93 COORDINACION DE LA UNIDAD DE GESTION DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
94 4.1.- PROCEDIMIENTO: Planificación de las labores realizadas en la Coordinación de la Unidad de. OBJETIVO: Preparar informe detallado donde se indiquen las actividades a realizar durante el año por la Coordinación, especificando de esta manera el Plan Operativo Anual. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe elaborar el informe detallado a partir de las directrices y lineamientos establecidos por el Consejo Consultivo. Persona designada 1. Recibe en Consejo Consultivo los lineamientos y directrices por las cuales se debe regir el Plan Operativo Anual (Ver procedimiento: Servir de Conexión entre los entes de adscripción y la Fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual Pág.356). 2. Analiza los lineamientos y directrices, para diseñar el Plan Operativo Anual de la Coordinación de la Unidad de, junto con los miembros de la Unidad de Gestión. 3. Determina las actividades que la Unidad de Gestión va a desarrollar en el año, además, se deben especificar todos los requerimientos necesarios para que esas actividades se lleven a cabo. 4. Distribuye las actividades mes por mes y se asignan responsables. 5. Establece las metas y resultados que se quieren realizar. 6. Distribuye las actividades semanalmente.
95 7. Elabora el presupuesto de la Unidad de Gestión de Ciencia y para ese año (ya teniendo todas las actividades y lo que se requiere para cada una de ellas, se elaboran las partidas). El Plan Operativo Anual debe ser revisado en Consejo Consultivo para que se informen las demás unidades de lo que se lleva a cabo y para aceptar sugerencias. 8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan Operativo Anual. 9. Imprime un (1) ejemplar del informe. 10. Saca una (1) copia del ejemplar del informe. 11. Envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva copia; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación (la persona que recibe el respectivo informe debe firmar la copia como recibida). 12. Archiva la copia del informe firmada.
97 4.2.- PROCEDIMIENTO: Formación y actualización de actividades relacionadas con conocimientos en el área de gestión de Ciencia, e Innovación. OBJETIVO: Desarrollar estrategias y acciones que permitan solucionar necesidades detectadas, para optimizar la ejecución de los servicios prestados en la unidad. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe realizar previamente a la reunión, una revisión externa a la institución del trabajo realizado, (encuestas) a personas o instituciones a la cual se esta realizando el trabajo para obtener un estudio objetivo. 1. Convoca una reunión con los analistas para realizar un estudio de las variables que influyen en el análisis de los proyectos y los servicios prestados por la Fundación (la convocatoria se realizará enviando un memorando a cada analista informándole el objetivo de la reunión). 2. Realiza la reunión, se establecen los mecanismos actuales para ejecutar los servicios que presta la Gestión de Ciencia y. 3. Realiza un estudio de la situación actual, considerando las variables y elementos que intervienen directa e indirectamente en la ejecución de los servicios prestados por la Coordinación (el estudio se puede realizar a través de un análisis FODA o cualquier otra herramienta que facilite precisar la situación actual). 4. Establece los resultados del estudio realizado. 5. Analiza cuáles son las necesidades prioritarias que se deben desarrollar para optimizar la ejecución de los servicios que presta la Unidad. Se toma en consideración la evaluación del desempeño del personal.
98 Coordinación de la Unidad de 6. Determina las estrategias y acciones que se deben considerar para canalizar la solución de las necesidades detectadas. 7. Se pautan reuniones con la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación y la Gerencia de Gestión Interna para informarle sobre las necesidades detectadas y las estrategias, acciones que se podrían ejecutar para canalizar la solución de las mismas (Ver procedimiento: Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión Pág. 13 ). 8. Realiza reunión ampliada con los Analistas. 9. Prepara los mecanismos para realizar las estrategias y acciones definitivas indicadas por la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación. 10. Ejecuta las estrategias y acciones acordadas por las partes.
100 4.3.- PROCEDIMIENTO: Coordinación en la realización de acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del estado Mérida. OBJETIVO: Promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del estado Mérida. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe organizar los planes de acuerdo a los lineamientos y directrices de la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación. - El informe que se elabore de la Gestión realizada debe contener una evaluación de las apreciaciones realizadas por los analistas. Coordinador de la Unidad de Coordinador de la Unidad de 1. Recibe los lineamientos y directrices de la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación para iniciar la Organización de Planes para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del estado Mérida. 2. Se convoca a los analistas para comenzar las reuniones sobre la realización de acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del estado Mérida. 3. Designa a los analistas para trabajar en áreas y actividades puntuales de la elaboración de las acciones: diseño de herramientas de recolección de datos, Servicios Generales, entre otros instrumentos que permitan sustentar la elaboración y ejecución de las acciones. 4. Recibe el cronograma tentativo referido a las acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del estado Mérida. 5. Analiza el cronograma. 6. Establece las sugerencias o recomendaciones en caso de ser necesarias.
101 Coordinador de la Unidad de 7. Pauta una reunión con la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación para presentarle el cronograma realizado (Ver procedimiento: Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión Pág. 13). 8. Envía los resultados de la evaluación del cronograma a los Analistas de Proyectos. 9. Verifica el cronograma definitivo. 10. Analiza la información necesaria para elaborar el material de apoyo: herramientas de recolección de datos, material de exposición, guiones para las reuniones, entre otras que se consideren pertinentes. 11. Basándose en las características del material de apoyo se distribuye en: lo que va realizar la Unidad de (Guión, presentación y herramientas) y la cantidad de material que se canalizará por la Coordinación de Promoción y Divulgación (trípticos, desplegables, y cualquier otra herramienta de divulgación). 12. Gestiona la elaboración del material de apoyo correspondiente a lo que va realizar la Coordinación de la Unidad de. 13. Envía a la Coordinación de Promoción y Divulgación una notificación con la descripción, solicitando el material de apoyo y realizar la publicación en prensa de la convocatoria a reunión (Ver procedimiento: Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promoción y divulgación Pág. 253).
102 Coordinador de la Unidad de 14. Envía la información analizada para la elaboración del material de apoyo y las especificaciones que contendrá el aviso de prensa. 15. Organiza la logística de la reunión (Servicios Generales) (Ver procedimiento: Organización de las reuniones en la fundación Pág. 349). 16. Realiza el informe final reseñando el impacto, los alcances de las acciones para promover y orientar el desarrollo del sistema científico y tecnológico del estado Mérida con los Analistas de la Unidad. 17. Analiza el informe. 18. Elabora un oficio de la gestión realizada. (El oficio debe contener una evaluación de las acciones. 19. Recibe el oficio el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación. 20. Archiva el informe discutido.
104 4.4.- PROCEDIMIENTO: Análisis y apoyo en la formulación de proyectos. OBJETIVO: Asesorar y apoyar la formulación de proyectos en aquellas áreas que lo requieran, fundamentándose en los lineamientos que emana el Ministerio de Ciencia y. NORMAS ESPECÍFICAS: - La evaluación del proyecto debe estar basada en los lineamientos que indica el Ministerio de Ciencia y. - La solicitud de apoyo en la formulación debe ser dirigida a Presidencia y Notificada a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación. Analistas de Proyecto 1. La persona interesada en formular el proyecto se entrevista con la para presentar las características del mismo o con el analista respectivo. 2. Registra en la base de datos respectiva al actor y al proyecto, se identifica si el proyecto se relaciona con el área de Ciencia, e Innovación. 3. Asesora al solicitante sobre los requerimientos que debe presentar, objetivo del proyecto, los resultados, el impacto que generaría y el cronograma de actividades y coherencia del proyecto 4. Indica los pasos que se deben seguir, si aún no esta formulada la propuesta. 5. Asesora sobre el tipo de formato que tiene que llenar. 6. Asesora sobre el proyecto y los soportes que se deben presentar. 7. Recibe el proyecto y los soportes de rigor.
105 Gestión de y Analistas de Proyecto 8. Verifica que la información contenida en los formularios y soportes, sea correcta, en caso de no estar completa se devuelve al solicitante (al momento de recibir el proyecto se establece la fecha en que el interesado debe contactar a la fundación para informarse del estado de análisis del proyecto formulado). 9. Establece cuál es el área que se relaciona con el Proyecto recibido. 10. Analiza las características del Proyecto que se quiere formular. 11. Determina, basándose en las características del Proyecto, si el apoyo en la formulación se puede canalizar a través de la Fundación o se le indica y se acompaña al solicitante en que organismos le pueden ayudar en la formulación de este tipo de proyectos (esta evaluación de características se realiza fundamentada en los lineamentos emanados por el Ministerio de Ciencia y, referidos a la presentación de proyectos). 12. Envía los requerimientos del solicitante al analista de proyectos, especialista en el área (Ver procedimiento: Ejecutar el análisis y apoyo en la formulación de proyectos Pág. 143).
107 4.5.- PROCEDIMIENTO: Control del seguimiento de proyectos en el área de ciencia y tecnología. OBJETIVO: Controlar que los proyectos se ejecuten de acuerdo a lo planificado. NORMAS ESPECÍFICAS: - Se deben diseñar estrategias y acciones a seguir para controlar el desarrollo de los proyectos en el área de Ciencia y. 1. Realiza un estudio de las actividades que se van a realizar en la Coordinación. 2. Realiza un estudio de variables internas y externas. 3. Puntualiza las variables que inciden directamente en el desarrollo de la formulación y seguimiento de proyectos. 4. Elabora las estrategias a seguir para desarrollar la gestión de formulación y seguimiento de proyectos. 5. Elabora un informe con los planteamientos del análisis realizado. 6. Imprime un (1) ejemplar del informe. 7. Saca una (1) copia del ejemplar del informe. 8. Envía los ejemplares del informe, junto con sus respectivas copias; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación (la persona que recibe el respectivo informe deben firmar la copia como recibida). 9. Archiva la copia del informe firmada. Se revisa la copia con las sugerencias o correcciones en caso de haberlas realizado la gerencia.
108 10. Ejecutar las estrategias. 11. Recibe el informe final de los Analistas de Proyectos con resumen ejecutivo de la apreciación del proyecto y con asesoría externa si es necesario. 12. Analiza el informe. 13. Establece las correcciones o sugerencias en caso de ser necesarias. 14. Archiva el informe. 15. Elabora un memorando, indicando los resultados del informe entregado. 16. Envía el memorando al analista designado para realizar el seguimiento. 17. Establece reuniones con la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, e Innovación, para reportarle la situación de los seguimientos de proyectos ejecutados.
110 4.6.- PROCEDIMIENTO: Realización de asesorías y seguimiento de servicios. OBJETIVO: Realizar asesorías y seguimiento de servicios de las personas que lo soliciten. NORMAS ESPECÍFICAS: - El Coordinador de la Unidad o el analista respectivo debe determinar si la solicitud está dentro de las áreas de FUNDACITE, si no lo esta debe indicarle los organismos que puedan asesorarlo. o Analista respectivo. 1. La persona interesada en solicitar un servicio se entrevista con la, para plantear cuales son los requerimientos del servicio. 2. Analiza los requerimientos del servicio solicitado y se evalúa la solicitud para ver sí está dentro de las áreas de Fundacite (si la solicitud no se encuentra dentro de las áreas de Fundacite, se indica que organismos le pueden canalizar la demanda de servicios que está requiriendo). 3. Determina que área o áreas de la unidad, pueden canalizar la solución del requerimiento. 4. Indica al analista el requerimiento que debe atender (Ver procedimiento: Ejecución de asesorías y seguimiento de servicios Pág. 148).
112 4.7.- PROCEDIMIENTO: Planificación de la evaluación de los resultados obtenidos al final de la realización del servicio prestado. OBJETIVO: Planificar la evaluación de los resultados obtenidos una vez que se haya culminado el servicio. NORMAS ESPECÍFICAS: - Los resultados deben ser evaluados de acuerdo a las pautas establecidas por la. 1. Convoca una reunión con los analistas para fijar las pautas que constituirán la evaluación del enlace de servicios establecido (la convocatoria se realiza a través de cualquier medio formal aplicado en la Fundación). 2. Realiza la reunión, donde se analiza la situación particular del enlace de servicios establecido y generan las posibles pautas a evaluar en el seguimiento. 3. Define las pautas definitivas a evaluar y se designa al analista que se encargara de realizar el seguimiento (la designación del analista se hará de acuerdo al área específica en que se encuentre el enlace de servicios) 4. Establece el número de evaluaciones que se consideren convenientes basándose en la naturaleza del enlace establecido. 5. Indica a los Analistas de Proyectos las instrucciones para que realicen la ejecución de las evaluaciones (Ver procedimiento: Evaluación de los resultados obtenidos al final del servicio prestado Pág. 153).