MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO SUB GERENCIA LOGISTICA GUIA PARA LA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES 2011 Puno, diciembre 2010
INTRODUCCION La presente guía para la elaboración de cuadro de necesidades 2011 tiene por objeto brindar de manera rápida y efectiva información útil a las unidades usuarias de la Municipalidad Provincial de Puno en el tema de contratación pública, con el fin de brindarle el conocimiento necesario para la elaboración de sus requerimientos de bienes, servicios u obras; las acciones que debe seguir para ello, las dificultades que se presentan y su participación activa dentro del proceso de las contrataciones institucionales. La guía ha sido elaborada sobre las posibles preguntas que los usuarios presentan para gestionar sus contrataciones en la institución
CONSIDERACIONES GENERALES Qué es un requerimiento para compra de bienes? Es la solicitud formal que genera toda área usuaria para la adquisición de bienes o contratación de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las metas establecidas en su Plan Operativo. Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacén, el requerimiento se deriva automáticamente al área de almacenes para su atención. Qué necesito para elaborar un requerimiento para compra de bienes? Para elaborar un requerimiento para compra de bienes necesitas lo siguiente: Elaborar tu requerimiento en el formato de cuadro de necesidades (ver manual del llenado) Adjuntar las especificaciones técnicas de los bienes (Visados por la Gerencia). Qué necesito hacer para elaborar un requerimiento para contratar servicios? Para elaborar un requerimiento para contratar servicios se requiere lo siguiente: 1. Elaborar tu requerimiento en el Cuadro de necesidades (ver manual de llenado de cuadro de necesidades). 2. Adjuntar los términos de referencia (Visados por la Gerencia). Por qué es necesario elaborar los requerimientos en el formato de cuadro de necesidades 2011? Es necesario que los requerimientos estén en el formato de cuadro de necesidad por lo siguiente: 1. Estandariza y facilita el registro de los requerimientos logísticos. 2. El formato está adecuado al catalogo nacional de bienes y servicios. 3. Permite uniformizar la información que se procesa en la Sub Gerencia de Logística. 4. Permite al usuario realizar su cuadro de necesidades de una manera fácil y de fácil acceso hacia el formato a través de la página web de la Municipalidad.(www.munipuno.gob.pe) Por qué son necesarios las especificaciones técnicas (bienes) y términos de referencia (servicios u obras)? Son necesarios por las siguientes razones:
1. Permite a la Sub Gerencia de Logística conocer las características de los bienes, servicios u obras a contratar, para satisfacer la necesidad del usuario. 2. Permite hacer el estudio o indagación de mercado para obtener el valor referencial. 3. Determina algunos parámetros para la evaluación del proveedor o contratista. Qué sucede cuando las especificaciones técnicas o términos de referencia no están bien elaborados? Cuando las especificaciones técnicas o términos de referencia no están bien elaborados pueden presentarse las siguientes dificultades: 1. Demora en la adquisición y/o contratación del servicio. 2. Consultas en exceso por parte de los proveedores o contratistas para clarificar lo que se requiere. 3. Procesos declarados desiertos. 4. Lo contratado no satisface las necesidades de los usuarios. Qué puedo hacer para que las especificaciones técnicas o términos de referencia estén elaborados convenientemente? Antes de elaborarlos, puedes hacer lo siguiente: Solicitar apoyo técnico a la Sub Gerencia de Logística. Coordinar con las áreas de compras o servicios generales, si anteriormente se han realizado contrataciones similares. Solicitar, a través de la Gerencia de Sub Logística, información de proveedores o contratistas. Obtener información especializada de alguna fuente tales como revistas, catálogos, internet, etc.
PROCESO DE SELECCIÓN Procedimiento administrativo especial enmarcado en la normativa de Contrataciones, para seleccionar a la persona natural o jurídica para la adquisición de bienes y contratación de servicios u obras idóneos, para cubrir las necesidades de la institución. Qué tipos de procesos de selección existen? Los tipos de procesos de selección que existen son: Qué determina que un proceso sea Licitación, Concurso, Adjudicación Directa o Menor Cuantía? El tipo de proceso de selección está determinado por el objeto (bien, servicio u obra) y por el monto de la contratación. Los montos topes para cada tipo de proceso son determinados por la Ley de Presupuesto de cada año. Ver anexo adjunto. Qué debe incluir el monto de la contratación? El monto de la contratación debe incluir todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar. Qué es la contratación directa? La contratación directa es una modalidad de contratación utilizada cuando el monto total de la misma, es igual o inferior a tres (3) Unidades Impositivas Tributarias, vigentes al momento de la transacción. Qué plazos aproximadamente demora cada tipo de proceso de selección?
Cuáles son las principales razones demoran más de lo indicado? Las razones pueden ser las siguientes: 1. El proceso no estuvo incluido en el Plan Anual de Contrataciones de la entidad. 2. Carencia de disponibilidad presupuestal. 3. Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia inconsistentes. 4. Trámites adicionales que se deben realizar para su aprobación o autorización. 5. Priorización de determinadas compras, servicios u obras. En qué parte el usuario, interviene durante la compra de un bien o contratación de un servicio? El usuario interviene en las siguientes etapas: En la determinación de la necesidad. En la elaboración de las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia. Si es el caso, como supervisor del servicio contratado. Para la conformidad del bien o del servicio recibido. Cuánto tiempo tiene el usuario para dar la conformidad del servicio? El plazo para que un usuario de la conformidad del servicio no podrá ser mayor de diez (10) días calendario. Qué hago si el bien o servicio solicitado no reúne las condiciones solicitadas? Debe elaborarse un acta o informe de las observaciones, para que la Gerencia de Logística en el plazo estipulado por ley, exija al Contratista su cabal cumplimiento.
TOPES PARA CADA PROCESO DE SELECCIÓN PARALA CONTRATACIÓN DE BIENES SERVICIOS Y OBRAS RÉGIMEN GENERAL
DEFINICIONES DE TERMINOS BASES Es el documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por la entidad convocante, donde se especifica el objeto del proceso, las condiciones a seguir en la preparación y ejecución del contrato y los derechos y obligaciones de los participantes, postores y del futuro contratista, en el marco de la Ley y el Reglamento de las Contrataciones del Estado. ESPECIFICACIONES TECNICAS Descripciones elaboradas por la entidad de las características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar. EXPEDIENTE DE CONTRATACION Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento. PROCESO DE SELECCIÓN Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administración o hechos administrativos, que tienen por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual las entidades del estado van a celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o la ejecución de una obra. REQUERIMIENTO Es la solicitud formal que genera toda área usuaria para la adquisición de bienes o contratación de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las metas establecidas en su Plan Operativo. Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacén, el requerimiento se deriva automáticamente al área de almacenes para su atención. REQUERIMIENTO TECNICO MINIMO Son los requisitos indispensables que debe reunir una propuesta técnica para ser admitida. TERMINOS DE REFERENCIA Descripción, elaborada por la entidad, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de la consultoría.
MANUAL PARA LA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES 2011. Acceso al formato de cuadro de necesidades 2011. Para descargar el formato de cuadro de necesidades del 2011, se tiene que acceder a la página web de la Municipalidad Provincial de Puno. Una vez en la página web ubicar transparencia luego hacer clik en cuadro de necesidades.
A continuación va cargar la siguiente ventana tal como se muestra a continuación. Hacer clik en descargar para poder descargar el formato de cuadro de necesidades 2011 Finalmente abrir y guardar el archivo de Excel. Si desea descargar la guía para la elaboración de cuadro de necesidades 2011 deberá proceder la misma manera que se hizo para descargar el formato de cuadro de necesidades.
Llenado del formato de cuadro de necesidades 2011. Esta es la presentación que muestra el formato de cuadro de necesidades 2011. Llenar los datos solicitados, y requerir los bienes en el formato de cuadro de necesidades 2011, para el cual deberá tener cuenta su presupuesto asignado para el 2011 y su Plan Operativo Anual. Si no existiera algún bien y/o servicio en el formato de cuadro de necesidades 2011, contáctese al 364270 o logisitica.mpp@gmail.com.
Una vez llenado el formato de cuadro de necesidades 2011, deberá hacer clik en ocultar filas. Finalmente imprimir el formato de cuadro de necesidades 2011. Deberá proceder de la misma manera para los servicios que requiera la Unidad Operativa usuaria, para el cual deberá estar de acorde con su presupuesto asignado y Plan Operativo Anual, asimismo deberá contener sello y rubrica del responsable del área usuaria en todas las hojas.
De la misma manera deberá revisar que no difiera los montos de los cuadro de necesidades con el presupuesto total.
Luego de hacer clik en ocultar filas imprima el formato de presupuesto total.
Responsabilidad de la Área usuaria: Plantear su requerimiento, en el cuadro de necesidades, imprimir visar y sellar todas las hojas, deberá adjuntar la descripción del bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad pública para la que debe ser contratado, incluyendo especificaciones técnicas y/o términos de referencia. Contáctenos: Si tiene alguna sugerencia y/o consulta sobre los cuadro de necesidades escribanos a: logística.mpp@gmail.com o por teléfono: 364270 / #620263 / 951819763 Elaborado por: Johnny W. Chambilla Chambi.