INDICE INFORME AUD-15-2014

Teléfono 2202-86-00 Auditoría Interna INDICE INFORME AUD-15-2014 CONTROL INTERNO CAJA CHICA CENTRAL DETALLE PAGINA ANTECEDENTES. 01 ALCANCE 01 DISPOSICIONES DE LA LEY CONTROL INTERNO 01 MARCO LEGAL 03 LABOR REALIZADA 04 ASPECTOS DE CONTROL INTERNO Administración Caja Chica Central Caja Chica Auxiliar Solicitudes de Pedido. Vales de Caja Chica Manual de procedimientos 04 06 08 10 13 CONCLUSIONES 14 RECOMENDACION 15 ANEXOS 16 agosto 2014

INFORME DE CONTROL INTERNO A LA CAJA CHICA CENTRAL DEL MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA AUD-15-2014 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Antecedentes El presente estudio, a cargo del Lic. Rodolfo Carvajal Vargas, se realizó en atención al plan anual de trabajo para el 2014, a fin de verificar si los funcionarios responsables del Control de Caja Chica Central, realizaron análisis contables de los documentos de ejecución presupuestaria, con el propósito de determinar el ajuste del gasto propuesto al bloque de legalidad, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Activa. 1.2. Alcance del estudio Se procedió a determinar y evaluar los procedimientos utilizados en el proceso de control de caja chica Central, durante el periodo que abarcó el primer semestre del 2014. 1.3 Limitaciones No hay. 1.4 Disposiciones de la Ley General de Control Interno De acuerdo con instrucciones de la Contraloría General de la República y con el fin de prevenir al jerarca o a los titulares subordinados (según corresponda) de sus deberes en el trámite de informes y en especial de los plazos que deben observarse, así como advertir sobre posibles responsabilidades en que pueden incurrir 2

por incumplir injustificadamente los deberes de la Ley General de Control Interno, se incorporan en el informe de auditoria la trascripción de los artículos de dicha Ley que se detallan a continuación: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoria contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoria al jerarca, con copia a la auditoria interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoria interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoria interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoria interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoria esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoria interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoria interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los 3

ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoria interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994. Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. 1.5. Marco legal Las actividades consideradas en este estudio, se evaluaron con amparo a las siguientes disposiciones: Manual sobre Normas Técnicas de Auditoria para la Contraloría General de la República y Órganos Sujetos a su Fiscalización. Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República, R-2-2003-CO-DFOE del 1-12-2003. Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 de mayo 1995 y su reglamento 33411-H del 27-9-2006. Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de Ejecución Presupuestaria en el proceso de Visado emitido por la Contraloría General de la República en documento Nº M-1-2003-CO-DFOE del 11-12-2003 y sus reformas. Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a fiscalización. 05-06-02. Ley General de Control Interno, Nº 8292. Decreto Nº 32874-H, publicado en La Gaceta Nº 22 del 31 de enero del 2006, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas. Ley General de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131. 4

Reglamento de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Decreto N 30058-H-MP-PLAN, del 09-04-02 y sus reformas. Ley Nº 9193, Ley Presupuesto Ordinario y Extraordinario para ejercicio económico 2014. 1.6 Labor realizada Con el fin de llevar a cabo este estudio se procedió a revisar la normativa relacionada con el bloque de legalidad para el proceso de Caja Chica, dentro de los cuales están leyes, reglamentos, normas y decretos así como diferentes oficios de la Contraloría General de la República, posteriormente se efectuó un cuestionario el cual se aplicó a los responsables de la administración de estos fondos, que directa o indirectamente son partícipes en el proceso de compras por caja Chica. Se observaron procedimientos y normas técnicas de auditoría generalmente aceptadas y aplicables, con la finalidad de obtener evidencia suficiente y adecuada que respalde las conclusiones y recomendaciones del informe. 2. Aspectos de control interno En el proceso de gastos intervienen aspectos contables y presupuestarios donde se pudo comprobar que los documentos revisados cumplen con la normativa que exige el Reglamento de Caja Chica de la Contraloría General de la República, verificando que las facturas vienen numeradas, con fecha, cantidad, precio unitario, monto total, firmas de responsables, además con cálculos aritméticos correctos, y debidamente autorizadas por Tributación Directa, con el nombre del proveedor, cédula, cantidad, descripción del bien o servicio, entre otros. 5

Fue verificado que las funcionarias encargadas de custodiar y administrar los fondos de Caja Chica Central y Caja Chica Auxiliar, así como los demás funcionarios que laboran en la Unidad Financiero Contable contaran con póliza de fidelidad y que la misma se encontrara al día, dentro de estos funcionarios están, la señora Kattia Calderón Salazar, el señor Mario A. Cañas Quirós, y la Licda Luz Marina Saborío Portuguez, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 de la Ley Nº 8131 donde señala: Sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración, todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, a favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y obligaciones de los funcionarios Si bien, como ha sido señalado en varios pronunciamientos por el Ente Contralor dicha norma no detalla los puestos o funcionarios que deben cumplir con este requisito, si indica de manera general los funcionarios a quienes corresponde dicha obligación, esto es los funcionarios que realicen funciones de recaudación, custodia o administración de fondos y valores públicos. 2.1.- Administración de la Caja Chica Central. La Administración del Fondo de Caja Chica Central recae sobre la Licda Silvia Artavia Zamora, cuya responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación razonable de los informes contables. 2.2.- Monto autorizado para compras por Caja Chica Central A la fecha de emisión del presente informe, el monto de la Caja Chica Central asciende a 1.500.000.00 utilizando como pago de dinero en efectivo hasta 22,500.00 y a partir del monto de 22,501.00 con un tope máximo de 200,000.00 se hace uso del cheque, según cuenta corriente Nº 081050-7 del Banco Nacional de Costa Rica. 6

Con el fin de verificar el buen uso de este fondo, se revisó una muestra al azar de la documentación que respalda el procedimiento de compras efectuadas por caja chica durante el periodo que abarcó el 1º semestre del 2014, mostrando resultados satisfactorios, por lo cual no hay indicios que hiciera sospechar un mal manejo de tales fondos. RESUMEN DEL ARQUEO DE LA CAJA CHICA CENTRAL AL 17 DE SETIEMBRE DEL 2014 CUENTA CORRIENTE Nº 081050-7 BANCO NACIONAL DE COSTA RICA FONDO AUTORIZADO 1,500,000.00 SALDO SEGÚN LIBROS 1,131,382.65 EFECTIVO EN CAJA CHICA 150,000.00 REINTEGROS NO TRAMITADOS (ANEXO 1) 218,617.35 SUMAS IGUALES 1,500,000.00 1,500,000.00 ANEXO 01 RESUMEN DE REINTEGROS NO TRAMITADOS CON LA CAJA CHICA CENTRAL AL 17 DE SETIEMBRE DEL 2014 CUENTA CORRIENTE Nº 081050-7 BANCO NACIONAL DE COSTA RICA Nº BOLETA FECHA NOMBRE PROVEEDOR Nº CHEQUE MONTO Nº DOCUMENTO NOMBRE BENEFICIARIO 074-2014 11-09-14 Correos de Costa Rica 13671-6 15,260.00 33-0004-5561 PILAR TORRES 075-2014 11-09-14 Banco Costa Rica 13671-6 13,890.00 33-0004-7468 PILAR TORRES 076-2014 22-08-14 Sellos Generales 13669-1 3,800.00 33-0004-5565 PILAR TORRES 077-2014 11-09-14 Auto Lavado San Pedro 13671-6 16,880.00 33-0004-5550 PILAR TORRES 078-2014 11-09-14 Auto Pistas del Soy y Otros 13671-6 50,625.00 33-0004-5557 PILAR TORRES 079-2014 09-09-14 Fundación Museo Bco. Ctrl 13670-1 28,850.00 33-0004-7067 GRACIELA PEREZ 080-2014 22-08-14 Hacienda Rio Chico S.A 13669-1 12,920.00 33-0004-5552 PILAR TORRES 081-2014 11-09-14 Auto Lavado San Pedro 13671-6 10,000.00 33-0004-5553 PILAR TORRES 082-2014 07-08-14 Purdy Motor S.A. 13668-5 53,097.35 33-0004-7043 PURDY MOTOR 083-2014 22-08-14 Clínica Clorito Picado 13669-1 2,260.00 33-0004-5556 PILAR TORRES 084-2014 22-08-14 Embarcación Isamar S.A. 13669-1 7,600.00 33-0004-6819 PILAR TORRES 084-2014 11-09-14 Naviera Tambor S.A. 13671-6 3,435.00 33-0004-6819 PILAR TORRES TOTAL 218,617.35 Nota: Cheques girados a la señora Pilar Torres, corresponden a reintegros de Caja Chica Auxiliar. 7

2.3.- Caja Chica Auxiliar 2.3.1. Aspectos de control El propósito de este estudio fue verificar los saldos de efectivo de la caja auxiliar, la responsable de este fondo en la señora Pilar Torres Soto, esta caja cuenta con un monto fijo autorizado de 150,000.00 (ciento cincuenta mil colones) en cumplimiento al Artículo 12 del Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas. Cajas auxiliares. El Fondo Fijo-Caja Chica podrá subdividirse en cajas auxiliares, las cuales operarán como fondos fijos. En su creación y funcionamiento se deberán atender las siguientes disposiciones: a) La creación de las cajas auxiliares será definida en atención a las necesidades de cada programa o subprograma administrativo, aprobadas por el Responsable, previa autorización de la Tesorería Nacional. b) La determinación del monto a asignar y el número de cajas auxiliares con cuenta bancaria la realizará el respectivo Responsable en coordinación con el máximo jerarca, previa autorización de la Tesorería Nacional. c) El límite de gasto para las cajas auxiliares con cuenta bancaria será determinado por el Responsable del Fondo Fijo-Caja Chica, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 20 de este reglamento. d) En el caso de cajas auxiliares en efectivo el monto autorizado por el Responsable será hasta por 150.000,00 (ciento cincuenta mil colones exactos). e) El límite de gasto para las cajas auxiliares en efectivo será de un 15% del monto autorizado. El 27 de agosto del 2014, se le practicó un Arqueo, cuyo resultado fue satisfactorio en cuanto al saldo del efectivo y documentos justificantes en custodia de la encargada de la Caja Chica señora Pilar Torres, según el siguiente resumen: 8

RESUMEN DEL ARQUEO DE LA CAJA CHICA AUXILIAR AL 27 DE AGOSTO DEL 2014 EFECTIVO EN CAJA 68.360,00 CHEQUES PENDIENTES 53.460,00 VALES PENDIENTES 6,000.00 REINTEGOS NO TRAMITADOS 22,180.00 FALTANTE EN CAJA NO HAY MONTO AUTORIZADO 150,000.00 Se comprobó que el fondo de la Caja Chica se encuentra bajo llave en el escritorio de la encargada de dicha Caja, la cual goza de una oficina aparte donde desarrolla su labor. En el proceso de gastos con fondos de caja chica auxiliar intervienen aspectos contables y presupuestarios donde se pudo comprobar que los documentos revisados cumplen los requisitos que exige el Reglamento General de Caja Chica, hay que recordar que el Manual de Normas de Control interno de la Contraloría General de la República, en el punto 4.13, señala corresponde a la administración identificar los puntos de cada transacción, proceso u operación de los cuales debería aplicarse, sobre la marcha, una medida o un procedimiento de control tal como una conciliación de anotaciones verificación de datos o una revisión de resultados intermedios, para asegurar el avance correcto y legítimo de las actividades organizacionales. Dentro de los aspectos a considerar se verifico, que las facturas cuentan con un número de identificación, fecha, cantidad, precio unitario, monto total, firmas responsables, además de sus cálculos aritméticos correctos, dichas facturas están debidamente autorizadas por Tributación Directa, con nombre del proveedor, cédula, cantidad, descripción del bien o servicio, no obstante, acorde a lo que establece el Reglamento de Cajas Artículo 28. Reintegro a cajas auxiliares. Para los reintegros que deban realizarse a las cajas auxiliares, los responsables de estas cajas deberán presentar ante el responsable del Fondo Fijo-Caja Chica dentro del plazo que establezca el respectivo manual institucional: 1- Facturas canceladas. 2- Solicitud de Pedido de compra. 9

3- Documentos de respaldo. Las facturas, tiquetes o comprobantes deberán cumplir con los requisitos establecidos en este Reglamento. 2.3.2. Solicitudes de pedido En el estudio se evaluaron los procedimientos de liquidación de diferentes gastos, encontrando en una muestra al azar, que en varias solicitudes de pedido de compra por el fondo de caja chica, en la casilla donde se justifica la compra del material o el repuesto para algún bien, se le anota No aplica, sin embargo en dicha casilla se debería de anotar la leyenda verificado ya que según el encargado de la Bodega de Materiales, señor Mauricio Corrales Escalante, dice que este punto siempre se ha revisado a fin de poner el sello de Bodega que así lo comprueba, situación que fue constatado por esta Auditoria. Muestra de Solicitudes de Pedido Por compra de Materiales o Repuestos Donde se anota la frase No aplica. Nº Pedido Fecha Bien comprado Proveedor Costo Unidad Solicitante Compra Total 172 30-06-14 Batería de vehículo Purdy Motor 57,522.12 Regional P.Z. 099 30-04-14 Etiquetas de CD Jimenez y Tanzi. 14,026.54 Planificación Regional 005 13-01-13 Materiales PVC Diunytra S.A. 5,680.00 Regional Brunca 065 01-04-14 Pintura Blanca El Guadalupano 16,224.87 Despacho Ministro 079 27-03-14 Almohadilla Para Safina 10,500.00 Financiero Contable sello 074 03-04-13 Rollo de cinta Refrimundo S.A 17,950.00 Planificación Regional aluminio 054 20-03-14 Tope de puerta El Pipiolo S.A. 4,707.00 Recursos Humanos 067 27-03-14 Tope de puerta Indianápolis S.A. 8,975.00 Recursos Humanos 052 12-03-14 Gaza de Batería Auto Sol. Wong 2,250.00 Serv. Generales. 10

Por otra parte llama la atención de que las Solicitudes de Compra numeradas 005 la cual presente fecha 13 de enero del 2013, y la 074 que presente la fecha 03 de abril del 2013, y que fueran cancelas con cheques Nº 13656-7 y 13653-8 girados en los meses de abril y mayo del 2014. 2.3.3. Vales de Caja Chica La muestra evidencio la existencia de un vale de Caja Chica número 022 del 11 de agosto del 2014, por 6,000.00 pendiente de cancelar por parte de la encargada de la Caja Chica, señora Pilar Torres, tomando en cuenta que el arqueo se realizó el 27 de agosto del 2014, que contraviene lo que establece el Reglamento de Viáticos en el artículo 10, el cual dice: La Administración contara con un plazo máximo de diez días hábiles para tramitar y resolver la liquidación presentada., Al consultarle a la funcionaria encargada, dice que el vale se le hizo al señor Marvin Gutiérrez Arguedas, quien ostenta el cargo de chofer y que por su función se le dificulta venir a realizar la liquidación del mismo. Esta Auditoría es del criterio que se debe procurar la debida atención sobre el actuar del manejo de la Caja Chica, por cuanto una situación como la supra citada, provoca falta de control en la gestión. 11

2.3.4 Comportamiento del gasto por Caja Chica. Con el fin de verificar el uso correcto del efectivo de caja chica, se realizó una revisión mediante muestra aleatoria de los gastos efectuados con este fondo durante el segundo trimestre del 2014, con los siguientes resultados: GASTOS PAGADOS CON CHEQUES DE LA CUENTA CTE 100-1-000-081050-713656 DEL BANCO NACIONAL NUMERADOS DEL 0013656 AL 13669 DEL LOS MESES DE MAYO A AGOSTO 2014 Nº SUBPARTIDA DENOMINACIÓN DE LA SUBPARTIDA MONTO 1.02.03 SERVICIO DE CORREO 110,240.00 1.03.03 IMPRESIÓN, ENCUADERNACION Y OTRO 1,465.00 1.03.04 TRANSPORTE DE BIENES 103,110.00 1.04.06 SERVICIOS GENERALES 17,300.00 1.05.01 TRANSPORTE DENTRO DEL PAIS. 183,960.00 1.07.02 ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS 73,000.00 1.07.03 GASTOS DE REPRESENTACION INSTITUCIONAL 35,420.00 1.08.05 MANT. Y REPARACION EQUIPO DE TRANSPORTE 89,540.00 2.01.04 TINTAS, PINTURAS Y DILUYENTES 17,590.00 2.03.01 MATERIALES Y PRODUCTOS METALICOS 24,370.00 2.04.02 REPUESTOS Y ACCESORIOS 72,817.35 2.99.01 UTILES Y MATERIALES DE OFICINA 25,345.00 2.99.03 PRODUCTOS DE PAPEL Y CARTON 15,890.00 2.99.99 OTROS UTILES MATERIALES Y SUMINISTROS 91,500.00 5.01.05 EQUIPO Y PROGRAMAS DE COMPUTO 33,140.00 12

RESUMEN DEL CUADRO ANTERIOR NOMBRE DE SUB-PARTIDA PORCENTAJES MONTO SERV. CORREO 14% 110.240,00 ACT.PROTOCOLARIAS Y SOC.Y GSTS REPRESENT. 14% 108.420,00 MANT.Y REPAR.EQUIPO DE TRANSPORTE 12% 89.540,00 SER.GRLS,OTROS UTILS MAT.Y SUM, REPUESTOS 23% 181.617,35 TRANSP.BIENES Y TRANSP.DENTRO PAIS 37% 287.070,00 este fondo. En el gráfico que sigue muestra el comportamiento de los gastos efectuados por Gastos porcentuales de la Caja Chica Efectivo. UNIDAD FINANCIERA GASTOS DE CAJA CHICA, AGOSTO 2014 SERV. CORREO 14% TRANSP.BIENES Y TRANSP.DENTRO PAIS 37% 0% SER.GRLS,OTROS UTILS MAT.Y SUM, REPUESTOS 23% ACT.PROTOCOLARI AS Y SOC.Y GSTS.REPRESENT 14% MANT.Y REPAR.EQUIPO DE TRANSPORTE 12% Los gastos con Caja Chica se distribuyen de forma similar durante el periodo anual, el fondo es utilizado para compras menores, de ahí que el mayor porcentaje está representado por los pagos en transporte de bienes y transporte dentro del país 13

con un 37% seguido por el gasto de servicios generales, materiales y suministros con un 23% el gasto por actividades protocolarias ocupo el 14% servicio de correo un 14%, los demás se distribuye en gastos por mantenimiento y reparación, equipo de transporte con un 12% entre otros propios de la gestión administrativa. 2.4.- Manual de procedimientos Existe un manual de procedimientos, pero no está actualizado, lo que incumple el Artículo 17 del Reglamento de Caja Chica que dice. Manual Institucional de Operación. Los responsables de la administración de los Fondos Fijos- Caja Chica deberán disponer de un Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado por resolución administrativa, previo a la autorización por parte de la Tesorería Nacional, estableciendo en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con el manejo de dicho Fondo y los responsables de ejecutarlas, en concordancia con lo que señala el artículo 3º del presente Reglamento. No hay un documento oficial actualizado que sirva de guía para posibles funcionarios nuevos que ingresen a Financiero Contable, así como funcionarios que realicen labores de fiscalización tanto a nivel institucional como de otras instituciones. En esta materia la Resolución Nº 002-01-PLAN del 20 de marzo del 2001, establece que el proceso financiero, comprende las actividades de Contabilidad, Tesorería y presupuesto. Además estipula constituir los Manuales de Procedimientos como un instrumento dinámico, donde se hace necesario su periódica revisión, actualización y modificación, por otra parte propone crear una Comisión Institucional, presidida por el Oficial Mayor, cuya función sería la revisión, actualización y modificación de los Manuales de Procedimientos. 2.5.- -Seguimiento de Recomendaciones. Las recomendaciones emitidas en el estudio Aud.07-2011 fueron las siguientes: 14

RECOMENDACION 1.-Dado el alto riesgo que representa el uso, manejo y control de los Fondos públicos, se recomienda girar instrucciones a quien corresponda a fin de proceder con los trámites necesarios para el nombramiento del puesto de Oficial Presupuestal acorde con los requisitos establecidos dentro de la normativa vigente. 2.-Solicitar a los responsables del uso, manejo y control de la Caja Chica, explicar las razones por las cuales con fondos del Estado se compró licor y proceder según corresponda ante las autoridades del Ministerio 3.-Gestionar ante las Autoridades que correspondan analizar la posibilidad de buscar los medios económicos y de logística, para que en un plazo no muy lejano, el Mideplan pueda contar de ser posible con su propia edificación 4.-Girar instrucciones a la Unidad Financiero Contable a fin de que el fondo destinado para Caja Chica sea utilizado conforme a la normativa vigente, manteniendo la costumbre de realizar auto arqueos a dicho fondo 5.-Girar instrucciones a la Unidad Financiero Contable, para que proceda a actualizar el Manual de Procedimientos, acorde a la normativa vigente. ESTADO Ejecutada Ejecutada Pendiente Ejecutado pendiente Las recomendaciones fueron Financiero Contable. atendidas por los funcionarios de la Unidad 3.- Conclusiones Considerando que el control interno de la caja chica, comprende una serie de acciones que son diseñadas y ejecutadas por la administración activa, para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, se pudo verificar que de acuerdo a los resultados del estudio y a la entrevista realizada a las funcionarias encargadas de administrar y custodiar los fondos de cajas chicas del 15

Departamento Financiero Contable de este Ministerio, presenta resultados razonables, no obstante, se hacen algunas observaciones tales como: La Caja Chica auxiliar, se ha estado utilizando mayormente para pagos de peaje y compras de comestibles para Actividades Protocolarias y Sociales. La muestra evidencio la existencia de un vale de Caja Chica número 022 del 11 de agosto del 2014, por 6,000.00 pendiente de cancelar por parte de la encargada de la Caja Chica, señora Pilar Torres, tomando en cuenta que el arqueo se realizó el 27 de agosto del 2014, lo que contraviene el Reglamento de Viáticos en el artículo 10. El Manual de Procedimientos se encuentra desactualizado. 4.- Recomendaciones A la señora Stefanny Sáenz Ledezma, Directora Ejecutiva y Oficial Mayor del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica: Girar instrucciones al Departamento Financiero Contable a fin de que se pongan en práctica las siguientes recomendaciones: 1.-Coordinar con el Jefe de Proveeduría a fin de que todo tipo de adquisición referente a repuestos o materiales, sea revisada su existencia en la Bodega, señalando en la solicitud de pedido de compra de Caja Chica si se encuentra o no en bodega para proceder a la compra respectiva con el sello correspondiente de la Bodega. Ver punto 2.3.2 2.- Monitorear con el debido cuidado y atención por parte de la encargada de la Caja Chica Auxiliar para que en el futuro se aplique en su totalidad lo que establece la normativa especialmente en el cumplimiento de plazos de liquidaciones de viáticos, compras u otros a fin de que se dé cumplimiento a la normativa de Caja Chica. Ver punto 2.3.3. 3.-Girar instrucciones a la Unidad Financiero Contable, para que proceda a actualizar el Manual de Procedimientos de Caja Chica acorde a la normativa vigente. Ver punto2.4. 16

ANEXO Nº 01 AUDITORIA INTERNA ARQUEO DE CAJA CHICA UNIDAD FINANCIERA AL 27 DE AGOSTO DEL 2014 Monto Fijo Autorizado 150,000.00 Efectivo Contado (Anexo Nº 1) Efectivo en Caja 68,360.00 Cheques 53,460.00 Total Efectivo Contado (Nota 1). 121,820.00 Reintegros y Comprobantes (Anexo Nº 2) Vales Pendientes 6,000.00 Reintegros no Tramitados 22,180.00 Facturas y Comprobantes Otros Total Reintegros y Comprobantes 28,180.00 Total Efectivo y Documentos 150,000.00 Sobrante o Faltante. SUMAS IGUALES 150,000.00 150,000.00 Nota 1: El efectivo y los documentos arriba detallados, fueron revisados y devueltos en su totalidad al encargado del fondo, a las 10 a.m. el 27 agosto 2014. 17

DETALLE DEL EFECTIVO BILLETES SUBTOTAL CANTIDAD DENOMINACION 20,000.00 4 10.000,00 40,000.00 5.000,00 3 2.000,00 6,000.00 21 1.000,00 21,000.00 500,00 100,00 50,00 OTROS Total en Billetes 67,000.00_ MONEDAS SUBTOTAL CANTIDAD DENOMINACION 1 500,00 500.00 8 100,00 800.00 1 50,00 50.00 25,00 20,00 10,00 2 5,00 10.00 2,00 1,00 0,50 0,25 0,10 0,05 Total en Monedas Total en Efectivo _1,360.00 68,360.00_ 18

DETALLE DE CHEQUES EN CAJA Nª BANCO FECHA A NOMBRE DE SUBTOTAL TOTAL CHEQUE CHEQ. 0013669 NACIONAL 22-08-14 Pilar Torres 53,460.00 Nº COMPROBA NTE DE PAGO DE CAJA CHICA. DETALLE DE COMPROBANTES Y VALORES Reintegros pendientes en poder de Presupuesto o Tesorería FECHA MONTO OBSERVACIONES 1 155-2014 25-08-2014 8,120.00 Comprobante de caja chica 2 156-2014 26-08-2014 4,060.00 Comprobante de caja chica 3 157-2014 26-08-2014 10,000.00 Comprobante de caja chica 4 5 6 7 TOTAL 22,180.00 VALES PENDIENTES DE LIQUIDAR Nº Vale. o FECHA OBSERVACIONES Docu. 1 022 11-08-2014 6.000.00 Pago de peajes al señor Marvin Gutiérrez A. 2 TOTAL 6,000.00 19