Política Institucional I-POL-ARG-001-1 Para la transferencia, resguardo, consulta y baja de documentación en el Archivo General Autor Fecha Creación Actualización Próxima Revisión Dirección del Archivo General Julio 2010 Julio 2011 Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para la transferencia, resguardo, consulta y baja de documentación en el Archivo General. Alcance Todo el personal administrativo de las diferentes universidades pertenecientes a la Red Laureate en México. Glosario Acervo: Conjunto de documentos. Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha o su naturaleza, reunidos (elaborados o recibidos) por una persona física o moral (pública o privada) en virtud de las necesidades de su existencia y el ejercicio de sus actividades, conservados inicialmente para servir como prueba y ser utilizados administrativamente y conservados posteriormente por su valor de información. Archivo de concentración: Grupo de expedientes sobre asuntos concluidos cuya consulta es esporádica, los cuales han sido transferidos por las áreas de archivo de trámite para su conservación precaucional, mientras vence su vida administrativa. Archivo histórico: Total de expedientes que han concluido su vida administrativa y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen, para su conservación permanente. Archivo de trámite: Conjunto de expedientes de asuntos en gestión y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho de los asuntos encargados a una unidad administrativa. Catalogación documental: Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo. Es general, porque permite hacer una valoración total, al abarcar todas las series documentales de la dependencia. Es sistemático, porque permite realizar una valoración permanente de las series documentales de la dependencia. Y es normalizado, porque su aplicación se basa en normas preestablecidas, por lo que se constituye como el instrumento que indica de manera organizada y reglamentada qué hacer con la documentación en las distintas áreas del archivo. Catálogo de vigencias documentales/catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencial y el destino final. Clasificación: Acción de analizar y de determinar el tema de un documento, de escoger la categoría temática en la cual se clasificará, asignándole el número de referencia que permitirá encontrarlo posteriormente. Agrupamiento lógico de los documentos por tema. Conservación: La conservación de los documentos de archivo es el conjunto de medidas tomadas para su salvaguardia en vista de su consulta. Conservación precautoria/conservación precaucional: Lapso que un documento debe permanecer en un archivo de concentración, mientras prescribe su vigencia administrativa y se decide su transferencia al Archivo Histórico o eliminación. Consulta: Acción por la cual se proporciona un expediente a un usuario para que sea utilizado dentro del área física de la unidad de archivo. Considera el medio ambiente antes de imprimir este documento Página 1 de 5
Depuración: Revisión sistemática que con base en los plazos de vencimiento debe efectuarse para separar del archivo de trámite, aquellos expedientes que por haber superado todas sus etapas se consideran por el momento terminados, así en los archivos de concentración se separan los documentos que por haber cumplido su término deben ser eliminados o transferidos al archivo histórico, sí la documentación tiene trascendencia histórica. Documento: Es toda información registrada en un soporte material, independientemente de su forma y características de los materiales; elaborada, recibida o conservada, por una persona, institución u organización en el desempeño de sus actividades. Información y su medio de soporte. Documentos de archivo. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Documentación en trámite/documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Inventario general: Descripción sistemática más o menos detallada de los elementos que componen uno o varios fondos de archivos. Condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, por una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización, por otra, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida. Legajo: Parte o partes en que se divide un expediente por su volumen, a fin de facilitar su manejo y consulta. Préstamo: Consiste en facilitar un expediente para su utilización fuera de las instalaciones de la unidad de archivo. Serie documental: Nivel de clasificación de los expedientes y archivos en una dependencia o institución, que reúnen aquellos que se relacionen a la misma función o actividad o mantienen una forma en común o tienen cualquier otro tipo de relación entre sí, originada desde su creación, su recepción o su uso. Tipología documental: Al documento con un soporte material y con unos mismos caracteres externos, producto de actuaciones únicas o secuenciales normalmente reguladas por una norma de procedimiento derivado del ejercicio de una función y realizadas por un determinado órgano administrativo o personas con competencia para ello. Transferencia: Es el conjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, observando unas reglas y plazos de obligatorio cumplimiento. Transferencia primaria: Es la operación a través de la cual un archivo de trámite remite la documentación cuya gestión ha concluido o su consulta es muy esporádica, a un archivo de concentración, mientras prescribe totalmente su vigencia administrativa. Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). Política Características Generales 1. El archivo general custodiará y resguardará temporal y definitivamente toda aquella evidencia escrita, auditiva o visual que constituya un testimonio de la operación, desarrollo e historia de las diferentes universidades pertenecientes a la Red Laureate en México; bajo ninguna circunstancia aceptará la custodia de materiales de naturaleza distinta. Considera el medio ambiente antes de imprimir este documento Página 2 de 5
2. El personal administrativo y académico de cada Universidad deberán depurar periódicamente sus archivos documentales a fin de identificar los expedientes que: a) Aún justifican su permanencia en el lugar de trabajo. b) Pueden destruirse por carecer de utilidad. c) No tienen utilidad inmediata, pero que por cuestiones administrativas, legales y/o fiscales pudieran tenerla en un futuro y que por lo tanto deban ser enviados para custodia al archivo general. 3. Deberá conservase en el lugar de trabajo (archivo de trámite) solo la documentación que aún esté siendo utilizada o que tenga todavía un proceso pendiente o que sea susceptible de ser consultada a corto plazo; el tiempo de permanencia recomendado para los distintos documentos en el archivo de trámite es el siguiente: DOCUMENTACIÓN PLAZO DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVO DE TRÁMITE (AÑOS) Administrativa 1 Contable 2 Fiscal 3 Legal Permanente Sobre la transferencia y resguardo de documentación 4. Solo deberá considerarse para ser enviada al archivo general la documentación emitida en, por y para cualquiera de las universidades pertenecientes la Red Laureate en México, por lo tanto, queda descartada para ese efecto toda la documentación que no cuente con esas características. 5. Cada área administrativa o académica deberá considerar para envío al archivo general solo la documentación generada como resultado de su gestión en el ejercicio de sus funciones para la Universidad a la que pertenece, por lo que deberá omitir toda aquella generada por otras áreas y que no es, por lo tanto su responsabilidad la conservación. 6. Cada área que utilice los servicios del archivo general debe asegurarse que la documentación a enviar para resguardo cumpla con las medidas de seguridad e higiene necesarias para su conservación. Conforme a lo anterior, por ningún motivo se deberá enviar a resguardo documentación que haya sido dañada o contaminada por exposición a humedad, polvo, plagas y roedores, por lo que si esto llegara a ocurrir, el archivo general la devolverá inmediatamente a su área de origen. 7. Toda documentación que se envíe al archivo general deberá estar correctamente seleccionada, organizada e identificada por los usuarios, por lo que no será aceptada aquella que no cuente con los requisitos indicados en el procedimiento correspondiente. 8. Cada área que utilice los servicios de archivo general para resguardo de su documentación deberá conservar un expediente completo y preciso de las transferencias realizadas. 9. Para efecto de evitar duplicidad, no deberá conservarse en las áreas de trabajo (archivos de trámite) ejemplar alguno de los expedientes enviados al archivo general. 10. El archivo general custodiará la documentación con valor administrativo, contable, fiscal y/o legal para la Universidad durante los plazos de conservación que se indican en la tabla siguiente: DOCUMENTACIÓN PLAZO DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (AÑOS) Administrativa 5 Contable 10 Fiscal 10 Legal Permanente Sobre el servicio de préstamo y consulta de expedientes 11. El archivo general pondrá a disposición de las diversas áreas de las universidades los documentos que se encuentren bajo su custodia. Considera el medio ambiente antes de imprimir este documento Página 3 de 5
12. El archivo general es totalmente responsable de la seguridad, conservación y manejo de la documentación que recibe en custodia, por lo tanto las áreas que requieran materiales para consulta, aún de la propia, deberán cumplir los requisitos y condiciones que para ello se establecen. 13. Los usuarios solo podrán solicitar expedientes para consulta y préstamo cuando se trate de información relacionada con su quehacer específico en la Universidad a la que pertenecen. 14. Si la documentación no pertenece al área que la solicita, será necesario que además de cumplir con los requisitos establecidos por el archivo general, el área solicitante obtenga la autorización por escrito de su titular, así como del titular del área que generó la información. Esta disposición solo es aplicable para áreas pertenecientes a una Universidad en particular, ya que en ningún caso el archivo general podrá hacer préstamos de información a una Universidad diferente. 15. Será requisito indispensable para el acceso a la información que el área solicitante envíe oportunamente al Archivo General el formulario de Solicitud de Préstamo de Expedientes (FOR-ARG-003-1). 16. El archivo general determinará en función del tipo de materiales, su valor documental y su estado de conservación cuáles de ellos serán susceptibles de préstamo al lugar de trabajo de los usuarios y cuáles serán de consulta exclusiva en las instalaciones del propio archivo. 17. Cada usuario que obtenga documentación del archivo general para su consulta se obliga a conservarla en el estado en que la recibe y si le fue concedida en préstamo al lugar de trabajo, devolverla dentro del plazo que se determine. 18. A los usuarios que maltraten, mutilen, destruyan o extravíen documentación bajo custodia del archivo general, les será suspendido el préstamo a su lugar de trabajo y solo podrán realizar consultas en las instalaciones del propio archivo, bajo las condiciones que este mismo les determine. Sobre la baja definitiva de documentación y transferencia secundaria al archivo histórico 19. El archivo general una vez que haya transcurrido el plazo de conservación precautorio en el archivo de concentración, notificará por escrito al titular del área el vencimiento, y le solicitará la autorización correspondiente para proceder a la baja definitiva de la documentación. 20. Será requisito para formalizar la baja definitiva de la documentación que el área generadora de la misma otorgue su consentimiento por escrito. 21. Si la solicitud de baja de documentación administrativa no es autorizada por el titular del área que la generó después de dos notificaciones de la Dirección de Archivo General, ésta solicitará por tercera ocasión la baja a la autoridad jerárquica superior; si no se obtiene resultado alguno turnará la solicitud a la máxima autoridad del área quien deberá dar una respuesta definitiva. 22. El archivo general una vez que haya sido autorizada la baja definitiva de la documentación, definirá con base en el valor histórico, cuáles documentos deberán conservarse permanentemente y cuáles serán dados de baja definitiva por no contar ya con valor alguno que justifique su conservación por más tiempo. 23. El archivo general decidirá la forma de conservación definitiva de los materiales en el archivo histórico, con base en su valor documental, su estado físico y las tecnologías de que disponga para ese fin. Sobre la baja y destrucción de la documentación contable y fiscal 24. La baja de la documentación contable y fiscal procederá solo hasta que el área de Control Interno efectúe una validación física de los expedientes y asegure que la información ya cubrió su vigencia conforme a la ley. Sobre la venta de documentación caduca para su destrucción 25. La venta de la documentación caduca para su destrucción solo se deberá realizar a empresas o negocios que entreguen una carta de confidencialidad con la cual se comprometen a no dar un uso diferente al establecido. 26. Los ingresos que se obtengan por la venta de papel deberán depositarse en la caja del campus que se designe para este efecto; la factura que por ese concepto se emita deberá tener el IVA desglosado. Considera el medio ambiente antes de imprimir este documento Página 4 de 5
Sobre la autorización de excepciones 27. Los casos no previstos en la presente política así como las posibles excepciones a las disposiciones contenidas en la misma, serán resueltos y/o autorizadas por el Director General de Centros de Información o el Director de Innovación y Tecnología Educativa en el ámbito de su competencia. Autorización Lydia Martínez Navarro Directora del Archivo General Mario Alberto Delgado Andrade Director General de Centros de Información Eduardo García García Director de Innovación y Tecnología Educativa Carlos Enrique González Negrete Vicerrector Académico Considera el medio ambiente antes de imprimir este documento Página 5 de 5