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Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 1 de OBJETIVO Establecer las actividades a desarrollar para la selección de familias idóneas residentes en el exterior que deseen adelantar la solicitud de adopción con el fin de asignarlas a un niño, niña o adolescente declarado en adoptabilidad, garantizando el efectivo restablecimiento de sus derechos. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud de adopción de la familia (persona/conyugue/compañero permanente) residente en el exterior y termina con los informes de Seguimiento Post, acompañamiento a la familia y el cierre y archivo de la solicitud. 3. POLITICAS DE OPERACION Toda actividad derivada de la solicitud de adopción debe quedar registrada por medio de una actuación en el Sistema de Información Misional SIM. El equipo de profesionales de seguimiento a Regionales de la debe promover la actualización y registro de cada actuación derivada de la solicitud de adopción en el Sistema de Información Misional SIM. Para el trámite de adopción de niño, niña o adolescente determinado por parte de personas, conyugues o compañeros permanentes residentes en el exterior diríjase al paso 35 del Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de, el cual contempla las actividades previstas a desarrollar antes de la radicación de documentos de la solicitud de adopción. Si la familia es de nacionalidad extranjera con residencia en Colombia y debe salir del país antes de los dos años sin haber cumplido los seguimientos post adopción, esta familia está en la obligación de allegar compromiso de seguimiento post adopción de la Autoridad Central del nuevo país de residencia o del organismo acreditado según sea el caso y la subdirección de adopciones expedirá certificación donde conste que la adopción cumplió con todos los términos de la ley Colombiana. El está integrado por el Director Regional ICBF o su delegado, el Secretario del Comité (Defensor de Familia), un Trabajador Social, un Psicólogo y podrán ser invitados las personas que se considere pertinente. Con voz pero sin voto. El Regional sesionará por lo menos una vez a la semana, con la asistencia del Director Regional o su delegado, un trabajador social, un psicólogo y el Secretario del Comité. De cada reunión, tanto ordinaria como extraordinaria, se levantará un Acta de Comité, donde se consignaran las argumentaciones técnicas y decisiones del, estas actuaciones y decisiones deben quedar registradas en la sesión de comité del Sistema de Información Misional SIM. Cuando el Comité no sesione por situaciones como la falta de quórum decisorio o la no existencia de asuntos de su competencia de acuerdo con los contenidos del Acta, el Secretario del jará constancia con la debida justificación. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

2 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 2 de 12 No 1 Nombre de la Actividad Recibir la Solicitud de Actividad Responsable Registro Inicio Se recibe la solicitud de adopción con sus respectivos documentos. Documentos: 1. Carta de compromiso de participación e información en la evaluación, selección y preparación para adopción (Anexo 1). 2. Formulario de solicitud (Anexo 2). 3. Certificación expedida por la entidad gubernamental o privada oficialmente autorizada, donde conste el compromiso de seguimiento post-adopción del niño, niña o adolescente adoptable, hasta su nacionalización en el país de residencia de los adoptantes. (Anexo 5). 4. Autorización para el ingreso del niño, niña o adolescente adoptable, por parte del gobierno del país de residencia de los adoptantes. (Convenio de la Haya. Art. 17). 5. Autorización para la adopción internacional o idoneidad expedida por la autoridad competente en el país receptor (Convenio de la Haya. Art. 5 y 15). 6. Informe psicológico de los solicitantes. (Basado en el Anexo 6). 7. Informe social de los solicitantes. (Basado en el Anexo 7). 8. Registro fotográfico de los solicitantes, familiares y su entorno, en medio físico o magnético, para usar en la preparación del niño, niña o adolescente. 9. Registros civiles de nacimiento de las personas, cónyuges o compañeros permanentes solicitantes, con anotaciones al margen, si corresponde. 10. Fotocopia del pasaporte. 11. Certificado médico (Anexo 3) (no superior a 7 meses) 12. Certificados económicos máximo con seis (6) meses de elaborados o declaración de renta del año inmediatamente anterior. 13. Certificado de antecedentes judiciales vigentes. Para cónyuges o compañeros permanentes 14. Registro civil de matrimonio, según sea el caso. 15. Prueba de convivencia extramatrimonial Nota: La documentación se debe entregar a la, a través de la oficina de gestión documental, en original, debidamente foliada, legajada y legalizada por la autoridad competente. Si los documentos no se encuentran en español, deben acompañarse de su traducción, efectuada por un traductor oficialmente autorizado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, anexando diligencia o acta de acreditación como tal. En caso de no venir debidamente foliada y legajada, la documentación será devuelta. La documentación que no cumpla con los requisitos de ley y lo antes dispuesto, no podrá ser tomada en cuenta para el respectivo análisis Técnico de la Oficio radicación de la solicitud Formato Carta Compromiso Proceso de Evaluación, Preparación y Selección Familias para Formulario Solicitud de Formato Carta Compromiso Seguimiento Post Residente(s) en Exterior Formato Informe Psicológico Formato Informe Social y Guía de Presupuesto Registro Fotográfico

3 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 3 de Ingresar la información en el SIM Direccionar solicitud de adopción a profesional Se registra la solicitud de adopción en el Sistema de Información Misional SIM donde se asigna código único nacional y diligenciar formato Control de solicitud de adopción extranjera Nota: esta actividad se debe realizar máximo a los dos días siguientes a la radicación de la solicitud de adopción. Se direcciona tanto en el SIM como en físico la solicitud de adopción al profesional psicosocial que corresponda de acuerdo con el orden de radicación para su estudio. Nota: esta actividad se debe realizar máximo a los dos días siguientes a la radicación de la solicitud de adopción. Técnico de la Técnico de la SIM Módulo de Formato Control de solicitud de adopción extranjera SIM Módulo de Solicitud de Formato Carta Compromiso Proceso de Evaluación, Preparación y Selección Familias para 4 PC estudio de la solicitud de adopción para refrendar o no la idoneidad Se analiza la documentación y requisitos y se emite un concepto de la idoneidad mental, moral, social y física. El concepto profesional es favorable? SI: Refrendar idoneidad y enviar comunicación al o los solicitantes. Pasar actividad 9 NO: Pasar a actividad 5 Nota: se tienen 40 días hábiles para realizar el análisis de la solicitud de adopción a partir de la fecha de radicación y 10 días hábiles para casos especiales. Toda actuación derivada del estudio de la solicitud debe quedar registrada en el Sistema de Información Misional SIM En caso de recibir ampliación de estudio solicitada, se cuenta con 30 días hábiles para analizarla y 10 días hábiles para casos especiales. Profesional de la /Equi po psicosocial IAPA Formulario Solicitud de Formato Carta Compromiso Seguimiento Post Residente(s) en Exterior Formato Informe Psicológico Formato Informe Social y Guía de Presupuesto Registro Fotográfico Oficio SIM Módulo de

4 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 4 de 12 Determinar si se requiere ampliación de información 5 PC Solicitar ampliación Se solicita ampliación? SI: Enviar comunicación a la autoridad competente solicitando la ampliación. Pasar actividad 6 NO: Rechazar solicitud. Pasar actividad 7 Nota: La autoridad competente tiene un término no superior a 3 meses para realizar las ampliaciones pertinentes y enviarlas a la Profesional de la / IAPA Formato Informe Entrevista Psicología SIM Módulo de Recibir ampliación Enviar oficio de No aprobación de la solicitud Resolver recurso Ingresar solicitud de adopción a lista de espera Una vez realizada las ampliaciones por la Autoridad Central Competente o los Organismo Internacionales, regresar a la actividad 4 ( estudio de la solicitud de adopción para refrendar o no la idoneidad). Se envía comunicación a los solicitantes y a la entidad competente notificando la decisión de no aprobación La familia interpone recurso? SI: Pasar a la actividad 8 NO: Termina el procedimiento Nota: Frente a la no refrendación proceden los recursos de reposición ante la subdirección de adopciones y de apelación ante la dirección general del ICBF. y se notifica conforme lo establece el código contencioso administrativo Se Resuelve el recurso interpuesto El recurso es resuelto a favor de la familia? SI: Comunicar decisión a la familia y continua con la actividad 4 NO: Comunicar a la familia. Termina el procedimiento Nota: se cuenta con dos (2) meses para dar respuesta a los solicitantes. Se ingresa la solicitud de adopción de la familia a lista de espera Profesional de la / IAPA Profesional de la Subdirector de adopciones IAPA Subdirector de IAPA Profesional de la / IAPA Oficio Oficio Oficio Comunicaciones escritas

5 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 5 de Enviar solicitudes de familias Remitir de manera inmediata al comité de adopciones de la Regional o IAPA las solitudes de familias aprobadas cuando este lo solicite. Ver Instructivo Cruce de Información y Traslado de Solicitudes de. Profesional Memorando de Envío Instructivo Cruce de Información y Traslado de Solicitudes de Solicitud de Acta de 11 PC Asignación Se realiza asignación de la familia a un niño, niña o adolescente de acuerdo a la preselección aprobada Nota: En caso de no existir solicitudes de familias colombianas o extranjeras que cumplan con las características de los niños, niñas o adolescentes presentados a los comités de adopciones, se procederá a activar las estrategias desarrolladas para la consecución de familia adoptiva o vinculación de referente afectivo de acuerdo a las características de los niños (edad, condición de salud, grupos de hermanos). Tener en cuenta los requisitos o aspectos citados en los siguientes instructivos y guía: Instructivo Seguimiento a Procesos de los niños, niñas y adolescentes con declaratoria de adoptabilidad en firme, Instructivo de Valoración y Consecución de Familia de niños, niñas y adolescentes CON Características y Necesidades Especiales, Instructivo de Movilización de niños, niñas y adolescentes CON Características y Necesidades Especiales, Guía para la conformación de la Red Súper Amigos, Guía preparación y orientación a niños, niñas y adolescentes, jóvenes, personas y familias y Guía seguimiento monitoreo relación familias niños, niñas y adolescentes, jóvenes. S Instructivo de Valoración y Consecución de Familia de niños, niñas y adolescentes CON Características y Necesidades Especiales Instructivo de Movilización de niños, niñas y adolescentes CON Características y Necesidades Especiales Guía para la conformación de la Red Súper Amigos Guía preparación y orientación a niños, niñas y adolescentes, jóvenes, personas y familias Guía seguimiento monitoreo relación familias niños, niñas y adolescentes, jóvenes.

6 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 6 de 12 Acta de comité de Comunicación escrita 12 Notificar Asignación Se notifica a la familia sobre la asignación realizada enviando la información del niño, niña o adolescente. (Informe integral, resolución de adoptabilidad, registro civil y fotográfico). Regional/ IAPA Formato Informe Integral Niño, Niña de 0 meses a 5 años 11 meses Formato Informe Integral Niño, Niña o Adolescente de 6 años en Adelante Resolución de adoptabilidad Recibir Respuesta de la Familia Analizar respuesta de la Familia Se recibe la respuesta de la familia La respuesta es positiva? SI: Pasa a la actividad 15 NO: Pasar a la actividad 14 Se analiza la respuesta de la familia. La respuesta de la familia es justificada? SI: Pasa a la actividad 9 NO: Pasa a la actividad 4 Registro civil Comunicación escrita Comunicación escrita Comunicar a Defensoría de Familia Preparación niño, niña o adolescente Se comunica a la defensoría correspondiente para iniciar la preparación del niño, niña y/o adolescente. Se realiza la preparación del niño, niña y/o adolescente y la familia solicitante para el encuentro. Nota. Ver paso 26 del Lineamiento Técnico del Programa de. Regional /Centro Zonal/IAPA Comunicación escrita Anexo Preparación del Niño, Niña o Adolescente para el Encuentro y la Formato Documento de Información para la Preparación del Niño, Niña o Adolescente

7 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 7 de Programar Encuentro Reunión entre la familia adoptante y la defensoría de familia Encuentro acompañamie nto psicosocial Se programa encuentro del niño, niña, y /o adolescente con la Familia Adoptante. Se realiza entrevista a la familia adoptante previa al encuentro con el niño para aclarar o ampliar información del niño, niña o adolescentes. Nota: esta reunión se debe realizar mínimo 24 horas antes del encuentro con el niño, niña o adolescente Se realiza encuentro del niño, niña y/o adolescente con la familia adoptante. Allí el niño, niña o adolescente estará acompañado del profesional que lo ha acompañado durante la preparación Se realiza acompañamiento a la familia y al niño para recoger información sobre las relaciones entre el niño, niña o adolescente y la familia Secretario de Comité. Defensor de Familia (Regional o Centro Zonal). Abogado y (IAPA) Secretario comité de adopciones- Defensor de familia/equipo psicosocial (regional o Centro Zonal o Iapa9 Secretario de Comité. Defensor de Familia/equipo psicosocial (Regional o Centro Zonal). Abogado y (IAPA) (Regional, Centro Zonal o IAPAS) Comunicación escrita Acta de reunión Anexo Consideraciones para Evaluar la Integración

8 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 8 de 12 informe para certificar integración entre el niño, niña y/o adolescente y la Familia Adoptiva 21 PC informe de Integración. La Integración es positiva? SI: Pasa actividad 22 NO: En caso que la NO integración se haya dado por causa no Imputable a la Familia, regresar a la actividad 9 (Ingresar solicitud de adopción a lista de espera) o en caso que la familia requiera intervención regresar a la actividad 4 ( estudio de la solicitud de adopción para refrendar o no la idoneidad). En todos los casos se debe realizar intervención al niño, niña y adolescente, continuar con la actividad 26 ( Intervención al niño, niña y/o adolescente). (Regional, Centro Zonal o IAPAS) Formato de Informe de Integración Nota: para gestionar los casos de las familias residentes en el exterior diríjase al paso 28 del Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de adopción Casos de encuentro e integración fallida 22 Expedir Constancia de Integración Se expide la constancia de integración. Secretario de Formato Carta Constancia de Integración 23 Entregar documentos apoderado Se entregan los documentos necesarios al apoderado de la Familia Adoptante para el respectivo trámite judicial. Secretario de Formato Carta Entrega Documentos para el Trámite Judicial 24 Recibir copia sentencia judicial Se recibe copia sentencia judicial y del nuevo registro civil de nacimiento del niño, niña y/o adolescente. Secretario de Copia sentencia Judicial, Nuevo registro civil. SIM - Actuaciones Comunicar al Defensor de Familia Intervención al niño, niña y/o adolescente Se comunica al Defensor de Familia correspondiente las acciones de la actividad 24. Pasa a la actividad 30 Se realiza intervención al niño, niña y/o adolescente y de acuerdo a los tiempos de intervención se procederá a reasignarle familia. Secretario de Defensoría de Familia y (Regional o Centro Zonal) Secretaria (IAPA) Comunicación Escrita Acta de Formato de Informe de Integración

9 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 9 de Solicitar expedición certificado de conformidad Se solicita la expedición del certificado de conformidad a la Secretario Formato Certificado de Conformidad para Internacional 28 Expedir certificado de conformidad Se expide certificado de conformidad Subdirector de Formato Certificado de Conformidad para Internacional PC encuesta a la familia adoptante Remitir Encuesta Proferir Auto de Reserva seguimientos post adopción Se realiza encuesta a la familia adoptante, de acuerdo a los establecido en el Procedimiento de Medición de la Satisfacción - Proceso de Relación con el Ciudadano. Se envía la encuesta a través de comunicación oficial a la Dirección de Servicios y Atención, para la medición de la satisfacción del Procedimiento de para Familias Residentes en el Exterior. Remitirse al Procedimiento de Medición de la Satisfacción - Proceso de Relación con el Ciudadano. Se profiere auto ordenando la reserva del proceso por el término de 20 años. Se realiza el seguimiento Post a la familia por dos (2) años y elaborar los cuatro (4) informes. Allegado el último informe de seguimiento post adopción, ordena el cierre y archivo de la solicitud. Los seguimientos estarán a cargo de los organismos acreditados y autorizados en Colombia o por las autoridades centrales del país de recepción. Se debe analizar y sistematizar en el SIM los informes de seguimiento post adopción. Técnico de la Subdirector de Secretario Defensoría de Familia y Regional o Centro Zonal/IAPA Formato Encuesta de Satisfacción para Familias Adoptantes extranjeras Español - Alemán Italiano Francés - Ingles Comunicación Oficial Encuestas Aplicadas Auto Formato de Informe del Seguimiento Post- Nota: Si el adoptado mayor de edad o la familia adoptante cuando el adoptado es menor de edad, solicita búsqueda de familia de origen o solicita documentación se debe tener en cuenta los requisitos o aspectos citados en el Instructivo búsqueda de orígenes niños, niñas, adolescentes y adultos adoptados. Instructivo búsqueda de orígenes niños, niñas, adolescentes y adultos adoptados

10 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 10 de Ordenar el cierre Cerrar y Archivar la solicitud Se ordena el cierre de la solicitud una vez allegado el último informe post adopción. Se archiva la documentación de acuerdo con lo citado en la tabla de retención documental para la conservación de documentos probatorios. Se cierra y archiva la solicitud. Nota: P.C. Punto de Control Fin Secretario Defensor de Familia Acto Administrativo 5. RESULTADO FINAL: Niños, niñas y adolescentes con derechos restituidos. 6. DEFINICIONES La : Es principalmente y por excelencia, una medida de protección a través de la cual, bajo la suprema vigilancia del estado, se establece, de manera irrevocable, la relación paterna filial entre personas que no la tienen por naturaleza. Art. 61 de la Ley 1098 de Autoridad central: Es una entidad designada por el Estado contratante encargada de dar cumplimiento a las obligaciones que el Convenio de la Haya Relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, le impone. La Autoridad Central en materia de adopción en Colombia es el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y solamente podrán desarrollar el programa de adopción, el ICBF y las instituciones debidamente autorizadas por éste. Lista de espera: Estado que permite identificar las solicitudes, la fecha de aprobación, la edad del niño para el cual fueron preseleccionados y el turno de remisión a los comités regionales del ICBF. Caso especial: solicitudes de adopción de familias que se postulan para la adopción de niños, niñas y adolescentes con características y necesidades especiales : Instancia responsable de la selección de las familias colombianas y extranjeras adoptantes y de la asignación de los niños, niñas o adolescentes adoptables Art. 73 Ley de Infancia y Adolescencia 1098 de Certificado de idoneidad: Documento expedido por el como resultado de la evaluación y selección de los componentes Físico, Mental, Moral y Social de la familia solicitante y tiene el carácter de requisito ley. Art. 124 numeral 5 de la Ley 1098 de Certificado de conformidad: Documento Final, suscrito por la Dirección General o la adopciones por medio del cual se certifica que la adopción, se surtió conforme al convenio relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, de la Constitución Nacional y de la Ley de Infancia y Adolescencia.

11 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 11 de 12 IAPA: Institución Autorizada para desarrollar el Programa de en Colombia Ente de naturaleza privada, sin ánimo de lucro, con licencia de funcionamiento expedida por el ICBF y autorizado por la Ley 1098 de 2006 para desarrollar el Programa de con familias colombianas y extranjeras residentes dentro o fuera de Colombia76. Esta institución está sometida a la normatividad legal y al cumplimiento de la aplicación de los Lineamientos Técnicos. Seguimiento Post : Conjunto de actividades de acompañamiento a la familia adoptiva, la familia extensa y a todos los sistemas sociales en los cuales el niño, niña o adolescente, se desenvuelve, con el fin de verificar que la adaptación e integración en la familia sea garante de sus derechos. Reserva: Todos los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios de la adopción, serán reservados por el termino de 20 años a partir de la fecha de ejecutoriada la sentencia judicial. Art. 75 de la Ley 1098 de Prohibición de Pago: Ni el ICBF ni las Instituciones Autorizadas por este para desarrollar el programa de adopciones, podrán cobrar directa o indirectamente retribución alguna por la entrega de un niño, niña o adolescente para ser adoptado. En ningún caso podrán darse recompensa a los padres por la entrega que hagan de sus hijos para ser dados en adopción ni ejercer sobre ellos presión alguna para obtener su consentimiento. Tampoco podrán recibir donaciones de familias adoptantes, previamente a la adopción. Art. 74 de la Ley 1098 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Nacional Art. 42, 44. Código de la Infancia y la Adolescencia Ley 1098 de Convenio de la Haya relativo a La Protección del Menor y en Materia de Internacional Sentencias de la Corte Constitucional Lineamientos Técnico Administrativo del programa de adopción Declaración Internacional de los Derechos del Niño, niña y adolescente. 8. RELACIÓN DE FORMATOS CODIGO F1 LM3 MPM5 P2 F1.P4.P F3 LM3 MPM5 P2 F5 LM3 MPM5 P2 F6 LM3 MPM5 P2 F7 LM3 MPM5 F8 LM3 MPM5 P2 F12 LM3 MPM5 P2 NOMBRE DEL FORMATO Formato Carta Compromiso Proceso de Evaluación, Preparación y Selección Familias para Formulario solicitud de adopción Formato Carta Certificado Médico de Idoneidad Física Solicitantes Formato Carta Compromiso Seguimiento Post- Residente(s) en Exterior Formato Informe Psicológico Formato Informe Social y Guía de Presupuesto Formato Carta Aceptación Proceso de Evaluación, Preparación de idoneidad Formato Informe Entrevista Psicología

12 PROCEDIMIENTO PARA FAMILIAS Versión 1 Página 12 de 12 F13 LM3 MPM5 P2 F14 LM3 MPM5 P2 F16 LM3 MPM5 P2 F20 LM3 MPM5 P2 F22 LM3 MPM5 P2 F26 LM3 MPM5 P2 F28 LM3 MPM5 P2 F29 LM3 MPM5 P2 F1.P5.P Formato Informe Integral Niño, Niña de 0 meses a 5 años 11 meses Formato Informe Integral Niño, Niña o Adolescente de 6 años en Adelante Formato Informe del Seguimiento Post- Formato Carta Entrega Documentos para el Trámite Judicial Formato Certificado de Conformidad para Internacional Formato Documento de Información para la Preparación del Niño, Niña o Adolescente Formato informe de integración Formato de constancia de integración Formato Control de Solicitud de Extranjera Formato Encuesta de Satisfacción para Familias Adoptantes extranjeras Español Formato Encuesta de Satisfacción para Familias Adoptantes extranjeras Alemán Formato Encuesta de Satisfacción para Familias Adoptantes extranjeras Italiano Formato Encuesta de Satisfacción para Familias Adoptantes extranjeras Francés Formato Encuesta de Satisfacción para Familias Adoptantes extranjeras Ingles 9. CONTROL DE CAMBIOS: Fecha Versión Descripción del Cambio 29/06/ /06/ /06/2012 Versión1.0 PR2.MPM5.P2 Versión1.0 PR2.MPM5.P2 Versión1.0 PR2.MPM5.P2 Se ajusta la descripción de actividades y los criterios de operación teniendo en cuenta el alcance del Lineamiento Técnico Administrativo del Programa de. Se ajusta el documento teniendo en cuenta las directrices citadas en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos (Encabezado, pie de página y rotulación de información). Se relacionan formatos que se encuentran asociados al Lineamientos Técnico Administrativo del programa de adopción, los cuales cambian su codificación de acuerdo con el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.