La herramienta Obtener datos externos nos va a permitir llevar a Excel datos que proceden de otras fuentes de datos, como archivos de texto o bases de datos, para su posterior tratamiento y análisis con la hoja de cálculo. Para poder utilizar las herramientas de importación de datos, lo haremos desde la barra de menús accediendo a Datos Obtener datos externos. El menú de Obtener datos externos es el siguiente: Los comandos más importantes de este menú son Importar datos y Nueva consulta de base de datos. Básicamente, vamos a importar datos a Excel de dos formas: 1. Directamente desde el archivo de origen que, normalmente, será un archivo de texto o un archivo de base de datos. 2. Utilizando consultas que realizaremos con un asistente o con Microsoft Query. El comando Importar datos permite obtener datos de otras fuentes como archivos de texto o bases de datos de diferentes tipos. El comando Nueva consulta de base de datos nos permite filtrar datos y realizar consultas para obtener los datos que queremos importar a Excel. Podemos realizar consultas utilizando el asistente o bien con la herramienta Microsoft Query. Importar archivos de texto Con el comando Importar datos podemos obtener datos procedentes de distintos tipos de archivos de texto. Vamos a distinguir dos tipos de archivos de texto, dependiendo de la forma en la que se delimitan los campos de datos: 1. Delimitados: los campos están separados por un carácter delimitador que puede ser una coma, un punto y coma, un espacio, una tabulación, etc. 2. De ancho fijo: cada campo tiene una anchura preestablecida. El comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtro ni de selección previa de los datos a importar.
Ejemplo 1 Vamos a importar un archivo de texto llamado Comunidades.txt. En el menú Datos-Obtener datos externos, seleccionamos el comando Importar datos. En la ventana que aparece a continuación, debemos seleccionar el archivo que vamos a importar. Una vez seleccionado el archivo a importar, se inicia un asistente que nos ayudará en tres pasos a la importación de los archivos de texto. Paso 1. En el primer paso debemos indicar en primer lugar el tipo de archivo: delimitado o de ancho fijo. También debemos indicar la fila del archivo de texto en la que debe comenzar la importación, y el origen del archivo: Windows, Macintosh o MS-DOS. 2
Paso 2. En el segundo paso vamos a establecer el carácter que se ha utilizado como separador de los campos (en el caso de que el archivo sea delimitado). Al seleccionar el separador adecuado podremos ver una vista previa en la que se muestran los distintos campos. Paso 3. En el tercer paso podemos especificar el formato de celdas que queremos aplicar a cada uno de los campos. También podemos saltar determinados campos que no nos interese importar. Por último, para finalizar la importación, debemos indicar en que lugar de la hoja de cálculo activa queremos insertar los datos importados, o insertarlos en una nueva hoja de cálculo. 3
Importar archivos de base de datos Con el comando Importar datos podemos obtener datos procedentes de archivos de base de datos. Este comando permite importar una tabla o una consulta de una base de datos. El comando Importar datos no permite realizar ningún tipo de filtro ni de selección previa de los datos a importar. Ejemplo 2 Vamos a importar una base de datos de Access llamada Comunidad.mdb. La importación de datos desde una base de datos de Access, solamente permite importar tablas o consultas de forma individual y sin realizar ningún tipo de filtro ni de selección previa de los datos. En primer lugar, en la ventana Seleccionar archivos de origen de datos, debemos seleccionar el archivo de base de datos que vamos a importar. A continuación, aparece una ventana en la que vamos a seleccionar la tabla o consulta que queremos importar. Para finalizar la importación, debemos indicar en que lugar de la hoja de cálculo activa queremos insertar los datos importados, o insertarlos en una nueva hoja de cálculo. 4
Crear consultas utilizando el Asistente En la mayoría de los casos, podremos importar datos de diversos archivos utilizando el comando Importar datos, tal como se ha visto en los apartados anteriores. Pero si queremos realizar una selección previa sobre los datos que vamos a importar, debemos realizar una consulta. Si la consulta no es muy compleja, podemos utilizar el Asistente para consultas, que de una forma muy sencilla nos permite realizar las siguientes operaciones: 1. Seleccionar tablas y campos que vamos a incluir en la consulta. 2. Unir varias tablas. El Asistente crea de forma automática una unión interna cuando reconoce el campo clave de una tabla y un campo con el mismo nombre en otra tabla. 3. Ordenar los datos resultantes antes de importarlos a Excel. Para realizar una consulta con el Asistente, seleccionamos el comando Datos > Obtener datos externos > Nueva consulta de base de datos. A continuación debemos activar la casilla de verificación Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas. Ejemplo 3 De la base de datos Comunidad.mdb vamos a exportar los siguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla Gastos (Fecha, Tipo, Descripción, Importe). También vamos a realizar un filtro Población = Alicante y Importe > 1500 Y < 7500. En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos el tipo de archivo que vamos a importar y activamos la casilla de verificación que nos permite utilizar el Asistente para consultas. 5
A continuación aparece la ventana Seleccionar base de datos, donde debemos seleccionar el archivo que vamos a importar. Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparece el Asistente para consultas, que consta de los siguientes pasos: Paso 1. Seleccionar datos. En esta ventana debemos seleccionar los distintos campos que queremos incluir en la consulta. En la parte izquierda vemos las tablas y consultas que contiene la base de datos y sus campos, mientras que en la parte derecha aparecen los campos que hemos incluido en la consulta. 6
Paso 2. Filtrar datos. En el segundo paso del Asistente podemos filtrar los datos para hacer una selección de los registros que queremos incluir en la consulta. Podemos poner condiciones en varios campos, y dentro de cada campo también podemos poner varias condiciones. Paso 3. Ordenar datos. A continuación, podemos ordenar los datos. Paso 4. Finalizar la importación. Por último, para finalizar la importación, podemos elegir entre importar los datos a Excel, o abrir Microsoft Query para ver los datos o modificar la consulta. También podemos guardar la consulta en un archivo de consulta.qdy que posteriormente podremos modificar con Microsoft Query. 7
Crear consultas utilizando Microsoft Query Si queremos realizar una consulta más compleja de lo que nos permite el Asistente para consultas, podemos utilizar Microsoft Query, que de forma similar a la que se diseñan las consultas en Access, nos permite tener mayor control sobre los distintos aspectos de la consulta. Con Microsoft Query, además de realizar todas las operaciones que nos permite el Asistente de consultas, también podemos realizar consultas de parámetros. Para realizar una consulta con Microsoft Query, utilizamos el comando Datos > Obtener datos externos > Nueva consulta de base de datos. A continuación debemos desactivar la casilla de verificación Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas. Ejemplo 4 De la base de datos Comunidad.mdb vamos a exportar los siguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla Propietarios (NIF, ApellidosNombre, PobContacto, CP). Vamos a realizar un filtro que nos permita seleccionar las comunidades de Alicante y los propietarios que no son de Alicante. En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos el tipo de archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla de verificación para utilizar el Asistente para consultas. 8
A continuación aparece la ventana Seleccionar base de datos, donde debemos seleccionar el archivo que vamos a importar. Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparece la ventana de Microsoft Query. A partir de aquí, el proceso es similar a la elaboración de una consulta en Access. 9
En primer lugar incluimos en la consulta las tablas necesarias. A continuación bajamos los campos de cada tabla que queramos incluir en la consulta. Posteriormente podemos introducir criterios y ordenar los datos. Después de realizar todas las operaciones necesarias, la ventana de Microsoft Query tendrá el siguiente aspecto: Una vez finalizada la consulta, pinchamos el botón datos obtenidos a Excel. para enviar los Ejemplo 5 De la base de datos Comunidad.mdb vamos a exportar los siguientes datos: Tabla Comunidad (CIF, Nombre, Población, CP), Tabla Propietarios (NIF, ApellidosNombre, Pobcontacto, CP). Vamos a realizar una consulta de parámetros que nos solicite la población en la que se ubica la comunidad y seleccione los propietarios que residan en una población distinta. En primer lugar, en la ventana Elegir origen de datos, seleccionamos el tipo de archivo que vamos a importar y desactivamos la casilla de verificación para utilizar el Asistente para consultas. Una vez seleccionado el archivo de base de datos a importar, aparece la ventana de Microsoft Query. Antes de realizar la consulta debemos asegurarnos que el botón Consulta automática no está activado. Para el campo que deseamos utilizar como parámetro de la consulta, en Valor debemos escribir entre corchetes el texto que aparecerá cuando se ejecute la consulta, tal y como se muestra en la siguiente ventana: 10
Una vez que hemos determinado los criterios y los campos que queremos incluir en la consulta, finalizamos el proceso enviando los datos a Excel. Cuando ya tenemos los datos en Excel, tenemos la posibilidad de modificar la forma en la que se introduce el valor del parámetro de la consulta. Vamos a utilizar para ello el botón Parámetros de la consulta de la barra de herramientas Datos externos. La ventana de Parámetros de la consulta nos proporciona tres opciones: 1. Pedir el valor del parámetro en una ventana de dialogo. 2. Utilizar un valor fijo determinado. 3. Escribir el valor en una celda. 11
Modificar consultas y actualizar datos Una vez finalizada la importación de datos mediante una consulta, es posible modificar la consulta para obtener un nuevo conjunto de datos. Para hacerlo debemos seleccionar cualquier celda del conjunto de datos importados, y seleccionamos el comando Datos > Obtener datos externos > Modificar consulta. Aparecerá entonces el Asistente para consultas o Microsoft Query, y podremos modificar cualquier aspecto de la consulta: tablas o campos que intervienen en la misma, criterios de selección de valores, etc. Ejemplo 6 Vamos a modificar la consulta realizada en el Ejemplo 3. Vamos a eliminar de la consulta el campo Tipo de la tabla Gastos, y vamos a modificar el filtro para el campo Importe > 2500 Y < 5000. En primer lugar, seleccionamos cualquier celda de los datos importados, y en el menú Datos-Obtener datos externos seleccionamos el comando Modificar consulta. 12
Aparece entonces el Asistente para consultas con el que realizaremos las modificaciones necesarias. En primer lugar nos permitirá añadir o eliminar campos a la consulta, y una vez realizada esta operación podremos modificar los filtros introducidos sobre los datos. Al finalizar la modificación de la consulta, el conjunto de datos que obtendremos en Excel será el siguiente: Una vez realizada la importación de datos por cualquiera de los métodos que hemos visto, ya sea de forma directa o mediante una consulta, es posible que estos datos cambien en el archivo de origen del que proceden, y entonces los datos importados a Excel no coincidan con los datos originales. 13
Para evitar esto, es conveniente que cada vez que se abra un archivo con datos procedentes de una importación, se realice una actualización de los datos para que en todo momento coincidan los datos originales con los datos importados. Para actualizar los datos procedentes de una importación, debemos seleccionar cualquier celda del conjunto de datos importados, y en la barra de herramientas Datos externos, pinchamos el botón Actualizar datos. 14