Código de Ética y Conducta para Proveedores Septiembre 2015
Contenido Introducción Código de Ética y Gobierno de Proveedores Protección a los Derechos Humanos Prácticas Comerciales De la Privacidad de la Información Del Medio Ambiente y Causa Social De la Comunicación Empresarial Observancia y cumplimiento al Código de Ética 2
Bienvenida Filosofía Institucional Estimado Proveedor: ids cuenta con más de 30 años en la industria de TI, siendo una de las principales empresas mexicanas que ha impulsado su crecimiento, en el actuar ético de todos los que conformamos esta compañía, aún en periodos complejos y de crisis a nivel nacional. Desde nuestros orígenes, hemos buscado un constante crecimiento, no sólo a nivel económico, sino también desde el punto de vista personal y empresarial, acorde a nuestra misión, visión, valores y principios, que nos han llevado a un actuar justo, ético e integro con empleados, clientes y proveedores, convencidos de obrar a favor del respeto, la dignidad de las personas y con una política de puertas abiertas en cualquier nivel de la empresa en seguimiento a nuestro Código de Ética y Conducta. Nuestra reputación en el mercado, así nos distingue e identifica. Cada año renovamos este compromiso ratificando los lineamientos establecidos en nuestro Código de Ética y Conducta, en el cual hemos plasmado nuestros valores y preceptos en materia de ética y gobierno corporativo, con el fin de asegurar que cada uno de nosotros estemos conscientes de que hacemos lo correcto y de que actuamos de manera justa y digna, por el bien común de todos y el crecimiento de la empresa. Con su ayuda, ids seguirá siendo una de las empresas mexicanas, que goza de la confianza de clientes, colaboradores y otros proveedores en el sector de TI. Les agradezco unirse a mí en este esfuerzo. Iker Vilá Gallardo CEO Director General ids Corporativo Código de Ética y Conducta 3
Introducción y Socios Comerciales El compromiso voluntario de ids Comercial hacia un alto nivel de responsabilidad social es el fundamento de nuestra misión, visión, valores y principios de Responsabilidad Social y Sustentabilidad. Junto con nuestros accionistas, tenemos un compromiso hacia la mejora de nuestras comunidades locales como una inversión en nuestro futuro sentando así las bases para la construcción de las próximas y futuras generaciones. Con la intención de hacer clara nuestra posición hacia su empresa como nuestro proveedor, hemos elaborado el presente documento. Es un requerimiento no negociable de parte de nuestra organización que nuestro proveedor o aquel con quien consideramos negociar acuerdos de cooperación se adhiera al mismo. Nuestro objetivo es establecer en el presente Código de Ética y Conducta para nuestros Proveedores y Socios Comerciales un espíritu de diálogo constructivo y en sociedad para mutuo beneficio. 4
Introducción Condiciones Generales para los Proveedores y Socios Comerciales Queremos establecer que nuestros Proveedores y Socios Comerciales tengan los siguientes derechos y responsabilidades: Responsabilidades Generales Es responsabilidad del proveedor presentar a ids toda la información relevante y documentación requerida en tiempo y en forma. Esto permitirá a ids monitorear la adhesión y cumplimiento del proveedor para con este código a través de diálogos, cuestionarios, reporteo sistemático, auditorias in situ o cualquier otra forma de verificación y control que ids decida aplicar. El proveedor es el único responsable de cumplir con lo establecido en este código así como de proveer la presentación de documentos e información solicitada. El incumplimiento del proveedor con los enunciados del presente documento permite a ids dar por terminada cualquier relación con el proveedor y exigir y/o reclamar daños por las pérdidas y gastos ocasionados. 5
Introducción Personal subcontratado/ sub- proveedores o socios comerciales Si nuestros Proveedores y Socios Comerciales utilizaran personal subcontratado u otros proveedores con el objetivo de satisfacer sus funciones para con ids, el proveedor es responsable de asegurar que los mismos cumplan con los principios del presente Código de Ética y Conducta. Nuestros Proveedores y Socios Comerciales deben informar a ids la identidad del personal subcontratado o de cualquier otro proveedor relacionado con los servicios prestados. Contacto Para preguntas y comentarios en general sobre el Código de Ética y Conducta para Proveedores y Socios Comerciales, favor de contactar a: Janet Gutierrez Figueroa Subdirectora de Gobierno de Proyectos y Calidad. jgutierrezf@ids.com.mx tel. (55) 2789-8400 ext. 1408 6
Código de Ética y Conducta de Proveedores Respeto y Protección a los Derechos Humanos En ids nos comprometemos a proteger los Derecho Humanos fundamentales: civiles, políticos, económicos, sociales y culturales. Nuestro compromiso no es solo con nuestros colaboradores, esperamos que nuestro proveedores y socios comerciales también estén comprometidos en la protección de los Derechos Humanos, por ello, se declara en contra de: Discriminación Trabajo forzado Trato inhumano Trabajo infantil Violencia Esclavitud 7
Protección a los Derechos Humanos Trabajo Infantil ids respeta el derecho de los niños al desarrollo y a la educación. Por consiguiente no apoyamos el uso de la mano de obra infantil, lo que significa que no estamos de acuerdo con la utilización de menores como fuerza de trabajo. Esto también aplica a nuestros Proveedores y Socios Comerciales. La mano de obra infantil se define como el trabajo a tiempo completo de niños menores de 15 años o menores de la edad requerida para completar la escolaridad obligatoria. Sin embargo, la edad mínima legal para el trabajo a tiempo completo no debe ser jamás violada. En circunstancias especiales excepcionales, el trabajo de menores es posible, pero únicamente cuando las condiciones locales hacen necesario emplear menores con el objetivo de protegerlos y de asegurar sus derechos y desarrollo. Lo arriba mencionado solo será tolerado de no tratarse de trabajo a tiempo completo y siempre que exista un plan educativo ejecutándose de forma simultánea. En todos estos casos, el empleo debe desarrollarse en un entorno de cercana cooperación y diálogo con la familia del menor, por ello deberá contarse con la autorización por escrito del padre o tutor. 8
Protección a los Derechos Humanos En general, debe asegurarse que todos los niños menores de 18 años: No sean empleados en trabajos peligrosos No trabajen por la noche Sean sujetos a más descansos que los adultos Trabajo Infantil Mano de obra infantil Es el trabajo a tiempo completo de niños menores de 15 años o menores de la edad requerida para completar la escolaridad obligatoria. Trabajo peligroso Es aquel trabajo, donde por la naturaleza de las circunstancias en el que es llevado a cabo, puede dañar la salud, poner en peligro la seguridad y la moral de los niños. 9
Protección a los Derechos Humanos Discriminación ids respeta las diferencias culturales y no desea cooperar con Proveedores y Socios Comerciales que practiquen cualquier forma de discriminación, ya sea racial, de género, religión, edad, nacionalidad, orientación sexual, discapacidad física o mental, estatus marital, condición médica o cualquier otra protegida por la ley, en sus lugares de trabajo. Los empleados de nuestros Proveedores y Socios Comerciales no deben ser expuestos a castigos físicos, amenazas de violencia o acoso físico, sexual, psicológico, verbal o maltrato de ningún tipo. 10
Protección a los Derechos Humanos No Violencia- Moobing En ids adoptamos la política de cero tolerancia a la violencia en el lugar de trabajo, e ids espera que esta política sea seguida por nuestros Proveedores y Socios Comerciales para con sus empleados. ids no tolerara actos que puedan hacer que otra persona se sienta amenazada o insegura. Entre estos se incluyen las agresiones, riñas, ataques físicos y/o verbales, las amenazas o cualquier expresión de hostilidad, intimidación, maltrato, solapar o promover cualquier tipo de acto que atente contra la dignidad de la persona, agresión o novatadas, extorsión, golpes, uso de lenguaje soez o altisonante, bullying, mobbing, actos inmorales o deshonestos que atenten contra la integridad y dignidad de cualquier persona. 11
Protección a los Derechos Humanos Trabajos Forzados - Esclavitud El trabajo forzado o en contra de la voluntad de una persona, no es tolerado por ids. Esto incluye trabajo en prisión, bajo contrato forzoso, esclavitud u otras formas de trabajo concebidas en contra de la voluntad de la persona. No debe haber deducciones en el salario como consecuencia de multas o penalidades impuestas durante la ejecución de castigos disciplinarios, a menos que esto sea realizado con base a un acuerdo colectivo o permitido por la ley. ids no acepta el empleo a través de agencias que cobren comisiones que confinen al empleado a ejecutar cualquier actividad por deudas irrazonables. 12
Protección a los Derechos Humanos Ambiente Laboral - No al trato inhumano Ids apoya el derecho humano fundamental a tener condiciones de trabajo sanas y adecuadas. Todos los Proveedores y Socios Comerciales de ids deben proveer un buen ambiente de trabajo que cumpla con las leyes nacionales y reglamentos vigentes. Las siguientes son las condiciones mínimas a ser respetadas: Los trabajadores no deben ser expuestos a trabajos peligrosos sin tener la protección adecuada. Las instalaciones deben cumplir con las reglas de seguridad en su construcción así como con mecanismos de protección contra incendios y desastres naturales. Las instalaciones deben contar con la luz y ventilación apropiadas. Todos los materiales peligrosos deben ser almacenados en lugares seguros y usados de forma segura y controlada. Toda la maquinaria debe contar con el mantenimiento adecuado. Las instalaciones para la recreación y el descanso deben mantenerse limpias y seguras 13
Protección a los Derechos Humanos Horario de Trabajo y Salario ids reconoce la necesidad de un balance sano entre el tiempo de trabajo y el tiempo de esparcimiento para todos los empleados. A menos que la ley nacional sea diferente, el máximo estándar de horas de trabajo por semana es de 48 horas o 60 horas por semana incluyendo 12 horas de tiempo extra. Exceptuando ocasiones extraordinarias, todos los empleados deben tener derecho a por lo menos un día libre en un periodo de 7 días. ids respeta el derecho de los empleados a organizarse y a negociar colectivamente. Esto significa que los Proveedores y Socios Comerciales deben reconocer de igual forma el derecho de sus empleados a escoger si desean asociarse o establecer un lazo con organizaciones laborales. 14
Prácticas Comerciales Política de Competencia Justa ids cree en la competencia justa y abierta, ya que esta estimula la creatividad e innovación, al permitir un mercado libre, donde se asegure que todos tengan las mismas oportunidades, permitiendo e impulsando el desarrollo de mejores productos y servicios de calidad y promoviendo una relación comercial con nuestros proveedores de manera ética, honesta, equitativa y en el cumplimiento de las leyes aplicables. Las ofertas comerciales de nuestros proveedores son sometidas a una evaluación y comparación entre ofertas similares, para llegar a una toma de decisiones en la que se considera precio, calidad, entrega, garantía, y otros criterios ambientales y sociales que buscan valorar a todos por igual de manera objetiva. Las relaciones contractuales con nuestros proveedores serán de total imparcialidad, privilegiando siempre nuestros intereses comerciales y la confianza en los proveedores que estén en condiciones de cumplir con nuestras normas de negocios y de calidad de productos. 15
Practicas Comerciales De los Proveedores El trato con proveedores también es muestra de actuar con integridad en el mercado, por ello hay que tratar a nuestros Proveedores con ética, equidad, honestidad y con el cumplimiento de las leyes aplicables. Al relacionarnos con nuestros proveedores debemos seleccionarlos por la calidad vs precio de sus productos y servicios, deben destacarse por ser honestos, competitivos y de alta calidad ya que serán parte de la cadena de servicios que ids entregue a sus clientes por ello debemos entablar relaciones sólidas y de largo plazo, resolviendo todo tipo de conflicto con integridad y ética. La comunicación deberá ser abierta, creando accesibilidad, confianza y ofreciendo la información necesaria de manera oportuna para el logro de la entrega de servicios acordados. 16
Prácticas Comerciales Anti-corrupción ids es una empresa integra en sus negocios, no tiene ventajas inapropiadas ni desleales, promueve la protección de la identidad y privacidad de sus clientes, cumple las leyes que rigen el Comercio Internacional sin fomentar ningún tipo de negocio ilegal o simulación de operaciones, sino todo lo contrario se enfoca en que todas sus operaciones sean lícitas y vayan de acuerdo a la ley y conforme a lo moral, es por ello que pide la misma posición en los negocio a sus proveedores. La corrupción y el soborno son reconocidos como algunas de las barreras para el desarrollo sustentable. ids no acepta estas prácticas y por consiguiente no ofrece o acepta ninguna clase de pago indebido. ids espera que sus Proveedores y Socios Comerciales actúen de la misma forma. Así mismo, se debe garantizar la honradez, legalidad y claridad de todas sus operaciones, evitar prácticas monopólicas o revelar información confidencial. 17
Prácticas Comerciales Regalos y Cortesías Ningún colaborador en ids podrá recibir de un proveedor, ningún objeto de valor que pudiera ser o parecer como un intento de influir o inducir decisiones de negocios. Los colaboradores de ids nunca deben coludirse, demandar, requerir o participar en una facilidad de pago, soborno, regalo o beneficio a un proveedor. Si un Proveedor recibe algún tipo de propuesta de este tipo deberá de denunciar estas acciones por el canal de denuncia de ids. 18
De la Privacidad de la Información Seguridad de la información El personal de Proveedores y Socias Comerciales en posesión o conocimiento de información industrial, comercial, de negocio, personal, ya sea interna o externa relacionada con ids, siempre deberá conducirse con honestidad, probidad, lealtad y discreción para la custodia segura de la información; evitando en todo momento y por cualquier medio la fuga de información y el mal uso que le pudieran dar por parte de colaboradores, clientes o terceros. El personal de Proveedores y Socios Comerciales deberán denunciar a través de las instancias correspondientes cualquier acto que pudiera poner en peligro la información y mal uso de la misma. Colaboradores, proveedores y clientes a través de nuestra página tienen acceso al Código de Ética y Conducta y al proceso de denuncias. 19
Del Medio Ambiente y Causa Social Compromiso con la Comunidad En ids promovemos la Responsabilidad Social Empresarial, misma que representa hoy en día, un valor agregado y una ventaja competitiva basada en la mejora continua, situación que permite a la empresa ser más competitiva no a costa de, sino respetando y promoviendo el desarrollo pleno de las personas, de las comunidades en las que opera y del entorno. Por ello, ids busca en sus proveedores el apego en sus políticas un actuar conforme a los cuatro ámbitos básicos de la Responsabilidad Social: 1. Calidad de Vida en la Empresa. 2. Vinculación e impacto con la comunidad. 3. Cuidado y prevención del medio ambiente. 4. Ética empresarial. 20
De la Comunicación Empresarial Denuncias Todas aquellas faltas al presente código, deberán ser denunciadas de acuerdo al siguiente sistema de atención a denuncias definido por ids. Antes de hacer una denuncia, es importante: 1. Intentar solucionar y/o prevenir de forma oportuna el problema. 2. Hacer un análisis de la situación, considerando las opciones de solución y consecuencias. 3. Considerar que si la percepción fue errónea, puede afectar a alguien más, sí no es algo verdadero y/o comprobable. 4. Confiar en que las personas que llevarán el caso lo harán de forma confidencial con la intención de no afectar a ninguno de los involucrados, ni a la persona que denuncia, ni al denunciado. 5. Las denuncias que se presenten deben ser fundamentadas, sustentadas y objetivas; aportando las evidencias necesarias para comprobar su validez. Se debe tomar en cuenta que presentar una denuncia basada en hechos falsos o inventados tiene como consecuencia la violación del presente Código y en casos extremos puede hacerlo acreedor a una sanción de carácter legal y/o la acción jurídica del afectado. 21
De la Comunicación Empresarial Denuncias 6. Para hacer una denuncia ante cualquier falta del Código de Ética y Conducta para Proveedores y Socios Comerciales puedes acudir a los siguientes canales: Consulta el proceso de denuncia en nuestra página http:///nuestra-empresa/etica-y-gobierno-corporativo Una vez requisitado el formato de denuncias, envíalo por correo electrónico a denuncias@ids.com.mx 22
Observancia y cumplimiento al Código de Ética Responsabilidad Adquirida Para finalizar deberás llenar con tus datos la siguiente hoja, donde confirmas que has adquirido el conocimiento y compromiso de aplicar en tu trabajo diario, los lineamientos definidos en el Código de Ética y Conducta de Proveedores de ids. A partir de ahora, si tienes conocimiento de una posible violación al Código de Ética y Conducta de Proveedores de ids, repórtalo inmediatamente a través de los medios de denuncia establecidos para ello. 23
Observancia y cumplimiento al Código de Ética Reconozco que he recibido el de ids. He leído y aceptado el, como lo manifiesto con mi rubrica en cada una de las hojas de este documento, y estoy obligado a cumplir con las pautas descritas en ellos y, en caso de incumplimiento, seré sujeto de las acciones disciplinarias y sanciones establecidas en dicho Código. Entiendo que si tuviera conocimiento de alguna violación del Código de Ética y Conducta de Proveedores de ids, deberé reportarlo inmediatamente a través de los medios de denuncia establecidos para ello. Nombre : Firma : Puesto: Fecha: Nombre del Proveedor: Domicilio: 24