Querido gestor TIC, a continuación podrás seguir detalladamente uno a uno los pasos para crear una cuenta de correo electrónico 1. Correo Electrónico Una cuenta de correo electrónico ofrece una variedad de aplicaciones que usualmente se desconocen y por la misma razón no se les saca mayor provecho. A continuación se exponen algunas de ellas: Archivo adjunto Son enlaces que proporcionan información complementaria a los usuarios a través de los correos que se envían o se reciben. Este tipo de archivos se usan para anexar contenidos como documentos en procesadores de texto, archivos en formato PDF, hojas de cálculo o presentaciones en diapositivas. Para adjuntar un archivo se deben seguir los siguientes pasos: En el momento en que se está redactando un correo, se debe seleccionar la opción Insertar y luego Datos Adjuntos. Allí se abre una ventana para hacer una búsqueda del archivo que se quiere adjuntar, cuando se ubica el archivo se selecciona haciendo clic sobre éste y finalmente se oprime el botón Adjuntar. Esta ventana se cierra y se debe esperar un momento mientras el archivo carga en el correo, para finalmente hacer clic sobre el botón Enviar. Es importante tener en cuenta que los documentos adjuntos tiene un límite de tamaño que depende del proveedor de correo electrónico que se use, si este tamaño se supera no será posible el envío del correo. Cuando se recibe un correo que incluye archivos adjuntos, según el navegador que se esté utilizando, será necesario guardarlo en el equipo, para luego abrirlo y ver su contenido. 1 Tomado del Manual para el Fortalecimiento y Profundización de Habilidades en el Uso de las TIC,- Agricultores/as, Pescadores/as, Ganaderos/as y Mineros/as - elaborado por Lorena Barreto Herrera, para el proyecto Apropiación Nacional de TIC, coordinado a nivel nacional por Colnodo, realizado con el apoyo técnico y financiero del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, en el marco del Plan Vive Digital, y la Fundación Saldarriaga Concha y desarrollado en alianza con organizaciones miembros de la Red Nacional de Telecentros de Colombia. Páginas 47-52,
Fotos Son enlaces que permiten adjuntar imágenes, incluso varias al mismo tiempo según su tamaño. El tamaño máximo de cada envío es de hasta 10 MB en algunos proveedores de correo. Para adjuntar una imagen o foto se deben seguir los siguientes pasos: En el momento en que se está redactando un correo, se debe seleccionar la opción Insertar y luego Foto. En la lista que se despliega se debe escoger el tipo de archivo (Nuevo álbum, Imágenes web, imágenes prediseñadas), según el cual se abre una ventana para hacer una búsqueda del archivo que se quiere adjuntar, cuando se ubica el archivo se selecciona haciendo clic sobre éste y finalmente se oprime el botón Adjuntar. Esta ventana se cierra y se debe esperar un momento mientras la foto carga en el correo, para finalmente hacer clic sobre el botón Enviar.
Manejo de Carpetas La cuenta de correo electrónico esta dividida en carpetas, tales como: Bandeja de Entrada, Correo No Deseado o Spam, Borradores, Enviados y Eliminados. Estas carpetas se encuentran ubicadas habitualmente hacia la margen izquierda de la página y permite organizar mejor la información que se recibe y se envía desde la cuenta de correo. Adicionalmente, el proveedor de correo electrónico permite añadir carpetas personales por temas específicos, con el objetivo de almacenar la información según una clasificación específica. Para crear una nueva carpeta se deben seguir los siguientes pasos: Hacia la margen izquierda de la página de correo electrónico y debajo de las carpetas ya existentes, se debe seleccionar la opción de Nueva Carpeta. Allí se abrirá una ventana en la que se debe ingresar el Nombre de la Carpeta y luego oprimir la tecla Enter. Para confirmar que la nueva carpeta fue creada, el nombre elegido debe aparecer debajo de las carpetas ya existentes. Administrador de Contactos Un administrador de contactos es un espacio en la cuenta de correo, que permite almacenar la información de las personas u organizaciones con quienes se intercambia correo y funciona a manera de agenda o libreta de direcciones. En caso de que una persona necesite una dirección de correo electrónico, puede abrir la carpeta Contactos y hacer la búsqueda respectiva. Este espacio permite almacenar todo tipo de información, en principio queda registrada la dirección de correo electrónico y en algunos casos el nombre de la persona, pero si se requiere se pueden completar los datos personales en los campos que ofrece el formato, tomar notas e incluso vincular una imagen.
En la carpeta de Contactos se puede almacenar la siguiente información: Direcciones de correo electrónico. Una imagen Números de teléfono Direcciones de la residencia u oficina Información de la familia Para añadir un contacto a la carpeta, se debe hacer clic en la opción Nuevo Contacto y luego completar la información en los campos disponibles en el formulario. No es necesario llenar todos los campos, se puede escribir sólo los datos más relevantes del contacto. Para agregar o modificar información de un contacto se deben seguir los siguientes pasos: Hacer doble clic en el contacto que se desea modificar. Luego, hacer clic en la ficha en la que se vaya a agregar información y agregar la información en los campos disponibles.
También se pueden crear grupos de contactos, los cuales compilan varios contactos individuales en un único grupo. La creación de un grupo de contactos permite enviar correos electrónicos masivos de manera sencilla y rápida, de modo que sólo basta enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo de contactos, para que llegue a todas las direcciones vinculadas a este grupo. Para crear un grupo de contactos se debe hacer clic en la opción Nuevo Grupo de Contactos o Categoría, luego escribir un nombre en el campo Nombre del Grupo y completar los cuadros de las fichas Grupo de Contactos y Detalles del Grupo de Contactos. Para agregar contactos al grupo creado, puede utilizar alguno de los siguientes métodos: Para agregar contactos individuales al grupo creado a partir de contactos ya existentes, se debe seleccionar la opción Agregar al Grupo de Contactos. Para agregar contactos individuales al grupo creado a partir de contactos nuevos, se debe seleccionar la opción Crear Nuevo Contacto. Para agregar nuevas personas al grupo creado sin que queden registrados como contactos individuales, se debe escribir la información correspondiente en los cuadros Nombre de Contacto y Correo Electrónico y finalmente, se debe hacer clic en Crear sólo para el Grupo. Al finalizar la integración de contactos al grupo creado, se debe hacer clic en Aceptar.
Envío de Correos Masivos En el envío de correos electrónicos se pueden usar diferentes opciones para que la misma información llegue a múltiples destinatarios, esto se conoce como envío de correos masivos. Esta posibilidad permite dos opciones: enviar copias dejando ver los demás destinatarios a quienes se envía la información (CC, con copia) o por el contrario, ocultando las direcciones de quienes reciben el correo (CCO, con copia oculta). Para enviar un correo masivo con copia visible de los destinatarios se utiliza la opción CC y para enviarlo con copia oculta se utiliza la opción CCO, allí se escriben las direcciones a las que se quiere enviar la información y se siguen los pasos generales de envío de correo. Buenas prácticas en el uso del Correo Electrónico Las siguientes son algunas recomendaciones a tener en cuenta en el uso de una cuenta de correo electrónico: Es conveniente consultar el correo con una periodicidad frecuente y eliminar la información innecesaria, con el fin de evitar que el buzón se llene. No aceptar documentos ni archivos adjuntos provenientes de direcciones desconocidas o que contengan un asunto u origen poco fiable. Los correos electrónicos con datos adjuntos sospechosos pueden contener virus. No abrir los correos que lleguen a la carpeta de correo basura o spam, ni sus adjuntos. Estos son los mensajes no deseados que hacen referencia a publicidad, pudiendo además contener virus, por lo tanto deben eliminarse sin ser leídos. Analizar con un antivirus cualquier documento adjunto antes de abrirlo directamente. No confiar en regalos y promociones de fácil obtención. En ocasiones los virus pueden estar al visitar alguna página Web facilitada en un correo aparentemente inofensivo. Desconfiar de los correos de supuestas entidades bancarias que solicitan introducir o modificar claves de acceso. Esta no es la forma de proceder de las entidades legítimas y probablemente se trate de un intento de fraude. Ante cualquier duda es mejor ponerse en contacto con la entidad. Escribir un "Asunto" lo más descriptivo posible del contenido del mensaje. Esto facilita la lectura, clasificación y posterior recuperación del correo por parte del destinatario/a y constituye una norma de cortesía hacia esta persona. Evitar emplear mayúsculas en el contenido del correo ya que esto implica GRITAR. Si se quiere enfatizar algo, es preferible usar comillas, negrita, colores o subrayados, etc. Si el tamaño de la letra es demasiado pequeño, se
puede agrandar hasta un tamaño que resulte más conveniente, nunca extravagante. No facilitar datos personales o financieros a personas desconocidas. No responder al correo basura o spam. Procurar eliminar mensajes masivos innecesarios (felicitaciones, chistes, correos piramidales, etc.) si la cuenta de correo es de tipo laboral o institucional. Evitar participar en el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, rumores, publicidad, etc.). En caso de hacer reenvíos masivos, añadir direcciones siempre en copia oculta (CCO), de esta forma se evita que los destinatarios puedan ver y hacer uso de todas las direcciones de correo enviadas en el mensaje.