MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AÑO: 2014 1
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3 Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República de Guatemala, -CONJUVE- Autoridades Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León Directora General Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo Cuerpo de Asesores Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica Colaboración Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno Guatemala, Septiembre 2014
4 ÍNDICE GENERAL Subdirección Administrativa, Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE- i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones Legales. 9 vi. Estructura Organizacional 10 vii. Definiciones. 11 viii. Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y Descripción de puestos. 12 ix. Normas Específicas. 13 1. Control y asignación de combustible para vehículos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la 16 República de Guatemala CONJUVE-. 1.1. Procedimiento. 17 1.2. Flujograma. 19 2. Anexo. 21
5 INTRODUCCIÓN El Manual de normas y procedimientos de control y asignación de combustible, ha sido actualizado con la finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, los procesos administrativos y operativos que facilitarán el uso, manejo, control y administración de este recurso. El presente trabajo contiene sus propios objetivos, justificación, alcance, disposiciones legales, estructura organizacional, definiciones, responsabilidades de acuerdo al Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo, normas específicas, así como el detalle sistemático de los procesos con su respectiva representación gráfica. Por ser un instrumento de consulta organizacional 1, deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución. 1 Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.
6 OBJETIVOS GENERAL Establecer políticas y normas para la adquisición y administración de combustible del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE-; así como promover el uso adecuado de este recurso, determinando responsabilidades y funciones de quienes intervienen en el proceso de asignación y utilización. ESPECÍFICOS 1. Maximizar la utilización de combustible en los vehículos, para el uso más eficiente de este recurso. 2. Servir de apoyo a las Autoridades del CONJUVE, para el mejoramiento en la toma de decisiones en relación a la asignación de presupuesto y eficiencia en las actividades de la institución. 3. Realizar debidamente y en tiempo la adquisición del combustible. 4. Establecer procedimientos eficientes en cuanto al control, asignación y manejo del combustible que se utiliza para las actividades del CONJUVE. 5. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal.
7 JUSTIFICACIÓN El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de control y asignación de combustible para los vehículos propiedad del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-; lo anterior, permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia y eficacia en los procesos administrativos. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.
8 ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica para todos los Departamentos, Unidades y Secciones del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, donde cada Servidor y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.
9 DISPOSICIONES LEGALES 1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública. 4. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas.
10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA CONJUVE- Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala. CONJUVE-
11 DEFINICIONES COMBUSTIBLE Es el recurso solicitado para la realización de alguna actividad en beneficio del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, el cual debe gestionarse por escrito ante la Dirección General, quien autorizará o denegará dicha solicitud. FORMULARIO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE Es el requerimiento interno numerado cronológicamente, autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-, mediante el cual el interesado recibe el combustible (vales) para el desarrollo de alguna actividad, el cual debe contar con la aprobación de la Dirección General. VALES DE COMBUSTIBLE Es el documento formal, por medio del cual del Subdirector Administrativo o quien haga sus veces hace entrega del combustible a la persona solicitante, dicho acto es formalizado utilizando el formulario de control de combustible. REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE COMBUSTIBLE Es el proceso mediante el cual el Subdirector Administrativo detalla el movimiento del combustible, en el libro de registro autorizado por la CGC.
RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo 2. 12 DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo 3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas 4. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA La Subdirección de servicios administrativos es la dependencia del Consejo Nacional de la Juventud, responsable de registrar y agilizar la resolución de toda solicitud, expediente y correspondencia ingresada al Consejo, velando por que el proceso administrativo se desarrolle oportuna y eficazmente, así mismo le corresponde velar por la efectividad de la operación y mantenimiento de los servicios e infraestructura, proporcionando la seguridad necesaria para el adecuado resguardo de las instalaciones del Consejo, deberá cumplir con las formalidades legales de comunicar los actos administrativos emitidos por el Consejo a todas las unidades de servicios administrativos para su eficiente y eficaz funcionamiento 5. 2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12. 3 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 4 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14. 5 Ibid, página 16.
13 NORMAS ESPECÍFICAS 1. La Subdirección Administrativa, es la unidad responsable de las gestiones de compra, asignación, control y monitoreo de las actividades relacionadas al manejo de combustible del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. 2. La Dirección General y Dirección Ejecutiva, son los únicos que tendrán asignación mensual de combustible, la cual se establecerá bajo acuerdo interno, correspondiente al periodo fiscal vigente. 3. Es responsabilidad de la Subdirección Administrativa y Financiera del CONJUVE, bajo la autorización previa de la Dirección General, llevar a cabo acciones de adquisición y compra de combustible a proveedores autorizados. 4. El combustible será adquirido con los proveedores que cumplan con los siguientes requisitos: Con lo descrito en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Cumplir con las fechas establecidas de entrega. Contar y cumplir con la cobertura del servicio ofertado. Cumplir con la calidad en el producto y servicio ofrecido. 5. Los solicitantes que requieran combustible deberán solicitarlo por escrito a través de su jefe inmediato a la Dirección General o quien haga sus veces (de acuerdo al rendimiento del vehículo a utilizar, ver anexo I), como mínimo con un (2) días de anticipación. 6. El combustible será utilizado única y exclusivamente para actividades oficiales del CONJUVE. 7. Toda solicitud de combustible será autorizada por la Dirección General, y presentada a la Subdirección Administrativa para la entrega del medio vigente que se utilice para la asignación de combustible, utilizando el formulario de control de combustible. ver anexo II.
8. En caso de requerir combustible para vehículos particulares, se podrá otorgar una cantidad mediante autorización escrita por parte de la Dirección General. 14 9. El Subdirector (a) Administrativo determinará el medio de administración de combustible que le sea más conveniente a la Subdirección y al CONJUVE, con previa autorización de la Dirección General. 10. Es responsabilidad de la Subdirección Administrativa o quien haga sus veces, mantener los vehículos del CONJUVE con combustible. 11. El Subdirector (a) Administrativo o quien haga sus veces, llevará un registro del movimiento de combustibles en libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas -CGC-. 12. El Subdirector (a) Administrativo o quien haga sus veces, será el responsable del control y monitoreo de combustible asignado a los vehículos del CONJUVE; así como de vehículos particulares que en su debido momento se requieran para el cumplimiento de los objetivos específicos de la institución. 13. La Subdirección Financiera, es la unidad responsable de asignar el presupuesto y viabilizar las gestiones de compra de combustible. 14. El Subdirector (a) Administrativo o quien haga sus veces, es el responsable del monitoreo y elaboración de reportes relacionados a la asignación y consumo de combustible. 15. El Subdirector (a) Administrativo o quien haga sus veces, es la responsable de mantener bajo su resguardo, seguro y confiable, el medio vigente que se utilice para la asignación de combustible. 16. En el suceso de cualquier anomalía referenciada en este documento normativo, el Subdirector Administrativo, será el responsable de informar por escrito a las autoridades para su conocimiento y efectos correspondientes.
15 17. En caso de cancelación de la comisión, cuando ya fuera entregado el medio vigente de combustible el interesado o solicitante, debe devolver los mismos a la Subdirección Administrativa, quien procederá anular los documentos de respaldo. 18. Eventualmente la Unidad de Auditoría Interna revisará los procesos administrativos de asignación de combustibles. 19. En el caso de sustracción de vales o del medio vigente para el consumo de combustibles, el Subdirector (a) Administrativo, deberá presentar la siguiente documentación a la Dirección General. Denuncia al Ministerio Público o confirmación de la denuncia. Informe circunstanciado de los hechos. Acta Administrativa, donde se suscriba los hechos ocurridos.
16 CONTROL Y ASIGNACIÓN DE COMBUSTIBLE PARA VEHÍCULOS DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA -CONJUVE-
17 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa Título del Procedimiento: Control y asignación de combustible para vehículos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Hoja: 1 / 2 Número de formas: 2 Inicia: Unidad Solicitante Departamento Unidad Solicitante Dirección General Puesto Responsable Interesado o conductor Director (a) General 2 Secretaria de Dirección General Finaliza: Subdirección Administrativa Paso Actividad No. 1 3 En caso de requerir combustible para una actividad oficial del Consejo, debe solicitarlo por escrito a través de su jefe inmediato a la Dirección General 6 (ver anexo I, rendimiento de combustible del vehículo), como mínimo con dos días de anticipación. Recibe y verifica oficio de solicitud de combustible; y autoriza con visto bueno, (trasladando oficio a secretaria de Dirección para la suscripción de nombramiento) 7, en caso contrario finaliza el procedimiento, (devuelve solicitud a interesado.) Recibe solicitud con visto bueno de la Dirección General y, suscribe nombramiento (asigna correlativo) y, devuelve documento a Dirección para firma de autorización correspondiente. Director (a) General 4 Recibe y verifica nombramiento de comisión, autorizando la misma y traslada al interesado / conductor para continuar su trámite. Unidad Solicitante Interesado o conductor 5 Recibe nombramiento de comisión debidamente autorizado, y traslada a la Subdirección Administrativa para la entrega del medio vigente que se utilice para la asignación de combustible. Subdirección Administrativa Subdirector Administrativo (a) o quien haga sus veces 6 Recibe y revisa nombramiento de comisión autorizado por la Dirección General, por lo que suscribe Formulario de Control de Combustible autorizado por la Contraloría General de Cuentas -CGC-, Ver anexo II (asignando el mismo correlativo del nombramiento de comisión autorizado por la Dirección General). 6 El oficio debe indicar, el tipo de vehículo (particular / oficial), número de placas, tipo de combustible (gasolina / diesel), modelo, marca, entre otros. 7 Se otorgará combustible prioritariamente, a aquellas unidades administrativas que contribuyan al desarrollo de los programas para el cumplimiento de los objetivos del CONJUVE.
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa Título del Procedimiento: Control y asignación de combustible para vehículos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala CONJUVE-. Hoja: 2/2 Número de formas: 2 Inicia: Unidad Solicitante Departamento Subdirección Administrativa Puesto Responsable Subdirector Administrativo (a) o quien haga sus veces Finaliza: Subdirección Administrativa Paso Actividad No. 7 18 Traslada a Dirección General, Formulario de Control de Combustible autorizado por la Contraloría General de Cuentas -CGC-, para autorización. Dirección General Director (a) General 8 Recibe y revisa Formulario de Control de Combustible autorizado por la CGC, y aprueba la entrega de combustible; trasladando al Subdirector (a) Administrativo o quien haga sus veces para que continúe su trámite. Subdirección Administrativa Subdirector Administrativo (a) o quien haga sus veces 9 Recibe Formulario de Control de Combustible autorizado por la Dirección General, adjunta nombramiento de comisión y procede a llenar la parte inferior del Formulario de Control de Combustible, así mismo entrega el medio vigente de asignación de combustible. (B). Unidad Solicitante Interesado o conductor 10 Recibe por parte del Subdirector (a) Administrativo o quien haga sus veces, el equivalente en combustible en el medio vigente, y procede a realizar la actividad. Subdirección Administrativa Subdirector Administrativo (a) o quien haga sus veces 11 (B). Registra el gasto de combustible en el libro de Registro y Control de Combustibles, autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-.
FLUJOGRAMA 19
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ANEXOS 21
22 ANEXO I Nota: Para el cálculo de combustible por el uso de vehículos oficiales o particulares, se tomará como base el kilometraje recorrido y los datos contenidos en la Guía Oficial de Caminos para el área rural; en el caso del área metropolitana el cálculo se realizará en base a kilómetros estimados los lugares a visitar.
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