SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
ORGANIGRAMA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO SECCIÓN DE TRANSPORTES SECCIÓN DE ELECTROMEDICINA SECCIÓN DE LIMPIEZA SECCIÓN DE LAVANDERÍA SECCIÓN DE SEGURIDAD SECCIÓN DE COSTURERÍA SECCIÓN DE COCINA SECCIÓN DE MENSAJERÍA SECCIÓN DE PLANTA TELEFÓNICA SECCIÓN DE IMPRENTA
1. INTRODUCCION El Manual de organización y funciones, es un instrumento que presenta en forma clara cada uno de los aspectos acerca de la organización de La Sub Dirección de Servicios Generales. Como un instrumento informativo el manual de funciones resulta ser útil en los procesos de inducción, capacitación, evaluación, promoción, etc. Esto significa que la mayor parte de información que contiene este tipo de manual es para procesos administrativos del recurso humano. La parte organizacional de la Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento hace referencia a la estructura organizacional, las líneas de mando, jerarquías y dependencias organizacionales, a través de un organigrama de la Sub Dirección y sus dependencias. Toda la información aquí presentada hace referencia a la estructura organizacional contemplada en marco conceptual del Modelo de Atención y Gestión de Hospitales Solidarios. El presente manual contiene La organización y funciones de la Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento, los departamentos de Servicios Generales y Mantenimiento y las secciones de Transportes, Limpieza, Lavandería, Seguridad, Costurería, Cocina, Mensajería, Planta Telefónica, Electromedicina e Imprenta, para el buen desempeño de labores del Hospital. 2. OBJETIVOS DEL MANUAL 2.1 General Brindar una idea clara acerca de la estructura organizacional de la Sub Dirección de Mantenimiento y Servicios Generales así como de cada una de las funciones de las áreas que integran dicha sub dirección. 2.2 Específicos Ser un medio útil para facilitar los procesos administrativos dentro de la sub dirección, que corresponden a inducción, capacitación y evaluación del personal. Brindar una idea clara de la misión y visión de la Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento.
Proporcionar una idea clara de la estructura de la organización de la Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento y de cada una de sus dependencias. 3. OBJETIVO DE LA SUB DIRECCIÓN Velar por el buen funcionamiento y organización de los diferentes departamentos y secciones que lo conforman, para la prestación eficiente y eficaz de los diferentes servicios que le son inherentes, que son de beneficio del personal administrativo como de los pacientes del hospital. 3.1 Misión y Visión Misión Ser una parte integral dentro de la institución responsable de brindar el servicio necesario de mantenimiento, transporte, seguridad, limpieza, lavandería, nutrición y otros servicios generales que son vitales para la Institución, contribuyendo de esta manera con la asistencia que proporciona el Hospital para garantizar la salud de la población. Visión Ser una parte integral dentro de la Institución que garantice la disponibilidad de los servicios generalmente necesarios para el buen funcionamiento del Hospital optimizando el uso de los recursos disponibles. 3.2 BASE LEGAL El Marco legal para el desarrollo de este documento es la Ley de Servicio Civil, la cual a través de la Oficina Nacional de Servicio Civil proporciona un Manual de especificaciones de clases que se utilizó como base para la elaboración del presente manual.
Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala, Artículos 35, 36, 48, 53, 38 y 82; Acuerdo Gubernativo 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Artículos 12, 13, 14. Marco conceptual del Modelo de Atención y Gestión de Hospitales Solidarios. Art. 93 DERECHO A LA SALUD. El goce de la salud es derecho fundamental del ser humano, sin discriminación alguna. Art. 94 OBLIGACION DEL ESTADO. SOBRE SALUD Y ASISTENCIA SOCIAL El estado velará por la salud y la asistencia social de todos los habitantes. Desarrollará, a través de sus instituciones, acciones de prevención, promoción, recuperación, rehabilitación, coordinación y las complementarias pertinentes a fin de procurarles el más completo bienestar físico, mental y social. ARTICULO 39 DEL DECRETO 114-97 LEY DEL ORGANISMO EJECUTIVO DECRETO 90-97 CÓDIGO DE SALUD. DECRETO 1748 DEL SERVICIO CIVIL SU REGLAMENTO Y SUS REFORMAS. 4. ESTRUCTURA DE LA SUB DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento. 4.1 Dependencias 1) Departamento de Mantenimiento 2) Departamento de Servicios Generales 3) Sección de Transportes. 4) Sección de Limpieza. 5) Sección de Lavandería. 6) Sección de Seguridad. 7) Sección de Costurería. 8) Sección de Cocina. 9) Sección de Mensajería 10) Sección de Planta Telefónica 11) Sección de Electro medicina 12) Sección de Imprenta 13) Sección de Informática
5. Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento Se reflejan las funciones directamente relacionadas con la conducción de los Servicios Generales, que si bien no corresponde únicamente al área de mantenimiento, en función de la organización de cada Hospital en concreto, podría suceder que existiera una acumulación de funciones de Servicios Generales en el Jefe de Mantenimiento, o de éste último en el primero. Es la dependencia responsable de la planificación y coordinación de los servicios generales y mantenimiento, tales como TRANSPORTES, LIMPIEZA, LAVANDERÍA, SEGURIDAD, COSTURERIA, COCINA, MENSAJERIA, PLANTA TELEFONICA, ELECTROMEDICINA E IMPRENTA a las distintas dependencias y edificios del Hospital a) OBJETIVO Alcanzar la optimización en el funcionamiento de los diferentes departamentos y secciones que conforman la estructura del hospital, para la prestación eficiente y eficaz de los diferentes servicios que le son inherentes, en beneficio directo de los pacientes, del personal y de la organización en general. b) ESTRUCTURA La Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento está integrada por los Departamentos de Servicios Generales y el de Mantenimiento. c) RELACIONES La Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento depende directamente de la Dirección Ejecutiva. d) FUNCIONES PRINCIPALES Siguientes funciones principales: 1. Dirigir y coordinar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, construcción, reconstrucción y mejora, en cuanto a los sistemas electro mecánicos y especiales, infraestructura, mobiliario y equipo. 2. Participar en reunión de jefes en materia de servicios generales y mantenimiento. 3. Proyectar y proponer el reajuste de la situación del personal de servicios generales y mantenimiento, con el fin de mejorar el servicio, siempre sobre la base de las disposiciones y condiciones que regulen tal procedimiento.
4. Proponer la distribución de las tareas correspondientes en forma equitativa, de acuerdo con la correlación y dependencia de las respectivas funciones. 5. Organizar, orientar, asesorar, coordinar, supervisar y evaluar todas las actividades de servicios generales y mantenimiento, velando por la superación del servicio, el prestigio del hospital y la armónica convivencia entre el personal. 6. Reunir periódicamente al personal del área en su totalidad o por grupos con el objeto principal de: Sistematizar, coordinar, articular y evaluar las actividades del área. Fijar normas para el desarrollo de planes de trabajo, programas de mantenimiento preventivo y correctivo. Fomentar la iniciativa y el intercambio de sugerencias y observaciones prácticas del personal del área. Promover el perfeccionamiento profesional del personal. Establecer normas para el mejor aprovechamiento de los recursos. Analizar y adoptar cambios acerca de todo problema de interés del personal. 7. Coordinar lo necesario para la ejecución de los trabajos dentro del principio de calidad en bien del Hospital. 8. Asistir frecuentemente al área de trabajo para observar las tareas y fiscalizar el desarrollo de las mismas, dando en cada caso, las indicaciones conducentes a la obtención de los mejores resultados. 9. Instruir al personal del sector en la ejecución de tareas, que puedan ocasionar ciertas dudas del operante. 10. Estimular la cooperación desinteresada del personal, por el espíritu de solidaridad para el cumplimiento de toda tarea que contribuya a la buena marcha del sector. 11. Elevar notas, estudios, sugerencias, etc. relacionadas con la mejora del servicio, que presente el personal. 12. Dar el visto bueno a las órdenes de trabajo, de cierta importancia, y determinar el principio de ejecución de la misma.
13. Controlar los pedidos y recepciones de los materiales solicitados, según corresponda a su necesidad, cantidad y/o calidad 14. Asumir directamente, si procede, el control del trabajo que se realice por cuenta de terceros, previa aprobación de ejecución por la Dirección, llenando los recaudos reglamentarios técnicos y administrativos a tal efecto. 15. Prohibir que el personal o miembro del Hospital, retire máquinas, instrumentos, herramientas, muebles, útiles, materiales, insumos, productos u otros elementos, salvo que lo sea a efectos de su reparación, con la debida comunicación al encargado que corresponda mediante el remito correspondiente. 16. Exigir que toda nota que se eleve a la Dirección guarde objetividad, claridad de expresión y sobria cortesía, correcta ortografía y prolija presentación. 17. Prestar la máxima colaboración a las autoridades de la Dirección, en lo pertinente a la marcha de los servicios generales, normas de seguridad e higiene del hospital. 18. Velar por el buen estado del equipo contra incendio y de su perfecto funcionamiento. 19. Comunicar de inmediato, cualquier novedad notable del servicio, que deba ser conocida por el Director tal como siniestro, accidentes, etc. En tal caso redactar un acta dejando constancia de lo ocurrido, fecha, hora, testigos, etc. 20. Promover la concienciación e importancia de la seguridad e higiene en las diversas áreas del hospital, procurando en cada ambiente, la constitución de equipos que tendrán a su cargo la vigilancia y cumplimiento de las normas respectivas de seguridad e higiene. En este punto deberá existir una estrecha colaboración con la Subdirección de Recursos Humanos. 21. Gestionar ante la Subdirección de Recursos Humanos la formación y capacitación del personal de su área con el objeto que realizar de forma eficiente y eficaz sus tareas y otras funciones que se le asignen por la autoridad competente.
5.1. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES a) ESTRUCTURA El Departamento de Servicios Generales está integrado con las siguientes secciones: Transportes, Limpieza, Lavandería, Seguridad, Costurería, Cocina, Mensajería, Planta Telefónica e Imprenta. b) RELACIONES El Departamento de Servicios Generales depende directamente de la Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento. c) FUNCIONES PRINCIPALES El Departamento de Servicios Generales tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Dirigir, coordinar y supervisar el trabajo asignado a las unidades relacionadas con los servicios generales. 2. Participar y coordinar la reunión de jefes de las unidades de servicios generales. 3. Estructurar y coordinar al personal de acuerdo con las necesidades de las unidades de servicios generales. 4. Programar la distribución de las tareas correspondientes a las unidades, buscando la equidad y justicia y la consecución de los objetivos determinados. 5. Organizar, orientar, asesorar, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de servicios generales, velando por la superación del servicio, así como por el prestigio del hospital y la armónica convivencia entre el personal. 6. Reunir periódicamente al personal del área en su totalidad o por grupos con el objeto principal de: Sistematizar, coordinar, articular y evaluar las actividades del área. Fijar normas para el desarrollo de planes de trabajo, programas de mantenimiento preventivo y correctivo. Fomentar la iniciativa y el intercambio de sugerencias y observaciones prácticas del personal del área.
Promover el perfeccionamiento profesional del personal. Establecer normas para el mejor aprovechamiento de los recursos. Analizar y adoptar cambios acerca de todo problema de interés del personal. Coordinar lo necesario para la ejecución de los trabajos dentro del principio de calidad en bien del Hospital. 7. Asistir periódicamente al área de trabajo para observar las tareas y fiscalizar el desarrollo de las mismas, dando en cada caso, las indicaciones conducentes de acuerdo a las necesidades. 8. Instruir al personal del sector en la ejecución de tareas, que puedan ocasionar ciertas dudas del operante. 9. Estimular la cooperación desinteresada del personal, por el espíritu de solidaridad para el cumplimiento de toda tarea que contribuya a la buena marcha del sector. 10. Elevar notas, estudios, sugerencias, etc. relacionadas con la mejora del servicio. 11. Dar el visto bueno a las órdenes de trabajo, de cierta importancia, y determinar el principio de ejecución de la misma. 12. Controlar los pedidos y recepciones de los materiales solicitados, según corresponda a su necesidad, cantidad y/o calidad. 13. Prestar la máxima colaboración a las autoridades de la Dirección, en lo pertinente a la marcha de los servicios generales, normas de seguridad e higiene del hospital. 14. Comunicar de inmediato, cualquier novedad notable del servicio, que deba ser conocida por la Subdirección, tal como siniestro, accidentes, etc. En tal caso redactar un acta dejando constancia de lo ocurrido, fecha, hora, testigos, etc. 15. Promover la concienciación e importancia de la seguridad e higiene en las diversas áreas del hospital, procurando en cada ambiente, la constitución de equipos que tendrán a su cargo la vigilancia y cumplimiento de las normas respectivas de seguridad e higiene. En este punto deberá existir una estrecha colaboración con la Subdirección de Recursos Humanos.
16. Gestionar ante la Subdirección de Recursos Humanos la formación y capacitación del personal de su área con el objeto que realizar de forma eficiente y eficaz sus tareas. 17. Velar que todas las secciones bajo su cargo, entreguen mensualmente su estadística de actividades. 18. Otras funciones que la sean asignadas por el Subdirector de Servicios Generales y Mantenimiento u otra autoridad competente. 5.1.1. SECCIÓN DE TRANSPORTES a) RELACIONES La Sección de Transportes depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de transportes tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Velar por el cumplimiento de las normas, funciones y atribuciones del personal de Transportes. 2. Servir inmediatamente las órdenes emanadas por el cuerpo médico y administrativo en beneficio de la institución y especialmente del paciente. 3. Verificar la disponibilidad de los recursos económicos para el buen funcionamiento del departamento. 4. Cotizar a diferentes establecimientos comerciales para la compra o reparación de los vehículos. 5. Elaborar informes u oficios a manera de informar a las autoridades superiores de toda actividad o problema que se presente en el departamento. 6. Supervisar y llevar control del movimiento de personal del departamento y vehículos de todas las actividades. 7. Dar cumplimiento a las órdenes recibidas de autoridades superiores. 8. Atender las solicitudes de servicio de transportes. 9. Mantener los vehículos limpios y en óptimas condiciones.
10. Llevar las Tarjetas de Control de Vehículos de forma actualizada, las cuales contendrán la información general de los mismos, así como la capacidad de carga y pasajeros. 11. Establecer un sistema de Control de Vehículos del Hospital, conjuntamente con Activos Fijos. 12. Llevar el control de calcomanías y placas de los vehículos del Hospital, conjuntamente con Activos Fijos. 13. Elaborar y dar seguimiento al Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo para la flota de vehículos del Hospital, para mantenerlos en buen estado y garantizar su funcionamiento. 14. Llevar el control de viáticos asignados al personal de conductores, para efectuar las comisiones oficiales. 15. Llevar el control de órdenes de mantenimiento y reparación de los vehículos del Hospital. 16. Recibir los vehículos adquiridos por el Ministerio, para uso del Hospital, conjuntamente con Activos Fijos. 17. Rotular los vehículos con la identificación del Ministerio. 18. Custodiar y controlar las llaves de los vehículos. 19. Verificar que las licencias de los conductores se encuentren vigentes. 20. Emitir la Carta de Satisfacción de Servicio, por los servicios o reparaciones de los vehículos. 21. Custodiar y entregar los documentos (vales) para la asignación de combustible y lubricantes, llevando los controles necesarios. 22. Gestionar la cuentadancia ante la Contraloría General de Cuentas. 23. Elaborar los reportes mensuales de la asignación de combustibles y lubricantes. 24. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 25. Otras funciones relacionadas con su puesto o las que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de Servicios Generales.
5.1.2. SECCIÓN DE LIMPIEZA a) RELACIONES La Sección de Limpieza depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de Limpieza tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Diseñar el plan anual de limpieza. 2. Organizar la distribución del personal de limpieza. 3. Proponer la adquisición de productos nuevos que cumplen con los requerimientos del servicio. 4. Mantener limpio los acopios temporales y el centro de acopio principal. 5. Establecer turnos diarios de trabajos de limpieza para cubrir los diferentes sectores del Hospital 6. Administrar los insumos de limpieza, velar que su uso sea adecuado y llevar un control de los mismos. 7. Informar al Jefe de Servicios Generales el funcionamiento y desempeño del Departamento. 8. Proponer al Jefe de Servicios Generales, los cambios necesarios para el buen funcionamiento del departamento. 9. Supervisar actividades de limpieza que se realizan diariamente en todos los servicios. 10. Cumplir con las normas e instrucciones recibidas por el Departamento de Mantenimiento. 11. Realizar trabajos de jardinería. 12. Distribuir y abastecer de tambos de agua y vasos desechables en los dispensadores de agua (oasis) del Hospital. 13. Realizar la recolección y extracción de basura, para depositarla en los lugares autorizados. 14. Programar las fumigaciones necesarias en las instalaciones del Hospital.
15. Gestionar la cuentadancia ante la Contraloría General de Cuentas. 16. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 17. Otras funciones que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de Servicios Generales o por el Director Ejecutivo. 5.1.3. SECCIÓN DE LAVANDERIA a) RELACIONES La Sección de Lavandería depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de Lavandería tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Consecución de la producción para asegurar el suministro de textiles a los centros de utilización. 2. Organizar las operaciones de la lavandería. 3. Coordinar y controlar el personal, para que realicen con eficiencia y eficacia la producción. 4. Controlar los consumos de insumos necesarios, para la producción. 5. Controlar el stock de textiles en los depósitos. 6. Realizar de forma oportuna las programaciones de nuevos textiles, para mantenimiento del stock circulante. 7. Realizar la prospección técnica de mercado para la adquisición de nueva maquinaria, textiles, detergentes, etc. 8. Promover la formación y capacitación del personal. 9. Recoger y recibir la ropa sucia de los diferentes servicios, para trasladarla al área de lavandería. 10. Entrega de ropa limpia a los diferentes servicios. 11. Controlar las entradas y salidas de los textiles de los depósitos. 12. Manejar y controlar las lavadoras y secadoras. 13. Efectuar el proceso de planchado de la ropa, cuando amerite.
14. Efectuar la limpieza de las lavadoras, secadoras y del área de lavandería. 15. Controlar la producción mediante cuadro de mando. 16. Controlar el suministro de textiles a los centros de consumo. 17. Controlar administrativamente el personal del área. 18. Coordinar con los mandos intermedios responsables de los servicios del hospital lo relacionado a los textiles. 19. Coordinar con el departamento de Compras las nuevas adquisiciones. 20. Coordinar con el departamento las nuevas incorporaciones y seguimiento administrativo del personal en plantilla. 21. Coordinar con el departamento de Estadística en relación a consumos. 22. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 23. Otras funciones que la sean asignadas por el Jefe del Departamento de Servicios Generales o por el Director Ejecutivo. 5.1.4. SECCIÓN DE SEGURIDAD a) RELACIONES La Sección de Seguridad depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de Seguridad tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Velar en todo momento por la seguridad de los bienes de la institución. 2. Velar por el desempeño correcto y eficiente de los agentes de seguridad. 3. Asegurarse que impere el orden y que no se altere la paz dentro de la institución. 4. Interactuar con la seguridad externa con el objetivo de resguardar el bienestar de los pacientes que asisten a esta institución. 5. Coordinar todas las acciones de seguridad en actividades que se realicen dentro de la institución ya sean de carácter benéfico o de carácter oficial.
6. Coordinar el uso adecuado de los parqueos y su control para evitar incidentes o agravios a la propiedad de los demás trabajadores de la institución 7. Minimizar hechos delictivos dentro de las instalaciones y los alrededores del Hospital General. 8. Brindar seguridad perimetral. 9. Mantener el orden en el ingreso de las visitas. 10. Control en el ingreso de los diferentes empleados a sus labores habituales. 11. Revisión de bolsas, paquetes, mochilas, etc, al ingreso y egreso del personal que labora en dicha institución. 12. Ordenar el uso de los parqueos vehiculares, utilizando los mecanismos adecuados para el efecto. 13. Evitar el ingreso de vendedores ambulantes a las instalaciones del Hospital. 14. Verificar que todo el personal porte su respectivo gafete de identificación. 15. Mantener el orden para la utilización de las salidas autorizadas para egreso e ingreso del personal. 16. Integración de todo el personal de seguridad, al plan hospitalario para la atención de cualquier emergencia, contingencia y/o desastre. 17. Mejorar los sistemas de comunicación e información existente 18. Elaborar diariamente el reporte de novedades. 19. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 20. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de Servicios Generales, Sub Gerente de Servicios Generales y Mantenimiento o en su defecto por el Director Ejecutivo. 5.1.5. SECCIÓN DE COSTURERIA a) RELACIONES La Sección de Costurería depende directamente del Departamento de Servicios Generales.
b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de Costurería tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Programar, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades que tienen relación con su sección. 2. Programar el trabajo del personal asignado a la sección. 3. Supervisar y dirigir el trabajo del personal asignado a la Sección. 4. Entregar con conocimiento las prendas de vestir confeccionadas a los diferentes servicios de encamamiento o a lavandería. 5. Llevar registro de los requerimientos que le hagan los diferentes Departamentos y servicios del Hospital. 6. Realizar los requerimientos de insumos necesarios para la elaboración de las prendas de vestir. 7. Velar por la calidad de los insumos, previo a la elaboración de las prendas de vestir. 8. Mantener un Stock idóneo de insumos para la elaboración de las prendas de vestir. 9. Identificar, ordenar, almacenar y custodiar las diferentes prendas de vestir confeccionadas. 10. Velar por el proceso de confección y producción de prendas de vestir. 11. Mantener en existencia las suficientes prendas de vestir que son requeridas por los servicios de encamamiento o lavandería. 12. Elaborar la estadística mensual de las diferentes prendas de vestir confeccionadas. 13. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de Servicios Generales o en su defecto por el Director Ejecutivo 5.1.6. SECCIÓN DE COCINA a) RELACIONES La Sección de Cocina, depende directamente del Departamento de Servicios Generales y Coordina actividades con el área de Nutrición.
b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de Cocina, tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Consecución de la producción para asegurar el suministro de las raciones a los pacientes y al personal que corresponda. 2. Elaborar los menús de forma diaria y semanal 3. Controlar y coordinar el personal para realizar la producción. 4. Controlar los consumos necesarios para la producción. 5. Controlar los víveres en stock en los depósitos, tanto en los de temperatura ambiente como en los de temperatura controlada. 6. Controlar que las preparaciones, condimentaciones y cocciones y se efectúen correctamente durante el proceso de producción. 7. Controlar que el higienizado de la batería, vajilla, cubertería, maquinaria, útiles, depósitos, estantes, etc. se efectúe correctamente 8. Mantener una relación de índole técnica con los proveedores. 9. Programar los víveres para la realización de las raciones y para el mantenimiento del stock establecido en los depósitos. 10. Realizar la prospección técnica del mercado para la adquisición de nueva maquinaria, batería, vajilla, cristalería, cubertería, material consumible, víveres, etc. 11. Promover la formación y capacitación del personal. 12. Controlar las entradas y salidas de los víveres de los depósitos. 13. Controlar la producción mediante cuadro de mando. 14. Controlar el suministro de raciones a pacientes y al personal establecido. 15. Controlar administrativamente el personal del área. 16. Coordinar con el área de Nutrición lo relacionado a los menús y controles bacteriológicos. 17. Coordinar con los mandos intermedios responsables de los servicios del hospital con relación a la alimentación. 18. Coordinar con el departamento de Compras lo relativo a las nuevas adquisiciones.
19. Coordinar con el departamento de Personal lo relativo a las nuevas incorporaciones y seguimiento administrativo del personal en plantilla. 20. Coordinar con la Unidad de Control de Gestión lo relacionado a consumos. 21. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 22. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de Servicios Generales o en su defecto por el Director Ejecutivo. 5.1.7. SECCIÓN DE MENSAJERIA. a) RELACIONES La Sección de Mensajería depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Sección de Mensajería tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Recibir la correspondencia de los diferentes departamentos del Hospital, ordenarla y clasificarla para su entrega. 2. Coordinar y distribuir la correspondencia. 3. Controlar el sistema de distribución de la correspondencia en general del hospital. 4. Llevar control de la correspondencia entregada durante cada mes 5. Llegar con la correspondencia con puntualidad y exactitud. 6. Hacer entrega de cualquier circular o memorando de parte del la Dirección ejecutiva a todas las áreas medicas y administrativas para su ejecución. 7. Darle cursos de capacitación al personal de mensajería (Relaciones Humanas). 8. Tener disponible todos los medios adecuados para el despacho de la correspondencia. 9. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 10. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de Servicios Generales o en su defecto por el Director Ejecutivo.
5.1.8. PLANTA TELEFÓNICA a) RELACIONES La Planta Telefónica depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES. La Planta Telefónica tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Planificar, organizar dirigir, evaluar y controlar el funciona Planificar, organizar dirigir, evaluar y controlar el funcionamiento de los servicios de la planta telefónica. 2. Atender con esmero y prontitud las llamadas telefónicas entrantes y salientes 3. Llevar un control diario de llamadas entrantes y salientes en el libro correspondiente. 4. Localizar personal médico y autoridades por medio de voceo, previa autorización de Dirección Ejecutiva o autoridad competente. 5. Transmitir mensajes previamente autorizados por el Director o autoridad competente del Hospital por medio del amplificador. 6. Atender el teléfono directo exclusivamente para uso del Director 7. Cumplir con los horarios de trabajo de los turnos de mañana y tarde asignados por parte de coordinación de Planta Telefónica. 8. Respetar horarios de los turnos asignados en el rol de turnos mensual. 9. Entrega de información sobre experiencia de trabajo a coordinador de Planta Telefónica de las líneas que no están funcionando adecuadamente. 10. Aporte de información sobre experiencia de trabajo a coordinador de Planta Telefónica (para mejorar el servicio). 11. Cooperar con el servicio en caso de emergencia cuando sea necesario 12. Localizar a Autoridades, personal médico y operativo del Hospital por vía telefónica. 13. Asistir a reuniones convocados por el coordinador de Planta Telefónica.
14. Velar constantemente porque las actividades se ejecuten dentro de lo planificado 15. Proponer al Departamento de Servicios Generales los cambios necesarios para el buen funcionamiento de la sección. 16. Supervisar y controlar el uso adecuado de los recursos que se utilizan. 17. Informar al Departamento de Servicios Generales sobre el funcionamiento y desempeño de la Sección. 18. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 19. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas por el Jefe de Servicios Generales, Sub director de Servicios Generales y Mantenimiento o en su defecto por el Director Ejecutivo. 5.1.9. IMPRENTA a) RELACIONES La Imprenta depende directamente del Departamento de Servicios Generales. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Imprenta tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Dirigir y conducir las impresiones, 2. Velar por el buen uso y cuidado de los equipos de impresiones. 3. Programar y coordinar los trabajos de impresiones que se requiera para el cumplimiento de sus fines, 4. Proponer trabajos de diagramado para la impresión de folletos, textos, documentos técnicos y administrativos. 5. Hacer los trabajos de levantado de texto que sean necesarios. 6. Hacer la solicitud y traslado de papelería y materiales de impresión desde el almacén hasta la Imprenta. 7. Entregar la papelería elaborada a los diferentes departamentos del hospital, recibiendo el vale de conformidad del servicio. 8. Ejecutar la impresión de trabajos de investigación, revistas, folletos, guías y otros, autorizados por el Jefe de Servicios Generales, Sub director de Servicios Generales y Mantenimiento o Dirección Ejecutiva
9. Determinar costos de los trabajos de imprenta. 10. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 11. Otras que le asigne el Departamento de Servicios Generales o autoridad superior competente. 6. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO a) RELACIONES El Departamento de Mantenimiento depende directamente de la Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento. b) FUNCIONES PRINCIPALES. El Departamento de Mantenimiento tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Planificar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades previstas en la planificación y programación del Departamento de Mantenimiento. 2. Programar el mantenimiento en los equipos e instalaciones. 3. Ejecutar el mantenimiento y reparación de la infraestructura física, equipos e instalaciones. 4. Implementar metodologías de supervisión y control para verificar que se cumpla con lo planificado. 5. Capacitar a los usuarios (operadores de equipos). 6. Asesar en actividades técnicas a la Subdirección en lo relacionado al mantenimiento y adquisición de equipos. 7. Dirigir las actividades técnicas y administrativas del Departamento. 8. Administrar y coordinar el personal a su cargo. 9. Control de los requerimientos necesarios del Departamento. 10. Realizar las especificaciones técnicas que sean necesarias para la contratación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para equipos e instalaciones. 11. Supervisar el correcto funcionamiento en las máquinas, equipos e instalaciones.
12. Velar por el buen estado del servicio contra incendio y de su perfecto funcionamiento. 13. Implementar programas de mantenimiento preventivo y correctivo. 14. Verificar las reparaciones efectuadas por empresas contratadas. 15. Proyectar y Planificar mejoras en la sección. 16. Proyectar y planificar mejoras generales en edificios e instalaciones. 17. Realizar requerimiento de materiales, repuestos y herramienta. 18. Supervisar las entradas y salidas de los repuestos. 19. Promover la formación del personal del Departamento. 20. Mantener un control con los mandos intermedios responsables de los servicios del hospital con respecto al mantenimiento. 21. Coordinar con la sección de compras las nuevas adquisiciones. 22. Mantener una estrecha relación con la Subdirección de Recursos Humanos para nuevas incorporaciones y seguimiento administrativo del personal en nómina. 23. Llevar registros de los supervisores de mantenimiento para evaluar constantemente y en conjunto el desempeño del personal técnico de mantenimiento. 24. Llevar registros de los trabajos que realizan las empresas contratadas por el Hospital para el mantenimiento de equipos, efectuando labores de supervisión. 25. Evaluar al personal a su cargo. 26. Buscar la realización de las actividades de mantenimiento al costo óptimo. 27. Efectuar todas las mediciones y controles técnicos necesarios para determinar si el departamento está cumpliendo con los objetivos trazados por éste. 28. Cuidar de la correcta utilización de edificio, máquinas, utillajes e instalaciones. 29. Velar por que se cumplan con los programas de trabajo establecidos. 30. Elaborar programas de mantenimiento preventivo.
31. Coordinar con la Dirección del Hospital y la Subdirección de Recursos Humanos y el Sub director de Servicios Generales y Mantenimiento el desarrollo de programas de adiestramiento y capacitación del personal técnico. 32. Efectuar otros trabajos como colaboración con otras dependencias del Hospital y que la Dirección solicite. 33. Elaborar un presupuesto anual de operación del departamento, proponerlo a la Subdirección de Servicios Generales y Mantenimiento y a la Dirección del Hospital y controlar su ejecución. 34. Elaborar el requerimiento de los materiales, repuestos y herramientas necesarias para el Departamento. 35. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 36. Otras funciones que la sean asignadas por el Jefe de Mantenimiento, y/o Subdirector de Servicios Generales y Mantenimiento. 6.1. SECCIÓN DE ELECTRO MEDICINA. a) RELACIONES La Unidad de Electro medicina depende directamente del departamento de Mantenimiento. b) FUNCIONES PRINCIPALES La Unidad de Electro medicina tiene a su cargo las siguientes funciones principales: 1. Planificar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades previstas para el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos asignados. 2. Programar el mantenimiento preventivo de los equipos e instalaciones de uso médico. 3. Operar técnicamente los equipos asignados. 4. Implementar los métodos de supervisión y control para verificar que se cumpla con lo planificado a fin de garantizar el funcionamiento constante de los equipos médicos. 5. Capacitar y adiestrar a los usuarios y operadores de equipo médico.
6. Proporcionar asesoría técnica a la Sub Dirección de Servicios Generales y Mantenimiento y Dirección Ejecutiva en lo relacionado al mantenimiento y adquisición de los equipos médicos. 7. Controlar los servicios prestados por personal de las empresas contratadas por el Hospital, para brindar mantenimiento específico a equipos e instalaciones. 8. Velar porque el personal de las empresas contratadas reporten sus actividades directamente al supervisor de electro medicina asignado. 9. Estabilizar y mejorar la conservación de los equipos. 10. Asegurar la disponibilidad de la maquinaria de uso médico en la institución para cumplir con un servicio continuo. 11. Velar porque se mantengan al mínimo los costos de mantenimiento de los equipos sin descuidar la calidad del mismo. 12. Buscar mecanismos que permitan disminuir el deterioro del equipo médico. 13. Optimizar los recursos necesarios para llevar a cabo las labores profesionales de mantenimiento de equipo médico e instalaciones relacionadas. 14. Elaborar la estadística mensual de las actividades más relevantes. 15. Otras funciones que le sean asignadas por el Departamento de Mantenimiento o autoridad superior competente.