Manual de Usuario Sistema de Información de la Cooperación No Gubernamental En Nicaragua SysONG Documento preparado para taller de capacitación Managua, Octubre 2005 Todos los derechos reservados MINREX, 2005 1
Sistema de Información de Cooperación No Gubernamental SysONG Presentación del Sistema Con esta Guía del usuario se pretende brindar una herramienta para fortalecer las habilidades de los usuarios en cuanto al uso y la operación del Sistema de Información de Cooperación No Gubernamental SysONG. Se prevé que cada organismo tenga en sus manos esta guía, con la cual se van a evitar dificultades en el desarrollo de un determinado proceso paso a paso dentro del sistema, como podría ser la gestión de un Aval o el ingreso de la información de los Organismos y de los proyectos que éstos ejecutan en territorio Nicaragüense. Iniciamos mostrando la ventana de presentación del Sistema de Información de la Cooperación No Gubernamental (SYSONG), visualizada en la Figura ( F-1). El contenido de esta ventana esta dividido en cinco secciones que se definen a continuación. Figura (F-1): Ventana de Presentación del SYSONG (Portada) 2
Contenido de la ventana de presentación del SYSONG. 1. Entrada al SYSONG. : Permite ingresar al sistema como usuario registrado o como usuario invitado 2. Bienvenida a SYSONG. : Bienvenida y presentación de propósito y objetivos 3. Que contiene SYSONG.? : En esta sección se permite un acceso directo a las secciones de : Búsquedas, Reportes y Mapas para los usuarios invitados, además de Gestión de Servicios en Línea para los usuarios registrados. Las cuatro herramientas mencionadas son comprehensivas y sencillas de usar para la lectura y edición de la información proporcionada por las ONGs. 4. Documentos: Pone a disposición 3 formatos para facilitar el reporte de datos a registra y son de uso exclusivo para los ONGs, éstos formatos son: Ficha del Organismo, Ficha de Programa /Proyecto y Ficha del Funcionario. 5. Créditos : Se hace mención de los Países y Organismos que con su financiamiento hicieron posible el desarrollo e implementación del Sistema de Información. Como entrar al SYSONG? 1. Para acceder al Sistema de Información SYSONG como Usuario Registrado, solo pueden hacerlo aquellos usuarios que previamente han recibido un Nombre de usuario y una Clave para el ingreso al Sistema, en la Dirección de Cooperación No Gubernamental del MINREX. Los usuarios registrados generalmente realizan tareas de consulta, edición y registro de la información del SYSONG, ya sea para completar la ficha del organismo y proyectos o para la gestión de algún un servicio. Para enterar al Sistema como usuario registrado: 1. En el cuadro de texto Usuario : escriba el nombre del usuario 2. En el cuadro de texto Clave : escriba la clave, 3. A continuación haga clic en el botón Ingresar Nota: Si escribe un nombre de usuario y una clave no válidos, el Sistema le regresará el siguiente mensaje: 2. Todos los usuarios interesados pueden entrar al Sistema de Información SYSONG como Usuarios invitados. El sistema tiene a la disposición de este usuario estadísticas generales sobre la Cooperación No Gubernamental, organizadas en las secciones búsqueda, reportes y mapas.. 1. Para entrar al sistema como Usuario invitado haga clic sobre el vínculo Como esta estructurado el SYSONG? 3
El SySONG esta dividido en seis (6) secciones principales, esta son: Configuración, Búsquedas, Reportes, Mapas, Ayuda y Servicios en Línea-ONG.. La Figura (F-2) muestra la pantalla del Sistema donde se accede a cada una de las secciones principales, las que son accesibles a través de la barra de Menú Horizontal Principal ubicada en la parte superior de la ventana. En la parte superior de esta pantalla también se visualiza otra barra horizontal que contiene los vínculos: Inicio, Cancillería y SREC (Cooperación Externa), cada uno de estos vínculos se utilizan para ir a las páginas relacionadas propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores. Figura (F-2) : Ventana Principal del Sistema de Información SYSONG 4
Contenido de Las barra de Menú del SYSONG Barra de Inicio y de vínculos a páginas web relacionadas 1. Inicio : Permite retornar a la ventana del Menú Principal siempre que se esté ubicado dentro de cualquiera de las secciones principales del sistema. 2. Cancillería: Permite ir a la Página Web Oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores. 3. SREC: Permite acceder a la Página Web de la Cooperación Externa Barra del menú Principal del SysONG 1. Configuración: Permite personalizar el ambiente del SysONG y cambiar la clave de Acceso. Otras funciones de la Sección Configuración no están disponibles ya que son destinadas para tareas administrativas del Sistema. 2. Búsquedas: Para facilitar la localización de información en la base de datos se han dispuestos herramientas de búsqueda, a través de las cuales se podrá llegar de manera sencilla a información general, para detallar y delimitar progresivamente la información solicitada según el interés del usuario. Se pueden localizar rápidamente organizaciones, proyectos y funcionarios de los organismos. 3. Reportes y gráficos : Información gerencial en forma tabular de Organismos No Gubernamentales Nacionales e Internacionales y Proyectos. 4. Mapas: Información Gerencial representada en mapas, utilizando para ello la tecnología GIS (Geographic Information Systems /Sistemas de Información Geográficos) que permite la vinculación directa de la información de los proyectos con las diversas perspectivas geográficas del territorio nicaragüense. 5. Ayuda: Mapa de ayuda del SYSONG,. 6. Servicios en Línea-ONG: Servicios en línea que están a la disposición a través de Internet para que los usuarios realicen gestiones, sin necesidad de que éstos se trasladen al edifico de la Cancillería para tramitar la solicitud de los mismos. Entre estos servicios tenemos : Información de ONG, Proyectos, Funcionarios y Avales de Donaciones, de IVA, de vehículos, de Visas y de Efectos Personales. Como se sale del Sistema de Información SysONG? Para salir del sistema basta con hacer clic en la opción [salir] como s e muestra en el ejemplo, esta opción Salir se encuentra en la parte superior izquierda de la venta principal. 5
Sección Configuración 6
Sección Configuración Dentro de la Sección Configuración se encuentran dos procesos importantes, que le permiten al usuario personalizar la pantalla del SysONG, cambiar la página inicial y cambiar su clave de Acceso, Ver Figura (F-3). La clave de acceso es una información personal privada, el usuario tendrá la obligación de cambiarla cuando este crea que su clave ha sido conocida por otras personas. Figura ( F-3): Ventana de la Sección Configuración Como personalizo el ambiente del SysONG? 1. Para mostrar la ventana de la Figura (F-3), haga clic en Configuración, seguidamente haga clic en personalizar. 2. Cuando se personaliza el ambiente de SysONG, se puede cambiar el color y los fondos de las ventanas, el sistema proporciona 8 opciones diferentes que se muestran en la lista emergente de la derecha. 3. Para cambiar el color del ambiente, haga clic sobre el elemento deseado en la lista Estilo, cada elemento de la lista representa un conjunto (paleta) de colores diferentes. 4. Cambiar la pantalla inicial es otro elemento importante del ambiente del SysONG. Se puede fijar como pantalla inicial cualquiera de las portadas o ventanas de las secciones principales del SysONG, para ello basta con escribir la URL de la sección que desee mostrar como portada en el cuadro de texto Página Inicial. Como cambio la clave de acceso? 1. El procedimiento se realiza en la ventana Cambio de clave de acceso. 2. En el cuadro de texto Clave actual: escriba el nombre actual, la que desea cambiar. 3. En el cuadro de texto Clave nueva: escriba el nombre de la nueva clave, diferente al de la clave actual 4. En el cuadro de texto Confirmación, escriba nuevamente el nombre de la nueva clave. Para gravar el cambio haga clic en el botón enviar. 7
Sección Búsquedas 8
Sección Consultas La Sección Consultas le permiten al usuario preguntar por información y personalizar criterios asignando valores a las variables presentadas según las necesidades de información del usuario, se han dispuesto herramientas a través de las cuales se podrá llegar de manera sencilla a información general, para detallar y delimitar progresivamente la información solicitada según el interés del usuario, quien podrá localizar rápidamente información bien detallada en las Fichas de proyectos y Fichas de Organismos. La pantalla que se muestra a continuación Figura (F-4) corresponde a la Sección Consultas, esta pantalla contiene en la parte superior seis menús de procesos, se resalta la pestaña Consultas ya que es el objeto de estudio. En el parte izquierda se muestra un menú con dos opciones, cada opción responde a consultas diferentes, se abordarán consultas de Fichas de Proyectos y Fichas de ONG.. Al centro de la ventana se muestra una breve explicación del contenido de las Fichas. Las fichas son formatos con información preelaborados. Figura (F-4) : Ventana de la Sección Búsquedas Contenido de la sección consultas 1. Ficha de Proyecto : La ficha de proyectos muestra una tabla con la información mas destacada del Proyecto como: descripción, beneficiarios, ejecutores, fuentes de financiamiento, plan de desembolsos y montos en ejecución. 2. Ficha de ONG: Esta ficha muestra una tabla con información relevante relativa a los Organismos, como misión de la institución/organismo, líneas y perspectivas de acción en Nicaragua, representantes, situación jurídica, labor, contactos, etc. 9
Consulta de la Ficha de Proyecto Para entrar a ficha de proyecto, en el menú de la Sección Consulta haga clic sobre la opción, se mostrará la ventana mostrada en la Figura (F-5), donde se despliegan 5 variables que se pueden personalizar según la información que se desee obtener de la consulta. Figura (F-5) : Ventana para personalizar criterios Ficha de Proyecto Como personalizo las variables? El usuario puede no personalizar las variables dejándolas con el valor Todos ó - - que también significa toda la información, y hacer clic en el botón listar para agregar a la consulta todos los proyectos. Debido a que la base de datos de proyectos es grande, se recomienda personalizar las variables necesarias para filtrar solo la información de su interés. Las variables se pueden combinar de diferentes maneras para obtener mejores resultados, en algunos casos podrán hacerse combinaciones no validas y el sistema no mostrará información, en esos casos las variables funcionan de manera excluyente (no se deben combinar con otras). En otros casos, no necesita asignar valores o personalizar todas las variables si no es necesario. 1. la variable ONG es muy útil y sirve para agregar a la consulta los proyectos que está financiando, coordinado y/o ejecutado un ONG específico, seleccione el ONG de la lista emergente haciendo clic sobre el nombre. 2., La variable Municipio es útil cuando se quiere consultar información sobre los proyectos que están ejecutándose en una ubicación geográfica específica, de la lista emergente se selecciona el Municipio haciendo clic sobre el nombre. En la Figura (F-5) se ha seleccionado el municipio de Camoapa, Dpto. de Boaco. 3., La variable País de Origen es útil para agregar a la consulta los proyectos que están financiado y/o ejecutando ONGs de un mismo País de origen, de la lista emergente seleccione el País de Origen, haciendo clic sobre el nombre. 4., La variable Sector puede utilizarse para incluir en la consulta los proyectos que están beneficiando a un sector específico, seleccione el Sector de la lista emergente haciendo clic sobre el nombre. La consulta mostrará información solo para el sector seleccionado. 5., La variable Población se utiliza para agregar a la consulta los proyectos que están beneficiando a un tipo de Población especifico. Como ejecuto la Ficha de Proyecto? 10
1. Una vez personalizadas las variables, haga clic sobre el botón para ver la consulta, similar a la mostrada en la Figura (F-6). La cantidad de fuentes que se incluyan en la consulta dependerá del criterio usado al momento de personalizar las variables. 2. Para ver la Ficha haga clic sobre el vínculo ubicado en la parte izquierda de cada nombre de Proyecto en la tabla consulta de Proyectos. Haga clic sobre los botones, para ampliar la ventana y para listar la ficha sin la tabla de proyectos. Este cuadro de texto, aparecerá siempre que exista ayuda para la sección visitada. La ayuda se accede haciendo clic sobre el vínculo. L a numeración indicada en la parte inferior derecha de la tabla Consulta de Proyectos Figura (F-6), se usa para especificar la cantidad de páginas en las cuales puede navegar el usuario para visualizar la lista completa de elementos de la tabla. Contenido de tabla Consulta de Proyectos mostrada en la Figura (F-6) : Proyecto : Fuentes : Estado : Importante La etiqueta Detalle es un vínculo que se utiliza para ver la ficha de cada proyecto de la tabla. Nombre del Proyecto Países u Organismo que financia y/o ejecutan proyectos Desde su gestión hasta su finalización el proyecto tiene etapas transitorias, a cada una de esas etapas se les llama Estado. Al posicionar el puntero sobre cada nombre de columna en la tabla, ésta se resalta con subraya, al hacer clic se ordenan de manera ascendente los datos de la tablas utilizando esa columna como patrón del ordenamiento. Figura (F-6) : Tabla de la Consulta de Proyectos Modelo de Ficha de Proyecto 11
Figura ( F-7) : Modelo de Ficha de Proyecto 12
Consulta de la Ficha de ONG Para entrar a la Ficha de ONG, en el menú de la Sección Consultas haga clic sobre la opción, se mostrará la ventana de la Figura (F-8), ahí se despliegan 4 variables que se pueden personalizar según la información que se desee obtener de la consulta. Figura (F-8) : Ventana para personalizar criterios Ficha de ONG Como personalizo las variables? El usuario puede no personalizar las variables dejándolas con el valor Todos y hacer clic en el botón para agregar a la consulta todos los Organismos, se recomienda personalizar las variables necesarias para filtrar solo la información de su interés. Las variables se pueden combinar de diferentes maneras para obtener mejores resultados, en algunos casos podrán hacerse combinaciones no validas y el sistema no mostrará información, en esos casos las variables funcionan de manera excluyente (no se deben combinar con otras). En otros casos, no necesita asignarles valores o personalizar todas las variables si no es necesario., La variable País de Origen es útil para agregar a la consulta los ONG de un mismo País de origen, de la lista emergente seleccione el País de origen, haciendo clic sobre el nombre del País., la variable Tipo ONG es muy útil y sirve para agregar a la consulta todas las ONG de una categoría o tipo que puede ser nacional o internacional, seleccione el tipo de ONG de la lista emergente haciendo clic sobre el nombre de tipo., La variable Nombre de ONG, permite digitar en el cuadro de texto el Nombre de un ONG o una frase o palabra que este contenida en el nombre de éste, para agregar a la consulta únicamente la información concerniente al ONG especificado., La variable Siglas de ONG, permite digitar en el cuadro de texto la sigla de un ONG, para agregar a la consulta únicamente la información concerniente al ONG especificado en la Sigla. Ejemplo : La consulta de la Figura (F-9) muestra todos los organismos del País de Origen = Alemania y Tipo ONG = Internacionales, para obtener esta consulta las variables se personalizaron como se muestra en la Figura (F-9). Como ejecuto la Ficha de ONG? 13
1. Una vez personalizadas las variables, haga clic sobre el botón, a continuación visualizará una consulta similar a la mostrada en la Figura (F-9). La cantidad de ONGs que se incluyan en la consulta dependerá del criterio usado al momento de personalizar las variables. 2. La barra de filtros que se muestra a continuación, se usa para a agregar a la consulta solo los ONG cuyo nombre inicia con la letra seleccionada en la barra. 3. Para ver la Ficha haga clic sobre el vínculo ubicado en la parte izquierda de cada nombre de ONG en la tabla consulta de ONG. Los botónes, se usan para ampliar la ventana y para listar la ficha sin la tabla de ONG Este cuadro de texto informativo, aparecerá siempre que exista ayuda para la sección visitada.. La ayuda se accede haciendo clic sobre el vínculo. L a numeración indicada en la parte inferior derecha de la tabla Consulta de Proyectos Figura (F- 9), se usa para especificar la cantidad de páginas en las cuales puede navegar el usuario para visualizar la lista completa de elementos de la tabla. Contenido de tabla Consulta de ONG mostrada en la Figura (F 9) : País : Ong : Siglas : Activo : Proyectos : Importante La etiqueta Detalle es un vínculo que utiliza para ver la ficha de cada ONG listado en la tabla. Nombre del País de origen del ONG Se refiere al Nombre del ONG Sigla del ONG SI = Indica que el ONG esta activo en Nicaragua, No = Indica que no esta activo Cantidad de proyectos que tiene en ejecución el ONG Al posicionar el puntero sobre cada nombre de columna en la tabla, éste se resalta con subraya, al hacer clic se ordenan de manera ascendente los datos de la tablas utilizando esa columna como patrón del ordenamiento. 14
Figura (F- 9) : Tabla de Consulta de ONG 15
Modelo de Ficha de ONG Figura (F 10) : Modelo de Ficha de ONG 16
Sección Reportes 17
Sección Reportes Los reportes son una representación tabular de la información en matrices y gráficos. El contenido de los reportes del SysONG proviene de la información que reportan los ONG a la Oficina de Cooperación No Gubernamental del MINREX, para ser registrada en el Sistema Información, la que posteriormente es procesada por el Sistema para obtener la salida en forma de reportes y gráficos. La pantalla mostrada en la figura Figura (F-11) corresponde a la Sección Reportes, esta pantalla contiene en la parte superior seis menús, se resalta la pestaña Reportes ya que es el objeto de estudio en esta capitulo. En el parte izquierda se muestra un submenú con cuatro opciones (Proyectos, ONGs, Gestiones y Gráficos), cada opción corresponde a una categoría de reporte. Figura (F 11) : Pantalla de la Sección reportes Contenido de la sección reportes 1. Proyectos : Los Reportes de proyectos muestran detalles por proyectos, el usuario tiene disponibles tres reportes dentro de esta categoría 2. ONGs : Los Reportes de ONGs muestran detalles por Organismos, el usuario tiene disponibles cinco reportes dentro de esta categoría. 3. Gestiones : Dentro de esta categoría el usuario tiene disponible un reporte sobre las estadísticas de las gestiones realizadas por los ONG. 4. Gráficos : Son gráficos de tipo gerencial con información sobre la ejecución de proyectos por destino sectorial, dentro de esta categoría hay disponibles cinco gráficos. 18
Proceso de ejecución y personalización de criterios para los Reportes en todas las categorías Para entrar a las diferentes categorías de los Reportes (Proyectos, ONGs, Gestiones, Gráficos), en la Sección Reportes haga clic sobre la opción del menú correspondiente a la categoría que de su elección. La Figura (F - 12), muestra las ventanas con la lista de los Reportes correspondientes a la categoría y un vínculo hacia la ayuda ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana, similar al que aquí se muestra. no todas las categorías de reportes tienen ayuda. Como ejecuto los Reportes? 1. Para ejecutar los reportes, Haga clic sobre el nombre de cualquiera de los reportes señalizados en cada una de las ventanas de la Figura (F-12). Después de hacer clic sobre el nombre del reporte aparecerá una ventana donde se personalizan los criterios para cada reporte. Reportes: Proyectos Reportes: ONG Reportes Gestiones Reportes: Gráficos 19
2. Personalice los criterios, note que los criterios varían ligeramente de un reporte a otro. 3. Una vez personalizados los criterios, haga clic sobre el botón, para ver el reporte en la pantalla. Como personalizo los criterios? El usuario puede no personalizar todas las variables dejando algunas con el valor Todos y hacer clic en el botón listar para proceder con la ejecución del reporte. Se recomienda personalizar las variables necesarias para filtrar solo la información de interés. Las variables se pueden combinar de diferentes maneras para obtener mejores resultados. En algunos casos podrán hacerse combinaciones no validas, o no habrá información registrada para los criterios seleccionados, en esos casos el sistema no mostrará información en el reporte y enviara el mensaje, entonces esas variables funcionan de manera excluyente (no se deben combinar con otras). En otros casos, no necesita asignarles valores o personalizar todas las variables si no es necesario. Criterios Generales (Válidos para todos los reportes) A continuación listamos los criterios generales que se personalizan de manera similar para todos los Reportes. Dentro del enunciado de cada Reporte se explicará como se personalizan los criterios que no aparezcan aquí ONG : La variable ONG se utiliza para enviar al reporte información solo del ONG especificado. Al hacer clic sobre la lista emergente de esta variable se mostrará la lista de los ONG registrados, seleccione desde es a lista el ONG de su interés haciendo clic sobre el nombre. Tipo ONG : Al seleccionar un Tipo de ONG el reporte tendrá información específica según su elección, la que podría ser solo de ONG Nacionales ó Internacionales. Al hacer clic sobre la variable Tipo ONG s e mostrará la lista emergente señalada, seleccione el tipo de ONG haciendo clic sobre un elemento de la lista. País de Origen: Esta variable muestra una lista emergente con los países de Origen de los ONG, seleccione haciendo clic sobre el nombre del país de su interés. El reporte tendrá información de los ONG que pertenecen al país de origen especificado. Sector : Al seccionar un sector específico el reporte mostrará información solo de ese Sector. La lista emergente de esta variable muestra los sectores o destinos sectoriales de la cooperación. Ubicación: Esta variable es útil para agregar al reporte información solo de los proyectos y/o ONGs relacionados con la ubicación especificada. Al hacer clic sobre la lista emergente de esta variable, se mostrará la lista de Municipios de Nicaragua (División política administrativa). Seleccione el municipio de su interés haciendo clic sobre el nombre en la lista. Año ó Año de Corte: Esta variable se utiliza para especificar el año de corte de la información para el reporte. Haga clic sobre la lista emergente de la variable Año mostrar una lista de años y seleccionar de ahí el año. Fecha de ejecución entre: Se usa para indicar el período de ejecución que desea reflejar en el reporte. Indique las fechas de inicio y fin del periodo, haciendo clic sobre el botón, para mostrar un calendario y seleccionar de ahí las fechas, o bien, borre el dato prefijado del cuadro de texto y escriba las fechas en el formato que se muestra en el ejemplo mm/dd/aa. para 20
Especialización temática: Se utiliza para mostrar en el reporte información solo de ONGs con la especialización temática seleccionada. Haga clic sobre la lista emergente de la variable, para ver las especializaciones temáticas y seleccione haciendo clic sobre el nombre de la temática de su interés., Marque la casilla de verificación Ventana Completa, para visualizar el reporte en toda la pantalla, tiene una vista amplia del reporte, desaparecen los menús. Se recomienda marcar esta casilla para apreciar mejor el reporte. Si no marca la casilla de verificación el reporte se visualizara en la ventana actual incluyendo los menús y demás elementos de esa ventana. Criterios Particulares para cada reporte Dentro del enunciado de cada Reporte se explica como se personalizan los criterios que son particulares para cada uno de los reportes. Aquí se hace mención de los reportes que tienen variables particulares. Anteriormente se explica sobre la personalización de aquellas variables que son generales para todos los reportes. Categoría de Reportes : Proyectos 1. Comparativo Ejecutado Vs. Monto Total Proyecto, esta variable se utiliza para especificar el tipo de contraparte del ONG y/o proyecto. Al seleccionar un tipo específico de contraparte el reporte mostrará información para el tipo de contraparte seleccionada., Esta variables es útil para agregar al reporte información solo de los ONG y/o proyectos que tienen la contraparte especificada. Haga clic sobre la lista emergente de la variable para seleccionar la Contraparte. 2. Fuente y Monto de Financiamiento de Proyectos, La variable se utiliza para especificar el tipo de fuente. Al seleccionar un tipo de fuente específico el reporte mostrará información de los proyectos que son financiados solo con el tipo de fuente especificado., Se usa para agregar al reporte los proyectos con montos mayores o igual al monto especificado, digite el monto en el cuadro de texto de la variable. Categoría de Reportes : ONGs 3. Monto y Forma de Financiamiento La variable Forma de Financiamiento se utiliza para agregar al reporte solo los ONGs que usan esa forma especifica de financiamiento, la que es seleccionada desde la lista. 4. Ficha Ejecutiva La variable, se utiliza para seleccionar y agregar al reporte únicamente los ONGs que atienden al tipo de población especificado. 5. Directorio de ONGs La variable, se utiliza para seleccionar y agregar al reporte los ONG con la Especialización temática seleccionada. 6. Organismos con Convenio 21
La variable Tipo convenio, se utiliza para agregar al reporte solo los ONG Extranjeros que tienen tipo de convenio igual al especificado en la variable. La variable Estado se usa para seleccionar y agregar al reporte todos los ONG que están en el estado especificado en la variable, Esta variable se utiliza para agregar al reporte todos aquellos ONG cuyo Convenio tiene como año de Vencimiento el especificado en la variable Año de Vencimiento de Convenio. Categoría de Reportes : Gestiones 1. Reporte gestiones Bitácora La variable Estado se utiliza para sacar un listado de todas las Gestiones de servicios que han realizado los ONG y que se encuentran en el estado especificado. La variable Tipo de Gestión se utiliza para sacar un listado de todas las Gestiones de un mismo tipo, el que se selecciona de la lista emergente Esta variable se utiliza para sacar un listado de todas las gestiones de servicios realizadas por el ONG especificado en nombre de ONG y en el período de tiempo indicado en la variable Periodo. Si no se seleccionada un ONG se emitirá un listado para todos los ONG y para el periodo especificado. Categoría de Reportes : Gráficos Los reportes categoría Gráficos usan los citerios que ya fueron definidos en Criterios Generales, a diferencia de las otras categorías de reportes, los gráficos visualizan la lista de reportes y la personalización de criterios en una ventana que contiene dos pestañas, similar a la mostrada en la Figura (F-13). En los gráficos el procedimiento para personalizar los criterios es similar al que se ha venido usando en las categorías de reportes anteriores, a diferencia, en Gráficos una vez personalizadas las variables, el usuario debe proceder haciendo clic en el botón, y seguidamente hacer clic en el nombre del gráfico que desea generar. A continuación se muestra el contenido de cada una de las pestañas de la Ventana Categoría de Reportes Gráficos. Los gráficos son bien sencillos y explícitos, razón por la que no explicamos aquí su contenido. 22
Fig.ura (F-13) : Ventana de Reportes : Graficos 23
Sección Mapas Sección Mapas 24
El Servicio Servidor de Mapas permite la generación dinámica de mapas, utilizando la tecnología de ESRI llamada ArcIMS (Internet Map Server) y tomando como fuente de datos la base de datos del SysONG. Al proceso de colocar información sobre un mapa, se llama Georefenciación. La Georeferenciación del SYSONG utiliza la tecnología ArcIMS, permitiendo la vinculación directa de la información de los proyectos de ONGs con las diversas perspectivas geográficas del territorio nicaragüense, las Figuras (F- 14 A y F-14B) muestran la portada de la Sección de Mapas (Georeferenciación). Figura (F-14A) : Portada de la Sección Mapas Esta sección tiene una categoría de reportes: denominada Reportes GIS. Para acceder a éstos reportes en la Sección Mapas haga clic sobre la opción de menú, seguidamente se mostrará la ventana que contiene la lista de Reportes Municipales. Figura (F-14B): Ventana de la Sección Mapas Reportes Municipales Ejecución y Personalización Criterios para los Reportes GIS 25
El SysONG proporciona a sus usuarios dos reportes dos mapas con información goereferenciada, estos son: 1. Proyectos Por Localidad 2. Proyectos Por Localidad y Sector 1. Para ejecutar los reportes haga clic sobre el nombre del reporte, el cual es un vínculo al mismo. 2. Una vez seleccionado el reporte se muestran las ventanas donde se personalizan los criterios Figuras (F- 15). 3. Una vez personalizados los criterios, haga clic sobre el botón, para proceder con la generación del mapa. Ventana para la Personalización de criterios para el Reporte : 1. Proyectos por Localidad (Por localidad y/o Por país de origen del ONGs, delimitando el rango de los proyectos según el período de ejecución). Figura (F-15): Reporte - Proyectos por Localidad y ONG Ventana para la Personalización de criterios para el Reporte : 2. Proyectos por Localidad y Sector. (Por Localidad, por País de origen del ONG y/o por Sector, delimitando el rango de los proyectos según el período de ejecución). Figura ( F-15): Reporte : Proyectos por Localidad y Sector Personalización de criterios 26
El usuario puede no personalizar todas las variables, dejando algunas con el valor Todos y personalizar otras, depende de la información que el usuario desee visualizar en el Mapa. Localidad: Esta variable puede usarse para visualizar en el mapa información de los proyectos que están ejecutándose en el municipio especificado. Haga clic sobre la casilla de verificación de la variable Localidad para activarla y seleccione el Municipio desde la lista emergente. País : Esta variable se usa para visualizar en el mapa los proyectos de todos los ONGs originarios de un mismo país,. Haga clic sobre la casilla de verificación de la variable País para activarla, seleccione el nombre del país desde la lista emergente. Sector :, La variable puede usarse para visualizar en el mapa información de los proyectos por destino sectorial. Al seleccionar un Sector el Mapa visualiza solo proyectos del sector especificado. Esta variable se personaliza para el reporte Proyectos por Localidad y Sector. Haga clic sobre la casilla de verificación de la variable Sector para activarla, y seleccione el sector desde la lista emergente. Rango de fecha: Esta variable se usa para fijar un limite de la información que desea visualizar en el mapa, por ejemplo: Si desea ver solo proyectos ejecutados en el año 2004, fijaría el rango entre: Enero 2004 y Diciembre 2004. Haga clic sobre la casilla de verificación de la variable Rango de fecha para activarla, para especificar la fecha inicial del rango haga clic sobre la lista emergente de meses y seleccione el mes, seguidamente haga clic sobre la lista emergente de años y seleccione el año, proceda de igual manera con la fecha final del rango.. Opciones del Servicio Servidor de Mapas Las opciones del servicio comprenden la consulta de información relacionada al mapa, ampliación, reducción y restauración del mapa, así como la consulta de información asociada al reporte que ha sido georeferenciado. Se presentan detalladamente cada una de estas opciones en la Figura (F 16). Figura ( F-16): Opciones del Servicio Servidor de Mapas Opción de Ayuda 27
1. Para acceder a la ayuda de los mapas, haga clic sobre el icono Ayuda, aparecerá una ventana como la que se muestra en la Figura (F 17). Figura ( F-17) : Venta de Ayuda Servicio Servidor de Mapas 2. Una vez ubicado dentro de la ventana de ayuda, el usuario debe hacer clic sobre cada uno de los iconos para ver la ayuda correspondiente. 3. En la parte superior la ventana de ayuda tiene una barra como la mostrada a continuación. 4. El botón, es usado para regresar a la ventana principal de la ayuda, donde se visualizan los iconos mostrados en el inciso 1. 5. El botón, se usa para cerrar la ventana de ayuda. Opción de ampliación Este icono permite ampliar una región determinada del mapa. 28
1. Para ampliar una región en el mapa, primero seleccione el icono de ampliación haciendo clic sobre el mismo. 2. Luego en el mapa, haga clic sobre la región que desea ver ampliada, también puede arrastrar el cursor formando un recuadro sobre el área que desea ampliar. Aparecerá un mensaje indicando la carga de la nueva imagen y finalmente obtendrá como resultado una imagen similar a la que se muestra en la Figura (F 18). Algunas características de información solo aparecen al ampliar el mapa, como por ejemplo los caminos y poblados. Figura (F 18) : Ampliación de una región del mapa Opción de Visualización de Leyenda y Cobertura Este icono permite visualizar las leyendas del mapa actual y las Coberturas Visibles y Activas. 1. Para ver las leyendas del mapa solamente haga clic sobre el icono Ver leyenda para seleccionarlo. 2. La leyenda se cargará en la parte superior izquierda, tal y como se muestra en la Figura (F 19). Para ver las coberturas del mapa, haga clic sobre el icono Ver leyenda nuevamente. El botón Ver leyenda intercambia entre Ver leyendas y Ver cobertura. Figura (F 19) : Leyenda del Mapa Actual Figura (F 19): Cobertura del Mapa Actual Opción de Información de Cobertura Esta opción permite la consulta de información sobre la cobertura activa. Sólo puede existir una cobertura activa aún cuando todas estén visibles. 29
La cobertura activa está marcada con un botón (casilla de verificación) Las coberturas visibles aparecen marcadas con un recuadro (casilla de verificación), como se muestra en la (Figura F-20). La cobertura debe estar visible y activa para poder consultar su información en el Mapa. Cabe destacar que algunas coberturas solo estarán activas cuando se amplíe el mapa, como por ejemplo los poblados. Figura (F 20) : Coberturas visibles y activas Como activo una cobertura diferente a la actual? 1. Haga clic sobre el botón de verificación para activar la cobertura sobre la cual quiere visualizar los datos y luego haga clic sobre la casilla verificación para visualizar la cobertura activa. 2. Haga clic sobre el botón actualizar mapa para ver el mapa con la nueva cobertura activa Como solicito la información de una cobertura? 1. Para solicitar información de una cobertura, una vez activada y visualizada la cobertura de la cual se requieren los datos, haga clic sobre el icono de información de cobertura, seguidamente haga clic sobre la región del mapa para la cual quiere solicitar información. En la Figura (F-21) aparecen los datos correspondientes a la cobertura reflejadas en la (Figura F-20). Para el ejemplo, en el Mapa se hizo clic sobre el Municipio Larreynaga. Esta información esta visible en la parte inferior izquierda de la ventana del Mapa. Al hacer clic sobre el botón señalizado el usuario puede ver la información de proyectos por localidad, al desplazarse en la tabla podaría visualizar la información de proyectos en Larreynaga. Figura (F-21): Información de la Cobertura División Política Administrativa Opción de Movimiento del Mapa Este icono permite mover (arrastrar) la imagen dentro del espacio proporcionado para mostrar el mapa. Como muevo el mapa? 30
1. Haga clic sobre el icono 2. Sobre el mapa haga clic y arrastre el área que desea mover, puede realizar movimientos al norte, noreste, noroeste, oeste, este, sur, suroeste y sureste, según lo desee Opción de Localización (overview) Por medio de esta opción el usuario puede crear una vista completa del mapa en un tamaño menor que el actual. Como creo la vista del mapa (overview)? 1. Haga clic sobre el icono, inmediatamente se creará la vista del mapa (overview), localizada en la esquina superior izquierda del mapa. Esta vista es especialmente útil cuando se ha ampliado el mapa y se desea saber qué región es la que se está mostrando dentro del ámbito general del mapa. Ver Figura (F-22) Figura (F-22) : Overview del mapa actual Opción Minimizar Permite reducir una región determinada del mapa. Como Minimizo una región del mapa? 1. Haga clic sobre el icono de minimización 31
2. Seleccione en el mapa la región que quiere minimizar. 3. Un mensaje le indicará la carga de la nueva imagen. Esta opción se utiliza después de emplear la opción de ampliación con el fin de restaurar la imagen a su estado original. Opción de carga de Mapa Anterior Esta opción permite cargar la imagen anterior del mapa, realizando un intercambio con las dos últimas imágenes cargadas. De manera tal que al seleccionarlo por vez primera muestra la imagen anterior; si es seleccionado nuevamente muestra la imagen cargada cuando fue seleccionado por primera vez. Opción de Información de proyectos Permite obtener información sobre un proyecto o grupo de proyectos específicos. 1. Para ver la información de los proyectos reflejados en el mapa, haga clic sobre el icono Información de Proyectos. 2. Dentro del mapa haga clic sobre el proyecto que desea consultar. La información del proyecto aparecerá en la parte inferior izquierda de la ventana Figura (F- 23). 3. Esta prefijado que primeramente se visualice la tabla con información de Detalle. Para volver al resumen se deberá hacer clic en el botón. 4. Un detalle importante de la tabla donde se muestra la información es que para cada proyecto en la tabla hay un vínculo hacia la ficha de este. Basta con hacer clic sobre el vínculo para ir a la ficha del proyecto. Figura (F-23) : Información de Proyectos Opción de Restauración del Mapa Original Si se han realizado diferentes operaciones con el mapa y se desea restaurar a su estado original, la opción de "Restaurar Original" permite realizar esta operación. 32
1. Para ello, haga clic sobre el icono Restaurar Original, inmediatamente se restaurará la imagen original. Esto permite que en cualquier momento durante la interacción con el mapa, se pueda retornar a la versión original del mismo. Opción de Impresión Esta opción permite generar una versión imprimible del mapa que se está visualizando. La versión imprimible solo incluye información sobre el mapa, su leyenda, mapa de localización e información del reporte generado, ya sea en resumen o en detalle. 1. Para imprimir el mapa, haga clic sobre el icono de Impresión, se desplegará la siguiente ventana. 2. Si desea imprimir junto al mapa las tablas con información de los proyectos, en la ventana haga clic sobre el botón, si desea imprimir solo el mapa, sin las tablas de información haga clic sobre el botón. 3. En una nueva ventana se visualizará la versión imprimible del mapa como muestra en la Figura (F-24). 4. Luego el usuario debe seleccionar la opción Imprimir de su navegador (browser) para imprimir la página. Figura (F-24): Versión imprimible del mapa actual 33
Servicios en Línea ONG -ONGS -Proyectos 34
Sección Servicios en Línea ONG La Sección Servicios en Línea ONG se encuentra entre las más importantes del sistema. Se refiere a un conjunto de gestiones o trámites realizadas por los Organismos y sus funcionarios, que ahora pueden realizarse desde su oficina a través del SySONG, para lo cual el Organismo únicamente requiere del nombre de usuario y su contraseña, datos que son proporcionados por el MINREX a través de la Dirección de Cooperación No Gubernamental. La pantalla mostrada en la figura Figura (F-25) corresponde a la portada de la Sección Servicios en Línea ONG. La pantalla contiene en la parte superior seis menús, resaltándose la pestaña Servicios en Línea ONG. En el parte izquierda se muestra un submenú con ocho opciones (Información de ONG, Proyectos, Funcionarios, Aval de Donaciones, Aval de IVA, Aval de Vehículos, Aval de Visas y Carné y Aval de Efectos Personales), correspondiendo cada una a una categoría de Servicio. Cada Servicio tiene un conjunto de procesos para el ingreso y en algunos casos modificación de información. Es necesario que s e complete la información solicitada en cada campo o variable. Dejar una en blanco implica que esa información no se reflejará en las consultas y en los reportes. Figura (F-25): Portada de la Sección Servicios en Línea ONG 35
Servicio en Línea-ONG: Información de ONG Haga clic sobre la opción de menú, para mostrar una ventana donde se listan los nombres de ONGs registrados en el sistema, en esta sección el usuario podrá completar los registros de información existente, ver Figura (F-26). En la parte derecha de la ventana se encuentre el vínculo Información del Organismo, también se muestra el vínculo para ir al Formulario donde se Modifica la par a ir a la ficha del ONG.. Figura (F-26) : Ventana del Servicio en Línea ONG : Información de ONG Contenido de la tabla Servicio Información de ONG Nombre : Nombre del Organismo No Gubernamental ONG Siglas : Sigla de Organismo No Gubernamental, (Mayúsculas) Activo : Para indicar si el Organismo esta Activo ( Si esta funcionando en Nicaragua) País : Nombre del País de origen del ONG Los títulos de cada columna en la tabla pueden utilizarse para ordenar el contenido de ésta según la columna seleccionada, basta hacer clic sobre el titulo de la columna deseada, el orden es ascendente. Como Modifico la Información del Organismo? 1. Como el ONG ya existe en el sistema el nombre de éste se visualiza en la tabla, entonces, haga clic sobre el vínculo ubicado a la derecha del nombre del ONG para mostrar el formulario de la Figura (F- 27), un formulario similar al mostrado es el que se usa para la modificación de datos del Servicio - Información de ONG. 2. En la parte inferior (abajo) del Formulario se muestran los botones Continuar y Regresar. El botón se usa para descartar las modificaciones e ir a la pantalla principal o portada de Servicio - Información de ONG. Al hacer clic sobre el botón aparece una ventana para revisión y confirmación de los datos, ahí se muestra toda la información ingresada en el formulario. 3. La ventana de confirmación de los datos tiene en la parte inferior los botones Editar y Enviar. Si los datos visualizados en esa ventana no están correctos el usuario puede hacer clic en el botón para ir nuevamente al formulario y corregir. 36
4. Si el usuario considera que sus datos están correctos debe hacer clic en el botón para hacer llegar una notificación al Oficial de Gestión en el MINREX, el que revisará los datos y determinará si están completos para su publicación. Si los datos no están completos no se publicaran y el Oficial en el MINREX enviará una correo electrónico al usuario solicitándole las correcciones, entonces el usuario tendrá que entrar al SysONG para proceder haciendo las modificaciones requeridas. Formulario para la Modificación de datos del Servicio en Línea ONG: Información de ONG Figura (F-27): Formulario del Servicio en Línea ONG Información ONG 37
Especificaciones para la Modificación de datos Servicio Información ONG I. Datos Generales del Organismo: Nombre del campo Dirección en Nicaragua Dirección en país de origen Tipo de representación Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí Dirección exacta donde se encuentra ubicada la oficina principal en Nicaragua. Dirección exacta de la oficina central en el país de origen. Seleccionar entre Centroamérica, México, El caribe, Nacional. Puede marcarse más de una opción dependiendo de las representaciones del ONG. II. Contactos 1. En este proceso se puede agregar mas de un contacto 2. Después de escribir la información de un contacto, el usuario debe hacer clic sobre el botón Agregar, esto es para gravar la información del contacto. Nombre del campo Nombres Apellidos Teléfono Fax Correo - e Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí Nombre de la persona designada por el representante y con facultades para realizar tramites ante el MINREX Apellidos de la persona designada Número de teléfono de la oficina central de la organización y de la persona de contacto Número de Fax de la oficina central de la organización y de la persona de contacto Dirección electrónica de la oficina central de la organización y de la persona de contacto 38
Nombre del campo Pag. Web Sub -Sede Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí URL de la Página Web de la organización y de la persona de contacto (si tiene) Dirección, teléfono, fax, e-mail, Departamento/Municipio de oficinas departamentales III. Situación Jurídica: La información correspondiente a esta sección será ingresada por la Oficial de Gestión del MINREX a cargo del organismo y no podrá ser modificada por el organismo. Si se reflejara algún dato que el usuario considere que no esta correcto deberá presentar solicitud de corrección por escrito en la Dirección de Cooperación No Gubernamental del MINREX. IV. Labor de la ONG: Nombre del campo Tipo de Asistencia Especialización Temática Redes a las que pertenece Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí Seleccione el Tipo de Asistencia de la lista emergente y haga clic sobre el botón para agregar, puede agregar más de un Tipo de Asistencia. Haciendo clic sobre el botón puede eliminar un Tipo de Asistencia. Especialización temática, es el área temática de trabajo. Seleccione la Especialización temática de la lista emergente y haga clic sobre el botón para agregar, puede agregar más de una especialización. Haciendo clic en el botón puede eliminar la especialización Son las Redes u Organizaciones a las que pertenece el Organismo. Seleccione La Red de la lista emergente y haga clic sobre el botón para agregar, puede agregar más de una. Haciendo clic en el botón puede eliminar la Red. 39
V. Misión del Organismo: Nombre del campo Misión de la Institución u Organización Líneas de acción en Nicaragua Perspectivas de acción en Nicaragua Publicaciones Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí Aquí puede escribir los objetivos principales bajo los que se funda la Organización, que se supone que hace o debe esperarse de este, cual es su papel en el sistema internacional de la cooperación al desarrollo. Aquí puede escribir sobre líneas de acción en Nicaragua; cuales son los objetivos específicos y concretos que persigue en el ámbito nacional. Escribir acerca de expectativas de continuidad en la labor de cooperación, en caso de retiro de la organización o disminución de la cooperación, mencionar las causas que motivan esa situación. Escribir sobre Publicaciones del Organismo: Nombre de la publicación, el año, el Autor, Breve descripción. VI. Observaciones: Nombre del campo Observaciones Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí Al escribir hacer referencia de cambios como fusión de organizaciones, representación múltiple, cambio de razón social, o cualquier otro aspecto relevante que considere el organismo que es necesario que sea del conocimiento del MINREX 40
Nombre del campo Botones continuar y regresar Ingrese la información con las especificaciones que se indican aquí 1. Al hacer clic sobre el botón aparece una ventana para revisión y confirmación de los datos, ahí se muestra toda la información ingresada en el formulario. 2. La ventana de confirmación de los datos tiene en la parte inferior los botones Editar y Enviar. Si los datos visualizados en esa ventana no están correctos el usuario puede hacer clic en el botón para ir nuevamente al formulario y corregir. 3. Si el usuario considera que sus datos están correctos debe hacer clic en el botón para hacer llegar una notificación al Oficial de Gestión en el MINREX, el que revisará los datos y determinará si están completos para su publicación. Si los datos no están completos no se publicaran y el Oficial en el MINREX enviará una correo electrónico al usuario solicitándole las correcciones, entonces el usuario tendrá que entrar al SysONG para proceder haciendo las modificaciones requeridas. 41
Servicio en Línea-ONG: Proyectos Haga clic sobre la opción de menú, para mostrar la pantalla donde se listan los Proyectos de cada Organismo, en esa pantalla el usuario puede seleccionar un determinado proyecto para modificar sus datos o bien puede hacer el Ingreso de nuevos proyectos al sistema, ver pantalla en la Figura (F-28). Contenido de la Pantalla del Servicio - Proyectos 1. ONG : Nombre del Organismo No Gubernamental. El usuario deberá seleccionar el ONG que representa desde la lista emergente de ONGs. 2. Filtrar (Estados): El usuario puede aplicar un filtro por estado para los proyectos a visualizar. Existen los estados Proyectos en Ejecución y Proyectos Finalizados. 3. Tabla Proyecto Programa: Es la tabla donde se visualizan los proyectos y programas del ONG. Los nombres en la tabla que están marcados con SI en la columna Programa significa que son programas y el resto son proyectos. 4. Agregar Proyecto: El usuario puede agregar proyectos nuevos en la tabla Agregar Proyectos. Figura (F -28) : Pantalla del Servicio en Línea - ONG : Proyectos 42
Como se ingresa un nuevo proyecto? 1. Si desea agregar un proyecto nuevo, proceda escribiendo el nombre del proyecto en el cuadro de texto de la variable Proyecto, después haga clic sobre el botón Continuar, para mostrar el formulario de la ficha del proyecto completa Figura (F-29). El usuario ingresa los datos en un formulario similar al mostrado en esa figura, es importante proporcionar toda la información ahí solicitada. 2. Siempre que se muestre este mensaje, indica que hay datos requeridos marcados con un (*) que no se han especificado Como se Modifica la información de un proyecto existente? 1. De la lista emergente se selecciona la ONG propietaria del proyecto. 2. Como el proyecto ya existe y se visualiza su nombre en la tabla, haga clic sobre el vínculo ubicado a la derecha del nombre del proyecto, para mostrar el Formulario de la Figura (F-29) y proceder con las modificaciones. 3. La pantalla que se muestra al usuario para posteriores modificaciones una vez enviado el formulario con los datos del proyecto completos es similar a la que sigue a continuación. 43