INFORME DE AUDITORÍA

Transcripción

1 REFERENCIA: CSC145 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO DIRECCIÓN GENERAL DE GOBIERNO DOMICILIO (S) AUDITADO(S): Palacio de Gobierno Planta Alta, Reforma e Hidalgo s/n Zona Centro C.P , Colima, Colima. México AUDITORÍA DE: CERTIFICACIÓN ETAPA 1 SEGUIMIENTO VIGILANCIA No. RENOVACIÓN ETAPA 2 S DE AUDITORIA: DOCUMENTO DE REFERENCIA: NMX-CC-9001-IMNC-2008 NMX-SAA IMNC-2004 NMX-SAST-001-IMNC-2008 OBJETIVO: Evaluar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad ALCANCE: 1. Generación de Proyectos de Iniciativas 2. Desincorporación de Predios de Gobierno del Estado 3. Expropiación de predios 4. Registro de Avisos de testamentos 5. Publicación en el Periódico Oficial del Estado CRITERIOS DE AUDITORÍA: Documentos vigentes del sistema de gestión: de acuerdo a lo requerido por la norma objeto de certificación: manual, procedimientos documentados obligatorios por la norma y documentos y registros necesarios por la organización para su operación Normas o especificaciones técnicas aplicables a los productos citados en el alcance de la certificación Observaciones y comentarios realizados en etapas anteriores del proceso de certificación (Auditorias de Etapa 1, Etapa 2, Seguimientos, Vigilancia, Renovaciones, Ampliaciones, Reducciones y Sin previo aviso) CÓDIGO NACE/SECTOR ECONÓMICO: 36 NÚMERO DE PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN: 33 * PERSONAL CONTACTADO NOMBRE CARGO José Alberto Peregrina Sánchez Elba Clemencia Bautista L. J. Dolores García Sosa María Jasmín Llerenas Benítez Silvia Marina Ortega León Alfonso Chacón Rojas Nadia Cecilia Gaitán Araiza Dulce Magaly Campos Ramos Director General de Gobierno/Representante de la Dirección Jefa de Departamento Coordinador Analista Coordinadora General Supervisor C Administrador Auditora ICEC * Únicamente se mencionan algunas personas entrevistadas /5

2 Durante la ejecución de la auditoria se revisaron los elementos de la Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008 con los resultados siguientes: En esta etapa esta tabla no aplica NO* CONFORMIDAD No. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD PUNTO DE LA NORMA El cliente tiene hasta el para cerrar esta (s) no conformidad (es) *En caso de que se presenten no conformidades el auditor líder/ auditor dará seguimiento de su cierre a través del formato FORCSG- P01.12 como resumen para la comisión técnica. Observaciones Título del Proceso: Generación de proyectos para iniciativas Requisito de la norma: Reforzar el control y número de las revisiones del anteproyecto (acercamientos) hasta la liberación del proyecto Requisito de la norma: No se documentan los criterios de aceptación a detalle para poder determinar en qué casos se tiene un producto no conforme (Ej. En la revisión del marco legal aplicable) 3. No se documenta el producto no conforme Título del Proceso: Desincorporación de predios de gobierno del Estado Requisito de la norma: No se mostró evidencia objetiva de los indicadores del proceso 2. No se documenta el producto no conforme Requisito de la norma: 7.1, 7.5, Completar el plan de calidad incluyendo la petición al notario y la revisión del Proyecto de la escritura Título del Proceso: Registro de avisos de testamentos Requisito de la norma: Asegurarse de adecuar el diagrama de flujo del plan de calidad incluyendo las correcciones necesarias. 2. No se documenta el producto no conforme Requisito de la norma: No se ha generado evidencia de los indicadores Título del Proceso: Para todos los procesos 1. El FO-SG-19 Relación del producto no conforme no incluye las actividades de la verificación, una vez que se han tomado las acciones. Título del Proceso: Auditorías internas Requisito de la norma: Asegurarse de cerrar las acciones correctivas de ser posible, antes de la etapa 2 Título del Proceso: Sistema de Gestión de Calidad Requisito de la norma: 4.1 2/5

3 1. Desarrollar todos los procesos de gestión y/o soporte que se indican en el Mapeo, ya que solo se enfocan a los de realización del producto. Requisito de la norma: No se han tomado todos los cursos establecidos para la implementación del sistema de gestión de calidad por varios integrantes del Comité de Calidad (existe confusión entre producto no conforme y acciones correctivas) 3. Asegurarse de contar con todas las evidencias necesarias para demostrar la competencia del personal involucrado en los procesos operativos. 4. No se mostraron requisitos establecidos de competencia para el personal que realiza las funciones del proceso de Aviso de testamentos Requisito de la norma: No se específica en el procedimiento o en el algún otro documento referenciado del máster PM-SG-02 Procedimiento para el control de los registros la forma de proteger y recuperar los mismos. Título del Proceso: Compras Requisito de la norma: No se ha incluido dentro del control de documentos y registros aquellos generados para la evaluación de proveedores Título del Proceso: Infraestructura Requisito de la norma: No se mostró evidencia objetiva de la identificación y mantenimiento de la infraestructura informática asociada a los procesos operativos. Título del Proceso: Satisfacción del cliente Requisito de la norma: No se mostró evidencia objetiva de la evaluación de la satisfacción del cliente 3/5

4 RESUMEN: GRADO DE CONFIANZA QUE SE LE PUEDE DAR A LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN: Son confiables FORTALEZAS DEL SISTEMA: -Compromiso del Representante de la dirección -Involucramiento del personal auditado -Experiencia normativa del personal involucrado en los procesos de realización del producto SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS -Se encuentran en proceso de medición después de haber plateado en algunos casos la meta o de obtener información para evaluarlos. REVISIONES AL SISTEMA DE GESTIÓN: Se realizan 2 veces al año y la última fue el USO DE LA MARCA SIGE: N/A MODIFICACIONES AL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN: N/A VERIFICACIÓN DE LOS DÍAS ASIGNADOS PARA LA AUDITORÍA: Son adecuados CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR: -Es necesario generar evidencia objetiva donde se ha identificado su ausencia y completar los puntos que se solicitan para ser conformes con la norma ISO9001:2008. RECOMENDACIÓN DEL GRUPO AUDITOR: Nota: La presente recomendación no es mandatoria ni limitativa, siendo que la decisión final del dictamen es de la Comisión técnica de SIGE. En el caso de aplicar correcciones y acciones correctivas para atender no conformidades; éstas serán analizadas en conjunto con la propuesta del equipo auditor para que la Comisión Técnica determine el dictamen final pertinente PERSONAL QUE REALIZÓ LA EVALUACIÓN CARGO Y NOMBRE FIRMA : AUDITOR: N/A EXPERTO TÉCNICO: AUDITOR EN ENTRENAMIENTO: N/A 4/5

5 TESTIFICADOR: N/A NOTAS: 1. A la firma del presente informe se da por entendido que el contenido de éste ha sido aclarado y entendido por el solicitante y sus representantes 2. La auditoría fue realizada mediante un muestreo, lo que implica que no se garantiza el no encontrar no conformidades en futuras auditorías. 3. Teniendo en cuenta las no conformidades que se hayan presentado en este informe, el solicitante se compromete a presentar a SIGE en el plazo indicado al pie de la redacción de las no conformidades. 4. Para las oportunidades de mejora y observaciones no es necesario se ingrese información de su atención a SIGE, pero sí de atenderlas conforme a su sistema de gestión ya que si en una próxima auditoría se detectan nuevamente se escalarán estos hallazgos a no conformidad. 5. El solicitante deberá considerar recibir su auditoría de renovación 30 días naturales antes del término de la vigencia de su certificado de registro de empresa con la finalidad de que, en caso de que se detecten hallazgos clasificados como no conformidades se dé oportunidad de este tiempo para atender dichos hallazgos /5