Versión 1.0 Página 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer las actividades a desarrollar para la selección de familias idóneas residentes en exterior que deseen adelantar proceso de adopción con el fin de asignarlas a un niño, niña o adolescente declarado en adoptabilidad, garantizando el efectivo restablecimiento de sus derechos 2. ALCANCE: Inicia con el recibimiento de la solicitud de adopción por parte de la familia (persona/conyugue/compañero permanente) residente en el exterior y termina con los informes de Seguimiento Post Adopción, acompañamiento a la familia, cierre y archivo del proceso. 1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Responsable Registro 1 Inicio 1. Recepcionar la solicitud con sus respectivos Solicitud de Adopción documentos. 2. Registrar la información en el SIM, Adopciones. diligenciar plantilla Control Solicitud Anexo No. 1 Adopción. Técnico de la Subdirección de Lineamiento Técnico 3. Remitir a un profesional del Equipo Adopciones Administrativo del Psicosocial de acuerdo con el orden de Programa de Adopción radicación para su estudio. Formulario Solicitud de Adopciones en Colombia
Versión 1.0 Página 2 de 7 2 PC 1. Realizar estudio de la solicitud con su respectivo expediente de la familia y se emite un concepto de la idoneidad mental, moral, social y física de la misma. El concepto profesional es favorable? SI: Refrendar Idoneidad y enviar comunicación a los solicitantes. NO: pasa a la actividad 2.2 2. Determinar si requiere ampliación de información. Se solicita ampliación? SI: Enviar comunicación a la entidad competente solicitando la ampliación. Pasa actividad 2.1 NO: Rechazar solicitud. pasa a la actividad 2.3 3. Enviar comunicación acerca de la no aprobación a los solicitantes y a la entidad competente. La familia interpone recurso? SI: Pasar a la actividad 2.4 NO: Termina el procedimiento 4. Resolver recurso interpuesto El recurso es resuelto a favor de la familia? SI: Comunicar decisión a la familia y continua con el proceso. NO: Comunicar a la familia. Fin de procedimiento Profesional psicosocial de la Subdirección de Adopciones Adopciones Comunicaciones escritas 5. Ingresar la solicitud a lista de espera
Versión 1.0 Página 3 de 7 3 Remitir de manera inmediata al comité de la Regional ICBF o Institución Autorizada las solitudes de familias aprobadas. Profesional Subdirección de Adopciones Adopciones Comunicación Escrita 4 P.C 1. Realizar asignación de la familia a un niño, niña o adolescente de acuerdo a la preselección aprobada 2. Notificar a la familia sobre la asignación. 3. Recibir la respuesta de la familia La respuesta es positiva? SI: Pasa a la actividad 4.5 NO: Pasar a la actividad 4.4 4. Analizar la respuesta de la familia. La respuesta de la familia es justificada? Comité de Adopciones Regional Adopciones Comunicación Escrita 5 6 7 P.C SI: Pasa a la actividad 4.1 NO: Pasa a la actividad 2.1 5. Comunicar a la defensoría correspondiente para iniciar la preparación del niño, niña y/o adolescente. 1. Realizar preparación del niño, niña y/o adolescente y la familia solicitante para el encuentro. 1. Programar encuentro del niño, niña, y /o adolescente con la Familia Adoptante 2. Realizar encuentro del Niño, Niña y/o Adolescente con la Familia Adoptante. 1. Realizar acompañamiento psicosocial 2. Realizar informe de informe para certificar integración entre el niño, niña y/o adolescente y la Familia Adoptiva La Integración es positiva? SI: Pasa actividad 8.1 NO: Pasa actividad 9.1 (niño) y actividad 2.3 (familia) Regional /Centro Zonal Secretario de Comité. Defensor de Familia (Regional o Centro Zonal). Abogado y (IAPA) (Regional, Centro Zonal o IAPAS) Anexo 14 Ficha de información persona/conyugue/co mpañero permanente adoptante(s) para la preparación del NNA Anexo 15 Preparación del NNA para el encuentro y la adopción Memorando. Anexo 15 Preparación del NNA para el encuentro y la adopción Anexo No. 16 Consideraciones para la evaluación de la Integración Anexo 17 Modelo Informe de Integración
Versión 1.0 Página 4 de 7 8 9 1. Expedir constancia de integración y actualización del certificado de idoneidad 2. Entregar documentos al apoderado de la Familia Adoptante para trámites judiciales 3. Recibir copia sentencia judicial y del nuevo registro civil de nacimiento del niño, niñas y/o adolescente 4. Comunicar al Defensor de Familia correspondiente las acciones de la actividad 8.3 Realizar intervención al niño, niña y/o adolescente Secretario de Comité. Defensoría de Familia y/o (Regional o Centro Zonal) Secretaria (IAPA) Anexo 18 Modelo de Constancia de Integración Anexo 20 Carta Modelo para Entrega de Documentos Tramite judicial Informe de intervención 10 11 12 Solicitar expedición del certificado de conformidad a la Subdirección de Adopciones Expedir Certificado de Conformidad 1. Proferir Auto ordenando la Reserva del proceso por el término de 20 años 1. Realizar el seguimiento Post Adopción a la familia por dos (2) años y elaborar los cuatro 13 (4) informes. Allegado el último informe de P.C seguimiento post adopción, ordena el cierre y archivo del proceso. Cerrar y archivar el proceso 14 FIN Secretario Comité de Adopciones Subdirector de Adopciones Defensor de Familia Defensoría de Familia y/o Regional o Centro Zonal Defensor de Familia Anexo 21. Modelo de Certificado de Conformidad de una Adopción Internacional Anexo 21 Modelo de Certificado de Conformidad de una Adopción Internacional Auto SIM Actuaciones Anexo 22 Guía de Informe de Seguimiento Post Adopción SIM-Módulo de Adopciones Nota: P.C. Punto de Control 1. CRITERIOS OPERATIVOS: Las solicitudes de adopción presentadas para adoptar niños, niñas o adolescentes que presenten características y necesidades especiales se les otorga prioridad en el estudio de los documentos y en el envío del expediente aprobado al comité de adopciones correspondiente. Los expedientes de familias en lista de espera se envían a los comités de adopciones en estricto orden cronológico de aprobación y de acuerdo con la preselección asignada.
Versión 1.0 Página 5 de 7 2. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 40 días desde la radicación de los documentos hasta que el profesional responsable emite concepto. 850 días desde la asignación a un niño, niñas y/o adolescente hasta el cumplimiento de los 4 informes de seguimiento post adopción. 3. PRODUCTO: Niños, niñas y adolescentes con derechos restituidos. 4. DEFINICIONES: La Adopción: Es principalmente y por excelencia, una medida de protección a través de la cual, bajo la suprema vigilancia del estado, se establece, de manera irrevocable, la relación paterna filial entre personas que no la tienen por naturaleza. Art. 61 de la Ley 1098 de 2006. Autoridad central: Es una entidad designada por el Estado contratante encargada de dar cumplimiento a las obligaciones que el Convenio de la Haya Relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, le impone. La Autoridad Central en materia de adopción en Colombia es el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y solamente podrán desarrollar el programa de adopción, el ICBF y las instituciones debidamente autorizadas por éste. Lista de espera: Estado que permite identificar las solicitudes, la fecha de aprobación, la edad del niño para el cual fueron preseleccionados y el turno de remisión a los comités regionales del ICBF. Comité de Adopción: Instancia responsable de la selección de las familias colombianas y extranjeras adoptantes y de la asignación de los niños, niñas o adolescentes adoptables Art. 73 Ley de Infancia y Adolescencia 1098 de 2006. Certificado de idoneidad: Documento expedido por el Comité de Adopción como resultado del proceso de evaluación y selección de los componentes Físico, Mental, Moral y Social de la familia solicitante y tiene el carácter de requisito ley. Art. 124 numeral 5 de la Ley 1098 de 2006. Certificado de conformidad: Documento Final, suscrito por la Dirección General o la Subdirección de adopciones por medio del cual se certifica que el proceso de adopción, se surtió conforme al convenio relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, de la Constitución Nacional y de la Ley de Infancia y Adolescencia Seguimiento Post Adopción: Conjunto de actividades de acompañamiento a la familia adoptiva, la familia extensa y a todos los sistemas sociales en los cuales el niño, niña o adolescente, se desenvuelve, con el fin de verificar que el proceso de adaptación e integración en la familia sea garante de sus derechos. Reserva: Todos los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción, serán reservados por el termino de 20 años a partir de la fecha de ejecutoriada la sentencia judicial. Art. 75 de la Ley 1098 de 2006.
Versión 1.0 Página 6 de 7 Prohibición de Pago: Ni el ICBF ni las Instituciones Autorizadas por este para desarrollar el programa de adopciones, podrán cobrar directa o indirectamente retribución alguna por la entrega de un niño, niña o adolescente para ser adoptado. En ningún caso podrán darse recompensa a los padres por la entrega que hagan de sus hijos para ser dados en adopción ni ejercer sobre ellos presión alguna para obtener su consentimiento. Tampoco podrán recibir donaciones de familias adoptantes, previamente a la adopción. Art. 74 de la Ley 1098 de 2006. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Nacional Art. 42, 44. Código de la Infancia y la Adolescencia Ley 1098 de 2006. Convenio de la Haya relativo a La Protección del Menor y en Materia de Adopción Internacional Sentencias de la Corte Constitucional Lineamientos Técnico para la Adopción en Colombia, aprobados bajo Resolución No. 003748 del 06 de Septiembre de 2010. Declaración Internacional de los Derechos del Niño, niña y adolescente. 6. RELACIÓN DE FORMATOS Formulario de solicitud de adopciones en Colombia. Modelo de carta para el certificado médico de idoneidad física para solicitantes de adopción. Modelo de Informe Psicológico. Modelo de Informe Social. Informe Integral del Niño/a. Carta modelo de compromiso de Seguimiento Post Adopción para personas/cónyuges/compañeros permanentes Residente en Colombia. Carta modelo de aceptación de personas/cónyuges/compañeros permanentes para proceso de evaluación de idoneidad/preparación. Ficha de Presentación persona/cónyuges/compañeros permanentes solicitante(s) al Comité de adopciones. Certificado de idoneidad para persona/cónyuges/compañeros permanentes residentes en Colombia. Carta modelo de compromiso de Seguimiento Post Adopción para personas/cónyuges/compañeros permanentes Residente(s) en el Extranjero. Ficha de información personas/cónyuges/compañeros permanentes adoptante(s) para la preparación del niño, niña o adolescente. Preparación del niño para el encuentro y la adopción. Modelo informe de integración. Modelo de constancia de integración. Modelo de actualización del certificado de idoneidad para personas/cónyuges/compañeros permanentes residente(s) en el extranjeros. Carta modelo de entrega de documentos para el trámite judicial. Modelo de certificado de conformidad de una adopción internacional. Guía de informe de seguimiento post adopción. Formato de Reporte de Familias. Lista de Documentos para el Tramite de la Solicitud. Talleres de Preparación. Formato de Reporte de Niños, Niñas y Adolescentes Aptos para la Adopción. Ficha de Información de la Familia Adoptante para la Preparación del Niño.
Versión 1.0 Página 7 de 7 Evaluación Integral. Formato de Reporte de Novedades y Seguimientos. 7. ANEXOS 8. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Registrar los cambios de la versión que se está revisando Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del Cambio