Control de Documentos y CODIGO PROC CDR 07
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 2 de 14 Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de documentos y registros. 1. Objetivo Establecer la metodología para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos asociados a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado; según el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodología para asegurar que los registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles, legibles; así como el tiempo de retención y su disposición 2. Alcances El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del Sistema de Gestión de Calidad, según el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001. 3. Términos y Definiciones Concepto SGC SG RP CMLP RDGC Definición Sistema de Gestión de calidad Secretario General Responsable de proceso Corporación Municipal de lo Prado Representante de la Dirección de SGC Documento interno Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma parte del Sistema de Gestión de Calidad Ejemplo: Manual de calidad, revisión de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas. Documento externo Son documentos controlados, de origen externo al SGC, ejemplo: Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones técnicas u
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 3 de 14 otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP Documento Controlado Documento Obsoleto Procedimiento Instructivo: Diagrama de Flujo Formato Manual de la Calidad ISO 9001 Se entiende como documento controlado todo documento que forma parte del Sistema de Gestión de Calidad y que requiere de una lista de distribución, de forma de asegurar que sean usados sólo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Los documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o externos. Documento que ha sido reemplazado por la versión inmediatamente siguiente. Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades que el personal debe realizar en cada proceso. Manera específica de realizar una actividad. Su objetivo es complementar los pasos de un proceso, detallando más claramente los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo para la realización de procedimientos del SGC de la CMLP. Representación grafica de secuencia de las actividades de un proceso. Documento empleado para el registrar información que da evidencia de la ejecución de una actividad. Normalmente, se debe nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles en la Web de la CMLP Documento controlado que describe el Sistema de Gestión de Calidad y sus elementos. Se entiende por registro, a todos los documentos generados como resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción, con fines de dejar una constancia que dicha acción fue hecha y conservar sus resultados para posterior análisis. El término "registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 4 de 14 proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios. internos externos generados dentro de la CMLP : generados por cualquier organización, fuera de CMLP Tiempo de retención Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los cuerpos legales respectivos Medio de soporte Recuperación Protección Disposición Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte informático o en papel; tomándose las medidas precisas para garantizar su perfecto estado de conservación Acto que permite acceder a los registros de manera rápida. Por lo tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o carpetas tanto físicas como electrónicas identificadas y destinadas para su protección. Actividad que protege los registros impresos colocándolos en carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para su conservación; evitando su maltrato, extravió o daño. Nota: (si algún registro se dañara o extraviara se deberá reponer). Además, cuando un registro es electrónico, la cuida, realizando respaldos quincenales de la información en dispositivos de almacenamiento extraíble; asimismo se cuenta con software antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario vía servidor establecido en la CMLP. Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su tiempo de retención 4. Funciones y Responsabilidades SG
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 5 de 14 Aprueba toda la Documentación del SGC. Todos los documentos del SGC deben contar con aprobación. RSGC Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del SGC Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación obligatoria del SGC cada vez que se requiera Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del SGC Difundir los Documentos del SGC RP Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación de su proceso cada vez que se requiera. Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del SGC.
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 6 de 14 5. Diagrama de Flujo de proceso
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 7 de 14 Continuación
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 8 de 14 Continuación
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 9 de 14 6. Descripción de las Actividades del proceso. Etapa Descripción Evidencia 1 Elaboración de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones según el procedimiento de Control de documento y registro del SGC de la Corporación Municipal de Lo Prado PROC-CDR-01. Además, propone los documentos, formato, estructura, especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y sus actualizaciones. Luego envía al Responsable del SGC para gestionar la aprobación y su distribución de dichas modificaciones. El Responsable del SGC asigna código al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROC- CDR-01. Las modificaciones a los documentos se identificarán en el apartado Registro de modificaciones donde se indicará la versión, fecha de la modificación, principales puntos modificados, y resumen de modificaciones. Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la información de versión u otros elementos identificatorios aportados por el emisor. Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el registro debe comunicarse con el Dueño de Proceso respectivo para que genere el formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deberá evidenciar los resultados, garantizando que la información sea legible, por medio de un registro. 2 Revisión y aprobación de las versiones oficiales de los procesos e instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobación y validación a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las modificaciones y distribución en el SGC. La aprobación del documento se obtiene a través de la firmas en el apartado registro de modificaciones según las especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia controlada que está disponible en el archivador de documento controlado que posee cada RP. En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente Procedimiento de control de documento y registros PROC- CDR PROC-CDR
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 10 de 14 establecido, la revisión se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna código según lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01 3 Publicación de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en la página web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en página web están en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del documento. Además, no contienen firma para evitar el mal uso. 4 Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el funcionamiento de sus procesos y el método utilizado esta declarado en el manual o procedimiento apartado control de registro según PROC-CDR. El RPSGC es quien controla los documentos internos de SGC y los externos Además, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los Documentos oficiales del SGC ; además están en PDF disponible en la página web de la Corporación Municipal de Lo Prado e identificado como Documento NO Controlado Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro y contiene el timbre de agua documento Obsoleto en caso de ser necesario su uso. 5 Almacenamiento de los registros: Los registros deberán almacenarse de acuerdo a lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe almacenarse en el lugar y por el tiempo de retención que corresponda (se deben cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro debe protegerlo según su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis posterior. Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deberá recuperar el registro por medio de rutas, ya sea para una recuperación digital o impresa. El responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo de Retención. Cumplido el período de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro según la acción definida en la columna Disposición. Publicación en la página web (documento no controlado) PROC-CDR
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 11 de 14 7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental) Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Oficina Matriz de Control de Documentos Of. de RSGC/ Computador del Responsable del SGC electrónico Sistema computacion al de respaldo cada 15 días RD/notebook RD/escritorio/ carpeta corporación/c arpeta Sistema de gestión de calidad 2012/carpeta Obligatorios/c arpeta Procedimient os Obligatorios/c arpeta Procedimient o ACP/ por correlativo /acta de mejoramiento xx Hasta que quede obsoleto Carpeta digital obsoleta digital 8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 12 de 14 DESCRIPCIÓN Este proceso no cuenta con indicadores de gestión INDICADORES: FORMULA DE CALCULO N/A META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO N/A N/A N/A N/A 9. Referencias ( ver instructivo estructura documental) Ref.1: Norma ISO 9001 10. Anexos ( ver instructivo estructura documental) Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC Anexo 2: Formato Procedimiento Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo Anexo 4: Matriz Control de Documentos 11. Aprobación y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental) Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 13 de 14 01/03/2013 Responsable del proceso 03/03/2013 Secretario General 03/03/2013 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados 00 02.11.2011 -Versión inicial Estandarización Resumen de Modificaciones 04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. 05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad 06 30-12-12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. - 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama 07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación
Vigencia documento: 03/03/2013 Página 14 de 14 Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.