INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORIA: GESTIÓN DEL CONSULADO DE COSTA RICA EN LOS ÁNGELES, CALIFORNIA, ESTADOS UNIDOS

Transcripción

1 AUDITORIA GENERAL. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORIA: GESTIÓN DEL CONSULADO DE COSTA RICA EN LOS ÁNGELES, CALIFORNIA, ESTADOS UNIDOS Diciembre de

2 Contenido Contenido INTRODUCCIÓN: Origen Objetivo General Objetivos Específicos Metodología Alcance Antecedentes RESULTADOS Sobre la suficiencia del personal asignado Sobre la necesidad de instituir Consulados Móviles De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la información financiera de las Embajadas, Consulados y Representaciones CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

3 Informe del Estudio de Auditoría "Gestión en el Consulado de Costa Rica en Los Ángeles, California, Estados Unidos 1. INTRODUCCIÓN: 1.1. Origen El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los Planes Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2014 y Se fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, artículo 22 inciso a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional. La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, en adelante la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar estudios en el Servicio Exterior al representar el 57,55% del presupuesto del Ministerio, en la Calificación de Riesgo realizada por esta Auditoría, resultó con un 65,80% que lo clasifica dentro de los procesos institucionales en un nivel de riesgo alto. 1.2 Objetivo General Determinar la eficiencia, eficacia y uso racional de los recursos asignados al Consulado General de Costa Rica en Los Ángeles, California, Estados Unidos, en adelante el Consulado. 3

4 1.3 Objetivos Específicos Verificar si la administración y control utilizados por el Ministerio permiten al Consulado una adecuada gestión. * Determinar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y seguimiento facilitan los servicios consulares a los usuarios residentes e interesados. * Determinar si la capacidad de los recursos asignados en el Consulado proporcionan eficiencia en el servicio. * Verificar si los bienes patrimoniales asignados al Consulado se encuentran debidamente registrados y custodiados. 1.4 Metodología En el desarrollo del estudio se utilizó la Ley General de Control Interno No. 8292, las Normas de Control Interno para el Sector Público, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos. Se efectuó una visita a las instalaciones del Consulado General de Costa Rica, ubicado en la ciudad de Los Ángeles, California, Estados Unidos, 4

5 donde se efectuaron diversas pruebas de auditoría entre las que se incluyen: -Entrevista a la funcionaria y a la costarricense contratada localmente, -Verificación de los activos patrimoniales. -Encuesta de evaluación del ambiente laboral. -Encuesta de satisfacción de los usuarios de los servicios consulares. -Examinar las condiciones del inmueble y su seguridad. -Examen de las condiciones de seguridad de los documentos consulares. -Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios, -Revisión del protocolo de la Cónsul. -El suministro de información referente a seguros y contratos del Consulado. -Examen de la información financiera: Revisión de los de gastos de oficina en el exterior, conciliación de cuenta corriente. -Revisión de la plataforma informática y los respaldos de la información vía electrónica. -Revisión de los archivos. -Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno. Además, se recopiló información en la Dirección General del Servicio Exterior y otras dependencias de este Ministerio y se realizaron otra serie de pruebas entre las que se incluyen: 5

6 Estudio de los informes de gastos de oficina en el exterior que incluye la conciliación bancaria y conciliación del superávit del Consulado con el saldo de cuenta corriente conciliada. Revisión de las estadísticas de los informes de los servicios consulares. Investigación respecto de la suficiencia de los recursos humanos y materiales respecto de los servicios que debe brindar el Consulado. Revisión del expediente de la funcionaria nombrada en el Consulado. Confrontación de los registros de vacaciones con respecto a los informes de las entradas y salidas de Costa Rica. Investigación en la plataforma de internet de opiniones sobre los servicios del Consulado de Costa Rica en Los Ángeles. Diversas consultas a instancias internas del Ministerio Alcance El estudio comprende el período del 1 de enero de 2013 al 30 de setiembre de 2014, ampliándose en los casos en que se estimó conveniente. 6

7 1.6 Antecedentes El Consulado se encuentra ubicado en el 1605 West Olympic Bulevard. Suite 400, Los Ángeles, California convenientemente ubicado para los visitantes, las oficinas del inmueble son espaciosas para el buen servicio del personal y usuarios. En el ámbito de acción tiene jurisdicción sobre los estados de California, Nevada, Utah, Alaska, Hawái, Arizona, Washington, Oregón, Idaho, Montana, Wyoming, brinda servicios de solicitud y retiro pasaportes nuevos, cédulas de identidad, permisos de salida, poderes, residencias, solicitud de visas y permisos de salida entre otros. Al momento de la visita y de conformidad con información suministrada por la Dirección General de Servicio Exterior del Ministerio, laboraba para el Consulado la señora Sylvia Ugalde Fernández, Cónsul General en Los Ángeles, Estados Unidos, según Acuerdo de nombramiento Nº SE-RE, del 7 de julio de 2011, además el Consulado cuenta con los servicios de una costarricense contratada localmente y por tiempo completo para atender asuntos administrativos y labores de apoyo. Cabe señalar que producto de las encuestas de evaluación, dirigidos a servicios consulares, la información obtenida y en la red de internet particularmente en las redes sociales, el Consulado brinda los servicios de manera oportuna, con calidad y en general la mayoría de los usuarios los califican como satisfactorios. 7

8 2. RESULTADOS De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General al Consulado General de Costa Rica en Los Ángeles, California, Estados Unidos, se determinó que los controles y procedimientos practicados proporcionan una seguridad razonable en aspectos como el manejo de archivos, la custodia de la información, documentos consulares, el registro y custodia de activos, la administración y control de los recursos financieros asignados. No obstante, se hallaron algunas debilidades susceptibles a su mejoramiento: 2.1 Sobre la suficiencia del personal asignado No obstante lo indicado en los antecedentes de este estudio; los grandes esfuerzos realizados por la señora Ugalde Fernández y la costarricense contratada localmente podrían resultar insuficientes para cubrir integralmente las obligaciones y la demanda de servicios de los usuarios dentro de las que se citan las más usuales: Trámites de cédulas de identidad. Solicitudes de emisión de pasaportes. Trámites de salvoconductos Trámites de visas. Exhortos Atención de costarricenses presos. Notariado consular. Atención de llamadas telefónicas. 8

9 Cabe señalar que de conformidad con la información disponible en la página de internet del Tribunal Supremo de Elecciones, están empadronados en la jurisdicción del Consulado dos mil doscientos ochenta y siete costarricenses con derecho al voto, esta cifra no incluye los menores de edad, los ilegales y a quienes no han realizado el proceso de empadronamiento para el proyecto de voto en el exterior. En el mismo orden de ideas la publicación El perfil de la población de origen costarricense en Estados Unidos. Noviembre de 2012 en California había al año 2010: costarricenses. Fuente: disponible en internet el 16 de junio de 2015 a las 11:00 a.m. Así las cosas, una posible ausencia de la señora Ugalde Fernández, como representante, provocarán que los servicios consulares se interrumpan, situación que se va a concretar cuando la funcionaria se encuentre en período de vacaciones, sufra quebrantos de salud, o bien por motivos inherentes al cargo tenga que apersonarse a lugares alejados de su jurisdicción. Sobre este asunto la Cónsul Ugalde Fernández indicó en entrevista realizada por esta Auditoría General lo siguiente: Como debilidad tal vez el querer hacerlo todo bien y rápido. Me gustaría no tener temas pendientes y me frustra que eso no se pueda lograr. La principal limitación es el no tener suficiente personal. Se necesita al menos un diplomático más. En el Oficio de la Comisión Calificadora CCSE del 24 de abril de 2015, referente a los resultados del concurso interno; se determinó que la plaza vacante de Consejero y Cónsul en Los Ángeles fue declarada en inopia al no haber sido objeto de oferta por parte de los funcionarios de la 9

10 carrera diplomática del Ministerio, a la fecha de este informe se está promoviendo un concurso externo para llenar dichas las plazas. Cabe hacer notar que el Estudio del Servicio Exterior: Misiones diplomáticas y consulares de Costa Rica en el exterior, del 5 de agosto de 2015, determinó: Es necesario el nombramiento de un funcionario de la segunda categoría y otro de la tercera categoría del Régimen del Servicio Exterior, para contar con un total de funcionarios que sean de la carrera del Servicio Exterior. Se propondrá la reapertura de la oficina de PROCOMER en Los Ángeles, California. Otra situación a considerar es el hecho que el proyecto de Marca País Esencial Costa Rica incluye dentro de las sedes diplomáticas a los Estados Unidos, tal y como se consigna en el Convenio de Cooperación Interinstitucional, suscrito entre el Canciller Manuel A. González y el Ministro de Comercio Exterior y Presidente de la Junta Directiva de PROCOMER Alexander Mora, el lunes 21 de setiembre de 2015: lo que implicará una mayor inversión de tiempo laboral de las funcionarias actuales, esfuerzo adicional que podría considerarse excesivo por las condiciones actuales de carencia de personal. También es importante señalar que este Consulado contó con los servicios de dos funcionarios diplomáticos; sin embargo uno de ellos fue trasladado según consta en el Acuerdo Ejecutivo # SE-RE, que rigió a partir del 1 de julio de 2014; lo que conllevó a un recargo de tareas y funciones para la única funcionaria que actualmente tiene la jurisdicción de Los Ángeles según se muestra en el siguiente gráfico: 10

11 De conformidad con lo examinado, ya que la función notarial es muy amplia en cuanto a sus servicios se refiere y contar solamente con los servicios de una funcionaria es insuficiente para atender la totalidad de los trámites requeridos, más aún si se requiere de su firma. En otras palabras, en asuntos de declaraciones testimoniales, confesionales, elaboración de cálculos, repuesta a los juzgados en Costa Rica, exhortos, coordinación de abogados para la elaboración de escrituras, entre otros, requieren la presencia del Cónsul General. Adicionalmente resulta dificultoso atender otros requerimientos como la atención de presos y la posibilidad de llevar a cabo consulados móviles. Cabe hacer mención que el señor Gustavo Sancho Víquez fue nombrado como Consejero y cónsul en comisión, en Los Ángeles, Estados Unidos, a partir del 1 de setiembre de 2015, según consta en el Acuerdo de Nombramiento N SE-RE, de fecha 11 de agosto de

12 2.2 Sobre la necesidad de instituir Consulados Móviles La jurisdicción del Consulado, tal y como se muestra en el mapa y cuadro insertos más adelante, es muy amplia y dificulta el traslado de usuarios potenciales a las instalaciones en que se brinda el servicio, requiriendo invertir hasta 19 horas y media de tiempo para el traslado, lo que podría provocar problemas a los costarricenses que requieren de servicios consulares. Es importante hacer notar que para esta jurisdicción se cuenta con un único Consulado Honorario en el Estado de Arizona. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO CONSULADO DE COSTA RICA EN LOS ANGELES DISTANCIAS DE LA JURISDICCIÓN ESTADO DISTANCIA (millas) DURACIÓN DE TRANSPORTE (horas) Seatle Estado de Washington ,50 Nevada 487 9,78 Utah ,68 Arizona 519 8,88 Oregón ,60 Montana ,43 Wyoming ,60 Alaska 9,50 en avión Hawaii 6,18 en avión Fuente: Información de Google. 12

13 Jurisdicción del Consulado de los Ángeles 13

14 El cuadro y mapa muestran distancias que sobrepasan los 1800 kilómetros para llegar al consulado costarricense según la jurisdicción, distancia que como se mencionó con anterioridad pueden causar inconvenientes al interesado, principalmente en tiempo y costos de traslado. Así las cosas, sería oportuno que la Administración considere, a mediano plazo, la posibilidad de realizar periódicamente consulados móviles en los lugares más lejanos de la jurisdicción, de manera que puedan contribuir a facilitar un servicio oportuno; para ello es necesario contar con el equipamiento necesario por parte del Registro Civil y de la Dirección de Migración y Extranjería, de manera que se pueda ofrecer al usuario un paquete de servicios que satisfaga sus demandas y que maximice el uso de los recursos públicos. Cabe mencionar la opinión de algunos usuarios a quienes se les practicó la encuesta de evaluación del servicio, consideraron necesario la existencia de consulados más cercanos, esto con el propósito de facilitar sus requerimientos evitando el recorrido de largas distancias. 2.3 De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la información financiera de las Embajadas, Consulados y Representaciones El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no cuenta con una plataforma informática para el registro, control y seguimiento de la partida de gastos de oficina en el exterior que permita el traslado digital de la información y que incluya el envío de los documentos soporte escaneados. 14

15 Esta situación ha sido una constante en las entrevistas con los funcionarios diplomáticos que por su formación académica carecen de los conocimientos financiero-contables suficientes para el desarrollo de este tipo de informes; así también el costo del envío de documentos es oneroso para la el presupuesto de este Ministerio, máxime si se toma en cuenta las normativas relacionadas con la agilización de trámites y las políticas de cero papel, esto aunado a la evaluación manual de cerca de sesenta y cinco informes que realizan los funcionarios de la Dirección Financiera. A manera de ejemplo el costo de un correo (Courier), para el envío trimestral del informe de liquidación de gastos de oficina en el exterior es de $45 aproximadamente y si calcula por las sesenta y cinco Misiones Diplomáticas y Consulados, esto implica un costo cercano a los $12,000 anuales ( 6.5 millones), costo que no incluye el papel, las copias y el tiempo que los funcionarios deben dedicar a la confección, revisión y rectificación de informes financieros. 15

16 3. CONCLUSIONES 3.1 El Consulado de Costa Rica en Los Ángeles cuenta con actividades de control en observancia a las regulaciones aplicables que le permiten su buen funcionamiento, a pesar de tener serias limitaciones de personal. 3.2 El servicio eficiente y oportuno de la representación consular se ve comprometido por causa de limitaciones de personal, con el perjuicio que conlleva a la funcionaria destacada durante la visita, por el incremento en las cargas de trabajo y eventuales problemas de salud. 3.3 Los servicios consulares oportunos se ven muy limitados debido a que la jurisdicción territorial es muy extensa y existe una cantidad considerable de costarricenses que la habitan. 3.4 El Ministerio carece de una herramienta informática institucional para el control de los gastos de oficina en el exterior. 16

17 4. RECOMENDACIONES 4.1 Al Señor Ministro Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría General sobre los resultados obtenidos Girar las instrucciones necesarias para iniciar la actualización y automatización del proceso de registro, revisión y control de los gastos de oficina en el exterior de las representaciones, que se ajuste a las necesidades propias del Ministerio, la normativa vigente y con las disposiciones actuales de los entes fiscalizadores (Ver punto 2.3) 4.2 A la Dirección General de Servicio Exterior Evaluar las cargas de trabajo y valorar la posibilidad de reforzar el consulado con una plaza más. (Ver punto 2.1) Coordinar con otras instancias de la Administración Pública (Registro Civil, Dirección General de Migración y Extranjería), la posibilidad de que faciliten los recursos técnicos (software y hardware) necesarios para la realización de consulados móviles. (Ver punto 2.2) 17