INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE TRÁMITES VERSIÓN FECHA OBSERVACIONES 1ª. Noviembre 28 de 2009 2ª. Febrero 17 de 2010 Tarifas de Pasaporte en Gobernaciones Criterios de revisión : nombre del trámite Relación requisito documento 3ª. Marzo 1 de 2010 Trámites modelo I.- Criterios generales definidos en el tratamiento de publicación de trámites en el SUIT 1. Trámites a publicar: En el SUIT se publican sólo los trámites administrativos, por lo tanto no pueden registrarse los tramites que tengan que ver con alguna etapa de los procedimientos contencioso administrativo o jurisdiccional. Por lo tanto, no pueden registrarse trámites de conciliación prejudicial ni de cobro coactivo. 2. Tratamiento de trámites nacionales: Los trámites nacionales tales como Cédula de Ciudadanía, Certificado Judicial y Pasaporte, no se pueden registrar como trámites municipales o departamentales. Estos trámites están registrados en la entidad competente para el tema. Si el municipio insiste pueden ser incluidos en el listado de trámites que se publica en la página Web de la respectiva entidad con un link al SUIT al trámite respectivo. Respecto al Pasaporte, la Cancillería tendrá publicada en su página Web, una tabla con las tarifas en las Gobernaciones. 3. Trámites modelo: Debido a que existen temáticas similares en los requisitos, documentos, pasos, áreas que resuelven y la normatividad que las regula, se están definiendo los modelos de trámites que pueden aplicarse en el territorio nacional como gobernaciones, alcaldías capitales o demás alcaldías. Sin embargo, existen disposiciones legales de la competencia de estas entidades, por lo que hay que tener en cuenta los requisitos, documentos o pasos adicionales, para poder registrar y publicar dichos trámites en el SUIT. Esta información no puede aparecer como servicio. Es responsabilidad de los Operadores y Coordinadores realizar las propuestas al DAFP de los trámites que se identifiquen pueden ser modelos.
Los trámites definidos como modelo son: Organismos comunales: \\Hathor\bdcontroli\GRUPO TERRITORIAL\PROYECTO 2010\PROCESO APROBACION\TRAMITES 2010\TRAMITES MODELO_2010\ORGANISMOS COMUNALES Apertura y registro de libros de las organizaciones comunales de primero y segundo grado en Xxx Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo grado en Xxx Inscripción o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado en Xxx Reconocimiento y registro de personería jurídica de los organismos de acción comunal de primero y segundo grado en Xxx Competencia de los trámites de Juntas de Acción Comunal, Junta de Vivienda Comunitaria y Asociaciones Comunales de Juntas: Los cuatro (4) modelos están dirigidos a las Alcaldías de categoría primera y especial, quienes tienen competencia para desarrollarlos de conformidad con el Articulo 1 de la Ley 753 de 2002. El alcalde podrá delegar estas atribuciones en las instancias seccionales del sector público de gobierno. Para el resto de los municipios, la competencia de estos trámites es de las Gobernaciones. Delegación: Las gobernaciones podrán delegar a los municipios de su jurisdicción dicha facultad, a través de un acto administrativo como decreto, resolución, siempre y cuando se reúnan los siguientes requisitos: Organización del Sector Público de Gobierno Petición del Alcalde del Municipio al Gobernador. Dictamen de la Gobernación sobre la capacidad de gestión del Municipio Para que un municipio que no sea de categoría primera y especial pueda asumir las funciones de los trámites de organismos comunales, debe demostrar que cuenta con la autorización del Gobernador del Departamento y ésta debe ser registrada en la hoja del trámite en el campo de normatividad. Sisben \\Hathor\bdcontroli\GRUPO TERRITORIAL\PROYECTO 2010\PROCESO APROBACION\TRAMITES 2010\TRAMITES MODELO_2010\SISBEN
Corrección y/o actualización de datos de identificación de personas registradas en el Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Xxx Desvinculación del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Xxx Encuesta del Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Xxx Inclusión de personas menores de 18 años en el Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Xxx Tránsito Están pendientes de aprobación por parte del Grupo de Trámites Los nombres de los trámites modelo deben indicar la ciudad donde se pueden realizar (Ej. en Cali, en Barranquilla etc.)
4. Tratamiento entidades que administran los trámites en Concesión o esquemas similares de administración con terceros: Cuando una entidad haya entregado en concesión o bajo otra modalidad los trámites y servicios, se definió que dado que la función está en cabeza de la respectiva entidad, quien tiene la obligación de ejercer la permanente vigilancia de la actividad que desarrolla la firma contratista y teniendo en cuenta que la obligación del Estado es mantener la regulación, control y vigilancia de los servicios (art. 365 CP), los trámites y servicios se publican en la entidad respectiva. El manejo que se está dando es el siguiente: a) En el en que consiste, se debe indicar al final de la descripción, después de un punto seguido: Nota: Este trámite se ha otorgado en concesión a la firma. b) Cuando sea pertinente se precisa igualmente en los pasos a seguir. c) En los puntos de atención se señalan las sedes de la firma concesionada donde se realiza el trámite o servicio. 5. Respecto de la Normatividad, cuando aplica toda la norma, se debe incluir la expresión todos. Ya no se publica con un punto. 6. Respecto de la publicación de la normatividad del orden nacional: Las normas (leyes, decretos de orden nacional) que no puedan ser publicados en la página Web del ente territorial, podrá realizarse el link a las siguientes entidades: a) Página Web del Senado de la República b) Presidencia de la República c) Entidad del Orden nacional líder del tema (Ejemplo Ley 100 Ministerio de Protección Social; RUNT Ministerio de Transporte etc.) 7. Respecto de la publicación de la normatividad de orden territorial. Por regla general debe encontrarse publicada en la página Web de la entidad. En aquellos casos de fuerza mayor como imposibilidad por no contar con página Web, se deberá remitir al Gerente del Proyecto la respectiva normatividad escaneada (acuerdo, ordenanza, decreto municipal etc), para que sirva de soporte para el análisis respectivo de los aprobadores del DAFP.
Aspectos Generales II- CRITERIOS DE REVISION DE LOS TRAMITES 1. Conocer la visión y misión de la entidad. 2. Conocer los procesos y procedimientos definidos en la entidad. 3. De acuerdo con los procesos misionales de la entidad, conocer su normatividad. Aspectos Específicos Conjuntamente el Operador Regional y el Administrador de Trámites deben levantar la información de los trámites, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. Levantar la información del trámite con el dueño del proceso, realizando preguntas tales como: qué obtiene el usuario como resultado, para qué le sirve el resultado. Esto con el fin de estructurar el trámite y definirlo en lenguaje sencillo. 2. Registrar la información de los trámites en las hojas de vida de Excel. 3. Utilizar lenguaje Ciudadano en el ingreso de información. 4. En lo posible evitar el uso de términos técnicos y extranjerismos. 5. La redacción debe ser clara, concreta, precisa y sencilla. 6. Tener en cuenta las reglas Ortográficas. 7. Utilizar mayúscula únicamente al inicio de un título, oración, frase o párrafo 8. Utilizar mayúscula sostenida únicamente para enunciar siglas, después de definirla entre guiones. Ej. Sistema Único de Información de Trámites SUIT. 9. Revalidar la información registrada en la hoja de vida del trámite con el dueño del proceso. Registro del trámite Nombre del trámite 1. Utilizar nombres cortos, concretos y precisos para que el usuario los pueda identificar con facilidad. 2. Tener como referencia el nombre del trámite como lo cita la norma que lo crea. 3. En ningún caso puede corresponder a la acción del ciudadano frente a la entidad o viceversa (Ej. Solicitud, expedición).
En qué consiste Definir el trámite en términos generales, teniendo en cuenta el resultado que se obtiene y para qué le sirva al usuario (Ej. Encuesta del SISBEN: Aplicación de una encuesta, con el fin de obtener información socioeconómica confiable y actualizada de grupos específicos, que permita categorizar e identificar los posibles beneficiarios de programas sociales por parte de la Alcaldía en las áreas de salud, educación y bienestar social). Lugares y fechas 1. La información de sedes, direcciones, números telefónicos y horarios de atención debe ser registrada por el Administrador de Contenidos, previo al registro de la información del trámite/servicio. 2. En el campo de sedes/puntos de atención, en el item comentarios se debe registrar un horario especial para el trámite/servicio, en el evento que se requiera (Ej. apostilla y legalizaciones) y no volver a ingresar la información de direcciones y números de teléfono Análisis En el análisis que se haga al trámite se debe tener en cuenta: 1. Los requisitos son el factor mas relevante para efectos de dar cumplimiento con lo establecido en la Ley 962 de 2005 (Información y publicidad. Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal). 2. Revisar las prohibiciones consagradas en la Ley 962 de 2005, Capitulo I, artículos del 1 al 25, en aspectos tales como no exigir autenticación de firmas, declaraciones extrajuicio, comprobación de pagos anteriores etc. 3. La norma que soporta el trámite da los elementos suficientes para definir entre otros aspectos, el nombre del trámite, requisitos, documentos, pasos exigibles al usuario, la vigencia. 4. La norma es la fuente primaria de información del trámite y se complementa con la suministrada por los líderes o dueños de los procesos. 5. Se genera como guía el documento Relación requisito documento para los casos más usuales \\Hathor\bdcontroli\GRUPO TERRITORIAL\PROYECTO 2010\PROCESO APROBACION\TRAMITES 2010\INSTRUCTIVO
Procedimiento para publicación 1. El Administrador de Trámites debe ingresar la información con el acompañamiento del Operador Regional. 2. El operador Regional debe enviar la información para revisión y aprobación del Coordinador Territorial. 3. El Coordinador Regional debe validar, consolidar y enviar la información al DAFP para su publicación. 4. El grupo aprobador (Contratistas) del DAFP es el responsable de realizar una revisión y análisis de la información, bajo los parámetros definidos por el Departamento. 5. Como resultado del análisis se presentan dos acciones a realizar: Publicar el trámite Devolver el trámite para corrección, con las observaciones en el SUIT correspondientes para facilitar al Administrador de Trámites su comprensión y la realización de los ajustes, para su posterior publicación. El propósito es realizar unas observaciones completas y claras, para evitar que el trámite rebote varias veces hasta que esté listo para su publicación.