DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN BOGOTÁ 2016
Página 2 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS... 3 5. EXÁMENES MÉDICOS... 4 5.1. EXAMENES MÉDICOS LABORALES DE INGRESO... 4 5.1.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR EXÁMENES MÉDICOS LABORALES DE INGRESO.... 4 5.2. EVALUACIÓN MÉDICA POR REINTEGRO LABORAL... 5 5.2.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR LA EVALUACIÓN MÉDICA POR REINTEGRO LABORAL.... 5 5.3. EVALUACIÓN MÉDICA POR REUBICACIÓN LABORAL... 6 5.3.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR LA EVALUACIÓN MÉDICA POR REUBICACIÓN LABORAL.... 6 5.4. EXÁMENES MÉDICOS LABORALES PERIÓDICOS... 6 5.4.1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR LOS EXÁMENES MÉDICOS LABORALES PERIODICOS.... 7 5.5. EXÁMENES MÉDICOS LABORALES DE RETIRO... 7 5.5.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR LOS EXÁMENES MÉDICOS LABORALES DE RETIRO.... 7 5.6. AUSENTISMO INCAPACIDAD MÉDICA... 8 5.7. ASESORIA POR PSICOLOGÍA... 8 5.7.1. CONSULTAS Y/O ASESORIAS POR PSICOLOGIA... 8 6. HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL... 8 6.1. CONTENIDO DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL... 9 6.2. MANEJO Y CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL... 9
Página 3 de 10 1. OBJETIVO Identificar las condiciones de salud de los colaboradores del Departamento Nacional de Planeación, con el fin de establecer las acciones enfocadas a mantener y/o mejorar sus condiciones físicas y psicológicas durante el desarrollo de sus actividades al interior de la Entidad, enmarcado dentro de los requisitos legales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). 2. ALCANCE Aplica a todos los centros de trabajo, procesos y colaboradores, independiente del tipo de contratación o vinculación, incluyendo los contratistas y subcontratistas que actúan para el desarrollo de las actividades de la Entidad. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Normatividad que sobre este tema se encuentre en la legislación colombiana, registrada en la matriz legal, establecida según el Lineamiento para la identificación y actualización legal SO-L02. NTC 4115: MEDICINA DEL. EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Se tiene en cuenta las definiciones descritas en el Decreto 1072 de 2015 en su Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, Artículo 2.2.4.6.2, la Norma Técnica Colombiana NTC 4115: Medicina del trabajo. evaluaciones medicas ocupacionales las establecidas en la norma ISO 9000 en su última versión, y demás definiciones de las normas en sistemas de gestión que la Entidad implemente y adopte como herramienta de trabajo, las cuales están disponibles en el Grupo de Planeación de la Entidad o a través de los canales de comunicación que la misma establezca para la consulta por parte de los colaboradores independiente de su forma de contratación o vinculación, incluyendo los contratistas, y partes interesadas. Para los efectos del presente manual, se tienen en cuenta las siguientes abreviaturas: SG : Sistema de Gestión SST: Seguridad y salud en el trabajo GSST: Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo ARL: Administradora de Riesgos Laborales EPS: Entidad Promotora de salud IPS: Instituto Prestador de Salud
Página 4 de 10 5. EXÁMENES MÉDICOS 5.1. EXAMENES MÉDICOS LABORALES DE INGRESO Se realizan para determinar tempranamente las condiciones de salud física, mental y social del aspirante antes de su contratación, con el fin de emitir las recomendaciones para orientar las acciones de promoción y prevención de enfermedades que puedan verse agravadas por las actividades y condiciones propias del trabajo. 5.1.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR EXÁMENES MÉDICOS LABORALES DE INGRESO. 1. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo en conjunto con el Grupo de Contratación (GCT) realizan el proceso de selección de la empresa contratista para la ejecución de los exámenes médicos laborales de ingreso, retiro, periódicos y reintegro, con empresas que presten servicios de medicina preventiva y del trabajo, verificando la idoneidad de la licencia expedida por la Secretaría de Salud, que les otorga el aval para prestar este tipo de servicio en seguridad y salud en el trabajo (SST). 2. La Subdirección de Recursos Humanos expide la autorización para la realización de los exámenes del personal a incorporar o que lo requiera según sea el caso; ingreso, reintegro, cambio de ocupación o por retiro; para esto se provee al colaborador información de la empresa contratada para que solicite la cita respectiva. El DNP informa al centro médico el cargo que desempeñará el colaborador para la realización del examen que incluye valoración médica, exámenes de laboratorio y paraclínicos. 3. La entidad contratada para la prestación del servicio, realiza el examen y remite al Departamento Nacional de Planeación (DNP) el certificado de aptitud que incluye las recomendaciones específicas para la persona evaluada y la vinculación a los SVE según corresponda, las cuales estarán asociadas al sistema de seguridad y salud en el trabajo (SG - SST). 4. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo solicita al nuevo funcionario la autorización para conservar copia del certificado del examen médico realizado, mediante el registro del Consentimiento Informado para la Custodia y Archivo de Historia Clínica Ocupacional Individual formato con código F GSST 19 y archivarlo en su historia ocupacional, a la cual solamente tendrá acceso y custodia el Medico que apoya a la Entidad en los seguimientos por medicina laboral y demás actividades en salud que a bien tenga el DNP, de acuerdo con los riesgos asociados a las actividades laborales. 5. Para el caso de Las personas que tengan contrato formal de prestación de servicios en ejecución, tienen un plazo de seis meses para practicarse un examen preocupacional, y hacer llegar el certificado a la Entidad, una vez el contratista presente el certificado se le solicitara la autorización para conservar copia del certificado del examen médico realizado, mediante el registro del Consentimiento Informado para la Custodia y Archivo de Historia Clínica Ocupacional Individual formato con código F GSST 19. El costo de los exámenes preocupacionales es asumido por el contratista.
Página 5 de 10 El examen preocupacional tiene una vigencia máxima de tres años y es válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual está expuesto en todos los contratos. 6. De conformidad con las recomendaciones emitidas por el médico, se incluye al nuevo funcionario y/o contratista en los sistemas de vigilancia epidemiológica que corresponda y se informa al trabajador, para que participe en las actividades propuestas. 7. Posterior a la vinculación de la persona, se hace seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el medico laboral y que le corresponda atender directamente al funcionario y/o contratista con su Entidad Promotora de salud. 5.2. EVALUACIÓN MÉDICA POR REINTEGRO LABORAL Se realiza evaluación médica por reintegro a los funcionarios que debido a enfermedad común o laboral hayan tenido un periodo de incapacidad superior a 30 días, con el objetivo de determinar la aptitud actual del trabajador frente a las funciones que desempeña y señalar las secuelas de la patología que generó la incapacidad. Para el caso de Accidentes de tipo laboral se realizará una valoración por medicina laboral de la ARL, con el objeto de determinar si hay restricciones para el trabajador o se encuentra cerrado el caso. Esta valoración también podrá ser realizada por medicina laboral en la Entidad, en caso de que por alguna razón el accidentado, no se presente a la ARL. 5.2.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR LA EVALUACIÓN MÉDICA POR REINTEGRO LABORAL. 1. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo remite comunicación escrita al funcionario, por medio de la cual le informa sobre citación a la valoración y los datos de la empresa con la que suscribió contrato para que la persona se presente en el centro médico que corresponda. 2. El DNP aportará la siguiente información, previa autorización escrita del funcionario: funciones, riesgos controles, accidentes de trabajo, enfermedades laborales, reubicaciones previas en caso que aplique. 3. Los aspectos que evalúa el profesional que realiza la valoración médica son los siguientes: a. Diagnóstico, b. Secuelas de la patología, c. Aptitud del trabajador frente a las funciones que desarrolla en la Entidad, Limitaciones y recomendaciones si hay lugar a ellas. 4. Como resultado de esta valoración la empresa que realiza el examen remite un informe en el que se especifican los aspectos señalados en el punto anterior, incluyendo las recomendaciones para la persona y para la Entidad.
Página 6 de 10 5.3. EVALUACIÓN MÉDICA POR REUBICACIÓN LABORAL El Departamento Nacional de Planeación (DNP) remite al funcionario a esta valoración, por sugerencia del médico tratante o de médico laboral y previa valoración del profesional de la ARL que apoya el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), cuando se determina que las actividades desarrolladas por el colaborador pueden afectar su salud. Esta evaluación tiene como objetivo definir secuelas funcionales existentes debido a la presencia de una enfermedad laboral, o de origen común que pueda ser agravada por el trabajo y la pertinencia de la reubicación. También se realiza, cada vez que el funcionario cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que se detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. 5.3.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR LA EVALUACIÓN MÉDICA POR REUBICACIÓN LABORAL. 1. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo expide comunicación escrita al funcionario, por medio de la cual se le comunica acerca de la toma del examen, así como los datos del contratista con quien se realizará la actividad. 2. Previa autorización escrita del funcionario, la Entidad aporta al contratista: funciones, riesgos controles, accidentes de trabajo, enfermedad laboral, reubicaciones previas, alternativas de reubicación (en términos de disminución de la carga laboral actual o cambio de actividades) en caso de contar con estos registros. 3. Los aspectos que evaluará por el profesional que realice la valoración médica son: a. Diagnóstico, b. Secuelas de la patología, c. Aptitud del trabajador frente a las funciones que desarrolla en la Entidad, d. Limitaciones o restricciones, e. Alternativas de reubicación sugeridas, análisis de las alternativas de reubicación planteadas por la Entidad. 4. Producto de esta valoración la Entidad que realiza el examen envía un informe en el que se especifican los aspectos señalados en el punto anterior, justificando la pertinencia de la reubicación y se señalan las recomendaciones para la persona y para la Entidad según sea el caso. 5.4. EXÁMENES MÉDICOS LABORALES PERIÓDICOS Se realizan exámenes médicos periódicos programados anualmente a los colaboradores de la Entidad, que tengan una antigüedad mayor a seis meses independiente de su forma de contratación. Estos están orientados a la detección de condiciones individuales de riesgo, de morbilidad asociada y capacidad funcional, con el propósito de detectar nuevos casos, o pacientes que pueden estar en riesgo, para definir medidas de manejo o control y prevención específicas. Estos exámenes son gestionados por el Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo, por medio de contrato con una empresa externa especializada. Para la ejecución de esta actividad se establecen las fechas para toma de examen médico y de laboratorio, Posterior a las valoraciones médicas se generan las recomendaciones individuales para los colaboradores valorados.
Página 7 de 10 5.4.1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR LOS EXÁMENES MÉDICOS LABORALES PERIODICOS. 1. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo adelanta la logística requerida del evento con la empresa con la cual se ha contratado el servicio. En esta actividad se procede a organizar la agenda para los profesionales que van a realizar la actividad, así como a programar las citas a los colaboradores por medio de correo electrónico y si es el caso verificación de asistencia por vía telefónica. 2. Producto de esta valoración la empresa que realiza el examen, emite el informe del Diagnóstico de Condiciones de Salud, en el que se especifican los siguientes aspectos: a. Información Sociodemográfica b. Perfil de morbilidad de la población, c. Patologías identificadas d. Análisis de morbilidad. e. Conclusiones f. Recomendaciones 3. A partir de las recomendaciones emitidas en los exámenes se definen las siguientes acciones: Remisión a la EPS a la cual se encuentra afiliado el colaborador, informando las recomendaciones del médico laboral, para el inicio del correspondiente tratamiento por parte de esta. En caso que la EPS remita un concepto de presunta enfermedad laboral, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) remite la documentación correspondiente a solicitud de la EPS, que se encuentre realizando el trámite de la calificación de origen. De conformidad con las patologías diagnosticadas a los colaboradores y las recomendaciones emitidas por el médico, se identifican acciones de vigilancia epidemiológica a implementar. En caso de que se definan restricciones para algunos colaboradores o se identifique la necesidad de realizar una reubicación temporal o definitiva, se procede a realizar el trámite correspondiente. 5.5. EXÁMENES MÉDICOS LABORALES DE RETIRO Se realizan a los funcionarios cuando se termina la relación laboral, con el objetivo es determinar el estado de salud del colaborador al momento de retirarse de la exposición. Estos resultados sirven para reclamaciones posteriores por enfermedad laboral. 5.5.1. ACTIVIDADES PARA EFECTUAR LOS EXÁMENES MÉDICOS LABORALES DE RETIRO. 1. La Subdirección de Recursos Humanos expide la autorización del examen para que la persona que se va a retirar de la Entidad solicite la respectiva cita. Este documento tiene 5 días hábiles de vigencia a partir de la fecha de emisión, en caso que el funcionario no se presente, no habrá lugar para reclamación posterior.
Página 8 de 10 2. La entidad que presta el servicio, entrega al funcionario evaluado los resultados generales, si el funcionario entrega el certificado al Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo se solicitara el registro del Consentimiento Informado para la Custodia y Archivo de Historia Clínica Ocupacional Individual formato con código F GSST 19. 5.6. AUSENTISMO INCAPACIDAD MÉDICA La implementación de un registro de ausentismo, originado por enfermedad común, de origen laboral y otros; permitirá generar recomendaciones para que la Entidad pueda iniciar la implementación de actividades preventivas, teniendo en cuenta la mayor frecuencia y/o severidad de los eventos. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo, mensualmente actualiza el registro de ausentismo por incapacidad médica y/o licencias en el formato F GSST 16, o en el sistema de información adoptado por la SRH, de acuerdo a la información suministrada por el Grupo de Administración de Salarios 5.7. ASESORIA POR PSICOLOGÍA La asesoría por Psicología será un apoyo a los colaboradores del DNP, con el fin de generar recomendaciones enfocadas al control del riesgo psicosocial. Si el colaborador requiere valoración o intervención por psicología, esta deberá ser realizada a través de la EPS del interesado. 5.7.1. CONSULTAS Y/O ASESORIAS POR PSICOLOGIA 1. El Grupo Encargado del tema de Seguridad y Salud en el Trabajo se comunica con el colaborador que requiere o ha solicitado la asesoría, con el fin de coordinar la consulta con el psicólogo. Posteriormente envía cita por correo, con el fin de confirmar la programación de la actividad. 2. Con autorización del colaborador, el profesional en psicología revisará su historia ocupacional con el fin de contextualizar el motivo de la asesoría. 6. HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL La historia clínica ocupacional es el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas laborales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral y eventos de origen laboral. Todos los exámenes citados anteriormente tienen que consignarse por escrito en medio físico, por lo que harán parte de la historia clínica, la cual está firmada por el respectivo médico o profesional donde se incluya su registro médico en caso de médico o tarjeta profesional en el caso de otros profesionales de la salud y licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo, además debe incluirse Consentimiento Informado para la Custodia y Archivo de Historia Clínica Ocupacional Individual o Colectiva por parte del colaborador en los Formatos F-GSST- 19 y F GSST 18 respectivamente.
Página 9 de 10 6.1. CONTENIDO DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL Los documentos que deben incluirse en la historia clínica ocupacional serán los siguientes: 1. Documentos resultantes de cada uno de los exámenes médicos que se le practiquen al colaborador: ingreso, retiro, periódicos y evaluaciones de reintegro por incapacidades extensas, cambio de ocupación o reubicación. La firma del médico especialista en seguridad y salud en el trabajo (SST) queda registrada en cada uno de los exámenes que se le hayan practicado al colaborador. 2. Valoraciones complementarias a las evaluaciones laborales que se le hayan practicado al colaborador en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), en esta se incluye seguimientos por medicina laboral o psicosocial. 3. Autorizaciones dadas por el colaborador para envío a instancias correspondientes (EPS, ARL) de la documentación requerida, o para la consulta de la historia por parte de los diferentes especialistas que realizan exámenes diagnóstico o intervenciones dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG - SST). 4. Informes de valoraciones realizadas para el control de los riesgos a los que está expuesto el colaborador. 5. Exámenes, valoraciones u otros documentos con información clínica y médica, que con carácter voluntario sean aportados por el colaborador. 6. Registros de seguimientos (acompañamientos, visitas), realizados al colaborador en el marco de los diferentes sistemas de vigilancia epidemiológica. 7. Copia de comunicaciones que hayan sido remitidas al colaborador vía memorando. En la historia ocupacional se lleva registro de las valoraciones médicas realizadas, el cual contiene la siguiente información: identificación del colaborador, tipo de valoración, fecha, empresa que realiza la valoración y el profesional que la realizó. 6.2. MANEJO Y CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL 1. El archivo de historias clínicas ocupacionales es totalmente independiente del archivo de las hojas de vida de los colaboradores de la Entidad. En la hoja de vida, de conformidad con las normas vigentes, reposa exclusivamente el certificado de aptitud expedido por el médico que realiza el examen médico laboral de ingreso. 2. El DNP da cumplimiento al manejo de las historias laborales acorde a la normatividad vigente. 3. En caso que se requiera la historia clínica por algún profesional de la salud, será tramitada directamente por el funcionario bajo su consentimiento en la entidad de salud correspondiente.
Página 10 de 10 7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES MEDICAS El médico laboral informa al trabajador mediante documento escrito las recomendaciones acorde a la valoración médica laboral, y los correspondientes controles que debe realizar por su entidad de salud. Posterior a estas valoraciones iniciales se realiza seguimiento a los controles realizados por el colaborador. El DNP realizará la inclusión de los colaboradores en los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, que corresponda, acorde a las recomendaciones emitidas. Fecha de Aprobación: Mayo 10 de 2016 Revisó: Silvia Constanza Ortiz Calderón Coordinadora Grupo de Salud Ocupacional Aprobó: Fridcy Alexandra Faura Pérez Subdirectora de Recursos Humanos