificación pueden ser o no numéricas. Si alguna es de carácter numérico y continua deberá ser discretizada (agruparse en intervalos) para su posterior utilización en el gráfico. Ejemplo Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 11
Paso 3: Establecer el tipo de Gráfico de Barras a utilizar Debemos establecer qué tipo de gráfico dará mejor respuesta a nuestras necesidades de información. - Gráficos de Barras agrupadas: Sirven para la comparación del comportamiento de la variable dependiente en cada subgrupo de barras y para la comparación de los subgrupos entre sí. Ejemplo Primera comparación: situación del subgrupo Segunda comparación: entre los dos grupos - Gráficos de Barras superpuestas: Sirven para la comparación de sumas y dan las proporciones de los componentes. Requieren que la variable dependiente se pueda sumar de forma significativa. Ejemplo: Número de clientes por área geográfica. En este caso un grafico de barras agrupadas es la mejor forma para comparar los cambios en las cuatro regiones geográficas Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 12
Paso 4: Dibujar y rotular los ejes El eje vertical corresponde a la variable dependiente. El eje horizontal corresponde a la variable o variables de clasificación. Determinar la escala del eje vertical: - La escala del eje empezará con un valor menor del valor mínimo de la variable dependiente e irá hasta un valor ligeramente superior, al valor máximo de la misma. - El número de incrementos a señalar (generalmente entre 3 y 10) se establecerá en función de la facilidad de lectura. El valor de cada uno de los incrementos será constante. - Se utilizarán escalas idénticas para distintos gráficos cuando estos deban ser comparados entre sí posteriormente. Determinar el número de barras a incluir en el eje horizontal (a partir de 15 en un mismo gráfico disminuye la capacidad de captar la información presentada). Determinar los espacios entre barras o subgrupos de barras. Determinar el orden de las mismas, si no viene impuesto, para resaltar la información presentada. Rotular el nombre de la variable, las unidades de medida y la escala en el eje vertical. Rotular el nombre de la variable y su valor o expresión en el eje horizontal. El Gráfico de Barras se puede utilizar también cambiando el significado de los ejes: - El eje horizontal corresponde a la variable dependiente. - El eje vertical corresponde a la variable o variables de clasificación. El proceso a seguir para su construcción será idéntico al descrito anteriormente sin más que cambiar "eje vertical" por "eje horizontal", obteniéndose de esta forma Gráficos de Barras Horizontales. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 13
Paso 5: Dibujar las barras Se dibuja una barra por cada expresión o valor de la variable de clasificación. La altura de la barra representa el valor de la variable dependiente y se lee en su eje correspondiente. La anchura de las barras debe ser igual para todas ellos. Paso 6: Rotular el gráfico Rotular, en los casos en que proceda, las barras y los aspectos del gráfico que deban ser remarcados. Ejemplo: Numero de clientes por región, 1985 vs.1990 Numero de clientes Regiones geográficas Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 14
5.1.4.- Construcción de Gráficos de "Tarta" Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 15
Paso 1: Definir o comprobar las categorías que contribuyen al efecto Hacer una clasificación completa utilizando categorías independientes (no se solapan entre sí). No habrá más de ocho categorías distintas, si existiesen más de este número, agrupar las menos relevantes, para nuestro estudio, en la categoría de "otros". Paso 2: Ordenar las categorías y calcular su porcentaje de contribución al fenómeno Ordenar las categorías en función de la magnitud de su contribución al efecto (de mayor a menor). Si existe la categoría de "Otros" siempre se colocará en último lugar. Calcular el porcentaje de la contribución de cada categoría (no más de una cifra decimal): % Categoría = (Magnitud de cada categoría /suma de todas las categorías) X 100 Paso 3: Calcular la porción de círculo que corresponde a cada categoría Se debe hacer una conversión de porcentaje a número de grados. Número de grados = (valor en %) x 3,6 Ejemplo: Tabla de datos sobre la satisfacción de los clientes. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 16
Paso 4: Dibujar el diagrama Comenzar inscribiendo los sectores correspondientes a cada categoría a partir de la posición de las "12h" y en sentido de las agujas del reloj. Inscribirles según el orden establecido anteriormente. Paso 5: Rotular el gráfico Rotular cada sector: - Sombrear cada sector de forma que se diferencien y se resalte la información que se quiere presentar. - Indicar el porcentaje correspondiente dentro de cada sector, o bien fuera, al lado del mismo. - Escribir fuera del círculo, al lado del sector correspondiente, la categoría. Rotular el título y los elementos adicionales del gráfico. Ejemplo: Nivel de satisfacción de los clientes. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 17
5.2.- INTERPRETACIÓN Los Gráficos de Gestión facilitan la interpretación de la información contenida en los datos y su comunicación. Son una herramienta para simplificar situaciones no aportan información adicional. La propia interpretación de los gráficos depende de la capacidad técnica del grupo de trabajo respecto del problema analizado y de la comprensión de todos los elementos que componen dicho gráfico. Posibles problemas y deficiencias de interpretación a) Errores en el proceso de construcción del gráfico (rotulación, consistencia de escalas, etc) pueden provocar conclusiones erróneas sobre la información que contienen los datos. b) Errores provocados por no profundizar en la comprensión de todos los elementos que componen el gráfico, fijándose únicamente en las líneas, barras, etc., por lo que pueden extraerse conclusiones mal dimensionadas. c) Un tercer error frecuente en la interpretación de gráficos, es tratar de ampliar las conclusiones que justifican los datos manejados. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 18
5.3.- UTILIZACIÓN Por sus características principales (síntesis y claridad), los Gráficos de Gestión resultan ser herramientas muy útiles en situaciones en las que: - Se maneja un gran volumen de datos, o situaciones complejas, y se quiere resumirlos y visualizarlos. - Se quiere comunicar información, basadas en datos, de forma clara, concisa e incisiva. Utilización en las fases de un proceso de solución de problemas Se utilizarán gráficos en casi todos los puntos del proceso de mejora de la calidad en que se utilizan datos. La utilización de gráficos es muy frecuente: - Durante la definición de proyectos, para comparar diferentes proyectos posibles. - Durante la etapa de diagnóstico: * para representar los síntomas del problema y * para resumir los resultados de los ensayos de las teorías seleccionadas. - Durante la fase de solución para mostrar los resultados de los ensayos de soluciones alternativas. - Para comunicar los resultados del equipo a la alta dirección. - Para registrar los resultados de la solución puesta en práctica. - Etc. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 19
6. ANEXOS Ejemplo 1 Las quejas de los clientes En una línea aérea un equipo de mejora se dedicó a analizar las quejas de los clientes y presentó sus resultados en un informe a la Alta Dirección. El informe contenía entre otros el siguiente gráfico sobre la evolución de las quejas en los últimos cinco años. Causas de las quejas de los clientes Numero de quejas Años Este gráfico impresionó a la Alta Dirección, que encargó al equipo profundizar en el análisis respecto a la repentina subida de quejas por la pérdida de equipaje. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 20
Ejemplo 2 Previsiones de venta para la leche en polvo Una empresa del sector alimenticio encargó a un grupo de trabajo un estudio de mercado para dimensionar la línea de producción y la red de comercialización para la leche en polvo. El informe resultado del análisis que el equipo presentó a la Dirección, tras unos meses de trabajo, contenía entre otros los dos gráficos siguientes: Previsiones de ventas para nuestra leche en polvo Ventas leche en polvo Años 1990 1995 Los dos gráficos resumen y comunican en un golpe de vista los resultados clave obtenidos por el grupo de trabajo. Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 21
7.- UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA La herramienta es muy útil para: La herramienta es útil para: - Determinación de Causas - Evaluación de Posibles Soluciones - Diseño de Soluciones y Controles - Evaluación de la Solución Implantada - Identificación de Problemas - Identificación de Proyectos - Análisis de Síntomas 8.- RELACIÓN CON OTRAS HERRAMIENTAS La herramienta está fuertemente relacionada con: - Hojas de Comprobación y Recogida de Datos - Diagrama de Pareto La herramienta está débilmente relacionada con: - Diseño de Experimentos Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente () y comunicando a FUNDIBEQ 22