Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: John Alexander Piedrahita NOMBRE: Jorge Gómez NOMBRE: John Alexander Piedrahita Coordinador de Egresados Representante de la Dirección Coordinador de Egresados
1. OBJETIVO Fortalecer la imagen de la institución entre los profesionales, a través de una comunicación constante, oportuna y de interés de todos nuestros públicos. 2. ALCANCE Aplica para las actividades: boletín institucional, promoción de servicios académicos y de extensión, promoción de eventos y actividades institucionales. 3. DEFINICIONES EGRESADO: Son egresados de la Universidad, quienes han terminado los estudios en uno de los programas de pregrado o posgrado, de la Universidad Santo Tomás y que hayan recibido el título de educación superior. (Estatuto Orgánico Título Undécimo, Capítulo III, Artículo 114). USTAMED Universidad Santo Tomas Sede Medellín (abreviatura). BOLETIN: Informe con el resumen de los acontecimientos más importantes en un periodo dado (8 días para nuestro caso). 4. DESARROLLO 4.1 Envío boletín institucional Se envía vía mail el boletín Institucional a la población egresada de la Institución semanalmente, los días viernes a través del software Email Marketing. 4.2 Envío Portafolio Educación Continua Es publicada la oferta de educación continua, por áreas de formación, o cursos a ofrecer en fechas determinadas por la Unidad de Extensión. NOTA: La publicación está sujeta a la entrega de información desde Bienestar Universitario. 4.3 Publicación Servicios de Promoción y Bienestar Universitario Se publica la agenda de eventos de Bienestar y Promoción Universitario, a la comunidad egresada. NOTA: La publicación está sujeta a la entrega de información desde bienestar.
4.4 Publicación servicios de posgrado Se envía semestralmente el portafolio de posgrado para que los egresados continúen su formación de educación Continuada y extensión y posgrados. NOTA: Es necesario solicitar los programas, y diseñar una pieza web para difundirla entre los egresados y las empresas de intermediación. Es enviada por el Coordinador de Egresados y se solicita por el formato FT-MS-04 Solicitud de Servicio. 4.5 Publicación servicios Educación a Distancia Se dan a conocer las Bases de Datos de egresados y las empresas la información de los servicios complementarios de la Institución a través de: banners, iconos, o imágenes E-card en los comunicados para que accedan a la web y encuentren los servicios o centros de contacto. Nota: Los servicios complementarios de la Institución, entre los que están, extensión, posgrados, practicas, laboratorios deberán ser publicados a las bases de datos del sector empresarial. Que se encuentran en el Email Marketing. 4.6 Publicación de encuestas y redes sociales En los boletines semanales se envía un icono de acceso a las encuestas y la invitación a seguirnos en redes sociales a fin de lograr muestras altas y representativas en la medición y seguimiento. Lo realiza el coordinador de Egresados. 4.7 Promoción de eventos, charlas, o actividades generales Se realiza promoción de eventos, charlas o actividades en la Plataforma web (software de envíos). Además se realiza campaña de comunicación para informar a los egresados y lograr su participación. Se deja evidencia en el FT- MC-01 Registro de Asistencia a Evento. 4.8 Campaña de actualización Se solicita a comunicaciones, el diseño de las piezas gráficas para promover entre la comunidad egresada las campañas de actualización. Lo solicita la Asistente Área de Egresados Coord. De Egresados a través del FT-MS-04 Solicitud De Servicio. 4.10 Felicitación días clásicos
El Asistente del área de Egresados solicita 15 días antes de cada celebración un mensaje de felicitación para los egresados, Por lo cual solicita en el FT-MS- 04 Solicitud De Servicio a Comunicaciones el diseño de una pieza web para enviada vía mail. Nota: Se deben tener identificados los días clásicos en la Agenda de actividades del área los días de aviso a las facultades, para así evitar no dar cumplimiento a las fechas pactadas. 4.11 Felicitación cumpleaños graduados El Asistente del área de Egresados identifica en la Base de Datos los egresados por fecha de cumpleaños. Solicita a Comunicaciones por medio del FT-MS-04 Solicitud De Servicio el diseño de una tarjeta de felicitación la cual será enviada al correo electrónico a los egresados. 4.12 Campañas de Promoción de Eventos Institucionales Se solicita a comunicaciones la imagen visual y el concepto de la campaña mediante el FT-MS-04 Solicitud De Servicio, posteriormente se solicita al web master que cree los enlaces en la web de egresados, y se publica entre a la comunidad a fin de contar e inscribir las personas a los eventos. El Coordinador del Área de Egresados es quien define con comunicaciones el concepto, una vez diseñado y con su aval. 4.13 Fortalecer Redes Sociales A los nuevos egresados, El Asistente de Egresados envía un mensaje informando la existencia del grupo oficial, y a los egresados existentes se les publicara cada 8 días notas de interés, boletines web, encuestas, servicios, eventos y todo lo referente al acontecer general. Desde las redes sociales como: Facebook, YouTube y twitter, se realizará difusión del apoyo de egresados de la Universidad, para comunicación más fluida y constante con los egresados. 4.14 Portafolio Egresados Se solicita a comunicaciones el diseño de una carpeta Institucional para egresados que contiene los servicios del área de Egresados. Lo realiza el
coordinador de Egresados a través del formato. FT-MS-04 Solicitud De Servicio. El Coordinador del Área de Egresados definirá el diseño y estilo del nuevo portafolio acorde a la imagen Institucional. 415. Identificación cantidad de comunicaciones publicadas Identificar mensualmente la cantidad de comunicados enviados a egresados y generara reportes para conocer el volumen de envíos. Los informes se construyen con base en la herramienta Email Marketing. Para la construcción de los reportes o informes, el sistema deberá estar clasificado por nombres de envíos, fechas, y públicos. ANEXOS. FT-MC-01 Registro de Asistencia a Evento FT-MS-04 Solicitud De Servicio