INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORIA: GESTIÓN DEL CONSULADO DE COSTA RICA EN MIAMI, FLORIDA

Transcripción

1 AUDITORIA GENERAL. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORIA: GESTIÓN DEL CONSULADO DE COSTA RICA EN MIAMI, FLORIDA Mayo de 2014

2 Contenido Informe del Estudio de Auditoría "Gestión en el Consulado de Costa Rica en Miami, Florida, Estados Unidos Sobre el procedimiento ordinario de investigación Sobre la determinación del personal requerido: Sobre las estadías en Costa Rica sobre las que no se ha obtenido justificación: Resultados Sobre el protocolo acreditado a la señora Cónsul General Ana Lorena Sánchez Urpí Sobre la seguridad de los documentos para el servicio consular Seguimiento de resultados de liquidaciones presupuestarias Conclusiones Recomendaciones ANEXOS

3 Informe del Estudio de Auditoría "Gestión en el Consulado de Costa Rica en Miami, Florida, Estados Unidos 1. Introducción: 1.1. Origen El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los Planes Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2013 y Se fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, artículo 22 inciso a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional. La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, en adelante la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar estudios en el Servicio Exterior al representar el 62,15% del presupuesto del Ministerio, en la Calificación de Riesgo realizada por esta Auditoría, resultó con un 63,25%, que lo clasifica dentro de los procesos institucionales en un nivel de riesgo alto. 1.2 Objetivo General Determinar la eficiencia, eficacia y uso racional de los recursos asignados al Consulado General de Costa Rica en Miami, Florida, Estados Unidos, en adelante el Consulado. 3

4 1.3 Objetivos Específicos Verificar si la administración y control utilizados por el Ministerio permiten al Consulado una adecuada gestión. * Determinar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y seguimiento facilitan los servicios consulares a los usuarios residentes e interesados. * Determinar si la capacidad de los recursos asignados en el Consulado proporcionan eficiencia en el servicio. * Verificar si los bienes patrimoniales asignados al Consulado se encuentran debidamente registrados y custodiados. 1.4 Metodología En el desarrollo del estudio se utilizó la Ley General de Control Interno No. 8292, las Normas de Control Interno para el Sector Público, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos. Se efectuó una visita a las instalaciones del Consulado General de Costa Rica, ubicado en la ciudad de Miami, Florida, Estados Unidos, donde se efectuaron diversas pruebas de auditoría entre las que se incluyen: -Entrevista a los funcionarios y personal contratado localmente, 4

5 -La verificación de los activos patrimoniales. -Encuesta de evaluación del ambiente laboral, -Examinar las condiciones del inmueble y su seguridad. -Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios, -La revisión del protocolo de la Cónsul. -El suministro de información referente a seguros y contratos del Consulado. -Un examen de la información financiera. -Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno. Además, se recopiló información en la Dirección General del Servicio Exterior y otras dependencias de este Ministerio Alcance El estudio comprende el período del 1 de enero de 2012 al 30 de setiembre de 2013, ampliándose en los casos en que se estimó conveniente. 1.6 Antecedentes El Consulado se encuentra estratégicamente ubicado en el 2730 SW Tercera Avenida, Suite 401, Miami, Florida, muy cerca de la estación del metro y de otros medios de transporte público, el inmueble dispone de un parqueo para los visitantes lo cual proporciona un fácil acceso a los usuarios, además las instalaciones están provistas de seguridad, las oficinas son espaciosas y cuentan con buena iluminación. 5

6 En el ámbito de acción tiene jurisdicción sobre la totalidad del Estado de la Florida y durante buena parte del alcance de este estudio la ejerció sobre el Estado Libre Asociado de Puerto Rico; brinda servicios de solicitud y retiro pasaportes nuevos, cédulas de identidad, permisos de salida, poderes, residencias, solicitud de visas y permisos de salida entre otros. Cabe destacar que de conformidad con el padrón electoral del Tribunal Supremo de Elecciones de febrero de 2014, están empadronados en esta jurisdicción un total de 1153 costarricenses. En el estudio preliminar se encontró documentación relacionada con una serie de quejas en la calidad de servicio. En la visita se efectuó una encuesta aplicada a varios de los usuarios evidenciando que el servicio es satisfactorio. No obstante, posterior a la visita al hacer una nueva búsqueda en internet por medio de Google, en el sitio Embassy Finder, nuevamente se encuentra con que los usuarios se siguen quejando del servicio que brinda el Consulado. Al momento de la visita y de conformidad con información suministrada por la Dirección General de Servicio Exterior del Ministerio, laboraban para el Consulado los siguientes funcionarios: la señora Ana Lorena Sánchez Urpí, Cónsul General en comisión de Costa Rica en Florida, Estados Unidos, según Acuerdo de nombramiento SE, del 1º de julio de 2006, Rodolfo Rodríguez Cambronero, Cónsul y Lucía Quirós Bonilla, secretaria administrativa, cabe señalar que el Consulado cuenta con una persona contratada localmente por medio tiempo, para atender asuntos administrativos y labores de apoyo. Se le realizó una prueba sobre el clima organizacional con resultado satisfactorio. Dentro del alcance del estudio se determinaron algunas debilidades referentes al plaqueo y retiro de activos y la necesidad de cambio del computador que usa la señora Cónsul General, ambas situaciones fueron 6

7 corregidas ó están en proceso de serlo, de conformidad con información vía correo electrónico facilitada por la señora Quirós Bonilla, funcionaria del Consulado el 9 de mayo de Limitaciones Sobre el procedimiento ordinario de investigación El Embajador Edgar García Miranda, en su momento director del Servicio Exterior, por medio del memorándum DGSE del 6 de junio de 2011, le recomendó al entonces Ministro René Castro el cese de la señora Lorena Sánchez Urpí, como Cónsul General en Miami, debido a quejas realizadas por los usuarios de los servicios consulares; como resultado de esa solicitud en Oficio DVMA de fecha 7 de julio de 2011 el señor Luis Fernando Salazar Alvarado, para esa fecha Viceministro Administrativo, le asigna a la Dirección Jurídica realizar un procedimiento ordinario de investigación a la señora Sánchez Urpí, dicho procedimiento fue asignado al entonces Director Jurídico Carlos Vargas Pizarro, no consta en el expediente de la funcionaria que lleva la Dirección General de Servicio Exterior, respuesta alguna respecto de las investigaciones realizadas. Es importante hacer notar que esta Auditoría solicitó a la Dirección Jurídica el informe sobre el resultado del procedimiento ordinario de investigación y el 17 de marzo de 2014 recibió el Memorándum DJO (cuya copia se adjunta en el anexo 1) en que se informa lo siguiente: Revisando los archivos de esta Dirección Jurídica no consta la existencia de un informe con fecha posterior a ese viaje y sobre el tema que se consulta, lo cual no es posible constatar de manera fehaciente debido al lamentable fallecimiento del señor Vargas 7

8 Sobre la determinación del personal requerido: La documentación aportada por la señora Sánchez Urpí, no fue lo suficiente y relevante para hacer una revisión que permitiera conocer si el personal destacado en el Consulado General es satisfactorio conforme a la demanda de los servicios Sobre las estadías en Costa Rica sobre las que no se ha obtenido justificación: Se está a la espera de respuesta por parte de la Dirección General de Servicio Exterior, sobre consultas realizadas por esta Auditoría General, donde se solicita información que logre justificar estadías de más en Costa Rica de funcionarios acreditados en este Consulado y otras Representaciones sujetas a estudio; según oficio , de fecha 06 de marzo de 2014 y los memorándums y del 25 y el 29 de abril de 2014 respectivamente, con corte al 15 de mayo de Estas solicitudes no han sido atendidas en todos sus extremos. (Ver anexo 2) 8

9 2. Resultados De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General al Consulado General de Costa Rica en Florida, Estados Unidos, se determinó que los controles y procedimientos practicados proporcionan parcialmente una seguridad razonable en torno a su gestión, se hallaron algunas debilidades susceptibles a su mejoramiento: 2.1 Sobre el protocolo acreditado a la señora Cónsul General Ana Lorena Sánchez Urpí En revisión efectuada a los documentos emitidos y recibidos por la representación consular, se observó que el tomo del protocolo acreditado por Costa Rica a la señora Lorena Sánchez Urpí, presentó registros en blanco de las 74 actas notariales, específicamente los folios 067 y 070. Esta situación es contraria a la normativa legal, específicamente lo establecido en el artículo 73 del Código Notarial, publicado en el diario oficial La Gaceta el 22 de mayo de 1998: Escritura y forma de los documentos El texto del documento debe escribirse en forma continua, sin dejar espacios en blanco. Siempre deberán respetarse los márgenes, pero carecerán de validez las palabras escritas en ellos, salvo que se trate de notas marginales en el protocolo, autorizadas por la ley... La señora Sánchez Urpí, manifestó que esta situación se debió a la necesidad de corregir un problema con la impresión de los documentos, sin embargo no se tomó alguna medida inmediata que garantizara la seguridad y transparencia, por consiguiente se estaría eventualmente incurriendo en un descuido en la conservación del protocolo a su cargo. 9

10 2.2 Sobre la seguridad de los documentos para el servicio consular El Consulado carece de un medio seguro en donde custodiar adecuadamente tanto los protocolos de los cónsules, como los sellos, pasaportes y otros documentos migratorios que por sus características demandan una adecuada custodia. No se cuenta con algún medio seguro como por ejemplo una caja de seguridad apropiada para custodiar esta clase de documentos, por cuanto no se ha tenido cuidado de la sensibilidad de estos documentos y su alto riesgo a una posible sustracción, pérdida o extravío, así también la insuficiencia de recursos económicos limitan su compra. Vista del archivo en que se custodian sellos y otros elementos propios de la gestión consular. Tal y como se ha señalado en informes anteriores, el protocolo y los pasaportes, son documentos de carácter legal, altamente sensibles, por lo tanto constituyen un alto riesgo por el valor que adquieren especialmente cuando se encuentran en posesión de terceras personas los cuales pueden hacer mal uso de estas licencias y documentos, en consecuencia la Administración debe proporcionar la debida seguridad con el propósito de minimizar el riesgo. 10

11 2.3 Seguimiento de resultados de liquidaciones presupuestarias Continúan siendo omisos y poco efectivos los análisis de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior por parte del Departamento Financiero, ya que en ocasiones como es este caso, se concentran en aspectos de forma y dejan de lado aspectos sustantivos como son la exactitud y la inclusión total. El Consulado General presenta los estados de cuenta corriente al Departamento Financiero, sin embargo no se observa que este departamento tenga la práctica de realizar la respectiva conciliación para el control de los saldos de la cuenta corriente y conciliación con los saldos de superávit, situación que ha sido reiterada en otros informes de auditoría. El Departamento Financiero y la Dirección General de Servicio Exterior, según sus competencias deben perfeccionar medidas pertinentes para que todas las representaciones documenten mediante su incorporación en las liquidaciones los movimientos de cuentas corrientes y estados de cuenta bancarios, con el propósito de realizar periódicamente las correspondientes conciliaciones y saldos. La norma de las Normas de control Interno para el Sector Público establece: Registros contables y presupuestarios: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados. 11

12 Al no llevarse a cabo esta práctica, el Departamento Financiero pasó por alto un gasto por alquiler del Consulado General correspondiente al mes de enero de 2011, cancelado con el cheque 1586 del 24/12/2010 por un total de $3,500.00, que por error no fue registrado en el informe de gastos de oficina en el exterior correspondiente al cuarto trimestre del 2010 (cuando se realizó la erogación), ni en el primer trimestre de 2011 (cuando correspondía registrar el gasto), sin que la diferencia fuera determinada por el Departamento técnico correspondiente, en este caso el Departamento Financiero. 12

13 3. Conclusiones 3.1 El protocolo a cargo de la señora Cónsul General no presentó todas las rigurosidades de conformidad con la normativa que lo rige para su cumplimiento. 3.2 Los documentos utilizados para el servicio consular se encuentran susceptibles a hurto o sustracción ya que no se dispone medios efectivos para su custodia y seguridad. 3.3 El Departamento Financiero mantiene la práctica de hacer revisiones solo de forma para las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior. Los procedimientos utilizados para el control de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior no permiten la identificación y seguimiento oportuno de diferencias entre los saldos de cuentas corrientes bancarias y los superávits registrados. 3.4 Continúan presentándose debilidades en el control de asistencia del personal destacado en el Servicio Exterior, se mantienen las mismas deficiencias que fueron objeto de advertencia por parte de esta Auditoría. 13

14 4. Recomendaciones 4.1 Al Señor Ministro Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría General sobre los resultados obtenidos Girar las instrucciones pertinentes con el propósito de evitar que se presenten nuevamente situaciones como las referidas en el apartado de limitaciones sobre el procedimiento ordinario de investigación ordenado al en su momento al Director Jurídico. (Ver 1.7.1) Reiterar las recomendaciones emitidas en informes anteriores a fin de que se realicen las acciones pertinentes para determinar en caso de ser procedente, las eventuales responsabilidades a los funcionarios del Consulado, que incurrieron en la eventual ausencia injustificada. (Ver 1.7.3) 4.2 Al Consulado de Costa Rica en Miami Tomar las medidas necesarias para que los documentos de alta sensibilidad utilizados en el servicio consular se resguarden en un sitio o espacio seguro. (Ver punto 2.2) 14

15 4.3 A la Dirección General de Servicio Exterior Desarrollar la práctica periódica de conciliar los registros de vacaciones, llamadas en consulta e incapacidades con los movimientos de ingresos y salidas del país, provistos por la Dirección de Migración y Extranjería. (Ver 1.7.3) 4.4 Al Departamento Consular Tomar medidas inmediatas para que los documentos notariales a cargo de la señora Cónsul de Costa Rica en Florida, cumplan con los requisitos de escritura y forma de los documentos, establecido en el Código Notarial. (Ver puntos 2.1) 4.5 A la Jefatura del Departamento Financiero Llevar a la práctica métodos efectivos para el control de las liquidaciones de gastos de oficina en el exterior, de tal manera que se tenga la práctica de realizar conciliaciones periódicas de los saldos reales de las cuentas corrientes contra el saldo de los superávits que mantengan las Representaciones. (Ver punto 2.3) 15

16 ANEXOS 16

17 ANEXO 1 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23