RESOLUCIÓN No. 273 De Octubre 22 de 2008 Por medio del cual se adopta el Sistema de Desarrollo del Talento Humano para la alcaldía municipal de San José del Palmar, Choco. EL ALCALDE, El Alcalde del Municipio de San José del Palmar, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el Artículo 315 de la Constitución Política de Colombia, y el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, y, CONSIDERANDO: 1. Que la Alcaldía Municipal de San Jose del Palmar, se encuentra en proceso de implementación, implantación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004 y Sistema de Control Interno conforme a la norma MECI 1000:2005. 2. Que dentro de los requisitos de la NTCGP 1000:2004 se señala en el numeral 6.2 TALENTO HUMANO, 6.2.1 Generalidades: Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas que realicen trabajos que afecten la calidad del producto y/o servicio deben ser competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. 3. Que dentro de los requisitos de la MECI 1000:2005 se establece en el numeral 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO, sub numeral 1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL, el elemento: 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: que éste define el compromiso de la Entidad Pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público y determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los Servidores Públicos del Estado. 4. Que para cumplir con los requisitos fijados en las normas citadas se requiere que la entidad defina, desarrolle y adopte su propio Sistema de Desarrollo del Talento Humano, con base en los criterios y lineamientos generales fijadas en la Ley 909 de 2.004 y las 1
normas complementarias de la Función Pública, acogiendo, en lo que corresponda, las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil. 5. Que mediante Acuerdos No. 17 y 18 del 22 de enero de 2.008, la Comisión Nacional del Servicio Civil estableció los principios y las directrices generales para promover el alto desempeño y el mérito como factor determinante para el ingreso y permanencia de los servidores públicos en sus respectivos empleos. 6. Que en merito de lo expuesto RESUELVE: ARTÍCULO 1º: ARTÍCULO 2º: ARTÍCULO 3º: Adoptase, para la Alcaldía Municipal de San Josè del Palmar el siguiente Sistema de Desarrollo del Talento Humano que se fundamenta en los principios, criterios y directrices generales trazadas por la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Dafp. El presente Sistema de Desarrollo del Talento Humano es de aplicación obligatoria para los empleados públicos de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar de Libre Nombramiento y Remoción así como para sus trabajadores oficiales. El Sistema de Desarrollo del Talento Humano de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar, se aplicará conforme al siguiente procedimiento y reglamento: PROCEDIMIENTO Y REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1. Definición del Modelo a aplicar. El Sistema de Desarrollo del Talento Humano que se aplicará en lo sucesivo en la Alcaldía 2
Municipal de San José del Palmar, es consecuente con el siguiente esquema: 3. PLAN DE ACCIÓN 4. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 2. PLAN DE DESARROLLO Y PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 5. PLAN DE GESTIÓN 1. PLATAFORMA ESTRATEGICA 6. DEFINICIÓN DE METAS INSTITUCIONALES Y RESPONSABLES 9. INCENTIVOS Y/O CAPACITACIÓN Y PLANES DE MEJORAMIENTO 8. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y DEFINCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 7. PLANIFICACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES COMPONENTES A TENER EN CUENTA PARA APLICAR EL MODELO DEL SISTEMA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1.1. Plataforma Estratégica. Se refiere a la definición del lineamiento estratégico de la entidad, que guía su accionar en la búsqueda de su Visión. Corresponde a un ciclo que contiene la Visión, la Misión, los Principios, las Políticas, las Estrategias, los Valores, el Ambiente y la Cultura Organizacional. 1.2. Plan Municipal de Desarrollo y Plan Estratégico Institucional. Contiene los instrumentos básicos de Planificación de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar, que orientan y guían la gestión administrativa en cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo y los fines esenciales del Estado. Hace parte de ellos las Políticas, Estrategias, Objetivos, Líneas Estratégicas y los Programas a ejecutar en la entidad, en correspondencia con su Modelo de Operación por Procesos. 1.3. Plan de Acción. Hace referencia al Instrumento de Planificación que contribuya a definir las metas de la Entidad frente al Plan 3
Municipal de Desarrollo y su articulación con el Modelo de Operación por Procesos. 1.4. Modelo de Operación por Procesos. Representa la forma de actuar de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar, definido en el Acto Administrativo que aprueba y adopta el Sistema de Gestión de la Calidad, con toda su documentación. Estos Actos Administrativos y su documentación de soporte, determinan la manera más eficaz, de gestionar todas aquellas actividades atribuidas por la Constitución y la ley a la Entidad para asegurar que tengan una clara relación entre sí, mediante una red de procesos identificados y documentados, en una estrecha relación cliente-proveedor-cliente. La gestión por procesos define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las cuales se logra la transformación de unos insumos hasta obtener unos productos o servicios con las características previamente especificadas, de acuerdo con los requerimientos de la ciudadanía o partes interesadas definidas como requisitos del cliente. 1.4. Plan de Gestión por Procesos. Contiene las Metas intermedias por Procesos que aportan a las Metas Institucionales del Plan Estratégico Institucional de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar y su contribución al Plan Municipal de Desarrollo. Contiene los objetivos, actividades, indicadores y responsables de su cumplimiento por procesos y unidades administrativas, que han de servir de guía para la concertación de Compromisos Laborales y la evaluación del desempeño de los servidores públicos Libre Nombramiento y Remoción y Trabajadores Oficiales por cada área. El Plan anual de Gestión deberá contener, como mínimo, los siguientes elementos: a) Proceso. De acuerdo al Mapa de Procesos adoptado según la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. b) Política y/o Programa del Plan de Desarrollo y el Plan Estratégico Institucional. Se deben relacionar las políticas, programas y/o líneas de Acción del Plan Municipal de Desarrollo y del Plan Estratégico Institucional con las que está articulado el proceso. c) Objetivo del proceso. Explica lo que se debe buscar al ejecutar el proceso señalado. Es el propósito de su existencia y debe guardar coherencia y correspondencia con la Misión Institucional. 4
d) Indicador. Lo debe definir el Gerente del Proceso, por el proceso en general, máximo dos objetivos. Debe tener correspondencia con los objetivos de procesos definidos en la Matriz de Objetivos e Indicadores de Calidad. Es la herramienta de medida del Objetivo planteado. Debe asegurarse que el Indicador mida el logro del o los objetivos preestablecidos. e) Meta. Debe estar directamente relacionada con el o los objetivos preestablecidos y el Indicador respectivo. Se refiere a las metas o resultados a lograr, tangibles y verificables, durante un período determinado, un año, como consecuencia de la gestión del proceso. Se pueden definir tantas metas como sea necesario a fin de procurar el logro de los objetivos del proceso y la contribución al Plan de Gestión, al Plan de Acción, al Plan Estratégico Institucional y el Plan Municipal de Desarrollo. f) Responsable del Proceso. Se refiere al Gerente del Proceso determinado en la Matríz de Responsables definida en el Sistema de Gestión de la Calidad. Debe corresponder a un funcionario del nivel directivo o asesor. g) Actividad. Se obtiene de la Matriz de Identificación de Actividades por Procesos aprobada y oficial, definida en el Sistema de Gestión de la Calidad. h) Responsable de la Actividad. Hace referencia al Líder de la Actividad. Debe corresponder a un funcionario del nivel directivo o asesor de segundo nivel y/o del nivel Profesional (Profesional Especializado o en casos excepcionales Profesional Universitario). En caso de Actividades tercerizadas, el liderazgo del proceso no corresponderá a un Contratista sino al servidor público Interventor, de un nivel mayor de jerarquía. (Si aplica hasta este nivel de desagregación). i) Procedimiento. Son el conjunto de operaciones, tareas, acciones y/o actuaciones que se deben ejecutar para la efectiva gestión de la Actividad del Proceso según corresponda. Las Actividades señaladas son las que se determinaron en los Planes de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad. j) Responsable del Procedimiento. Hace referencia al servidor público que responde ante sus superiores por la debida ejecución del Procedimiento definido. Corresponde a los servidores públicos identificados y señalados en los Planes de Calidad como responsables de ejecución. Estos procedimientos forman parte del Manual de Procesos y Procedimientos de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar, Chocò. 5
k) Metas Institucionales anuales por áreas a las que contribuye el Servidor Público. Deben corresponder a Metas concretas para el año, a las cuales debe contribuir cada funcionario de Libre Nombramiento y Remoción y Trabajador Oficial. Se establecen teniendo en cuenta las Metas del Plan de Desarrollo, las del Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción y las Metas del Proceso determinadas en el literal e) del presente acápite. 1.5. Plan de Contribuciones y Compromisos Laborales. Para la planificación de las contribuciones, parámetros e instrumentos que serán sujeto de la Evaluación del Desempeño se deberán tener en cuenta las directrices dispuestas por la Comisión Nacional del Servicio Civil. En tal sentido se deberá considerar: 1.5.1. Los Compromisos Laborales Son los acuerdos establecidos entre evaluado y evaluador relativos al desempeño, las actuaciones laborales y los logros requeridos para la realización y entrega de los productos o resultados finales esperados. Los compromisos laborales dan cuenta del desempeño laboral del evaluado en desarrollo de la misión, los planes institucionales, operativos o de gestión de la dependencia o área de trabajo, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad. Al establecerlos se señalará la forma en que éstos deberán realizarse y entregarse durante el período de evaluación Parágrafo 1: El número de Compromisos Laborales fijados para cada período de evaluación podrá oscilar entre tres (3) como mínimo y seis (6) como máximo, dependiendo de las circunstancias concretas dentro de las cuales se desarrollan los planes, programas, proyectos y procesos institucionales. En todo caso el número de compromisos laborales que se establezca deberá garantizar el cumplimiento de los fines y propósito principal del empleo que desempeña el evaluado y que evidencien la participación del servidor público en el logro de las metas institucionales o de la dependencia. Parágrafo 2. Para la determinación de las realizaciones que cada servidor público debe obtener como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, en el período objeto de la Evaluación del Desempeño (semestral), se deberán tener en cuenta las siguientes reglas: 6
- El verbo. El verbo debe ser activo, o sea, indicar un resultado que sea observable y verificable. Verbos que indiquen procesos internos como pensar, reflexionar, analizar, colaborar, apoyar, etc. no son los recomendados. Diseñar, presentar, emitir, liquidar, celebrar, etc, son los indicados. - El objeto es la concreción del resultado (producto o servicio) esperado. - La condición especifica las características de cantidad y calidad que debe cumplir el resultado esperado. 1.5.2. Las Metas. Son los resultados esperados del Servidor Público en el período de evaluación, expresados en términos de calidad, magnitud, tiempo, cantidad y otros factores que la entidad determine como necesarios para establecer los avances o logros requeridos para su cumplimiento. 1.5.3. Los Criterios e Indicadores de Desempeño deben especificar las características de calidad del resultado o producto esperado del desempeño del Servidor Público, de tal manera que se pueda establecer el grado de conformidad del resultado alcanzado con lo esperado y asignarle un valor según que cumpla o no con el compromiso adquirido o que lo supere en una determinada proporción. Deben guardar absoluta concordancia con la condición del resultado y ésta debe señalar expresamente el indicador de medida que sin lugar a subjetividades conduzca a establecer el grado de conformidad del resultado alcanzado con lo esperado. Son las condiciones, requisitos de calidad, indicadores o factores que deben reunir los compromisos laborales establecidos y las evidencias requeridas, que dan cuenta del desempeño del empleado. 1.5.4. Al definir los compromisos laborales para el período de evaluación se fijarán las evidencias que se requieran para verificar su cumplimiento. Las evidencias podrán referirse al producto, desempeño o conocimiento y comprensión del funcionario y deberán corresponder a lo fijado en la fase inicial del proceso de evaluación. Las evidencias demostrarán, con carácter preferencial, el desempeño del funcionario en su ámbito laboral. Las evidencias que se incorporen al Portafolio de Evidencias deberán ser veraces, suficientes, actualizadas y pertinentes. El Portafolio de Evidencias permitirá demostrar y 7
verificar los hechos, registros o documentos que se constituirán en evidencias o pruebas inobjetables del desempeño del empleado, conforme a los compromisos concertados. Se entenderán como evidencias del cumplimiento de los compromisos pactados, todas las realizaciones y resultados debidamente documentados, con las respectivas firmas de quien la produce y la recibe y los soportes documentales (fotos, CD, informes, videos, y cualquier otra forma de soporte que evidencie de manera idónea e irrefutable el cumplimiento del compromiso). Las evidencias que hagan parte del Portafolio deberán ser representativas del desempeño laboral del funcionario e indicarán el cumplimiento de los criterios definidos para cada uno de los componentes de la evaluación. Estas podrán ser aportadas tanto por el evaluador, responsable directo de su recolección, como por el evaluado o los participantes que se definan al momento de la fijación de los compromisos laborales. Una vez finalizado el período de evaluación, la custodia del soporte documental que integra el portafolio de evidencias corresponde al evaluador, con copia al evaluado, y su posterior archivo deberá efectuarse de acuerdo con lo señalado en las tablas de retención documental de la respectiva entidad. 1.5.5. Compromisos Comportamentales. Son los acuerdos establecidos entre evaluado y evaluador relacionados con las conductas o comportamientos que orientan la participación del empleado en la ejecución de los proyectos estratégicos de su área o en las actividades que contribuyen al cumplimiento de los cometidos misionales o de apoyo en la entidad. Estas conductas están determinadas por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el servidor público en el ejercicio de su labor. Las entidades establecerán los compromisos comportamentales en número no mayor a tres, a partir de las competencias definidas en el Decreto 2539 de 2005 y sus conductas asociadas. Las entidades que han desarrollado sus propias competencias podrán incluirlas y seleccionar aquellas que consideren más representativas y relevantes para los proyectos institucionales. Los compromisos comportamentales solo podrán valorarse con fines ligados a planes de mejoramiento y su evaluación no incidirá ni se tendrá en cuenta dentro de la calificación de servicios del Servidor Público. 8
1.6. Aseguramiento de la efectividad del proceso. Todos los Servidores Públicos responsables de evaluar el desempeño, deberán realizar un adecuado seguimiento para asegurar la efectividad del proceso. El seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que se debe ofrecer al evaluado para su desempeño normal, buscando siempre el logro de resultados en grado de excelencia, razón por la cual se deben verificar frecuentemente los avances alcanzados, las causas de los incumplimientos y aplicar las medidas preventivas y correctivas o de mejoramiento, según el caso. En el contexto de la calidad y de la competencia laboral, el seguimiento al desempeño laboral de los empleados constituye un apoyo permanente, orientación y oportunidad de análisis para los ajustes, el aprendizaje y el mejoramiento que representan tanto para los empleados como para la institución. Un control y seguimiento así ejercido implica: a) Medir los avances realizados para obtener información clara y confiable tanto sobre el proceso como sobre los resultados: Se está haciendo lo que se espera y en la forma en que se espera? b) Comparar los resultados contra los compromisos adquiridos, para no perder el rumbo, tiempo, esfuerzos ni recursos. La cadena de valor señala que las realizaciones a actuaciones del Servidor Público contribuyen al cumplimiento del propósito de su trabajo; el cumplimiento de los propósitos individuales lleva al cumplimiento del propósito de las diferentes áreas de la organización y éstas, finalmente, con sus resultados consolidan el cumplimiento del gran propósito institucional que debe apuntar necesariamente a la satisfacción de las necesidades y requerimientos de la comunidad y al cumplimiento de los fines del Estado. c) Identificar causas de desviación: en caso de encontrar que no se están cumpliendo los planes como está previsto es necesario indagar cuál es el origen (causa) real de las desviaciones. Las causas reales del problema se identifican con base en información veraz, confiable y oportuna, datos estadísticos y hechos debidamente registrados y relacionados directamente con la falta o el problema a superar. d) Decidir las acciones a seguir según que los planes, programas, proyectos y compromisos adquiridos se estén cumpliendo o no. 9
2. Instrumento de Evaluación. Dado que la Comisión Nacional del Servicio Civil puso al servicio de la Entidades un Formato de Evaluación del Desempeño Laboral que se ajusta a lo dispuesto en la presente Resolución, en lo sucesivo el Instrumento de Evaluación aplicable para la Alcaldía Municipal de San José del Palmar será el que corresponde al Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño, con el formulario STEDL 1000:2006, el cual será de obligatoria aplicación. Este instrumento se aplicará también para los empleados de Libre Nombramiento y Remoción o en su defecto, por determinación en contrario del Gerente, se aplicará en supletorio el instrumento o Formato de Acuerdos de Gestión que diseñe la entidad con base en el Modelo sugerido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, Dafp. 3. Usabilidad y Utilidad de los Resultados de la Evaluación del Desempeño. Luego de la calificación del desempeño laboral de los Servidores Públicos de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar se procederá de la siguiente manera: a) Para los Trabajadores Oficiales con contrato a termino indefinido o en periodo de prueba y en firme la calificación definitiva, si ésta es No Satisfactoria (69 puntos o menos) el Evaluador formulará conjuntamente con el Trabajador Oficial un Plan de Desempeño Especial hasta por seis (6) meses para recuperar la calificación del Servidor Público. Si trascurrido este periodo de mejora el resultado sigue siendo No Satisfactorio, se considerará bajo rendimiento y será causal inmediata para la cancelación del contrato con justa causa. En tal caso el Director Administrativo de Recursos Humanos o de Personal, al día siguiente proyectará para la firma del Gerente el acto administrativo que declare la cancelación del contrato, el cual deberá expedirse en un término no superior a tres (3) días. Parágrafo. El acto administrativo que declare la cancelación del contrato de un empleado en período de prueba se notificará y contra él procede el recurso de reposición, en los términos del Código Contencioso Administrativo. b) Para los Trabajadores Oficiales con contrato a termino indefinido o en periodo de prueba y en firme la calificación definitiva, si ésta es Sobresaliente (Superior a 90 puntos) se procederá a establecer los más altos puntajes para seleccionar al mejor Servidor Público de la Alcaldía Municipal de San José del Palmar, 10
al mejor trabajador por cada nivel jerárquico, y consecuentemente, de acuerdo al reglamento que se adopte, al mejor de Libre Nombramiento y Remoción y al mejor equipo de proceso o de trabajo, todos conforme a las reglas establecidas en el Programa de Incentivos fijado de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 1567 de 1.998. PARÁGRAFO: Se requiere calificación sobresaliente para recibir incentivos institucionales o acceder a becas y comisiones de estudio para programas de educación formal que hagan parte de los programas de bienestar social de la entidad. Para efecto del reconocimiento de incentivos, se entenderá la evaluación sobresaliente como equivalente al nivel de excelencia de que trata el Decreto 1567 de 1998. c) Complementariamente, para los Trabajadores Oficiales con contrato a termino indefinido o en periodo de prueba y en firme la calificación definitiva, si ésta es Satisfactoria (entre 70 y 90 puntos), se procederá a definir las necesidades de capacitación para ser incluidas en el Plan de Capacitación de la Entidad, tendientes a lograr mayores competencias del trabajador frente a las expectativas de desempeño. De la misma manera se deberá formular y suscribir un Plan de Mejoramiento Individual que conduzca al trabajador a mejorar su desempeño y a obtener mejores resultados en su calificación. Dicho Plan de Mejoramiento deberá suscribirse por el empleado calificado y el líder del proceso (evaluador), con los siguientes puntos: - Aspectos a mejorar. Corresponde a los puntos débiles que obtuvieron una calificación baja en la evaluación del desempeño. - Actividades a desarrollar. Comprende los compromisos de realizaciones que el empleado deberá ejecutar con miras a mejorar su desempeño. - Metas. Señala los productos o resultados a lograr u obtener tendientes a contribuir adicionalmente al cumplimiento de las metas institucionales. - Indicadores. Elementos de medida que han de calificar objetivamente el logro de los resultados previstos. - Cronograma. Se refiere al tiempo o los tiempos máximos de realización de la actividad planeada. 11
- Seguimiento. Contiene las observaciones sobre el cumplimiento de los compromisos, una vez se superen los límites de tiempos establecidos en el cronograma. PARÁGRAFO 1: Se requiere calificación satisfactoria para que continúe vigente el contrato de trabajo. PARÁGRAFO 2: La evaluación institucional a la gestión de las áreas o dependencias que efectúa la Oficina de Control Interno o quienes hacen sus veces, se basa en la evaluación cuantitativa y cualitativa del grado de ejecución de los compromisos establecidos en la planeación institucional. Esta evaluación se constituye en fuente de información para la evaluación del desempeño laboral de los funcionarios y propende por la consistencia entre la planeación institucional y los resultados de las áreas de trabajo. 4. Cierre del ciclo de la gestión y el desempeño individual. Una vez calificado el desempeño y lograda la usabilidad y utilidad de la Evaluación mediante el Programa de Incentivos, el Plan de Capacitación y los Planes de Mejoramiento Individuales, se deberá proceder a aplicar un instrumento tendiente a medir la mejora en el desempeño institucional resultante del desempeño de los servidores públicos. Para esta medición se deberán establecer los parámetros de medida que concuerden con los objetivos, metas y resultados del Plan anual de Gestión al igual que los Objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad. Cada líder de proceso deberá formular un informe de desempeño que articule el desempeño de cada funcionario frente al desempeño institucional y el correspondiente Plan de Mejoramiento Institucional que sirva de retroalimentación para la elaboración del Plan anual de Acción o de Gestión del nuevo período. ARTÍCULO 4º: La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de expedición y deroga todas las disposiciones que le sean anteriores y contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en el Municipio de San José del Palmar a los veintidós (22) días del mes de Octubre de dos mil Ocho (2.008). 12
DR. JUAN MANUEL CUELLAR MENDOZA Alcalde Municipal. San José del Palmar Chocó 13