2015 INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTABLE 2014 DE NARIÑO (N) Por: Gladis Olúa Martínez Jefe Oficina Control Interno Municipio de Nariño (N) 10/03/2015
TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. METODOLOGIA 7. RESULTADOS DE LA EVALUACION (ENCUESTA) 8. FORTALEZAS 9. DEBILIDADES 10. RECOMENDACIONES 11. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 12. RECOMENDACIONES ANEXOS Evaluacion Control Interno Contable
INTRODUCCIÓN El presente informe tiene como finalidad evaluar el desarrollo del Control Interno Contable de la Administración Municipal, teniendo como base de evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implemento en el municipio para el mejoramiento continuo del proceso contable.
INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTABLE - VIGENCIA 2014 2. OBJETIVO El objetivo principal de éste informe, consiste en evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Administración Municipal de Nariño (N), con el propósito de determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en las prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera. 3. ALCANCE El presente informe corresponde al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2014 y analiza el control interno contable de la Alcaldía Municipal de Nariño (N). CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las siguientes, son algunas de las normas y lineamientos tenidos en cuenta para efectos de elaborar este informe. Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación. Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la citada entidad. Instructivo 020 del 14 de diciembre de 2012, relacionado con las instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2012-2013, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros aspectos del proceso contable. Carta Circular 002 del 06 de febrero de 2012, relacionada con los aspectos a considerar para el cierre de la vigencia 2011 en el sistema integrado de información financiera SIIF NACION Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la Republica 2010. Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de 2005, Manual de Implementación del Modelo estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI Decreto 1027 de 2007 Ley 954 de 2000, Ley 954 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. Acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la Nación, por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la Nación, por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
4. METODOLOGÍA Para el logro del objetivo propuesto, se realizaron las siguientes actividades: Se revisaron selectivamente algunos documentos soportes de comprobantes de contabilidad, conciliaciones bancarias, libros auxiliares de contabilidad, atención de requerimientos y correspondencia con los organismos de control y observaciones del Informe de Control interno contable de 2014. Se solicitó información al Grupo de la Tesorería Municipal, Oficina de Contabilidad y Oficina de Almacén, relacionada con la información financiera y económica del Municipio. Para la evaluación del control interno contable, se utilizó el cuestionario adoptado por la Contaduría General de Nación, mediante resolución 357 de 2008, diligenciado y verificado en su totalidad y reportado a la citada entidad. LOS RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTABLE, ESTABLECIDOS POR LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, SON LOS SIGUIENTES, DE CONFORMIDAD CON LA RESOLUCIÓN 357 DE 2008, DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS RANGO CRITERIO 1.0 2.0 INADECUADO 2.0 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO 4.0 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO 5. RESULTADOS DE LA EVALUACION (ENCUESTA) Una vez analizados los resultados de los elementos de control, éste arrojó un porcentaje de 4,30% lo que significa que tienen un nivel satisfactorio en cuanto a la evaluación y seguimiento del proceso del sistema de control interno contable de la entidad siendo necesario ejercer los correctivos necesarios a fin de lograr un mayor acompañamiento en los procesos y en los planes de mejoramiento que se generen en ocasión a las auditorías externas e internas que le realicen a la entidad.
6. FORTALEZAS El Municipio de Nariño (N) tiene debidamente identificado los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad. Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable. Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo o correspondiente, ya que en la oficina contable no se registra ningún comprobante sin contar con el debido soporte idóneo que respalde la transacción. Así mismo son de fácil y confiable medición monetaria. La documentación referente a los soportes contables, son claros, adecuados y completos con las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte. Los funcionarios que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen el Régimen de contabilidad pública aplicable para la Entidad y el perfil profesional es el idóneo. Las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable que se pueden identificar son adecuadas. La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponden a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública. Se realizan los respectivos ajustes financieros, económicos, sociales y ambientales correspondientes a la última versión pública de la página web de la Contaduría General de la Nación. Revisados los documentos soportes en la oficina de contabilidad, se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, siendo muy cuidadosos en este aspecto. Los libros de contabilidad siempre se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad.. 7. DEBILIDADES Existen dificultades en cuanto al reporte de información oportuna y en la publicación de la misma. Es necesario realizar las depreciaciones de activos fijos de manera individualizada. Se requiere la actualización e implementación urgente del manual de procesos y procedimientos para el área de contabilidad. Se hace urgente elaborar e implementar la política de administración del riesgo para el área de contabilidad. Se requiere realizar la evaluación al Sistema de Control Interno Contable con indicadores de gestión y auditoria interna. Se hace necesario revisar y ajustar el proceso de almacén con respecto al tratamiento de bienes devolutivos de la entidad.
8. AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES RECOMENDACIONES REALIZADAS Se ha avanzado en la depuración de los estados financieros lográndose llegar cada día a la exactitud en la información presentada y la situación real de la entidad. La Contabilidad, Tesorería y Presupuesto, opera en el SIIF, de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los informes contables se han presentado de manera oportuna, proceso que se ha facilitado gracias a la implementación y mejoramiento del sistema contable Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad. Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el régimen de contabilidad pública. 9. RECOMENDACIONES El reporte de información se debe realizar de forma oportuna y debe estar disponible tanto para los entes de control como para la ciudadanía en genera, la publicación de la misma es indispensable. Es necesario realizar las depreciaciones de activos fijos de manera individualizada. Se requiere la actualización e implementación urgente del manual de procesos y procedimientos para el área de contabilidad. Se hace urgente elaborar e implementar la política de administración del riesgo para el área de contabilidad. Se requiere realizar la evaluación al Sistema de Control Interno Contable con indicadores de gestión y auditoria interna. El municipio está dando cumplimiento al programa establecido por la Presidencia de la República, denominado Gobierno en Línea. Para el área de contabilidad se requiere la publicación de la información correspondiente, para que a través del medio se pueda también informar al ciudadano y estos puedan interactuar a través del formato PQR peticiones, quejas y reclamos. Revisar el proceso de almacén con respecto al inventario de bienes devolutivos. GLADIS OLUA MARTINEZ Jefe Oficina Control Interno