CONTENIDO 1. Resolución General 3749/15 2. Funcionamiento 3. Ventajas 4. Implementación 5. Tramite AFIP a. Requisitos b. Empadronamiento c. Alta punto de venta d. Certificado digital (archivo.crt) e. Habilitar certificado digital 6. Instalación Factura Electrónica 7. Configuración de compatibilidad (SOLO USUARIOS CON WINDOWS VISTA o SEVEN) 8. Configuración Factura Electrónica 9. Datos requeridos en el E-Pyme 10. Vencimiento de certificado ( IMPORTANTE!) 1
1- Resolución general 3749 A partir del 1º de Julio de 2015 AFIP establece facturación electrónica obligatoria para los inscriptos en IVA. De acuerdo a las nuevas obligaciones establecidas en la Resolución General 3749/15 que implementó la AFIP en estos últimos días, todos los responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado (IVA) y los monotributistas (ver cuadro) deberán emitir facturas electrónicas, salvo que en la actualidad utilicen impresores fiscales para dicha tarea. La solución que Lomasoft Innovaciones le ofrece para realizar la facturación electrónica opera a través de los servidores de la AFIP utilizando la modalidad de Web Services; es decir que, los contribuyentes conectan su sistema informático de gestión con el sistema del organismo oficial. Usted podrá utilizar nuestro sistema de gestión comercial, E-Pyme 4, y automáticamente el módulo de facturación electrónica se comunicará con los servidores de la AFIP y obtendrá el CAE (Código de autorización electrónica) que otorga validez fiscal al comprobante. 2- Funcionamiento El módulo de facturación electrónica de Lomasoft Innovaciones es una aplicación que permite interactuar de forma online con los servidores de la AFIP. El procedimiento opera efectuando los siguientes pasos: a) Se genera un comprobante en el sistema de gestión E-Pyme 4 (Full o Base). b) Al guardar el comprobante el sistema se conecta con los servidores de AFIP pidiendo la validación de la factura. c) Si AFIP valida correctamente la operación informada, le será devuelto el código de autorización electrónica (CAE). d) El sistema de gestión recibe el CAE y lo asigna automáticamente al comprobante de venta. 3- Ventajas Algunas ventajas que Lomasoft Innovaciones le ofrece son: a. No hay límite en la cantidad de comprobantes de ventas informados. b. No tiene ningún costo de mantenimiento obligatorio. 2
c. Ahorrará tiempo en el proceso de facturación. d. Ahorrará en insumos para impresoras y gastos de imprenta. e. Podrá enviar los comprobantes de venta a sus clientes vía e-mail automáticamente. 4- Implementación Si usted ya cuenta con alguna versión del E-Pyme 4 el costo completo por la instalación e implementación del módulo de Facturación Electrónica (para una computadora) incluye instalación, configuración, diseño y parametrización de los comprobantes prediseñados. En caso de tener que adquirir también el software de gestión puede ver los valores y funcionalidades de cada uno en: http://www.lomasoft.com.ar Contamos con dos modalidades para brindarle el servicio de instalación: Acceso remoto: A cargo de un técnico capacitado para realizar las tareas de configuración necesarias. Será un requisito obligatorio contar con acceso a internet. Nuestras oficinas: Recibiremos en nuestras oficinas las PCs a configurar y las pondremos a punto para utilizar el sistema de gestión y la facturación electrónica. 5- Trámite AFIP a. Requisitos Es requisito poseer una Clave fiscal de Nivel 3 ante AFIP. En caso de tener que gestionar una clave fiscal de nivel 3, la misma se deberá realizar personalmente en la dependencia de la AFIP, el presidente de la empresa o bien un representante con poder otorgado por escribano. b. Empadronamiento Para realizar el empadronamiento de la empresa se deben seguir lo siguientes pasos: 3
Ingresar al sistema de AFIP con su clave fiscal de nivel 3. Ir a la opción Régimen de facturación y registración (REAR / REE / RFI). IMPORTANTE! Si dicha opción no figura en su menú de opciones, deberá habilitar el servicio ingresando por Administrador de Relación de Clave Fiscal, opción Adherir servicio. Seleccionar Empadronamiento / Adhesión en el listado. Finalmente complete el formulario para la inscripción al régimen de factura electrónica con sus datos. c. Alta punto de venta Para realizar el alta del punto de venta asignado a la factura electrónica realizar los siguientes pasos: Ingresar al sistema de AFIP con su clave fiscal de nivel 3. 4
Ir a la opción Régimen de facturación y registración (REAR / REE / RFI). Seleccionar A/B/M de Puntos de Venta en el listado. Seleccionar nuevamente A/B/M de puntos de venta. Completar los datos solicitados en el siguiente formulario. Tener en cuenta que en el campo Sistema de facturación asociado, deberá elegir la opción RECE para aplicativo y web services ya que dicha opción hace referencia a la Factura Electrónica general. 5
Finalmente hacer clic en Aceptar. d. Certificado digital (archivo.crt) Para obtener su Certificado Digital, deberá proceder de la siguiente manera: Copiar y descomprimir en el disco rígido de su pc el archivo nombre_de_archivo.csr enviado por Lomasoft Innovaciones (no abrir dicho archivo). Ingresar a la Administración de certificados digitales y hacer clic en el botón Agregar alias IMPORTANTE! Si dicha opción no figura en su menú de opciones, deberá habilitar el servicio ingresando por Administrador de Relación de Clave Fiscal, opción Adherir servicio. En el campo Alias, tipear EL MISMO NOMBRE DEL ARCHIVO ENVIADO PERO SIN LA EXTENSION.csr (es imprescindible respetar esto). Hacer clic en el botón examinar y buscar el archivo.csr guardado. 6
Una vez cargado el archivo hacer clic en el botón Agregar alias. Aparecerá la siguiente pantalla, en la que se deberla clickear en Ver. A continuación hacer clic en Descargar y guardar el archivo.crt en su pc. IMPORTANTE! El archivo.crt descargado deberá ser comprimido y enviado a Lomasoft Innovaciones. e. Habilitar certificado digital Para realizar la habilitación del certificado digital deberá seguir los siguientes pasos: Ingresar al sistema de AFIP con su clave fiscal de nivel 3. 7
El servicio a utilizar se denomina Administración de Relaciones de Clave Fiscal (o Subadministrador de Relaciones de Clave Fiscal según sea el caso). En este ejemplo la empresa SERVICIOS GENERALES S.A. es la empresa que utilizará los Webservices, por lo tanto se deberá seleccionar a SERVICIOS GENERALES S.A. del desplegable. El servicio cuenta con cuatro opciones. a. Adherir Servicio permite al usuario incorporar un servicio para operar en nombre del Representado (en este caso SERVICIOS GENERALES S.A. ), simplemente seleccionando el servicio. b. Nueva Relación, es similar a la anterior, con la diferencia que permite seleccionar además al Representado y al Representante en la autorización que se esta generando. En este caso el Administrador de Relaciones de SERVICIOS GENERALES utilizará la opción Nueva Relación del Administrador de Relaciones. 8
La pantalla se presenta con un desplegable para seleccionar el Representado, que es la persona por la que se operará el servicio. En este caso, el usuario solo puede administrar las relaciones de SERVICIOS GENERALES S.A. por lo tanto el desplegable aparece deshabilitado, con la única opción seleccionada por defecto. Una vez seleccionado el representado, se puede buscar el servicio que se autorizará. Dentro de los servicios AFIP, deberá seleccionar la agrupación de Webservices, y dentro de esta agrupación, buscar el servicio que desee habilitar. Para este caso selecciona el servicio Facturación Electrónica. Una vez seleccionado el servicio, la pantalla de la autorización se actualiza con la nueva información. Al haber seleccionado el servicio, la transacción permite seleccionar ahora el usuario Representante para la autorización. 9
Al ser el servicio elegido un Webservice, la selección del representante plantea dos posibilidades. Una es seleccionar un computador fiscal propio y la otra es autorizar a un tercero para que opere el Webservice en nombre propio. Para continuar con la autorización, deberá confirmar la operación utilizando el botón Confirmar. Nuevamente la pantalla vuelve a actualizarse, ahora con la información del representante autorizado. En esta instancia se podrá realizar una última revisión de las selecciones realizadas, y se deberá presionar el botón Confirmar para efectivizar la autorización y finalizar la delegación. 6- Instalación Factura Electrónica Insertar el cd y ejecutar el archivo setup_fe.exe para comenzar el proceso de instalación. La primera pantalla que nos encontraremos será la de Bienvenida a la instalación. Para continuar hacer clic en el botón Siguiente. 10
El paso siguiente nos informará que daremos comienzo a la instalación del módulo de facturación electrónica. Para iniciar la instalación hacer clic en Instalar. La barra de estado nos irá mostrando el proceso de instalación. Una vez que se complete la barra la instalación habrá terminado. La siguiente ventana nos informa que la instalación se realizó correctamente. Para terminar el proceso hacer clic en el botón Finalizar. 11
Si la instalación se realizo correctamente, inmediatamente recibirá el siguiente mensaje. Haga clic en aceptar, en el paso siguiente procederemos a la configuración del módulo donde se realizara el procedimiento solicitado en el mensaje. Lomasoft Innovaciones le enviará comprimidos sus archivos de configuración (archivo.crt, archivo.key). Una vez finalizada la instalación deberá descomprimir dichos archivos en el directorio donde se efectuó la instalación (Por defecto: C:/Archivode programas/lomasoft/factura electrónica/) 7- Configuración de compatibilidad Antes de iniciar nuestro módulo debemos realiza la siguiente configuración de compatibilidad con el Windows: Sobre el icono creado en el directorio de instalación (por defecto: C:\Archio de programas\lomasoft\factura electrónica\fe.exe ) hacemos clic derecho propiedades. 12
En la nueva ventana seleccionar la solapa compatibilidad y tildar las siguientes opciones: Deshabilitar temas visuales Deshabilitar composición de escritorio Ejecutar este programa como administrador. Una vez tildadas damos clic a Aceptar y ya podremos utilizar nuestro sistema de forma correcta. 8- Configuración Factura Electrónica Una vez finalizada la instalación el módulo se iniciará automáticamente, de no ser así podrá acceder al mismo desde el directorio de instalación (por defecto: C:\Archio de programas\lomasoft\factura electrónica\fe.exe ). Bienvenido al módulo de facturación electrónica. Les presentamos una imagen de la pantalla principal. 13
Para configurar nuestro módulo debemos realizar los siguientes pasos: Ingresar en el menú superior opción Archivo-Configuración. En la siguiente ventana se deben realizar las siguiente operaciones: En la pantalla superior seleccionar la base (la base de datos está identificada con el directorio donde se encuentra) de datos con la que está trabajando su sistema de gestión E-Pyme. Al seleccionarla quedará sombrada de azul como muestra la imagen. En el apartado opciones tildar: a. Obtener CAE automáticamente b. Mostrar aviso de CAE obtenido con éxito c. Es opcional el envío automático por mail 14
En el apartado certificados seleccionar los archivos que le fueron enviado. Para cargarlos debe hacer clic en el botón [ ] y adjuntarlos. En el apartado Servidores no realizar ninguna modificación. Una vez realizadas las operaciones nombradas hacer clic en Guardar. El sistema solicitará ser reiniciado, al aceptar el mensaje se cerrará automáticamente. 9- Datos requeridos en el E-Pyme El módulo de facturación electrónica respeta las formalidades de AFIP, esto exige ciertos parámetros a la hora de realizar la facturación diaria. Haremos un repaso de los puntos que se deben tener en cuenta y respetar para lograr un correcto funcionamiento: Alta empresa: 15
Ingresar al menú superior opción Configuración-ABM Empresa y colocar los datos con los que se registro en AFIP. Es indispensable una correcta carga en los puntos: Razón social C.U.I.T I.V.A. Nº Ing. Brutos Inicio Actividad Alta punto de venta electrónico: Ingresar al menú superior opción Configuración-ABM Puntos de venta, hacer doble clic en el punto de venta asignado a la factura electrónica y seleccionar en la opción Tipo la Factura electrónica y tildar la opción Imprimir después de guardar si así lo desea. Para finalizar clic en Guardar. Alta cliente: Todos los clientes deben ser ingresados con sus datos correctos. Es necesario detallar en todos los casos el número de C.U.I.T. y la condición de I.V.A. Este procedimiento lo realizarán ingresando en el menú superior opción ABM-Clientes, y en la pestaña Generales podrá editar por cada cliente sus respectivos campos. 16
Alta artículos: Todos los artículos deben ser cargados con su respectivo porcentaje de I.V.A. Este procedimiento lo realizarán ingresando en el menú superior opción ABM-Artículos, y en la pestaña Valores podrá editar por cada artículo su respectivo valor de I.V.A. 17
10- Vencimiento de certificado El certificado generado en el paso 1.d (Certificado digital) de este manual tiene una validez de dos años a partir de la fecha en la que fue obtenido. En el momento en que el certificado venza, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error advirtiéndonos sobre el asunto e impidiéndonos facturar. Este mensaje se obtendrá cada vez que intentemos enviar una solicitud de CAE y el certificado este vencido. La solución será realizar un procedimiento similar al paso 1.d de este manual para obtener un nuevo archivo de certificación (archivo.crt). Podrá utilizar el mismo archivo.csr que fue enviado por Lomasoft, en caso de no contar con dicho archivo deberá solicitarlo nuevamente. Para renovar su Certificado Digital, deberá proceder de la siguiente manera: Buscar el archivo nombre_de_archivo.csr enviado por Lomasoft Innovaciones (no abrir dicho archivo). Ingresar a la Administración de certificados digitales y hacer clic en el botón Ver Visualizará el archivo de certificado expirado, allí presionar Agregar certificado 18
Hacer clic en el botón Seleccionar y buscar el archivo.csr guardado. Una vez cargado el archivo hacer clic en el botón Agregar certificado. Aparecerá la siguiente pantalla, en la que se deberla clickear en Ver. A continuación hacer clic en Descargar y guardar el archivo.crt en su pc. El archivo generado deberá ser guardado en la carpeta de instalación (Por defecto: C:/Archivo de programas/lomasoft/factura electrónica/) reemplazando el existente (es importante guardarlo con el mismo nombre). IMPORTANTE! El archivo.crt descargado deberá ser comprimido y enviado a Lomasoft Innovaciones. 19