COORDINACION DE PROMOCION Y DIVULGACION

Transcripción

1 250 COORDINACION DE PROMOCION Y

2 PROCEDIMIENTO: Planificación de las actividades a desarrollar por la. OBJETIVO: Llevar a cabo una planificación de las actividades a desarrollar por la durante el año. - Elaborar el Plan Operativo Anual a partir de los lineamientos y directrices discutidos y establecidos por el Consejo Consultivo. Persona Designada Coordinación de Promoción y 1. Recibe en Consejo Consultivo los lineamentos y directrices por las cuales se debe regir el Plan Operativo Anual (Ver procedimiento: Servir de Conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual. Pág. 356) 2. Analiza los lineamientos y directrices para diseñar el Plan Operativo Anual de la. 3. Determina las actividades que la Coordinación va a desarrollar en el año, además, se deben especificar todos los requerimientos necesarios para que esas actividades se lleven a cabo. 4. Distribuye las actividades mes por mes. 5. Toma las actividades a desarrollar en un mes. 6. Distribuye las actividades semanalmente. 7. Elabora el Presupuesto de la para ese año (ya teniendo todas las actividades y lo que se requiere para cada una de ellas, se elaboran las partidas). 8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan Operativo Anual a seguir. 9. Imprime un (1) ejemplar del informe. 10. Saca una (1) copia del ejemplar del informe. 11. Envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva copia; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación (la persona que recibe el respectivo informe debe firmar la copia como recibida). Se envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva copia; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación (la persona que recibe el respectivo informe debe firmar la copia como recibida). 12. Archiva la copia del informe por los responsables.

3 PROCEDIMIENTO: Apoyo al resto de las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a Promoción y. OBJETIVO: Brindar apoyo a las Gerencias, Coordinaciones o Unidades en lo referente a promocionar y divulgar información de interés al público. -Se deben determinar los mecanismos (Radio, Prensa, TV entre otros) para divulgar y/o promocionar la información enviada por las Gerencias, Coordinaciones o Unidades. 1. Recibe la solicitud de la Gerencia, Coordinación o Unidad, ésta solicitud debe contener toda la información necesaria para divulgarla o promocionarla. 2. Analiza la información recibida. 3. Determina los mecanismos para divulgar y/o promocionar el material, esto dependerá de los requerimientos del solicitante y los mecanismos escogidos determinarán necesidades inherentes como por ejemplo Diseño y Diagramación, cuyo trabajo dependerá de las prioridades y posibilidades de la Coordinación para dar respuesta a lo planteado. 4. Dependiendo del mecanismo que se va a utilizar, se procesa la información. 5. Envía la información procesada a través de los canales que exija el perfil del mensaje elaborado, de acuerdo a los productos de comunicación de los que disponga la Unidad. 6. Si la información está canalizada por un medio impreso (diseño), se exhibe en la cartelera institucional.

4 PROCEDIMIENTO: Diseño de los mecanismos necesarios para divulgar y/o promocionar la información de las actividades que se desarrollan en la fundación. OBJETIVO: Elaborar los mecanismos necesarios para divulgar y/o promocionar la información enviada por las Gerencias, Coordinaciones o Unidades. - La debe definir el grupo de personas a las que se les hará llegar la información. Coordinación de Promoción y 1. Recopila la información de todas las actividades que se están realizando en la fundación. 2. Analiza la información recabada. 3. Define el grupo de personas a las cuáles se les quiere hacer llegar la información. 4. Determina los mecanismos para la promoción y/o divulgación del material. 5. Dependiendo del mecanismo que se va a utilizar, se procesa la información extrayendo así la más importante. 6. Canaliza la elaboración de los mecanismos (Ver procedimiento: Adquisición de bienes o servicios menores a 100 UT. Pág. 352) 7. Distribuye el material, dependiendo del grupo de personas a las cuales se quiere informar.

5 PROCEDIMIENTO: Actualización de la Coordinación en los avances referidos a promoción y divulgación. OBJETIVO: Mantener la Coordinación actualizada en lo que se refiere a Promoción y divulgación de información por todos los medios. - La debe discutir con la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación si es conveniente la incorporación de los nuevos avances. 1. Elabora anualmente un análisis de la situación actual de la. 2. Identifica los avances los nudos críticos que han sido inherentes a la gestión de Promoción. 3. Identifica los posibles mecanismos que se puedan incorporar para mejorar el desarrollo de las actividades de Promoción y Científica, así como establecer los avances obtenidos. 4. Estudia la factibilidad de aplicarlos a la Fundación (se utiliza la herramienta de estudio que el Coordinador crea conveniente). 5. Elabora un informe con los resultados del estudio. 6. Envía el informe a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación para discutir el contenido del informe y considerar si es conveniente la incorporación de esos nuevos avances.

6 PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las actividades de promoción y/o divulgación desarrolladas por la fundación. OBJETIVO: Darle seguimiento a las actividades que la ha desarrollado para dar con relación a la fundación. - La debe evaluar las actividades y funciones planificadas. Coordinación de Promoción y 1. Evalúa cada una de las actividades y funciones planificadas en la. 2. Analiza los mecanismos de control necesarios para que cada una de las actividades y funciones se cumplan de forma eficiente. 3. Diseña los formatos necesarios, para realizar los mecanismos de control a cada una de las actividades y funciones que lo requieran. 4. Determina las frecuencias con la que se requiere evaluar a cada una de las actividades y/o funciones. 5. Ejecuta los mecanismos de control anteriormente planificados. 6. Si se presenta algunas fallas en las actividades y funciones, se evalúa el origen de la falla y se plantean nuevas estrategias para corregirlas.

7 PROCEDIMIENTO: Diseño de estrategias de promoción y divulgación para el estado. OBJETIVO: Diseñar estrategias de promoción y divulgación para el estado en función de la necesidad que se va a asistir. - La Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación debe notificar a la Coordinación de promoción y si desarrolla o no la estrategia diseñada. Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación. 1. Revisa anualmente los avances y nudos críticos en la gestión realizada por la Coordinación de en materia de Científica y Tecnológica. 2. Identifica nuevos mecanismos de Promoción y asociados al sector de Ciencia y Tecnología. 3. Determina cuál va ser el objetivo de desarrollar la estrategia. 4. Establece cuáles son los requerimientos para realizar la estrategia. 5. Elabora un informe notificando a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación, el estudio realizado. 6. Envía el informe a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación para que analice la propuesta. 7. Analiza la propuesta.. 8. Envía la notificación a la Coordinación de Promoción y indicando las decisiones del caso, al menos que este involucrada en todo el proceso de gestión y deba tomar una decisión, no una mera revisión de documentos. 9. Ejecuta la estrategia.

8 PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de las páginas Web de la fundación. OBJETIVO: Dar mantenimiento a las páginas Web de la fundación. - La debe identificar la información, materiales, soporte técnico, entre otros, para desarrollar los mecanismos dirigidos a renovar la información de las páginas Web. y Coordinación de Informática. Coordinación de Informática 1. Debe diseñar mecanismos dirigidos a renovar constantemente el contenido y presentación del sitio Web, entre otros que se consideren relevantes para desarrollar el mismo. 2. Identifica cuáles son los requerimientos (información, materiales, soporte técnico, entre otros) para desarrollar los mecanismos. 3. Analiza permanentemente con la Coordinación de Informática cuáles son los requerimientos para desarrollar los mecanismos de actualización. 4. Elabora un cronograma conjunto para el seguimiento. 5. Recibe los requerimientos. 6. Ejecuta los mecanismos de mantenimiento del sitio Web. 7. Instala el sitio Web. y Coordinación de Informática. 8. Modifica conjuntamente con la Coordinación de Informática.

9 PROCEDIMIENTO: Información interna como mecanismo de cohesión institucional. OBJETIVO: Mantener el flujo de la información interna como mecanismo de cohesión institucional. - Elaborar un espacio permanente de información inherente a asuntos internos asociados a la gestión de Fundacite.. Informática. 1. Adquiere semanalmente información de todas las Gerencias, Coordinaciones y Unidades, asociadas a reuniones, espacios de discusión, situación de gestión interna, agendas estimulo al personal y otros asuntos que se consideren de interés para el objetivo planteado. 2. Prioriza y redacta la información tomando en cuenta criterios de presentación adecuados para captar el interés de los miembros de la fundación. 3. Diseña y diagrama con el apoyo del personal de Beca Ayudantía el tipo de Boletín Interno. 4. Publica el Boletín Interno en la página Web, con acceso limitado a los miembros de la fundación. 5. Envía el Boletín Interno a todo el personal de la fundación vía Intranet.

10 PROCEDIMIENTO: Consolidación de la información impresa de Ciencia y Tecnología. OBJETIVO: Consolidar la historia impresa de la información en Ciencia y Tecnología. - Se debe mantener actualizado el registro hemerográfico de la información en Ciencia y Tecnología plasmada en la prensa regional. 1. Revisa y clasifica diariamente la información publicada en la prensa regional sobre Ciencia y Tecnología, orientándose por los criterios de clasificación establecidos en la coordinación. 2. Digitaliza y archiva la información hemerográfica, según los criterios establecidos. 3. Revisa permanentemente el uso del archivo hemerográfico a través de la página Web. 4. Compila a finales de cada año la información directamente vinculada a Fundacite, plasmada en la prensa regional. 5. Establece tablas estadísticas que describan la situación de Fundacite, comparada con otros sectores.